十個(gè)必備的常用高效管理工具工具一：招聘面試的STAR原則所謂STAR原則，即Situation（背景）、Task（任務(wù)）、Action（行動(dòng)）和Result（結(jié)果）四個(gè)英文單詞的首字母組合。STAR原則是面試過程中涉及實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的談話程序，任何有效的面試都必須遵循這個(gè)程序。在與應(yīng)聘人員交談時(shí)：首先了解應(yīng)聘人員以前的工作背景，盡可能多了解他先前供職公司的經(jīng)營(yíng)管理狀況、所在行業(yè)的特點(diǎn)、該行業(yè)的市場(chǎng)情況，即所謂的背景調(diào)查（Situation）；然后著重了解該員工具體的工作任務(wù)（Task）都是哪些；每一項(xiàng)工作任務(wù)都是怎么做的，都采取了哪些行動(dòng)（Action）所采取行動(dòng)的結(jié)果如何（Result）。通過這樣四個(gè)步驟，基本可以控制整個(gè)面試的過程，通過策略性的交談對(duì)應(yīng)聘人員的工作經(jīng)歷與持有的知識(shí)和技能做出判斷，招聘到更為合適的人才。STAR原則是招聘面試中一個(gè)很好的工具，里面蘊(yùn)涵著大量的細(xì)節(jié)性技巧，應(yīng)該在招聘工作中不斷摸索，提高運(yùn)用能力。工具二：職責(zé)清晰的6W1H原則職責(zé)清晰是管理工作的基本準(zhǔn)則，任何的管理都是從管理職位開始的，其基本的要求就是職責(zé)清晰，權(quán)責(zé)明確。但是，在實(shí)際管理中，職責(zé)不清，權(quán)責(zé)不明的現(xiàn)象還大量存在。作為一個(gè)高效的經(jīng)理，必須對(duì)這個(gè)問題做出更為深入的思考，有效地加以解決，使員工都明確自己的職責(zé)所在，在其位謀其政，學(xué)會(huì)自我負(fù)責(zé)，自我管理，使經(jīng)理從繁忙的事務(wù)性工作解脫出來。要想使員工的職位說明書更加準(zhǔn)確，職責(zé)更加清晰，經(jīng)理就必須熟悉6W1H這個(gè)致關(guān)重要的原則。所謂6W1H，即是：1.Who—工作的責(zé)任者是誰？2.Forwhom—工作的服務(wù)和匯報(bào)對(duì)象是誰？3.Why—為什么要做該項(xiàng)工作？4.What—工作是什么（主要指工作的內(nèi)容）？5.Where—工作的地點(diǎn)在哪里？6.When—工作的時(shí)間期限？7.How—完成工作所使用的方法和程序？只有對(duì)上述問題逐一做出了回答，員工才能對(duì)工作更加清楚，才更愿意負(fù)責(zé)，更敢于負(fù)責(zé)，在工作中不斷得到鍛煉和提高。進(jìn)而，也才能抽出更多的時(shí)間對(duì)規(guī)劃與發(fā)展的問題做出更多的思考，占據(jù)工作的主動(dòng)，使未來的工作更有前瞻性。工具三：目標(biāo)管理的SMART原則目標(biāo)管理是使工作變被動(dòng)為主動(dòng)的一個(gè)很好的手段，實(shí)施目標(biāo)管理不但是有利于員工更加明確高效地工作，更是為未來的績(jī)效考核制定了目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)，使考核更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能保證考核的公開、公平與公正。畢竟，沒有目標(biāo)你是無法考核員工的。制定目標(biāo)看似一件簡(jiǎn)單的事情，每個(gè)人都有過制定目標(biāo)的經(jīng)歷，但是如果上升到技術(shù)的層面，經(jīng)理必須學(xué)習(xí)并掌握SMART原則。所謂SMART原則，即是：1.目標(biāo)必須是具體的（Specific）；2.目標(biāo)必須是可以衡量的（Measurable）；3.目標(biāo)必須是可以達(dá)到的（Attainable）；4.目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性（Relevant）；5.目標(biāo)必須具有明確的截止期限（Time-based）；無論是制定團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)還是員工的績(jī)效目標(biāo)都必須符合上述原則，五個(gè)原則缺一不可。制定的過程也是自身能力不斷增長(zhǎng)的過程，必須和員工一起在不斷制定高績(jī)效目標(biāo)的過程中共同提高績(jī)效能力。有的又如此解釋此原則：——S代表具體(Specific)，指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)；——M代表可度量(Measurable)，指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；——A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable)，指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)；——R代表現(xiàn)實(shí)性(Realistic)，指績(jī)效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的，可以證明和觀察；——T代表有時(shí)限(Timebound)，注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限；工具四：有效管理的PDCA原則這是產(chǎn)品質(zhì)量控制的一個(gè)原則，但是它不僅僅能控制產(chǎn)品質(zhì)量管理的過程，它同樣可以有效控制工作質(zhì)量和管理質(zhì)量。所謂PDCA即是計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、調(diào)整（Adjustment）的首字母組合。無論哪一項(xiàng)工作都離不開PDCA的循環(huán)，每一項(xiàng)工作都需要經(jīng)過計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查計(jì)劃、對(duì)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整并不斷改善這樣四個(gè)階段。這是一個(gè)有效控制管理過程和工作質(zhì)量的工具。采用PDCA可以使管理向良性循環(huán)的方向發(fā)展，通過實(shí)施并熟練運(yùn)用，一定能在工作中不斷提高效率，更加有效地駕御工作，獲得更大的成功。工具五：經(jīng)理職業(yè)化的MKASH原則現(xiàn)代化的管理要求經(jīng)理必須職業(yè)化，人們不會(huì)僅僅因?yàn)橐患埼螘湃文悖歉敢庖蚰愕穆殬I(yè)化水平而維護(hù)你的權(quán)威，接受你的領(lǐng)導(dǎo)。惟有使自己的表現(xiàn)不斷職業(yè)化你才能不斷提高管理效率，創(chuàng)建優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，創(chuàng)造管理高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)文化。現(xiàn)代化的經(jīng)理必須是職業(yè)化、高效能的經(jīng)理。所謂MKASH原則，即是：1.動(dòng)機(jī)（Motivation）：動(dòng)機(jī)就像一部汽車車輪的軸心，處于核心的地位，動(dòng)機(jī)的大小和強(qiáng)弱決定了車輪的運(yùn)轉(zhuǎn)速度和運(yùn)行狀況。積極心態(tài)影響下的動(dòng)機(jī)會(huì)加速車輪的運(yùn)轉(zhuǎn)，從而加速經(jīng)理的成功；反之，消極心態(tài)影響下的動(dòng)機(jī)則不但對(duì)經(jīng)理的成長(zhǎng)不利，反而可能起到很大的破壞作用。所以必須正確認(rèn)識(shí)積極動(dòng)機(jī)對(duì)成功的激勵(lì)性作用，不斷調(diào)整自己的心態(tài)，以積極的動(dòng)機(jī)面對(duì)工作和挑戰(zhàn)，不斷激勵(lì)與超越自我，在積極動(dòng)機(jī)的引領(lǐng)下去實(shí)現(xiàn)所制定的目標(biāo)和遠(yuǎn)景2.知識(shí)(Knowledge)：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的經(jīng)理首先必須具備從事那份工作的專業(yè)知識(shí)，而且應(yīng)該比下屬員工更為專業(yè)，職業(yè)化必須以專業(yè)化為基礎(chǔ)和背景。做任何一項(xiàng)工作，首先要具備的就是應(yīng)對(duì)那份工作的專業(yè)知識(shí)，要做的好還得具備與其相關(guān)的其他知識(shí)，以形成完整的知識(shí)體系，支持工作的開展和拓展。惟有不斷獲取專業(yè)化的知識(shí)，經(jīng)理才能做到職業(yè)化，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中得到不斷得到認(rèn)可，獲得更多的發(fā)展機(jī)會(huì)更大發(fā)展空間。3.技能(Skill)：技能是經(jīng)理賴以開展工作必要手段。只有知識(shí)，沒有技能，也是寸步難行。試想，一個(gè)經(jīng)理如果不具備溝通的技能，怎么與人溝通，怎么開展工作，沒有人際交往技能，怎么與同事合作，怎么和下屬建立和諧的人際關(guān)系？技能的鍛煉應(yīng)該提高到與知識(shí)同等的高度，高度重視，不斷將知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能，轉(zhuǎn)化為能力。4.行動(dòng)（Action）：具備了良好的動(dòng)機(jī)，專業(yè)化的知識(shí)，熟練的技能水平是不是就可以了呢？顯然還不夠。高效能的經(jīng)理還必須具備快速行動(dòng)的能力，具備強(qiáng)勁的執(zhí)行力。有的人方方面面都比較優(yōu)秀，知識(shí)水平很高，能力很強(qiáng)，可就是做不出出色的工作業(yè)績(jī)，原因就出在行動(dòng)能力的欠缺上。湯姆彼得斯說，“快速制定計(jì)劃并采取行動(dòng)應(yīng)該成為一種修養(yǎng)”。要想成為一個(gè)職業(yè)化的人才，就必須改掉猶豫不覺，瞻前顧后，拖拖拉拉的辦事作風(fēng)，在自己認(rèn)準(zhǔn)的事情上認(rèn)認(rèn)真真地采取行動(dòng)，用行動(dòng)來證明一切，不斷提高自己的執(zhí)行力。5.習(xí)慣（Habit）：習(xí)慣決定命運(yùn)，這句話一點(diǎn)都不夸張。良好的習(xí)慣給人好的印象和感覺，能在很大程度上幫助你成功。職業(yè)化的人才必須具備良好的習(xí)慣，無論是生活還是工作，都要時(shí)刻注意自己的習(xí)慣，改掉曾經(jīng)的不好的習(xí)慣，養(yǎng)成職業(yè)化的行為習(xí)慣，使你的一舉一動(dòng)都體現(xiàn)出你職業(yè)的風(fēng)采。工具六：制作企劃書必須具備的8個(gè)要素，5W2H1EWhat(什么)--企劃的目的、內(nèi)容。Who(誰)--企劃相關(guān)人員。Where(何處)--企劃實(shí)施場(chǎng)所。When(何時(shí))--企劃的時(shí)間。Why(為什么)--企劃緣由、前景。How(如何)--企劃的方法和運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)施。Howmuch(多少)--企劃預(yù)算。Effect(效果)--預(yù)測(cè)企劃結(jié)果、效果。尤其值得一提的是，要注意Howmuch和Effect對(duì)整個(gè)企劃案的重要意義。如果忽視企劃的成本投入，不注意企劃書實(shí)施效果的預(yù)測(cè)，那么，這種企劃就不是一種成功的企劃。只有5W1H的企劃書不能稱之為企劃書，只能算是計(jì)劃書。在這個(gè)步驟里，我們還可以提出解決問題的盡可能多的方案。通常可以采用的方法有：1.魚骨圖法﹔是借助圖形，從六個(gè)方面來尋找問題出現(xiàn)的原因。這六個(gè)方面是5M1E：Management、Man、Method、Material、Machine、Environment。1)定義問題特性2)畫出問題圖形3)畫出大原因之下的小原因4)找出主要原因，以它為問題特性，重復(fù)上述步驟，直至原因非常明確，解決方案就可以很容易地形成。2.5W2H法5W分別是：1)Why：為什么要做這件工作？2)What：內(nèi)容是什么？3)Where：在哪兒做？4)When：什么時(shí)候來做？5)Who：由誰來做？2H分別是：1)How：怎么做？2)Howmuch：要花多少時(shí)間或其他資源？工具七：競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)分析常用的方法，SWOT分析Strengths：優(yōu)勢(shì)Weaknesses：劣勢(shì)Opportunities：機(jī)會(huì)Threats：威脅意義：幫助清晰地把握全局，分析在資源方面的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，把握環(huán)境提供的機(jī)會(huì)，防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅，對(duì)成功有非常重要的意義。進(jìn)行SWOT分析時(shí)，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一、分析環(huán)境因素運(yùn)用各種調(diào)查研究方法，分析出公司所處的各種環(huán)境因素，即外部環(huán)境因素和內(nèi)部能力因素。外部環(huán)境因素包括機(jī)會(huì)因素和威脅因素，它們是外部環(huán)境對(duì)公司的發(fā)展直接有影響的有利和不利因素，屬于客觀因素，一般歸屬為經(jīng)濟(jì)的、政治的、社會(huì)的、人口的、產(chǎn)品和服務(wù)的、技術(shù)的、市場(chǎng)的、競(jìng)爭(zhēng)的等不同范疇；內(nèi)部環(huán)境因素包括優(yōu)勢(shì)因素和弱點(diǎn)因素，它們是公司在其發(fā)展中自身存在的積極和消極因素，屬主動(dòng)因素，一般歸類為管理的、組織的經(jīng)營(yíng)的、財(cái)務(wù)的、銷售的、人力資源的等不同范疇。在調(diào)查分析這些因素時(shí)，不久要考慮到公司的歷史與現(xiàn)狀，而且更要考慮公司的未來發(fā)展。二、構(gòu)造SWOT矩陣將調(diào)查得出的各種因素根據(jù)輕重緩急或影響程度等排序方式，構(gòu)造SWOT矩陣。在此過程中，將那些對(duì)公司發(fā)展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久遠(yuǎn)的影響因素優(yōu)先排列出來，而將那些間接的、次要的、少許的、不急的、短暫的影響因素排列在后面。三、制定行動(dòng)計(jì)劃在完成環(huán)境因素分析和SWOT矩陣的構(gòu)造后，便可以制定出相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃。制定計(jì)劃的基本思路是：發(fā)揮優(yōu)勢(shì)因素，克服弱點(diǎn)因素，利用機(jī)會(huì)因素，化解威脅因素；考慮過去，立足當(dāng)前，著眼未來。運(yùn)用系統(tǒng)分析的綜合分析方法，將排列與考慮的各種環(huán)境因素相互匹配起來加以組合，得出一系列公司未來發(fā)展的可選擇對(duì)策。這些對(duì)策包括：最小與最小對(duì)策（WT對(duì)策），即考慮弱點(diǎn)因素和威脅因素，目的是努力使這些因素都趨于最小。最小與最大對(duì)策（WO對(duì)策），即著重考慮弱點(diǎn)因素和機(jī)會(huì)因素，目的是努力使弱點(diǎn)趨于最小，使機(jī)會(huì)趨于最大。最小與最大對(duì)策（ST對(duì)策），即著重考慮優(yōu)勢(shì)因素和威脅因素，目的是努力使優(yōu)勢(shì)因素趨于最大，是威脅因素趨于最小。最大與最大對(duì)策（SO對(duì)策），即著重考慮優(yōu)勢(shì)因素和機(jī)會(huì)因素，目的在于努力使這兩種因素都趨于最大。可見，WT對(duì)策是一種最為悲觀的對(duì)策，是處在最困難的情況下不得不采取的對(duì)策；WO對(duì)策和ST對(duì)策是一種苦樂參半的對(duì)策，是處在一般情況下采取的對(duì)策；SO對(duì)策是一種最理想的對(duì)策，是處在最為順暢的情況下十分樂于采取的對(duì)策。SWOT分析的結(jié)果視不同的研究對(duì)象和研究目的有不同的稱謂。在戰(zhàn)略研究中稱作戰(zhàn)略計(jì)劃；在發(fā)展研究中稱作發(fā)展對(duì)策；在市場(chǎng)研究中稱作市場(chǎng)對(duì)策；在管理咨詢中稱作管理對(duì)策等。由于具體情況所包含的各種因素及其分析結(jié)果所形成的對(duì)策都與時(shí)間范疇有著直接的關(guān)系，所以在進(jìn)行SWOT分析時(shí)，可以先劃分一定的時(shí)間段分別進(jìn)行SWOT分析，最后對(duì)各個(gè)階段的分析結(jié)果進(jìn)行綜合匯總，并進(jìn)行整個(gè)時(shí)間段的SWOT矩陣分析。這樣，有助于分析的結(jié)果更加精確。工具八：工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）如何進(jìn)行WBS分解：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)分解原則：將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成，每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。分解方法：1、至上而下與至下而上的充分溝通；2、一對(duì)一個(gè)別交流；3、小組討論分解標(biāo)準(zhǔn)：分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)所有活動(dòng)全部定義清楚學(xué)會(huì)分解任務(wù)，并能夠?qū)⑷蝿?wù)分解得足夠細(xì)，才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作，才能統(tǒng)籌安排時(shí)間工具九：時(shí)間“四象限”法按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心