第章會議管理系統設計會議管理模塊實現了會議室管理、一般會議管理、常委常務會議管理、大型會議管理、會議紀要管理等一系列全過程管理。功能全面細致，操作簡單方便；而且實現了與公文傳輸系統及其他系統的信息交互和無縫集成，使各系統協同工作，發揮最大的效率，幫助用戶方便、安全、快捷地完成業務管理工作。系統概述為進一步完善市體育局的會議系統，需在現有協同辦公基礎上拓展會議管理功能模塊，在各會議室設置投影儀，實現會議投影功能，共4臺；并配套10個無線話筒，實現會議擴聲功能。會議系統提供會前、會中、會后的一體化會議管理會議系統提供會前、會中、會后的一體化會議管理會議室管理功能概述會議室管理子模塊實現對內部會議室基本信息的管理，包括會議室基本資料錄入、會議室狀態維護等。/41核通過則此督辦事項被列為已完成事項。督辦立項新建督辦的權限可根據實際情況配置。新建督辦的情況分為兩種，第一種是手動新建一個督辦，督辦的事項是獨立的，由建立督辦的用戶自由填寫。第二種是由收文直接轉換成督辦，督辦的事項就是公文所需要辦事的事項。新建督辦后，督辦人員根據實際需要發送到督辦科長、督辦科副主任、督辦科主任審核，或不需要審核直接發送到被督辦單位。手動新建督辦督辦人員進入督辦頁面，點擊“新建督辦”，進入新建督辦界面，如下圖：J苜頁］公文處理I督查督辦I公共信息］琮合管1您好:■段天是即道年4月w日<*公文督■辦,頁次:W口頁本頁口記錄數口一公一督辦列表'|:山「種委|重皴|新建督辦|待反健已反饋已完成待反情（:協辦:已反靄（協辦1新建督辦時，需要填寫的信息包括：督辦文號（督辦科自定義），督辦分類（區政府重點工作、承辦市政府重點工作、區長辦公會議、區政府常務會議），任務內容（被督辦事項的內容摘要），領導批示，相關附件（被督辦事項的附件），牽頭（負責）單位（可多選），配合（協辦）單位（可多選），第一次反饋時限（所有的督辦由第一次反饋時限為結束時間，但如果選擇了反饋頻率，則每次反饋的時限為“第一次反饋時限”+“反饋頻率”），反饋頻率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），經辦人，經辦人電話（被短信催辦的對象）。如果是以收文轉督辦件的方式新建督辦，則系統會自動摘取任務內容、相關附件和領導批示等信息。如果手動新建，則以上內容必須手動填寫。如下圖：

填寫完成后點擊“發起督辦”按鈕，可以發起督辦。督辦信息可隨時修改，系統根據修改的情況自動調整督辦時限。收文轉督辦督辦人員先通過公文查詢功能找到需要轉督辦的公文，然后點擊打開公文，在公文上方的菜單點擊“督辦”按鈕即可對該公文發起督辦，如下圖：收文轉督辦件系統會自動把復制收文的相關內容到督辦信息里。督辦反饋被督辦人員在接收到督辦事項后至第一次反饋時限前的時間段可以根據督辦事項辦理情況填寫反饋意見并提交。查看督辦事項督辦人員發起督辦后，被督辦單位的督辦人可以在公文督辦的“待反饋”頁面找到督辦項，所

有需要反饋的督辦事項都可以在此頁面找到，已經提交反饋且還沒到下一階段反饋時間的督辦事項，會在“已反饋”頁面顯示，如下圖：「首頁?公文處理］督查督辦［無扶信息］券合i您好：今天是E012年4月1T日。位文苜加頁次:口/口頁本頁口記錄始公■文瞥辦列表'|—業務種卷|莓丁|新隹督疝待反需已反借已完成提交反饋牽頭（負責）單位根據實際情況填寫結果反饋，并在反饋時限前提交，否則系統自動提交，提交的內容包括：結果反饋和上傳附件，如下圖所示：I主辦辦全立息1?I主辦辦全立息1?辦外看名忠I正在推連中反饋時限說明所有督辦事項都會有第一次反饋時限和反饋頻率（可為空）。當反饋頻率不為空時，督辦事項會一直在未完成的狀態，當被督辦人員在第一次反饋時限前提交了反饋意見后，以后的每一次督辦時限為第一次反饋時限日期+反饋頻率，直到牽頭（負責）單位點擊“無需繼續反饋”按鈕。在未超出本階段的反饋時限前，不能提交下一次反饋意見。在督辦反饋時限前被督辦人員必須提交反饋意見，否則系統會自動提交空意見（即沒有反饋意見）。一旦反饋提交后將不能修改，除非沒有通過督辦單位審核。

多次反饋的意見最終會匯總在一起，如下圖所示：牽頭（負責）單位辦理信息自力理信志!|偏■辦外理1ft息I斑逑情況正在推進中批示詒政多次反饋的意見最終會匯總在一起，如下圖所示：牽頭（負責）單位辦理信息自力理信志!|偏■辦外理1ft息I斑逑情況正在推進中批示詒政4售滋正嚏市廷甲廠目前正由府前蘇花粕一委底音招溟直加輸巾謔更前麗露節。螳亞居也.鰲】割1碎的玉汩1國制I提交友饋正在推避中?自的正由市域裔科和珞委鞋群頭超荷何端過屬包裝的政府矍索.，枚登格租債與市法初辦開來相關調用J推朝用用亞醛軻IS府母章與快出食.”哈雷）司3,再041后：笛無需維虢度慎反饋審核牽頭（負責）單位或配合（協辦）單位提交反饋后，將不能作出修改，反饋意見由督辦單位進行審核，如果審核不通過，可以在反饋期限前退回反饋單位，如果在超出反饋時期仍未對反饋意見進行審核，系統會自動默認為審核通過。審核通過的反饋會更新到督辦事項的結果反饋匯總。如圖督辦事項的顯示

督辦事項會根據督辦人處理情況自動顯示在不同的督辦列表中。其中主辦跟協辦分開顯示，即督辦事項（主辦）列表分為有“未反饋”、“已反饋”和“已完成”，同樣督辦事項（協辦）也一樣（同公文的待辦跟待閱），如下表：督辦事項處理情況督辦人員列表被督辦人員列表公文督辦列表未反饋已反饋口也已完成公文督辦列表未反饋已反饋待審核口也已完成新建督辦????未提交反饋意見????已提交反饋意見????審核通過????審核不通過????進入下一個反饋周期????無需反饋??督辦列表顯示字段督辦事項列表顯示的字段包括：督辦分類、任務內容、督辦文號、任務來源、分管領導、緊急程度、牽頭（負責）單位、配合（協辦）單位、第一次反饋時間、反饋頻率、催辦、接收情況。其中接收情況可以點擊彈出查看頁面，顯示所有單位（主辦和協辦）的接收情況。領導批示督辦領導可隨時查看督辦事項，并對督辦事項進行批示，如下圖：

督辦信息］主辦辦理信息協辦辦理信息1任務內容牽頭（負責）單位配合（協辦）單位第一次反饋時間選擇領導批示批示語放大編輯請盡快辦理。智能提醒和催辦系統可根據督查事項的任務匯報間隔，通過系統消息、手機短信自動發送工作匯報提醒，提醒主辦部門環節和會辦部門環節完成相關督辦事項。系統可根據督查事項的緊急程度、任務匯報間隔（如果沒有設置任務匯報間隔，就是要求完成時間）等條件設置及完成情況，通過手機短信/系統消息自動發送催辦通知，并記錄催辦次數系統自動催辦新建督辦事項后，如果牽頭（負責）單位在反饋時限過了一半時間還沒反饋，系統會自動發短信到經（督）辦人進行催辦，如果牽頭（負責）單位在限時前三天還沒有反饋，系統會自動發短信到經（督）辦人進行催辦。手動催辦發起督辦單位可以對牽頭（負責）單位進行手動催辦，跟公文催辦類似，可以通過系統催辦，也可以通過短信催辦。選擇需要發起催辦的公文，進入催辦界面，輸入催辦信息后選擇系統催辦或

短信催辦，是否知會上級等，然后點擊發起催辦。催辦可以選擇對督辦員或經辦人催辦。手動催辦支持批量催辦功能。用戶只要選擇多個督辦事項，點擊“催辦”按鈕，即可同時對多個督辦事項進行催辦。三雌短信慚來信來訪件此出恬況應蹄f20DQ0E3公文圜朗巾天工事局農班文您律一份監昔件《來信來訪1斗處理脩況反憒表「加兇工..;聯用館以半，病息盡歸姓里.比！-I于造美改告關欄理期消息:三雌短信慚來信來訪件此出恬況應蹄f20DQ0E3公文圜朗巾天工事局農班文您律一份監昔件《來信來訪1斗處理脩況反憒表「加兇工..;聯用館以半，病息盡歸姓里.比！-I于造美改告關欄理期消息:I@助對里：工務局/龍女口22!'是否知套上桀：匚知會隊素人口知總領導辦理中人理卬打，理中人理中辦理中H■件中辦理中「可外理中能亦3一?T-理中能力查詢統計和導出查詢針對所有不同類型的督辦事項，系統提供一套統一、快捷的查詢方式，提供給領導、督查人員進行快捷查詢及督辦，針對領導、文秘部門、處領導、承辦人員、會辦人員等，應當具有不同的查詢權限，領導可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關的督辦件。具有局級督辦權的用戶，可以看到所有督辦件；具有處級督辦權的用戶，只能看到所有本部門或本處的督辦件；普通用戶只能看到與他相關的督辦件。查詢條件若包括公文標題、督辦級別、督辦件狀態、完成時間、被督辦部門等五項。督辦統計要求督辦事項可以用時間、期限、類型等等進行查詢統計，統計結果可以形成報表或圖表。如下圖表：2015年6月督辦完成情況列表

單位/科室名稱需反饋數量按時反饋數量按時反饋率電子政務科1010100%匚I單位/科室名稱需反饋數量按時反饋數量按時反饋率電子政務科1010100%匚I正在辦理□逾期未反饋領導批示匚I已完成會議紀要正在辦理逾期未反饋已完成重大事項報表自定義用戶可以自定義報表，自定義報表時可以從系統字段中選擇需要統計的內容，并定義公式，從而形成自定義報表格式督辦件情況一覽表統計事項名稱、領導批示、分管領導、主辦部門、最后一次匯報時間及內容等內容。督辦件完成情況一覽表分部門統計按時完成、延時完成、正在辦理、按時匯報、延時匯報、催辦次數等信息。督辦件一覽表統計事項名稱、分管領導、主辦部門、領導批示、完成情況、當前問題、下一步計劃等信息。重大事項匯報形成歷史一覽表針對重大事項的匯報歷史進行統計分析。重大事項完成歷史一覽表針對重大事項完成的過程進行統計分析。部門催辦數量統計報表按時間、部門統計被催辦次數。導出通過統計功能過濾出來的列表可以進行導出，導出格式為word或excel。具體格式由督辦科提供。系統配置督辦聯系人管理每個單位或者科室都會有固定的督辦人，負責人和督辦領導，當發起催辦時可以直接對這些人員發送短信催辦。具體每個單位或者科室的督辦人，負責人和督辦領導可以由部門管理員進行調整。但每個人員的聯系電話還是由系統統一管理。流程配置為了規范督查及匯報工作，需要按照系統定義好的流程來開展工作，采用體育局目前已建成的OA系統中提供的流程定制工具實現。表單開發督查業務分為督查表單及工作匯報表單兩大類，需要根據業務進行開發。采用體育局目前已建成的OA系統中提供的表單定制工具實現。權限、角色設置督查系統角色分為領導、辦公室領導、部門領導、部門人員等、辦公室督查人員等5類，權限也根據角色進行相應配置。權限、角色依托體育局目前已經建成的OA系統中的用戶管理、權限管理實現。基本功能事項管理：實現事項的創建以及動態維護。任務管理：任務是最小工作單元，實現任務的創建以及動態維護。撤銷回收：實現事項、任務的撤銷、回收。歸知識庫：督辦事項相關表單歸入任務系統，作為參考資料。提醒催辦：自動提醒即將到期或已逾期的任務，或手工催促反饋人。流轉監控：可視化任務流轉環節、相關處理人以及任務進展情況。耗時預警：可視化任務流轉時長，及時警告超時未處理的任務。綜合查詢：按照人員角色、任務來源、機構設置等綜合條件查詢。工作流管理：銜接OA系統的工作流功能，實現任務引入、辦結的審批。報表統計：按照