第十六章電子文件管理第十六章電子文件管理內容提要本章重點講六個方面的內容:一、電子文件的概念和技術特點。二、電子文件管理的目標和方法要點。三、電子文件的形成與分類。四、電子文件的鑒定與歸檔。五、電子文件的著錄和開發利用。六、電子文件的保管與移交。第一節

電子文件的概念和技術特點一、電子文件的概念二、電子文件的技術特點一、電子文件的概念電子文件,又稱數字文件,是在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件的種類多樣,按照信息存在的形式,可分為文本文件、數據文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等。二、電子文件的技術特點(一)信息的非人工識讀性(二)信息的系統依賴性(三)載體的可轉換性(四)信息的易變性

(五)信息存儲的分散性(六)信息存儲的高密度性(七)信息的可操作性(八)信息的可共享性第二節

電子文件管理的目標和方法要點一、電子文件管理的目標二、電子文件管理的方法要點一、電子文件管理的目標(一)保證電子文件的真實性第一種是原始記錄性在數字世界中的演繹第二種是國際標準ISO15489《信息與文獻——文件管理》的定義(二)保證電子文件的完整性電子文件的完整性主要包括兩個方面的含義:其一,每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損;其二,是作為記錄機構活動真實面貌的、具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全,文件之間的有機聯系得以揭示和維護。一、電子文件管理的目標(三)保證電子文件的可讀性電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮/解壓縮、加密/解密、載體轉換、系統遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出,并保持其內容的真實性。(四)保證電子文件的可用性為保證電子文件可用性,除了做好可讀性維護之外,還應準確把握和預見各方面的信息需求,對電子文件及相關信息內容進行有序組織、深入挖掘,提供多種檢索途徑和多樣化的信息產品,及時回應利用申請。此外,還要保護電子文件的信息安全,避免在利用過程中遭到破壞,避免非法用戶的訪問。二、電子文件管理的方法要點(一)對電子文件生命周期全過程實施持續管理(二)自電子文件形成階段開始便實現檔案管理功能(三)對電子文件管理流程加以優化(四)以電子文件管理軟件為中心實施管理(五)將元數據作為電子文件管理的基本工具(六)采用基于職能的管理方法第三節電子文件的形成與分類一、電子文件的形成(一)創建電子文件的創建,是指在計算機系統中擬制文件或接收外單位的來文的過程。1.為文件命名2.確定文件的存儲格式第三節電子文件的形成與分類3.對電子文件進行分類4.對電子文件進行價值鑒定5.將電子文件保存在適宜的位置6.形成元數據(二)流轉流轉是電子文件由機構內部多個部門、多個人員處理生效的過程,也是可借助信息系統規范業務流程、大幅提高效率的階段。(三)傳輸傳輸是指電子文件在不同機構之間的傳遞過程。二、電子文件的分類(一)實體分類可按照載體類型連續編號,亦可結合存儲信息的媒體類型簡單分類后編號。(二)信息分類除了支持檢索之外,電子文件的分類具有更為廣泛的用途,包括揭示文件之間的有機聯系、支持鑒定、支持存取權限控制、支持歸檔等,這些功能的發揮取決于合理的分類方法——職能分類法,即依據電子文件反映的機構職能進行類別劃分的方法。二、電子文件的分類利用職能分類法對電子文件進行分類一般包括三個步驟:1.建立職能分類方案,制定電子文件分類方案

圖16—3電子文件形成機構的職能分類方案二、電子文件的分類

圖16—4電子文件的分類方案2.在業務系統和電子文件管理系統中配置職能分類方案和文件分類方案3.對電子文件進行分類第四節

電子文件的鑒定與歸檔一、電子文件的鑒定二、電子文件的歸檔一、電子文件的鑒定(一)鑒定的內容1.鑒別2.雙重鑒定3.處置4.監控(二)內容鑒定的方法1.制定電子文件保管期限表2.將電子文件保管期限表納入管理系統并予以維護3.歸檔鑒定4.期滿鑒定5.進館鑒定(三)技術鑒定的方法1.分析影響文件技術狀況的因素以及采取的相應措施2.檢查保障措施的實施結果3.根據檢查的結果,判斷文件技術狀況二、電子文件的歸檔(一)歸檔范圍電子文件歸檔的主要對象,是經過鑒定需要保存的電子文件。此外,還應從以下幾個方面考慮收集相關材料:1.支持軟件2.元數據以及相關管理信息3.其他載體形式的文件4.紙質或縮微拷貝(二)歸檔方式電子文件的歸檔方式有兩種:物理歸檔和邏輯歸檔。二者的區別在于歸檔前后電子文件的存儲位置是否改變。二、電子文件的歸檔(三)歸檔時間電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。(四)歸檔要求歸檔電子文件的質量要求包括:1.齊全完整2.真實有效3.格式規范4.多套保存5.經過分類(五)歸檔手續為明確責任,電子文件移交雙方應確認歸檔電子文件的數目、技術狀況以及相關材料是否齊全,并在確認結果上簽字蓋章,保存備查。第五節

電子文件的著錄和開發利用一、電子文件的著錄(一)電子文件著錄的特點1.全面性2.全程性3.綜合性(二)電子文件的著錄項目2008年3月國家檔案局公布了《電子文件元數據標準》征求意見稿。較傳統的著錄標準而言,這些標準具有以下特色:1.內容類著錄項目基本一致2.結構類著錄項目增多3.背景類著錄項目細化4.增加了管理過程類著錄項目二、電子文件的開發利用(一)電子文件開發利用中應該處理好的幾對關系1.處理好方便利用與安全保護的關系2.處理好利用成本和利用效益的關系(二)電子文件的檢索電子文件的檢索工作,應滿足以下要求:1.實現目錄體系的標準化2.提供多種檢索途徑3.展現文件層次結構第六節電子文件的保管與移交一、電子文件的保管二、電子文件的移交進館一、電子文件的保管(一)電子文件的存儲管理1.存儲設備(1)硬磁盤和磁盤陣列。(2)磁帶和磁帶庫。(3)光盤和光盤塔、光盤庫。2.存儲方式(1)在線存儲。(2)離線存儲。(3)近線存儲。3.存儲系統架構4.存儲設備的保護一、電子文件的保管(二)電子文件信息維護1.電子文件信息維護體系2.電子文件信息維護的關鍵技術(1)加密。(2)身份認證。3.權限控制4.長期可存取5.備份6.物理隔離7.防火墻8.入侵檢測二、電子文件的移交進館(一)移交方式電子文件的移交進館主要有介質移交和網絡移交兩種,目前以介質移交為主。(二)移交時間移交時間分為定期移交和實時移交兩種。(三)移交要求移交要求主要集中在格式、載體規格、元數據這三個方面。(四)移交手續移交雙方應對移交文件及相關材料的數量、質量進行核對審查,并簽字確認。思考與復習題

1.簡述電子文件的概念和三要素。2.簡述電子文件的技術特點及其對管理提出的要求。3.電子文件管理的目標有哪些?4.結合實際談談電子文件管理的方法要點有哪些?這些要點在實施時可能面臨哪些困難?如何解決?5.簡述電子文件形成階段的管理內容和注意事項。6.電子文件鑒定工作包括哪些內容?7.簡述電子文件雙重鑒定的方法。思考與復習題8.電子文件