公文格式處理中應注意的六個問題公文具有特定效力和規(guī)范格式,是機關工作的重要載體.公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現形式,是公文權威性和嚴肅性在形式上的體現,是對公文效用的重要保證.公文格式正確與否,不僅關乎機關形象；而且關系公文作用的有效發(fā)揮.這里簡要說明一下公文格式處理中應注意的六個問題.1.版頭.版頭是發(fā)文機關的全稱或規(guī)范簡稱,以紅色字體印刷.存在的主要問題,一是版頭單一.一方面,機關公文版頭要黨政分開,黨委部門一般應向黨委行文；政府部門一般應向政府行文；政府部門與各人民團體、企事業(yè)單位確需向黨委行文的,須以黨組<黨委>名義,用黨組<黨委>版頭行文.另一方面要根據不同工作需要制作不同的版頭.二是"黑頭"行文.正常的機關行文應用紅色版頭,人們常說的"紅頭文件"就由此而來.實際工作中,不少機關行文不用版頭,按一般文字材料的格式處理,還有的不用紅色版頭,而用黑色字體代替,形成"無頭"或"黑頭"文件,很不嚴肅.三是版頭散亂.這類問題在聯合行文時容易發(fā)生.版頭部分位于公文首頁的上半部,一般約占整個頁面的1/3.一些單位在聯合行文時,將十幾家單位都擺在版頭部分,使版頭面積大大超過了規(guī)定的要求,既不美觀、大方,又不嚴肅；有的沒有將主辦機關放在前面,而且機關排名不分主次,按一般機關單位順序自然排列,造成主辦單位不明確.解決這類問題,我們可以在聯合機關較多的情況下,只用主辦機關文件的版頭和發(fā)文字號,其他聯署機關可在標題和落款中標識.2.發(fā)文字號.發(fā)文字號位于紅色橫線上居中位置.常見的問題,一是字號單一.一般情況下,一個發(fā)文機關通常要有"發(fā)"、"字"、"函"三種文件字號,按發(fā)文內容和對象分別確定."發(fā)"多用于向下級機關布置、安排工作,屬下行文；"字"多用于向下級機關通知有關事項,批復下級機關請示,向上級機關請示或報告工作；"函"用于平級和不相隸屬機關通知會議、商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關系的部門請求批準等.〔新東方劉源老師特別提醒考生注意本段〕許多機關不管發(fā)文內容和對象,所有公文都是一"發(fā)"到底,這是不對的,尤其是對上級機關行文不能用"發(fā)"的字號.二是括號標識不規(guī)范.不少部門發(fā)文字號中的括號用中括號標識,有的用半圓括號,有的用四角括號,這都是不規(guī)范的,應改用六角括號.三是順序號標識不當.一些部門和單位在標識順序號時用"第010號",按照《條例》規(guī)定,"第"字和前面的"0"都應刪掉,改為"10號".3.主送機關.主送機關是主要受理公文的機關,也稱公文上款或抬頭.標識主送機關,一要規(guī)范,要用全稱、規(guī)范簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱.二要準確,向上級機關行文,應主送一個上級機關,由主送機關負責答復；受雙重領導的下級機關向上級機關行文時,應主送負責答復的上級機關,再抄報另一上級機關.因此,向上級機關行文,特別是請示類公文,尤其要明確一個主送機關,不能有第二個或更多的主送機關.一些部門在上行文中用"##并##"標識,往往使人不明白由誰主辦并答復,容易誤事.4.結尾用語.一些文件如請示、報告等,一般應在公文正文之后,落款之前標識結尾用語,表示發(fā)文目的和要求.不同的文種,有不同的結尾用語,不能混用.請示文種一般多用"以上請示,請予批復"、"以上請示,請批復"、"專此請示,請審批",如屬建議批轉性意見<請示>,結尾則用"以上意見<請示>,如無不妥,請批轉各xxx貫徹執(zhí)行"；報告文種多用"專此報告"、"專此報告,請審閱"等.有的單位用"以上報告,請批示"的結語,使人不知所云,往往貽誤工作,達不到發(fā)文目的.5.主題詞和印制版記.標注主題詞可方便文件查閱.特別是隨著辦公自動化的逐步推行,標識主題詞對文件檢索的作用將更加明顯.印制版記,表示發(fā)文機關、成文日期、印數等內容,也體現該單位對公文的負責,一定要標識,不能省略.6.公文字體.公文不同部分所用字體不同,要正確運用.一般情況下,公文大標題用標宋,二級標題用黑體,三級標題用楷體,主送機關、正文、落款用仿宋體,印發(fā)、轉發(fā)、批轉公文的通知部分全用楷體,主題詞用宋體,抄報、抄送與印制版記用仿宋體.公文評析示例2篇公文評析一：××縣教育局關于購買計算機的請示××縣人民政府：目前,計算機發(fā)展迅猛,已經成為當今世界不可或缺的辦事工具.為讓我縣學生跟上時代潮流,掌握先進的技術,應該在中小學普與計算機教育.我局現已定凡四年級以上班級都要開設微機基礎課,購買計算機需要資金,望政府予以支持撥款.特此請示.××縣教育局二○○二年×月×日[評析]此文存在的錯誤：1.請示的原因表述不簡潔.2.請示事項不具體：缺少購買計算機需要縣政府撥款的具體數額.3、表述不準確："我局現已定"表述不準確.4、結束語使用錯誤："特此請示"不符合請示的格式.修改為：××縣教育局關于購買計算機的請示××縣人民政府：為了在中小學普與計算機教育,經我局討論研究,擬定四年級以上班級開設微機基礎課.購買計算機需要資金300萬,望政府予以撥款支持.以上請示妥否,請批示.××縣教育局二○○二年×月×日公文評析二：××市整頓基層工會組織開展建設"職工之家"活動的計劃為了把中國工會第十八次全國代表大會提出的各項任務落實到基層,全國總工會決定,從二00七年下半年開始,用三年左右的時間,對全國工會基層組織進行一次普遍整頓,逐步把基層工會辦成名符其實的"職工之家".根據"全總"的決定和省總工會的要求,結合我市實際情況,特制定②如下計劃：〔一〕"全總"在《決定》中指出：整頓工會基層組織要緊緊圍繞黨的十七大提出的宏偉目標,全面落實新時期工會方針,解決好基層工會組織不夠健全,工作不夠活躍,聯系群眾不夠密切,與新形勢新任務的要求不相適應的問題.通過整頓和建設,提高工會組織的戰(zhàn)斗力,密切工會與群眾的聯系,在建設中國特色社會主義③偉大事業(yè)中充分發(fā)揮工會組織的作用.全國工會"十七大"以來,我市工會基層組織逐步建立健全④,各項工作取得了一定的成績,涌現了一批先進基層工會組織、優(yōu)秀工會干部和工會積極分子.但是,基層工會工作的現狀與當前改革開放形勢的要求是不相適應的.一是工會領導班子和干部隊伍不適應"四化"⑤和工會建"家"的要求,有些工會干部缺乏改革和創(chuàng)新的精神.二是部分基層工會組織不夠健全⑥沒有發(fā)揮應有的作用.三是部分基層工會工作不夠活躍,與群眾的聯系不夠密切.四是少數基層單位忽視工會組織的##化和群眾化建設.為了把基層工會建設成為名符其實的"職工之家",從現在起,必須把整頓、建家⑦工作,⑧作為一件大事來抓,在各級黨委的領導下,取得企業(yè)行政⑨的支持和共青團的配合,依靠廣大干部職工⑩,經過三年的努力⑾逐步把基層組織整頓好,建設好,開創(chuàng)一個新的局面⑿.〔二〕"全總"制定的建成"職工之家"的標準是：⒀一、建設一個符合"四化"要求,密切聯系群眾的領導班子和一支熱心為群眾服務的工會積極分子隊伍.二、教育和動員職工站在改革的前列,努力促進技術進步,開展社會主義勞動競賽,提高經濟效益和社會效益,保證完成國家交給的各項任務.三、組織和動員職工學習政治、文化、科學技術和經濟管理知識,提高思想政治素質和科學文化素質,在建設一支有理想、有道德、有紀律的職工隊伍中發(fā)揮應有的作用.四、推進企業(yè)、事業(yè)##管理,承擔起職工代表大會工作機關的任務,在辦好社會主義企業(yè)、事業(yè)中充分發(fā)揮作用.五、保障職工福利,維護職工合法權益,為職工說話辦事,為職工"排憂解難".六、健全工會組織,加強小組建設,不斷完善##生活和##制度,做##的模范.為了把"全總"制定的"六條"標準具體化,各縣和基層工會可依據這些要求并參照省工會提出的實施細則〔討論稿〕,結合自己的實際情況,制定實施細則.〔三〕在三年內把我市一千零十個基層工會組織整頓好、建設好,必須從今年下半年開始,全面開展整頓、建家活動,使基層工會分期分批達到"建家"的標準,辦成名符其實的"職工之家".⒁經過全面摸底排隊,初步計劃,全市一千零十個基層工會,二00八年達到建家標準的為一百八十五個,占18%,二00九年達標的為四百三十四個,占43%,二0一0年