第二節(jié)計調(diào)工作中的采購管理YourSubtitleGoesHere計調(diào)人員是如何降低采購成本的

在旅游旺季中的小淡季期間，某旅行社有一42人的團于某個周末到周邊旅游，為期三天。計調(diào)人員在操作此團隊時，談下的車費是3800元／輛，房費為80元／人×2天，當計調(diào)部經(jīng)理回來時，該計調(diào)人員向計調(diào)部經(jīng)理匯報了此團隊的操作情況，經(jīng)理對于地接社給予的價位并不滿意，對車費也有異議。因此，經(jīng)理在于車隊和地接社洽談后把車費降到3200元／輛，房費調(diào)為75元／人×2天，由于團隊人多時值淡季，地接社又讓出5×75元的優(yōu)惠。這樣算下來，團隊的利潤增加了1185元。由此可見計調(diào)人員的口才是很重要的。一、計調(diào)部門采購的內(nèi)容旅游交通服務(wù)旅游住宿服務(wù)旅游餐飲服務(wù)旅游參觀游覽項目娛樂服務(wù)購物商店保險服務(wù)異地接待服務(wù)采購航空交通鐵路交通公路交通水運交通二、計調(diào)采購業(yè)務(wù)管理1．建立廣泛的采購協(xié)作網(wǎng)絡(luò)2．正確處理保證供應(yīng)和降低成本的關(guān)系3．正確處理集中采購與分散采購的關(guān)系4．調(diào)整預(yù)訂與退訂的關(guān)系5．計劃變更的采購調(diào)整6．加強采購合同管理接待計劃（A業(yè)務(wù)員簽收）三、計調(diào)采購工作實務(wù)訂車、船票（B業(yè)務(wù)員負責）訂房（C業(yè)務(wù)員負責）市內(nèi)交通（D業(yè)務(wù)員負責）安排游覽活動（E業(yè)務(wù)員負責）訂文藝節(jié)目（F業(yè)務(wù)員負責）向接待部下達接團通知（G業(yè)務(wù)員負責）（一）與交通部門合作的步驟和注意事項與交通部門合作的步驟：（1）向交通部門申請建立合同關(guān)系（2）及時領(lǐng)取最新價格表和時間表（3）將各種票務(wù)的規(guī)定了解清楚，然后進行整理、打印。（4）與財務(wù)部門協(xié)商，設(shè)計，印制一些訂單①

《飛機票預(yù)訂單》②《火車票預(yù)訂單》③《機/車票變更/取消通知單》深航機票變更通知單深航客服部：

現(xiàn)通知貴部，我公司協(xié)議號是

,原計劃申請辦理的以下機票需要做以下變更：乘機人乘機日期始發(fā)地目的地航班號起飛日期特此通知，

通知人（簽名）：聯(lián)系電話：客戶單位公章：

年月日溫馨提示：變更通知單僅適用于改變乘機時間的辦理。請您保留好原件交給我們的工作人員，以方便機票變更的及時辦理。本表由經(jīng)辦人簽名并加蓋單位公章后方可有效。與交通部門合作的注意事項：

（1）訂票時，注意路線，季節(jié)的不同價格，兒童票價優(yōu)惠百分比。（2）在取機票或再確認機票時，千萬別忘了帶齊有關(guān)證件（個人護照、團體簽證、單位介紹信等）。（3）在訂火車票時，內(nèi)、外賓的票價和座位的類別的不同要注意（軟臥、硬臥，上、中、下鋪等）。（4）如經(jīng)常遇到接待的旅游團在火車途中用餐，就應(yīng)與鐵路部門設(shè)計、印制《外賓在列車上用餐專用結(jié)算單》，方便導游人員工作。（5）飛機票的退訂與退購若退購時，航班離開時間24小時以前申請退票，支付原票款5℅退票費；航班離開前2小時----24小時內(nèi)10℅的退票費；2小時內(nèi)退票50℅的退票費。（二）與飯店部門合作的步驟和注意事項與飯店部門合作的步驟：（1）根據(jù)外聯(lián)部門的信息與飯店洽談業(yè)務(wù)，并實地考察，簽訂合作協(xié)議書及經(jīng)濟合同等。（2）把以下各項內(nèi)容了解清楚，整理列表，并打印后發(fā)給外聯(lián)部門報審計、財務(wù)備案。①有關(guān)訂房的各種規(guī)定：如有無預(yù)定要示或提前預(yù)定房的時間。②各飯店旺、平、淡季的月份劃分。③客房單、雙、三人間；大、中、小套間；豪華、總統(tǒng)套間等不同類型，在不同季節(jié)的價格。④門市價（散客價）、旅行社合同價（團隊價）和特殊優(yōu)惠價。⑤各式早餐的價格（中、西式等）以及加床費、陪同床、司機、陪同餐等價格。（3）掌握飯店最新客房行情，爭取更優(yōu)惠的房價，要經(jīng)常與飯保持聯(lián)絡(luò)，及時主動地將客人的反映轉(zhuǎn)達給飯店。（4）與外聯(lián)部門協(xié)商，設(shè)計、印制一些訂單，其中包括：①《住房預(yù)訂單》②《變更住房通知單》③《取消住房通知單》（5）把預(yù)定好的單子轉(zhuǎn)交給接待部門或陪同，以便搞好接待工作。（6）注意報賬程序。（三）訂房業(yè)務(wù)中常見的問題及應(yīng)對措施1.飯店無房，無法確認預(yù)訂2.無法拿到理想房價3.在旅游者前往的目的地旅行社無協(xié)議飯店4.因故臨時增加或減少甚至取消訂房與飯店部門合作的注意事項：

（1）訂房時，如有重點團隊或旅行社代理人團隊，就是團中有VIP客人，旅行社應(yīng)事先通知飯店銷售部或營業(yè)部在其客房內(nèi)擺放鮮花或水果等。（2）對旅游團體需要舉行小型歡迎儀式，或需掛歡迎橫幅的，應(yīng)事先征得飯店同意，并在指定地點舉行，避免影響飯店的正常營業(yè)。(3)飯店位置的選擇（4）停車場地若無合適的停車場地，司機只能將車開到較遠的公共車場，使游客上下車不方便。訂房通知單

收件單位：大酒店發(fā)件單位：省中旅部收件人：楊經(jīng)理發(fā)件人：傳真號號：CTSJ20090702A入住時間：2009,7,2入住人數(shù)：26+3入住標準：雙人標間價格：87元（含早餐）中晚餐標：無特殊要求：無備注：該團26+3已確認，敬請光臨！楊軍大酒店營銷部2011，7,2請確認，謝謝合作！負責人簽字：發(fā)件日期：（三）與餐飲行業(yè)合作的步驟和注意事項與餐飲行業(yè)合作的步驟：（1）先實地查看餐館，并簽訂有關(guān)經(jīng)濟合同與協(xié)議書等。（2）與財務(wù)部門協(xié)商印制和打印專用的《餐飲費用結(jié)算單》。（3）將下列有關(guān)內(nèi)容整理列表打印分發(fā)給接待部并報財務(wù)部備案。①簽約餐飲單位名稱、電話、聯(lián)系人的姓名、風味特色等。②旅游者（團）的標準、豪華不同等級的價格、便餐、風味最低標準、飲料單價等。

請同學們根據(jù)前面所講的內(nèi)容，結(jié)合自己的理解，設(shè)計一張《餐費結(jié)算單》（4）與業(yè)務(wù)部協(xié)商，設(shè)計、印制一些訂單。①《用餐預(yù)訂單》②《用餐變更通知單》（有些單位是用筆在彩色紙上寫上內(nèi)容，加蓋變更/取消章）。③《用餐取消變更通知單》（有些單位是用筆在彩色紙上寫上內(nèi)容，加蓋變更/取消章）。（5）根據(jù)接待計劃或訂餐單，將用餐地點、聯(lián)系人姓名轉(zhuǎn)告接待部門或陪同人員，以便搞好接待工作。（6）根據(jù)《餐飲費用結(jié)算》與財務(wù)部門共同進行復核，并由財務(wù)部門定期統(tǒng)一向簽約餐館結(jié)賬付款與餐飲行業(yè)合作的注意事項：

（1）選擇餐館時，餐點不宜過多，應(yīng)少而精，而且要注意地理位置的合理（2）訂餐時，及時把旅游者（團）的宗教信仰和個別客人的特殊要求轉(zhuǎn)告餐館。（3）提醒餐廳，結(jié)算用的《餐飲費用結(jié)算單》上，必須有陪同的簽字，否則無效。（四）與游覽點部門合作的步驟

和注意事項與游覽點部門合作的步驟：（1）與旅游單位就以下內(nèi)容進行洽談，并簽訂協(xié)議書及經(jīng)濟合同書。①旅游團門票記賬事宜。②門票的單價、殿堂庭院廳院的單價。③大、小車進園的單價。④結(jié)賬的期限。（2）與簽約單位協(xié)商印制結(jié)算用的《參觀游覽券》。將以下有關(guān)簽約單位的規(guī)定事宜整理列表，打印后分發(fā)給接待部并報審計、財務(wù)備案。①簽約單位的名稱、電話、聯(lián)系人。②將帶團前往某旅游參觀點的進門方向。③去某旅游參觀點的行車路線、停車地點游覽參觀券參觀游覽券存根中國×旅行社游覽參觀券團名：旅游團名稱：人數(shù)：旅游團人數(shù)：（大寫）地點：收款單位：陪同：陪同簽名：日期：日期：年月日（五）與商店部門合作的步驟

（1）根據(jù)國家及地方旅游行政管理機構(gòu)的有關(guān)規(guī)定，與定點商店簽訂協(xié)議書。（2）兼顧利益，鼓勵多勞多得，制定內(nèi)部分配政策和獎勵措施。（3）將所簽約的商店名稱、導游帶旅游團（者）購物手續(xù)、附屬的有關(guān)規(guī)定打印后，分發(fā)給接待部。（4）與財務(wù)部和接待部協(xié)商后，設(shè)計、印制《購物結(jié)算單》，并明確使用方法。（5）由財務(wù)部按所簽協(xié)議書上的規(guī)定從簽約商店領(lǐng)取勞務(wù)費或按股分紅，然后根據(jù)旅行社內(nèi)部分配政策對各方實行獎勵。

（六）與娛樂行業(yè)合作的步驟（1）與娛樂單位就以下事宜進行合作洽談，并簽訂協(xié)議書：（2）將下列事宜整理列表，打印后分發(fā)給接待部，并報審計、財務(wù)備案。（3）隨時與娛樂單位保持聯(lián)系，有新節(jié)目上演時，了解節(jié)目內(nèi)容，索取節(jié)目簡介并通報接待