資料管理項目監(jiān)理文檔管理目的：

加強項目質(zhì)量管理體系的有效運行，進一步強化項目實施手冊的可操作性管理，規(guī)范項目工程監(jiān)理文檔管理工作，做到統(tǒng)一的分類、存檔、編號、移交和歸檔，強調(diào)項目文檔的統(tǒng)一規(guī)范性。目錄一、項目監(jiān)理文檔管理辦法:武漢建設(shè)監(jiān)理規(guī)范用表(Ⅰ～Ⅲ類)（A.B.C三類）使用頻率較多但容易出錯的表格：A9/A13/A3/D1通用A9表申報范圍：原材料、構(gòu)配件報審（例如鋼材報審-見證取樣-出廠合格證-復(fù)檢報告）A13表申報范圍：受不同業(yè)主往來函件的格式制約，使用率不高，但切記不能空項——混凝土強度，不能將分包單位資質(zhì)采用此表報審D1通用表格：施工單位有檢驗批，對應(yīng)監(jiān)理就要有監(jiān)理檢驗批，但安裝、消防、人防、節(jié)能按照驗收規(guī)范自制主控項目和一般項目。二、監(jiān)理細則；

根據(jù)要求，由專業(yè)監(jiān)理工程師編寫，并經(jīng)總監(jiān)理工程師批準，針對工程項目中某一專業(yè)或某一方面監(jiān)理工作的操作性文件。

項目監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理單位應(yīng)于委托監(jiān)理合同簽訂后十天內(nèi)將項目監(jiān)理機構(gòu)的組織形式、人員構(gòu)成及對總監(jiān)理工程師的任命書面通知建設(shè)單位當(dāng)總監(jiān)理工程師需要調(diào)整時，監(jiān)理單位應(yīng)征得建設(shè)單位同意并書面通知建設(shè)單位；當(dāng)專業(yè)監(jiān)理工程師需要調(diào)整時，總監(jiān)理工程師應(yīng)書面通知建設(shè)單位和承包單位；監(jiān)理細則內(nèi)容；（1）、專業(yè)工程的特點；（2）、監(jiān)理工作的流程；（3）、監(jiān)理工作的控制要點及目標值；（4）、監(jiān)理工作的方法及措施；三、第一次工地例會；工程項目開工前，監(jiān)理人員應(yīng)參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會議。第一次工地會議紀要應(yīng)由項目監(jiān)理機構(gòu)負責(zé)起草，并經(jīng)與會各方代表會簽。

第一次工地會議主要內(nèi)容:1.建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場的組織機構(gòu)、人員及其分工；2.建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對總監(jiān)理工程師的授權(quán)

3.建設(shè)單位介紹工程開工準備情況；

4.承包單位介紹施工準備情況；5.建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對施工準備情況提出意見和要求；6.總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容；7.研究確定各方在施工過程中參加工地例會的主要人員，召開工地例會周期、地點及主要議題；工地例會

在施工過程中,總監(jiān)理工程師應(yīng)定期主持召開工地例會。會議紀要應(yīng)由項目監(jiān)理機構(gòu)負責(zé)起草，并經(jīng)與會各方代表會簽；工地例會應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1.檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；2.檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；3.檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進措施；4.檢查工程量核定及工程款支付情況；

5.解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項；6.其他有關(guān)事宜（安全）7.工地例會總監(jiān)理工程師或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)需要及時組織專題會議，解決施工過程中的各種專項問題。四、監(jiān)理日志；專業(yè)監(jiān)理工程師或監(jiān)理員記錄并簽字，總監(jiān)15天審閱一次簽字。記錄內(nèi)容應(yīng)全面反映監(jiān)理工作情況：現(xiàn)場施工人員、材料設(shè)備進出場情況，形象進度、發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量、安全問題如何處理，質(zhì)量安全檢查驗收情況，下發(fā)監(jiān)理通知，試塊留置情況，組織協(xié)調(diào)情況等。注意：記錄內(nèi)容各專業(yè)要全，安裝專業(yè)經(jīng)常漏記。五、監(jiān)理月報；監(jiān)理月報應(yīng)由總監(jiān)理工程師組織編制，簽認后報建設(shè)單位和本監(jiān)理單位。內(nèi)容：規(guī)范7大條監(jiān)理月報范本內(nèi)容六、監(jiān)理通知單；

保證一定的數(shù)量，注意閉合（即回執(zhí)單必須及時內(nèi)容填寫完整、合理）；監(jiān)理通知單的意義與作用；監(jiān)理通知單是監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中向承包單位簽發(fā)的指令性文件。目的是督促承包單位按照國家有關(guān)法律法規(guī)、合同約定、施工規(guī)范和設(shè)計文件進行工程施工，保證工程建設(shè)中出現(xiàn)的問題(不符合設(shè)計要求、施工技術(shù)標準、合同約定等)能得到及時糾正。監(jiān)理通知單具有強制性、針對性、嚴肅性的特點。監(jiān)理通知單一旦簽發(fā)，

承包單位必須認真對待，在規(guī)定期限內(nèi)按要求進行落實整改，并按時回復(fù)。

善于運用和簽發(fā)監(jiān)理通知單是監(jiān)理有所作為的體現(xiàn)。它能督促承包單位及時進行整改，促進工程建設(shè)的有效進行，有效地維護建設(shè)單位的利益。同時，簽發(fā)監(jiān)理通知單也是考核監(jiān)理如何行使手中權(quán)利的一個指標，是對監(jiān)理業(yè)務(wù)能力和管理水平的一種檢驗。

監(jiān)理通知單的撰寫要點和簽發(fā)注意事項；在撰寫監(jiān)理通知單時，—方面要堅持原則，分清責(zé)任，既要提出問題所在，還要提出解決問題的要求和應(yīng)當(dāng)達到的目標；另一方面，內(nèi)容應(yīng)準確、完整、條理性強、表達清晰且要符合一定的格式要求。監(jiān)理通知單的撰寫和簽發(fā)要注意下列要點和事項（以本文附后的《監(jiān)理工程師通知單（示例）》的內(nèi)容順序依次說明）；監(jiān)理通知單的撰寫要點和簽發(fā)注意事項；（1）監(jiān)理通知單在用詞上，要區(qū)別對待。對要求嚴格程度不同的用詞，應(yīng)分別采用“必須”、“嚴禁”、“應(yīng)”、“不應(yīng)”、“不得”或“宜”、“可”、“不宜”等。

(2)存在問題部位的表述應(yīng)具體。如問題出現(xiàn)在

主樓三層樓板某梁的具體部位時應(yīng)注明：“主樓三層樓板⑥軸、（A）～（B）列L5梁”。

(3)用數(shù)據(jù)說話，詳細敘述問題存在的違規(guī)內(nèi)容。一般應(yīng)包括監(jiān)理實測值、設(shè)計值、允許偏差值、違反規(guī)范種類及條款等，

根據(jù)(GB50204—2002)5．5．2條款規(guī)定”。對吃不準的問題，監(jiān)理應(yīng)在內(nèi)部切磋商量，查找相關(guān)標準規(guī)范后予以判斷。

監(jiān)理通知單的撰寫要點和簽發(fā)注意事項；

(4)要求承包單位整改時限應(yīng)敘述具體，如：“在48小時內(nèi)”。

(5)要求承包單位在監(jiān)理通知單回復(fù)時，針對提出問題深刻分析問題產(chǎn)生的原因，并闡述整改采取的措施、整改經(jīng)過和整改結(jié)果等。

(6)要求承包單位采取預(yù)防措施，防止類似問題的再次發(fā)生。

(7)注明承包單位申訴的形式和時限，如“如對本監(jiān)理通知單內(nèi)容有異議，請在24小時內(nèi)向監(jiān)理提出書面報告”。

監(jiān)理通知單的撰寫要點和簽發(fā)注意事項；

(8)總／專業(yè)監(jiān)理工程師簽名欄應(yīng)親筆手簽，堅持“誰簽發(fā)、誰簽字、誰負責(zé)”的原則。

(9)簽發(fā)和簽收時間應(yīng)具體，宜詳細到分鐘，如：“2005年3月10日上午9：30監(jiān)理簽發(fā)，上午9：35承包單位負責(zé)人簽收”。

(10)反映的問題如果能用照片予以記錄，應(yīng)附上照片。

(11)監(jiān)理通知單應(yīng)及時抄送建設(shè)單位。

七、旁站方案；總監(jiān)審核，內(nèi)容結(jié)合本工程實際，旁站人員配備合理數(shù)量。旁站記錄內(nèi)容與方案對應(yīng)不要只填寫混凝土工程，發(fā)現(xiàn)問題欄應(yīng)據(jù)實填寫，不要填寫“無”。八、收發(fā)文記錄；

與業(yè)主的一切文件往來，與施工方的重要文件往來，與本公司的重要文件往來都應(yīng)在收發(fā)文記錄內(nèi)登記；建筑分部分項工程劃分：

土建工程中一般要分為10個分部工程，其中土建工程有四個分部工程，九、監(jiān)理資料管理表格的分類：監(jiān)理資料分為A、B、C三冊：（A冊管理文件）、（A2類監(jiān)理體系文件）

監(jiān)A1項目機構(gòu)文件；

監(jiān)A2—a監(jiān)理規(guī)劃、細則；監(jiān)A2—b監(jiān)理行政文件；監(jiān)A2—c監(jiān)理行為文件；監(jiān)A2—d監(jiān)理記錄文件；監(jiān)A3—a合同文件；監(jiān)A3—b費用審批文件；監(jiān)A4—a建設(shè)方函件；監(jiān)A4—b施工方函件；監(jiān)A5—a評估文件；監(jiān)A5—b驗收文件；監(jiān)A6會議紀要（B冊安全文件）、（B1類建設(shè)單位安全文件）、（B2類監(jiān)理單位安全管理文件）、（B3類施工單位安全教育文件)、監(jiān)B1—a建設(shè)單位安保體系、前期準備文件；監(jiān)B2—a安全監(jiān)理規(guī)劃、細則；監(jiān)B2—b安全監(jiān)理目標、制度；監(jiān)B2—c安全分案審查文件；監(jiān)B2—d安全制度審核文件；監(jiān)B2—e安全投入審核文件；監(jiān)B2—f安全管理人員資質(zhì)審查文件；監(jiān)B2—g安全監(jiān)理記錄文件；監(jiān)B2—h安全檢查驗收文件；監(jiān)B3施工單位安全教育文件；

（C冊技術(shù)文件）

(C1類體系審查文件）、（C2類圖紙管理文件）、(C3類定位控制文件）、（C4類質(zhì)量控制文件）、（C5類進度控制文件）、

監(jiān)C1—a資質(zhì)審查文件；監(jiān)C1—ｂ方案審查文件；監(jiān)C２圖紙變更文件；

監(jiān)C３測量成果文件；監(jiān)C４—ａ工程物資文件；監(jiān)C４—ｂ隱蔽報驗文件；監(jiān)C４—ｄ混凝土澆筑申報表；監(jiān)C５進度控制文件；十、工程開工/復(fù)工報審表(A1)施工階段承包單位向監(jiān)理單位報請開工和工程暫停后報請復(fù)工時填寫。如整個項目一次開工，可只填一次。一般當(dāng)一個項目有多個單位工程組成，應(yīng)分別填寫“工程開工報審表”，應(yīng)當(dāng)與建設(shè)工程質(zhì)量報監(jiān)的單位工程個數(shù)相呼應(yīng)；十一、施工組織設(shè)計(方案)報審表(A2)施工單位在開工前向項目監(jiān)理部報送施工組織設(shè)計(施工方案)的同時，填寫施工組織設(shè)計(方案)報審表，施工過程中，如經(jīng)批準的施工組織設(shè)計(方案)發(fā)生改變，工程項目監(jiān)理部要求將變更的方案報送時，也采用此表。十二、分包單位資格報審表(A3)由承包單位報送監(jiān)理單位，專業(yè)監(jiān)理工程師和總監(jiān)理工程師分別簽署意見，審查批準后，分包單位完成相應(yīng)的施工任務(wù)；十三、報驗申請表(A4)本表主要用于承包單位向監(jiān)理單位的工程質(zhì)量檢查驗收申報。用于隱蔽工程的檢查和驗收時，承包單位必須完成自檢并附有相應(yīng)工序、部位的工程質(zhì)量檢查記錄;用于施工放樣報檢時應(yīng)附有承包單位的施工放樣成果;用于分項、分部、單位工程質(zhì)量驗收時應(yīng)附有相關(guān)符合質(zhì)量驗收標準的資料及規(guī)范規(guī)定的表格；十四、工程款支付申請表(A5)在分項、分部工程或按照施工合同付款的條款完成相應(yīng)工程的質(zhì)量已通過監(jiān)理工程師認可后，承包單位要求建設(shè)單位支付合同內(nèi)項目及合同外項目的工程款時，填寫本表向工程項目監(jiān)理部申報；十五、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單(A6)本表用于承包單位接到項目監(jiān)理部的“監(jiān)理工程師通知單”(B1)，并已完成了監(jiān)理工程師通知單上的工作后，報請項目監(jiān)理部進行核查；工程臨時延期申請表(A7)

當(dāng)發(fā)生工程延期事件，并有持續(xù)性影響時，承包單位填報本表，向工程項目監(jiān)理部申請工程臨時延期;工程延期事件結(jié)束，承包單位向工程項目監(jiān)理部最終申請確定工程延期的日歷天數(shù)及延遲后的竣工日期；費用索賠申請表(A8)本表用于費用索賠事件結(jié)束后，承包單位向項目監(jiān)理部提出費用索賠時填報；十六、工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表(A9)本表用于承包單位將進入施工現(xiàn)場的工程材料/構(gòu)配件經(jīng)自檢合格后，由承包單位項目經(jīng)理簽章，向工程項目監(jiān)理部申請驗收;對運到施工現(xiàn)場的設(shè)備，經(jīng)檢查包裝無破損后，向項目監(jiān)理部申請驗收，并移交給設(shè)備安裝單位；十七、工程竣工報驗單(A10)在單位工程竣工，承包單位自檢合格，各項竣工資料齊備后，承包單位填報本表向工程項目監(jiān)理部申請竣工驗收；

十八、監(jiān)理工程師通知單(B1)本表為重要的監(jiān)理用表。是工程項目監(jiān)理部按照委托監(jiān)理合同所授予的權(quán)限，針對承包單位出現(xiàn)的各種問題而發(fā)出的要求承包單位進行整改的指令性文件，工程項目監(jiān)理部使用時要注意尺度，既不能不發(fā)通知，也不能濫發(fā)，以維護監(jiān)理通知的權(quán)威性；工程暫停令(B2)十九、工程款支付證書(B3)本表為項目監(jiān)理部收到承包單位報送的“工程款支付申請表”(A5)后用于批復(fù)用表；二十、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C1)本表適用于參與建設(shè)工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計和質(zhì)監(jiān)單位相互之間就有關(guān)事項的聯(lián)系，發(fā)出單位有權(quán)簽發(fā)的負責(zé)人應(yīng)為：建設(shè)單位的現(xiàn)場代表(施工合同中規(guī)定的工程師)、承包單位的項目經(jīng)理、監(jiān)理單位的項目總監(jiān)理工程師、設(shè)計單位的本工程設(shè)計負責(zé)人、政府質(zhì)量監(jiān)督部門的負責(zé)監(jiān)督該建設(shè)工程的監(jiān)督師，不能任何人隨便簽發(fā)；二十一、安全監(jiān)理資料；1.安全監(jiān)理日志（需單獨記）模板；2.安全監(jiān)理旁站方案，并做旁站監(jiān)理記錄（安全監(jiān)理日志必須有相應(yīng)的記錄）；

3.安全會議紀要（一月兩次）；

4.安全監(jiān)理資料；5.安全監(jiān)理檢查評定記錄；6.包括公司安全檢查考核表、安全監(jiān)理工作月度統(tǒng)計表（每月不少于一次）及周安全檢查記錄表；

7.核查施工單位對經(jīng)專家論證的工程重點危險源施工方案執(zhí)行情況；8.審查施工單位安全生產(chǎn)資質(zhì)與安全生產(chǎn)有關(guān)的管理人員及特種作業(yè)人員的執(zhí)業(yè)資格證；安全監(jiān)理資料

9.檢查施工單位項目經(jīng)理、安全員、電工在崗履職情況

10.對承包單位的安全施工組織設(shè)計、安全專項施工方案及大型設(shè)備機具的安裝及驗收手續(xù)進行審查11.對承包單位的安全保證體系進行審查對承包單位的安全防護措施費用使用計劃及落實情況進行審（核）查12.安全監(jiān)理資料13.安全專項施工方案的監(jiān)理檢查驗收記錄14.五項檢測數(shù)據(jù)記錄15.對各種安全技術(shù)交底檢查記錄16.對施工單位安全教育情況檢查記錄17.上級主管部門下發(fā)的文件監(jiān)理資料的管理細則一、1.總監(jiān)理工程師*****為項目監(jiān)理部監(jiān)理資料的總負責(zé)人，并指定監(jiān)理工程師*****具體管理。2.項目監(jiān)理部監(jiān)理資料管理的基本要求：

⑴監(jiān)理資料應(yīng)滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。

（2）各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)隨著工程項目的進展負責(zé)收集，整理本專業(yè)的監(jiān)理資料，并進行認真檢查，不得接受經(jīng)涂改的報審資料，并于每月編制月報之后次月，５日前將資料交與資料管理員存放保管。⑶資料管理員應(yīng)按時收集、整理各專業(yè)的監(jiān)理資料，開按分類、分專業(yè)建立案卷盒，按規(guī)定編目、整理，做到存放有序、整齊，如將不同類資料放在同一盒內(nèi)，應(yīng)在盒脊處標明。⑷對于已歸資料員保管的監(jiān)理資料，如本項目監(jiān)理部人員需要借意，辦理借用手續(xù)，資料員負責(zé)收回。

（5）在工程竣工后三個月內(nèi)，由總監(jiān)理工程師組織項目監(jiān)理人員對監(jiān)理資料進行整理、裝訂，監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。⑹監(jiān)理資料整理合格后，報送公司總工程師辦公室檔案資料部辦理移交、歸檔手續(xù)。⑺監(jiān)理資料各種表格的填寫應(yīng)使用黑色、藍黑墨水或黑色圓珠筆，復(fù)寫時須用單面黑色復(fù)寫紙。二、監(jiān)理資料的日常管理：

１．監(jiān)理資料管理的基本要求是：整理及時、真實齊全、分類有序；

２．總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人進行監(jiān)理資料管理，總監(jiān)理工程師為總負責(zé)人；

３．應(yīng)要求承包單位將有監(jiān)理人員簽字的施工技術(shù)和管理文件，上報項目監(jiān)理部存檔備案；

４．可用計算機建立監(jiān)理資料管理臺賬：（１）施工試驗（砼、鋼筋、水電、暖通等）報審臺賬；（2）分項、分部驗收臺賬；

(3)工程量、月進度款工程報審臺賬；

5.監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)基本要求認真審核資料，不得接受經(jīng)涂改的報審資料，并在審核整理后交資料人員存放；

6.在監(jiān)理工作過程中，監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程建立案卷盒，分專業(yè)存放保管，并編目，以便跟蹤檢查；

7.監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過資料管理人員履行手續(xù)；

三、資料管理的要求：

1、項目監(jiān)理處監(jiān)理文檔管理除執(zhí)行本辦法外，同時應(yīng)符合《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319—2000）、《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2000）、《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995]697號）等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求；

2.公司管理部門—工程監(jiān)理部每季度對項目監(jiān)理處進行例行檢查時，對工程監(jiān)理文檔是否滿足公司相關(guān)規(guī)定，進行考核并提出整改意見，項目監(jiān)理處按照要求進行整改并回饋整改狀態(tài)；

3.監(jiān)理檔案資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后，由資料員負責(zé)及時整理歸檔；工程竣工后，向建設(shè)單位、城建檔案館、公司移交工程監(jiān)理檔案資料；

4.監(jiān)理文檔的日常管理應(yīng)做到：注意時效、及時整理、真實可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。

5.為保證監(jiān)理檔案資料的完整、分類有序，工程開工前，總監(jiān)應(yīng)與建設(shè)單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見

6.公司歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件（特殊情況需采用復(fù)制件的，應(yīng)注明原件存放處）

；

7.工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程；

8.工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；

9.工程監(jiān)理文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

10.工程監(jiān)理文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

11.工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4（297mm×210mm）；

12.工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張（70g/m2及以上）。圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件；

13.其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標欄露在外面；

四.項目文檔的立卷原則和方法;

1、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;2.一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材料報驗文件應(yīng)按單位工程組卷，對于監(jiān)理的管理文件可按建設(shè)工程項目進行組卷;3.立卷可采用如下方法:

3.1單位工程：可按照工程管理過程、施工過程控制組卷；

3.2建設(shè)工程項目：可按照單位工程施工過程、項目管理過程組卷;4.立卷過程中宜遵循以下要求：

4.1案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；

4.2不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷;5.卷內(nèi)文件的排列;5.1文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、