工作分析與職位說明書

和君創(chuàng)業(yè)研究咨詢有限公司2003.3北京1要目一、什么是工作分析二、為什么要做工作分析三、實施工作分析四、職位說明書的構(gòu)成與撰寫五、傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)2一、什么是工作分析工作分析為企業(yè)員工提供了一個工作行為的“標(biāo)桿”工作分析的基點是“職位”而非任職者工作分析一般假設(shè)目前組織結(jié)構(gòu)是合理的“任務(wù)”“職責(zé)”“職位”“工作”和“職業(yè)”等相關(guān)術(shù)語（見下頁）3相關(guān)重要術(shù)語任務(wù)(task):指為達(dá)到一個目的所進(jìn)行的一項活動.

如:操作一個計算機(jī)程序,設(shè)計一個方案.職責(zé)(responsibility):指一個人擔(dān)負(fù)的由一項或多項任務(wù)組成的活動.

如:人力資源經(jīng)理的職責(zé)之一是進(jìn)行“工資調(diào)查”,這項任務(wù)職責(zé)是由以下任務(wù)組成的:設(shè)計調(diào)查問卷,調(diào)查,統(tǒng)計分析等.4相關(guān)重要術(shù)語（續(xù)）職位(position):是在一定的時間內(nèi),由一個特定的人及其所擔(dān)負(fù)的一個或數(shù)個職責(zé)所組成的.如:市場部經(jīng)理,這是一個職位.工作(job):指一組主要職責(zé)相似的職位所組成.

如:軟件開發(fā).

職業(yè)(profession):指在一定的時間內(nèi)不同的組織中相似工作的組成.

如:會計,教師等.5工作分析的結(jié)果職位描述（Jobdescription）：職位描述也被稱為職位說明，它是以書面敘述的方式來說明工作中需要從事的活動，以及工作中所使用的設(shè)備和工作條件的信息。職位描述是工作分析中工作活動和工作條件分析的結(jié)果6工作分析的結(jié)果（續(xù)）職位規(guī)范（Jobspecification）：說明對承擔(dān)這項工作的員工所必須具有的特定技能、工作知識、能力和其他身體和個人特征的最低要求。職位規(guī)范是工作要求和任職條件分析的結(jié)果7

二、為什么要做工作分析為人力資源管理工作提供必要的、有效的信息，為人力資源各領(lǐng)域工作提供支撐。提高管理和工作效率。將分析過的每項工作所包含的任務(wù)、責(zé)任和任職資格用正式的文字明確下來，保證組織中的每項工作都能按管理要求進(jìn)行分工和工作分配。8工作分析的用途

職業(yè)/個人發(fā)展計劃

工作分析

培訓(xùn)績效評估建立激勵體制組織調(diào)整薪酬崗位評估招聘9工作分析是人力資源管理工作的基礎(chǔ)工作說明書工作目標(biāo)設(shè)定工作評估業(yè)績表現(xiàn)評定制定薪酬策略和政策員工事業(yè)發(fā)展規(guī)劃公司期望員工能力工作分析10三、實施工作分析（一）工作分析的方法觀察法面談法問卷法工作日志法111、工作分析準(zhǔn)備階段2、工作分析設(shè)計3、工作調(diào)查和收集信息4、對信息進(jìn)行分析確認(rèn)5、編寫工作說明書（二）工作分析的程序121、工作分析準(zhǔn)備階段獲得管理層的批準(zhǔn)和支持取得員工的認(rèn)同確認(rèn)工作分析的目的建立工作分析小組對有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)132、工作分析設(shè)計挑選有代表性的標(biāo)桿職位確定分析方法選擇信息來源編制工作分析問卷選擇工作分析人員143、工作調(diào)查和收集信息準(zhǔn)備好工作分析前所需必要文件安排工作調(diào)查日程選擇信息來源發(fā)放調(diào)查問卷154、對信息進(jìn)行分析確認(rèn)165、編寫工作說明書制定標(biāo)準(zhǔn)工作說明書格式將工作分析結(jié)果，以文件的形式呈現(xiàn)，形成規(guī)范的工作說明書。17

（三）工作分析的人員外部工作分析專家公司人力資源管理專業(yè)人員工作的任職者18四、職位說明書的撰寫與構(gòu)成

任職者填寫工作分析問卷建立職位描述的初稿任職者認(rèn)同與上司一同討論再確認(rèn)職位說明書的撰寫191、職位存在的目的2、主要應(yīng)負(fù)職責(zé)3、關(guān)鍵的業(yè)績評價指標(biāo)4、職位的影響范圍5、任職資格（素質(zhì)/技能/經(jīng)驗等要求）6、工作關(guān)系圖職位說明書的構(gòu)成標(biāo)準(zhǔn)職位說明書201、職位存在的目的對一個工作所期望達(dá)成“什么”及“為什么”該工作需要存在的簡短、準(zhǔn)確地表述。一般只有1-2句話，在組織中僅有少數(shù)工作的目的超過一句話，也就是那些有“多種職務(wù)角色”的工作。這個工作為組織整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？該工作對組織的獨一無二的貢獻(xiàn)是什么？到底我們?yōu)槭裁葱枰@個工作？21職位存在的目的（舉例）銷售部門負(fù)責(zé)人

配合市場及利潤策略，計劃、指導(dǎo)及控制銷售部門，確保實現(xiàn)所有產(chǎn)品的銷售目標(biāo)。222、主要應(yīng)負(fù)責(zé)任著重于工作所需的最終結(jié)果它回答以下問題：為實現(xiàn)該工作目的，要在哪些主要領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？主要責(zé)任：全面的，綜合的。注重結(jié)果清晰的可衡量的體現(xiàn)崗位特點的23主要責(zé)任（格式）期望的最終結(jié)果通過行動而實現(xiàn)主要活動期望“什么樣”的結(jié)果“如何”達(dá)到（行為動詞+目標(biāo)）24最終結(jié)果與具體行為的比較最終結(jié)果是里程碑式的，發(fā)生在特定的時間內(nèi)是任職者的輸出是最終結(jié)果其本身具體行為是任職者大部分時間做的事是任職者的輸入是達(dá)成最終結(jié)果的手段25行為動詞（舉例）

政策制定/目標(biāo)設(shè)定工作的執(zhí)行較低的任務(wù)制定指導(dǎo)建立控制計劃準(zhǔn)備分析達(dá)到估價實施評估預(yù)測確認(rèn)落實提高增加安裝維護(hù)監(jiān)控談判建議回顧明確訂立查驗校對分配收集運作加工生產(chǎn)提供提交263、關(guān)鍵績效衡量指標(biāo)“崗位的產(chǎn)出”可以衡量任職者在崗位上如何有效地體現(xiàn)績效可以定量的，也可以定性的名詞著重于最主要的績效指標(biāo)274、職位的影響范圍獲得對崗位有直接或間接影響的定量描述了解崗位的本質(zhì)與范圍顯示與工作相聯(lián)的活動的范圍28崗位的影響范圍大小以數(shù)字的形式進(jìn)行概括（大部分為財務(wù)方面），例如：年度預(yù)算年度花費運營成本年度銷售額年度凈收入下屬的數(shù)量（直接與間接）客戶數(shù)項目數(shù)295、任職者的資格條件學(xué)歷要求學(xué)術(shù)職稱/專業(yè)資格要求知識技能工作經(jīng)驗工作經(jīng)驗的長短工作經(jīng)驗的類型素質(zhì)要求（個性與工作的匹配）306、工作關(guān)系圖31五、傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)1、脫離大的組織背景，尤其是脫離組織的變革與創(chuàng)新，對某一特定的工作進(jìn)行工作分析與設(shè)計。“必須將工作分析與設(shè)計置于整個組織結(jié)構(gòu)和組織變革的環(huán)境下進(jìn)行。組織結(jié)構(gòu)是在構(gòu)成組織的工作之間所存在的各種相對穩(wěn)定并且是正式的縱向和橫向的連接網(wǎng)絡(luò)。只有當(dāng)我們真正了解了一項工作同上層（監(jiān)督人員）、下層（下屬）以及處于不同職能領(lǐng)域中（銷售部門和生產(chǎn)部門），但屬于同一層面的其他工作之間到底是如何聯(lián)系在一起的，我們才能做出明智的決策，以確定如何才能以利益最大化的方式對組織進(jìn)行再設(shè)計或者改善。”————《人力資源管理：贏得競爭優(yōu)勢》雷蒙德?A?諾伊32進(jìn)行工作分析應(yīng)考慮的組織因素橫向跨度與縱向?qū)蛹壖瘷?quán)管理與分權(quán)管理規(guī)范化與靈活性正式組織與非正式組織33橫向跨度與縱向?qū)蛹墮M向跨度：橫向業(yè)務(wù)細(xì)分能夠使員工更為專業(yè)化，從而提高工作效率。但是，橫向跨度的增加往往會導(dǎo)致員工過多地關(guān)注于本部門或本團(tuán)隊的成本和質(zhì)量，從而使企業(yè)在整體溝通和全面規(guī)劃等方面更為困難。縱向?qū)蛹墸涸黾涌v向?qū)蛹壞軌蚋玫丶訌?qiáng)業(yè)務(wù)控制，但往往會造成企業(yè)決策效率下降并形成官僚作風(fēng)。橫向跨度

縱向?qū)蛹?/p>

34集權(quán)管理與分權(quán)管理集權(quán)管理：集權(quán)管理體系使企業(yè)高層管理人員能夠直接協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)活動，確保企業(yè)將主要精力集中于首要目標(biāo)，并使資源分配和控制更為有效。但是，集權(quán)管理可能會造成企業(yè)高層管理人員被淹沒在大量的日常運作決策中，從而使企業(yè)的日常反應(yīng)速度大為降低，同時戰(zhàn)略性決策也會受到嚴(yán)重影響。

分權(quán)管理：分權(quán)管理體系通過給予基層管理人員現(xiàn)場決策權(quán)而提高組織的反應(yīng)速度和應(yīng)變能力，并且能夠鼓勵基層管理人員勇于承擔(dān)更大的責(zé)任，面對更大的風(fēng)險。此外，一些管理人員還能夠得到展示個人才能的機(jī)會。但是，當(dāng)?shù)玫礁鞣N授權(quán)的管理人員數(shù)量較多，并且存在一些內(nèi)部競爭的情況時，組織整體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)工作將變得比較困難。35規(guī)范化與靈活性規(guī)范管理：規(guī)劃化的管理體系有利于組織進(jìn)行預(yù)測和控制，并且能夠依據(jù)既定程序?qū)蛻粜枨蠛屯獠凯h(huán)境變化做出標(biāo)準(zhǔn)化的反饋。但規(guī)范化管理可能難以處理特殊的客戶需求和非常規(guī)的外部環(huán)境變動。靈活管理：靈活應(yīng)變式的管理體系有助于發(fā)揮員工的創(chuàng)造力,但也會造成組織行為的不一致性，并可能造成某些管理人員形成獨斷的作風(fēng)。企業(yè)中有一些業(yè)務(wù)和部門應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范化的管理體系，例如會計部門和法律事務(wù)相關(guān)部門，同時另一些部門的管理體系卻應(yīng)當(dāng)具有足夠的靈活性，例如研發(fā)部門和營銷部門。36正式組織與非正式組織管理人員應(yīng)當(dāng)建立和維護(hù)一個非正式組織和相應(yīng)的組織文化，這種非正式組織和組織文化有時和企業(yè)的正式組織之間存在著沖突。非正式組織往往是最難塑造和改變的，其蘊(yùn)含的深層次的信念和行為規(guī)范將圍繞在管理人員周圍。組織中出現(xiàn)的一些矛盾及其相應(yīng)的解決方案往往受到非正式組織和組織文化的影響，如果要形成有效運作的組織結(jié)構(gòu)，非正式組織和正式組織以及兩者體現(xiàn)的文化應(yīng)當(dāng)能夠相互包容。372、脫離業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)與工作流程對某一特定的工作進(jìn)行分析與設(shè)計，從而使組織內(nèi)部的交易成本增加，組織速度下降，組織的業(yè)務(wù)導(dǎo)向非客戶化。

工作分析與設(shè)計應(yīng)基于對組織流程的系統(tǒng)認(rèn)識與理解上。傳統(tǒng)工作分析的誤區(qū)（續(xù)）

戰(zhàn)略與工作設(shè)計系統(tǒng)圖業(yè)務(wù)流程與部門結(jié)構(gòu)及職能圖工作活動分析的流程圖38戰(zhàn)略與工作設(shè)計系統(tǒng)圖企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略和組織發(fā)展戰(zhàn)略業(yè)務(wù)線布局各業(yè)務(wù)線業(yè)務(wù)流程職能部門配置各業(yè)務(wù)線相關(guān)資源業(yè)務(wù)部門職責(zé)劃分關(guān)鍵崗位職責(zé)界定職能部門管理流程各部門人員配備職能部門職責(zé)劃分39流程中近似的經(jīng)營管理活動構(gòu)成部門經(jīng)營單位制造采購銷售流程40結(jié)構(gòu)優(yōu)化

--業(yè)務(wù)管理流程與部門結(jié)構(gòu)及職責(zé)用選定的工藝進(jìn)行新產(chǎn)品開發(fā)的試驗

評估并制定新產(chǎn)品計劃

管理產(chǎn)品檔案及處理

開發(fā)新產(chǎn)品現(xiàn)有產(chǎn)品的調(diào)整計劃及實施

分析客戶信用產(chǎn)品調(diào)度發(fā)運開發(fā)票并回收貨款

制定產(chǎn)品策略

運輸、倉儲客戶服務(wù)

研究、分析、確定市場/客戶要求

服務(wù)需求和能力調(diào)整

服務(wù)時間安排

提供服務(wù)

保證質(zhì)量和服務(wù)到位

制定服務(wù)策略

提供客戶培訓(xùn)

客戶問詢管理

提供現(xiàn)場服務(wù)和支持

管理客戶文件

處理客戶退貨、保單及折扣進(jìn)行市場和客戶研究廣告、促銷管理和銷售服務(wù)

制定產(chǎn)品價格

銷售人員報酬及激勵

建立并維護(hù)客戶關(guān)系

開發(fā)并確定客戶需求

管理客戶報價

制定市場營銷和銷售計劃

預(yù)測訂單數(shù)量

銷售完成

客戶詢價、訂單處理和合同簽訂

產(chǎn)品配套服務(wù)

與供應(yīng)商簽訂合同并維持關(guān)系

制定采購政策、管理采購文件

制定并執(zhí)行采購策略

制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)

產(chǎn)品生產(chǎn)原材料和服務(wù)的采購

訂單管理

市場策劃與產(chǎn)品銷售新產(chǎn)品/服務(wù)的開發(fā)

技術(shù)和工藝的研究開發(fā)

新產(chǎn)品上市的計劃、新聞發(fā)布及試銷

采購原材料和服務(wù)

驗收原材料和服務(wù)

向供應(yīng)商付款

生產(chǎn)計劃

訂單調(diào)整和生產(chǎn)檔案

產(chǎn)品生產(chǎn)

制定生產(chǎn)策略

工藝控制和產(chǎn)品質(zhì)量管理

產(chǎn)品包裝排產(chǎn)機(jī)動原料采購

建立、跟蹤、管理進(jìn)出庫文件及過程儲存、運輸并管理庫存

處理廢棄和有害原料制定運輸網(wǎng)絡(luò)和供應(yīng)策略

制定原料控制策略

供應(yīng)需求和能力調(diào)整

處理不合規(guī)格原料

技術(shù)部銷售部供應(yīng)部生產(chǎn)部

銷售部

41結(jié)構(gòu)優(yōu)化

--業(yè)務(wù)管理流程與部門結(jié)構(gòu)及職責(zé)經(jīng)營計劃

改善經(jīng)營業(yè)績

計劃、監(jiān)督并改善業(yè)績質(zhì)量

制定經(jīng)營戰(zhàn)略監(jiān)督經(jīng)營業(yè)績

工廠維修、保管資料文檔

制定工廠房維修計劃

維修時間安排

計劃、進(jìn)行設(shè)施維修并做出記錄

實施工廠維修

維修原因分析

項目計劃

項目安排

項目方案與可行性研究

項目實施

公司對外聯(lián)絡(luò)管理行政服務(wù)管理

提供法律/法規(guī)影響服務(wù)

計劃、實施年并維護(hù)環(huán)境與安全風(fēng)險管理

制定員工交流制度并進(jìn)行管理

經(jīng)營計劃和業(yè)績管理

交易流程管理

總帳管理

結(jié)帳

稅收管理

財務(wù)風(fēng)險管理

公司風(fēng)險管理

實施內(nèi)部、外部審計

控制和風(fēng)險管理

資產(chǎn)管理

資本性支出管理

管理支持服務(wù)

人力資源的招聘、選拔、培養(yǎng)信息資源管理

制定信息資源需求計劃

制定信息技術(shù)戰(zhàn)略

計劃、實施并維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

計劃、實施并維護(hù)應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

計劃、組織人力資源

管理職位空缺與招聘新員工

員工培訓(xùn)向員工提供指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)并聽取反饋

薪酬管理

獎勵制度及留住優(yōu)秀人才

員工福利管理

計劃、實施并維護(hù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)

計劃、實施并維護(hù)計算機(jī)信息系統(tǒng)動營

提供信息用戶支持

計劃、實施并維護(hù)計算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)資產(chǎn)核算

成本分?jǐn)偱c成本分析

客戶與產(chǎn)品盈利性分析

財務(wù)報告并財務(wù)報表分析

流動性管理計劃和管理預(yù)算

資本結(jié)構(gòu)管理

稅收計劃

財務(wù)政策與會計政策

項目核算

決策支持和財務(wù)管理

發(fā)展部財務(wù)部人事部發(fā)展部子公司施工部總經(jīng)辦

42工作流程分析原始投入需要什么樣的原材料、數(shù)據(jù)以及信息？設(shè)備需要什么樣的特殊設(shè)備、設(shè)施以及系統(tǒng)？人力資源完成這些任務(wù)的人需要具備哪些知識、技能和能力？活動再生產(chǎn)產(chǎn)出的過程中需要完成哪些任務(wù)？產(chǎn)出提供了什么樣的產(chǎn)品、信息或服務(wù)？如何對這些產(chǎn)出進(jìn)行衡量？工作投入分析工作過程分析工作產(chǎn)出分析43組織變革與業(yè)務(wù)流程再設(shè)計職能管理

流程管理局部整體分工

以顧客為導(dǎo)向整合流程內(nèi)外部分割

由外而內(nèi)工序輕重不分

以關(guān)鍵流程為重點建立工序服從關(guān)系（市場與顧客、設(shè)計與服務(wù)、生產(chǎn)與推出）44業(yè)務(wù)流程再設(shè)計1）將幾道工序合并，歸一人完成；例：（舊）用戶承修員線路檢查員

公司總機(jī)技術(shù)員調(diào)度員服務(wù)技術(shù)員（最后完成修理任務(wù)）（新）用戶用戶維護(hù)員（檢查線路、查找問題、進(jìn)行修理）服務(wù)技術(shù)員（進(jìn)行特殊修理）報修檢測、反饋匯總查索、分配報修如果無法馬上解決，通知通知2）將幾道工序的人員組合成團(tuán)隊，構(gòu)造新流程；3）將連續(xù)和（或）平行式路程改成同步流程。453、將工作分析與工作設(shè)計割裂或混為一談。工作分析與工作設(shè)計是人力資源管理的兩項