第3章Word:辦公中的文字和表格處理1文檔輸入1．中文和英文的輸入Ctrl+.；Ctrl+空格；Shift+Ctrl；Shift+空格2．文本錄入(insert鍵)3．插入特殊符號（插入→符號）保存文檔1、單擊常用工具欄的保存按鈕。2、直接按快捷鍵Ctrl+S。3、選擇“文件→保存”。4、選擇“文件→另存為”。

5．自動保存：選擇“工具→選項”，打開“選項”對話框，單擊“保存”標簽，選擇“自動保存時間間隔”的選擇框，并指定一個時間間隔（一般取10-15分鐘），在此還可以設置本文檔的“打開權限密碼”和“修改權限密碼”。工具欄默認情況下，屏幕上只顯示“常用”和“格式”工具欄，要顯示系統的其他工具欄可以采用下面兩種方法：¨

1、選擇“視圖→工具欄”，從級聯菜單中選擇相應的工具欄名字完成。當工具欄旁邊有“√”時，表明工具欄顯示在屏幕上。2、鼠標指針指向工具欄，單擊鼠標右鍵，也可顯示工具欄快捷菜單。

顯示比例的選擇常用工具欄的“顯示比例”下拉列表框。用來顯示橫豎坐標，它可以調整文本段落的縮進，在左右兩邊分別有左縮進標志和右縮進標志，它反映了輸入區域的寬度。文本的內容被限制在左右縮進標志之間。假如沒有看到標尺，可選擇“視圖→標尺”。

水平標尺標明插入點所在段落的編排方式，垂直標尺則標明文件的上下邊界、可編輯高度。標尺的默認單位是字符，也可以將其改為其他的單位，如厘米。

在普通視圖下，只能看到水平標尺，要同時看到水平標尺和垂直標尺，應選擇頁面視圖中。

標尺段落標記的顯示在編輯文檔的過程中，當按下回車鍵時，表明前一個段落的結束，后一個段落的開始。且在前一個段落的末尾會顯示一個彎曲的箭頭，這個箭頭就叫做“段落標記”。如果刪除了一個段落的段落標記，這個段落就會和下一個段落合并。如果沒有看到段落標記，表明它被隱藏起來了。可通過選擇“視圖→顯示段落標記”顯示它。光標的移動和快速定位用鼠標移動插入點

2.使用鍵盤移動插入點

3.使用定位命令

按

鍵實現的功能Backspace刪除插入點左邊的內容Delete刪除插入點右邊的內容Home移動插入點到所在行首End移動插入點到所在行尾Ctrl+Home移動插入點到文檔的開始位置Ctrl+End移動插入點到文檔的結束位置PageUp往前翻一頁PageDown往后翻一頁↑、↓、←、→移動插入點到上一行、下一行、左一列、右一列Ctrl+↑移動插入點到上一個段落Ctrl+↓移動插入點到下一個段落選擇“編輯→定位”，或用鼠標雙擊狀態欄上的頁碼區，可以打開“定位“對話框。選擇所要定位的頁、節、行等，輸入數據，單擊“定位”按鈕即可定位。

實現的功能操作技巧選定單詞鼠標雙擊單詞的任意位置選定一個句子按住Ctrl鍵，在一個句子的任意位置處單擊鼠標選定一行鼠標單擊該行左邊的文本選定區選定多行在文本選定區選定一行后向下或向上拖動鼠標選定一個段落1.鼠標雙擊該段左邊的文本選定區2.鼠標三擊該段落中的任意位置3.按4次F8鍵選定整個文檔

1.按組合鍵Ctrl+A2.選擇“編輯→全選”菜單命令3.鼠標三擊文本選定區任意位置4.按Ctrl鍵同時單擊文本選定區任意位置3.按5次F8鍵選定矩形塊

按Alt鍵不放，向左下或右下方向拖動鼠標左鍵字塊的選定（文本選定區的含義）文字的插入、改寫和刪除鍵盤上的“Insert”鍵可以在“插入”狀態和“改寫”狀態之間切換。按Backspace

鍵，刪除插入點左邊的字符；按Delete鍵，刪除插入點右邊的字符。刪除和剪切的區別：后者會將內容放入剪貼板，前者不會。設置制表位

制表位是指按“Tab”鍵后，插入點移動到的位置。在Word中，默認制表位是從標尺左端開始自動設置，各制表位之間的距離是0.75厘米。Word提供了5種不同的制表符，可以根據需要選擇并設置各制表符之間的距離。小數點對齊制表符：小數點與制表位對齊，若無小數點，則右對齊。左對齊制表符：文本左側與制表位對齊。右對齊制表符：文本右側與制表位對齊。豎線制表符：在制表位插入一豎線。居中制表符：文本中心與制表位對齊。制表位的設置方法：1.使用標尺設置制表位

2.使用“格式→制表位”命令設置制表位

1．使用格式工具欄（各按鈕的名字、作用）設置字符格式：字體、字號、字形、顏色、縮放。2．使用”格式→字體“命令設置字體：更多設置，如效果、字間距。3.字符格式的復制和清除。

利用工具欄上的格式刷按鈕，可將一部分文字設置的格式復制到另一部分文字上.可用快捷鍵實現格式刷的功能，方法是，選定已設置格式的文本，按Ctrl+Shift+C鍵，將格式復制下來，再選定需要復制格式的文本，按Ctrl+Shift+V鍵。如果對所設置的字體格式不滿意，可以清除所設置的格式，恢復到Word默認的狀態。清除格式的方法是按組合鍵Ctrl+Shift+Z。設置字符格式“頁邊距”是指頁面四周的空白區域，段落縮進是指段落的左右邊緣與頁邊距的距離。比如右頁邊距為1cm，段落右側縮進2cm，那么段落右側與頁面的右邊就有3cm的距離。Word默認以頁面左、右邊距為段落的左、右縮進位置，即頁面左邊距與段落左縮進重合，頁面右邊距與段落右縮進重合。段落縮進包括“左縮進”、“右縮進”、“首行縮進”和“懸掛縮進”四種，它們的含義是：首行縮進：控制段落第一行第一個字符的起始位置。懸掛縮進：控制段落除第一行外的其余各行的起始位置。左縮進：控制整個段落的左邊界位置。右縮進：控制整個段落的右邊界位置。段落的縮進段落的對齊方式按

鍵實現的功能Ctrl+L段落左對齊Ctrl+R段落右對齊Ctrl+J段落兩端對齊Ctrl+E段落居中對齊Ctrl+Shift+D段落分散對齊段落中文本的對齊方式有五種：左對齊、兩端對齊、居中對齊、右對齊和分散對齊。可用工具欄對齊按鈕或使用“格式→段落”命令實現。

在格式工具欄上有四個按鈕，從左到右分別是兩端對齊、居中對齊、右對齊和分散對齊按鈕。如果需要哪種對齊方式，只需在選定段落后，單擊相應按鈕即可。如果四個按鈕都不選擇，默認為左對齊。

有一組快捷鍵可以對選定的段落實現對齊方式的快速設置。

分欄創建分欄

①

切換到頁面視圖，選定要設置為分欄格式的文本。②

選擇“格式→分欄”，打開“分欄”對話框，在“欄數”框中，輸入所需欄數，最多可選擇11欄。③

確定對話框中其他選項，單擊“確定”按鈕。在普通視圖中，不能看到分欄的版面，在頁面視圖和打印預覽中，可以看到與打印格式完全一致的分欄版面。對選定的文本分欄排版，Word自動在分欄排版文本的前后插入分節符。

插入頁眉、頁腳和頁碼在文檔中插入頁碼的步驟如下：①

選擇“插入→頁碼”命令。②

在“位置”框中，可選擇將頁碼打印在頁面的哪個位置。文檔的起始頁碼默認為1，若文檔的起始頁碼需要從不是1的數字開始，可在“頁碼”對話框中對頁碼的格式和起始頁碼進行設置。頁眉和頁腳是指在每一頁頂部和底部加入的信息。這些信息可以是文字或圖形，內容可以是文件名、日期、頁碼等。添加的方法是：①

選擇“視圖→頁眉和頁腳”，進入頁眉和頁腳編輯界面。并出現“頁眉和頁腳”工具欄。首先出現的是頁眉編輯區域，只要單擊工具欄上的“頁眉和頁腳切換”按鈕就可進行頁眉和頁腳區域的切換。②

對建立的頁眉和頁腳可以利用格式工具欄或格式菜單進行格式設置。③

單擊“關閉”按鈕可退出頁眉和頁腳編輯狀態。若要刪除頁眉和頁腳，仍需進入頁眉和頁腳編輯狀態，按Delete鍵可刪除它。已有頁眉和頁腳的文檔，只需要雙擊頁眉或頁腳，就可再次進入頁眉和頁腳編輯狀態。可設置奇偶頁不同的頁眉和頁腳。選擇“文件→頁面設置”，在“頁面設置”對話框的“版面”標簽中單擊“頁眉和頁腳”框中的“奇偶頁不同”復選框。頁面設置（選擇“文件→頁面設置”，進入“頁面設置”對話框。）

1.設置紙張大小

在創建文檔時，Word預設的紙張是A4紙，單擊對話框中的“紙型”標簽，可以選擇打印需要的紙張或更改頁面方向；在“紙張來源”標簽中可查看和改變打印機的送紙方式。2、頁邊距的調整可用下面三種方法的一種。方法一：用標尺改變頁邊距方法二：用“頁面設置”對話框精確設置頁邊距方法三：在打印預覽中改變頁邊距3、字符數/行數的設置單擊對話框的“文檔網格”標簽，若選擇“指定行網格和字符網格”單選項，可指定每頁包含的行數和每行包含的字符數。表格表格的建立表格的編輯與修改數據的排序和計算調整表格：行、列、單元格的插入選擇“表格→插入”，從出現級聯菜單中可以選定“行（在上方）“、行（在下方）”，或在左、右插入列或插入單元格。選定某行，單擊常用工具欄的插入行按鈕（原來的插入表格按鈕），可在此行上邊插入一行。選定某列，單擊常用工具欄的插入列按鈕（原來的插入表格按鈕），可在該列左邊插入一列。

若需在表格末尾增加一行，有兩種更為簡便的方法：¨

將插入點移到表格的最后一個單元格的右邊，單擊回車鍵。將插入點移到表格的最后一個單元格中（表格右下角單元格），按Tab鍵。若需在表格末尾增加多行，有以下方法：將插入點定位于表格下面第一個段落結束符處，單擊常用工具欄的插入行按鈕（原來的插入表格按鈕），會出現對話框，可在對話框中輸入插入的行數。選定表格最后的多行，比如選定最后3行，選擇“表格→插入→行（在下方）”，將在表格的最后增加3個空白行。調整表格：合并和拆分單元格1.單元格的合并①

選定要合并的單元格。②

選擇“表格→合并單元格”。合并后，原單元格的內容也將合并到新的單元格中。2.單元格的拆分①

選定要拆分的單元格。②

選擇“表格→拆分單元格”。③

在對話框中輸入要拆分的列數和行數，單擊“確定”按鈕。編輯：選定單元格在表格中，每個單元格有一個單元格選定區，每一行左邊有行的選定區，這個選定區與前面所講的文本選定區相同。每一列的上邊界實線附近有列的選定區，當鼠標移到該處時，鼠標將變成向下箭頭。選定操作可通過“表格→選定”命令完成，方法是：①

將光標移到要選擇的一行、一列或表格的某個單元格中。②

選擇“表格→選定→‘表格/行/列/單元格’”命令中的一個。實

現

的

功

能操

作

方

法選定一個單元格

鼠標單擊單元格內左側的選定區選定一行鼠標單擊該行左側行選定區選定一列鼠標單擊該列上邊的列選定區選定多個單元格、行或列1.按住鼠標左鍵拖動2.先選定開始的單元格，再按下Shift鍵并選定結束的單元格選定整個表格1.按下Alt鍵的同時雙擊表格左側行選定區2.用鼠標單擊表格左上角的手柄3.使用選定多行或多列的方法完成4.Alt+5（小鍵盤處于編輯狀態）快速的選定操作見下表：在表格中移動插入點的鍵盤操作：按

鍵實現的功能Tab選定下一個單元格Shift+Tab選定上一個單元格↑、↓、←、→移動插入點到該方向相鄰的單元格中Alt+Home移動插入點到當前行的第1個單元格中Alt+End移動插入點到當前行的最后1個單元格中Alt+PageUp移動插入點到當前列的第1個單元格中Alt+PageDown移動插入點到當前列的最后1個單元格中表格的應用：使用公式進行計算單元格地址的表示為“列行號”，而單元格區域的表示為“左上角單元格列行號：右下角單元格列行號”。例如B4表示第4行第2列的單元格，而“B3:F6”表示第3行第2列到第6行第6列的單元格區域。

輸入公式的操作方法如下：①

將插入點定位到要顯示計算結果的單元格內。②

選擇“表格→公式”，彈出公式對話框。③

在對話框的“公式”框中輸入公式，或者從“粘貼函數”框中選擇所需函數。④

在“數字格式”下拉清單中選擇計算結果的顯示格式。⑤單擊“確定”按鈕，則按公式計算，并將結果顯示在插入點所在的單元格內。表格的應用：求和與排序操作可以將表格中某一列的數據（可以是數字或文字）排序，并按排序的結果重新組織各行在表格中的順序，操作方法如下：

①

將插入點定位到表格內某一列。②

選擇“表格→排序”，彈出排序對話框。③

在對話框的“排序依據”下拉清單中選擇列，則依此列排序；在“類型”下拉清單中指定該列數據類型，選擇“遞增”或“遞減”按鈕。④

單擊“確定”按鈕。繪制圖形：圖形的繪制、移動和縮放、設置圖形的顏色、填充和環繞參數

利用圖形編輯器可以直接繪制各種圖形，并可以進行編輯、加工等操作。1.圖形的復制、移動和刪除可以將文檔中的圖形復制或移動到另一處，也可將圖形直接刪除，其操作方法與文本的復制、移動和刪除完全相同。2.縮放圖形使用鼠標可以快速縮放圖形。在圖形的任意位置單擊鼠標按鈕，圖形四周出現有8個方向的句柄，將鼠標指針指向某句柄時，鼠標指針變為雙向箭頭，拖曳鼠標就可改變圖形的大小。3.改變圖形的顏色、填充和環繞方式右鍵單元圖形，從快捷菜單中選擇“設置自選圖形格式”。插入圖片：插入剪貼畫、圖片文件及其編輯操作。

1.插入剪貼畫①

將插入點定位在需要插入圖片的位置。②

選擇“插入→圖片→剪貼畫”，打開“剪貼庫”對話框。在對話框中選擇一種類別。③

右鍵單擊要插入的剪貼畫并選擇“插入”按鈕。單擊繪圖工具欄的“插入剪貼畫按鈕”，可快速打開“插入剪貼畫”對話框。

2.插入圖形文件在Word2000中，可以直接插入的圖形文件有：.bmp、.pic、.jpg等。插入圖形文件的操作方法如下：①

將插入點定位在需要插入圖形文件的位置。②

選擇“插入→圖片→來自文件”，在打開對話框中選擇所需的文件并單擊“插入”按鈕。3。編輯操作與自選圖形完全一樣。文本框可以看作是特殊的圖形對象，主要用來在文檔中建立特殊文本。Word2000把“文本框”和自選圖形對象一樣看待，可以像對自選圖形一樣設置它的邊框、陰影、三維效果等格式。文本框只在頁面視圖或Web版式視圖中可見。

在文檔中插入文本框的方法：選擇“插入→文本框”，然后選擇“橫排”或“豎排”命令，或者單擊“繪圖”工具欄上的（橫排按鈕）或（豎排按鈕）。選擇“格式→文本框”，可打開“設置文本框格式”對話框。在“版式”和“顏色和線條”標簽中，可設置文本框的邊框、文字環繞等格式。在“文本框”標簽的“內部邊距”欄中，可設置文本框內部的邊距。

可以單擊“常用”工具欄上的更改文字方向按鈕，把橫排的文本框變成豎排的文本框。反之，單擊按鈕，則把豎排的文本框變成橫排的文本框。如果文檔中已有一些內容需要放置在文本框中，可按下面步驟操作：①

選定要放入文本框的文本。②

選擇“插入→文本框”或選擇繪圖工具欄的按鈕或按鈕。所選定的內容將會被一個文本框所環繞，同時會出現文本框工具欄。

插入文本框及其編輯操作多個對象的對齊、組合與層次操作1.層疊自選圖形在Word中，可以在一個自選圖形上繪制另一個自選圖形，Word允許重疊任意數目的自選圖形或自選圖形組，也允許在文檔文字上重疊自選圖形。如果上面的對象遮蓋了下面的對象，可以按Tab鍵向前循環（或按Shift+Tab組合鍵向后循環）選擇對象，直到選定需要的對象。如果需要移動層疊中的對象，比如，在層疊中每次將對象向上或向下移動一層，或者將其移動到層疊的頂部或底部，可先選定對象，然后在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”列表按鈕，在彈出的列表中選擇“疊放次序”中的相應選項。2.組合圖形當用許多簡單的圖形構成一個復雜的圖形后，實際上每一個簡單的圖形仍然是一個獨立的圖形對象，這對移動整個圖形來說將變得十分困難，而且還可能由于操作不當而破壞圖形。為此，Word提供了組合多個圖形的功能。利用組合圖形功能可以將許多簡單圖形組合成一個整體的圖形對象，以利于復雜圖形的移動、復制、旋轉等。多個