油田檔案利用情況及規律問題調研

檔案工作的最終目的就是通過提供利用，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。要搞好利用工作，必須熟悉效勞對象，理解他們對檔案的要求，只有知己知彼，方能百戰不殆。也就是說，搞好對利用者的調查研究，做到有的放矢，才能使檔案工作變被動為主動，變單一效勞為多項效勞，真正使檔案信息到達資源共享。隨著市場經濟的開展，企業改革的不斷深化和計算機網絡的興起，作為國有大型企業的xx油田將面臨著一些新的機遇和挑戰，同時也為我們企業檔案工作開拓了一些新的領域，但由于受環境、資金、人員等儲多因素的影響檔案的利用工作一直處于低潮，再加上傳統的蹲班守攤式的檔案利用方式，在客觀上，使利用工作往往陷入一種被動的場面，這就使得我們檔案利用工作已遠遠不能適應現代企業開展的要求。為此，2022年3月xx油田xx檔案管理室課題組，選定了“十五〞期間xx油田檔案利用情況及其有關規律問題的研究?課題，開展調查研究，2022年7月經河南省檔案局，河南省檔案學會批準，該課題被列入“河南省2022年重點調研課題。一、課題調研情況1、問卷調查狀況

這次調查共涉及15個問題，對這些問題的答卷情況，我們進展了總結匯總，情況如下：

⑴、在此期間您去過檔案館嗎？對此有75％的被調查者去過，8％的人沒有去過；17％的人交了白卷。

⑵、您去檔案館的目的是什么？97.2％的人是去查檔案；2.8％的人是出于好奇跟別人去的。⑷、您對檔案館的借閱環境怎么看？78.2％的人認為還可以；10.3％

的人認為一般；6.2％的人認為太原始；5.3％的人認為應該實行開放式。

⑸、您對檔案館的效勞程度和態度如何評價？80.4％的人認為好；

9.1％的人認為還可以；6.9％的人認為一般；3.6％的人認為差。

⑹、您對辦理查檔手續怎么理解？76.4％的人認為應該；22.2％的人認為手續太繁瑣；1.4％的人認為沒必要。

⑺、您對檔案館為您提供檔案的方式滿意嗎？29％的人認為還比較滿意；27％的人認為太落后；4％的人表示不滿意；30％的人認為應直接利用計算機借閱；10％的人認為應變革利用方式。

⑻、您會使用檢索工具查閱檔案嗎？36.8％的人表示會使用；12.6％

的人表示知道一點；50.6％的人表示不會。

⑼、您認為與圖書館相比那種檢索工具更直觀？47.9％的人認為圖書館的直觀；28.8％的人認為檔案館的直觀；還有23.3％的人認為網上利用更直觀。

⑽、你是否查到您所需要的全部信息？有44.6％的人表示查到了全部信息；45.9％的人只查到部分信息；9.5％的人根本沒有查到。(12)、當您在查找檔案遇到問題時，您終止查找檔案的原因何在？有46.3％的人因資料不全而放棄；9.2％的人因找不到而放棄；3.8％的人認為時間太長；12.1％的人因檢索不直觀困難而放棄；24.6％的人因手續繁瑣而放棄；4％的人因效勞態度不好而放棄。(14)、從您的角度出發，您認為“十五〞期間檔案利用工作存在什么問題？其中有5.4％的人認為太落后；2.7％的人認為過于分散；15.6％的人認為不夠開放；23.8％的人認為效勞范圍太窄；24.7％的人認為手續過于繁瑣；還有27.8％的人認為沒有實現自動化管理。

2、從網上調查和座談情況來看：

有69％的人去過檔案館，知道一些檔案工作方面的情況；24％的人認為所謂的檔案就是人事檔案，不知道還有文書、財會、科技等其它門類的檔案；還有7％的人根本不知道檔案館這個機構，認為個人檔案一般有勞資部門掌管，更不會想到利用檔案。

在調查中有43％的人認為檔案館是一個純粹的保密機構；20％的人認為檔案館只在于保管和搜集整理檔案，不存在利用；還有18％的人認為檔案與自己沒多大關系；只有19％的人認為檔案在科研、消費和日常生活中作用宏大，應該得到重視。

二、“十五〞期間利用工作相關規律及存在的問題

1、相關規律

“十五〞期間已實行專業化管理的xx檔案館在人員構造和技術含量上已向前邁進了一大步，檔案利用工作已步入良性化開展軌道，為了更好的效勞于企業，檔案館在定期理解企業的開展及對檔案的需求，實行了跟蹤效勞、超前效勞和全方位效勞，并在每年年底開展檔案學術研討會，及時總結經歷。同時，從二OO四年到二ＯＯ五年開展了“創新、創效〞活動，創新即進一步解放思想，更新觀念，找破傳統的管理形式和方法，運用新的經歷開發新技術，采用新的手段，創始新的場面。創效就是通過各種拓展檔案工作新的領域，是檔案開發利用工作向廣度和深度進軍，創造更加顯著的經濟效益。其次，為了擴大檔案利用群體，增加檔案工作的開放性，檔案館還利用節假日舉辦各種展覽、講座，加大編研成果的出版力度，增加了公眾對檔案的理解程度。因此，從“十五〞期間檔案情況統計報表中可以看出：“十五〞期間利用檔案資料的卷次根本上是呈逐年上升趨勢，說明檔案利用越來越受到人們的重視，但由于效勞范圍不大，用戶比較固定。在二OO五年借閱人次出現了較大的變化，據調查證實是由于企業在進展重組改制過程中搞清產核資，查閱了大量的會計檔案所致。在此期間，我們檔案部門調動了大量的人力物力，深化到企業內部，理解企業重組改制過程中對檔案的需求，做到有目的、有準備，使企業檔案發揮了充分的作用。

從利用者構造來看，利用最多的第一是消費單位占46.5％，這說明企業檔案利用的主體是消費單位，他們是企業經濟建立的主體，他們利用檔案的人次和卷次是呈逐年上升的趨勢，說明檔案在企業的開展和經濟建立過程中，變的越來越重要。隨著市場經濟的開展，企業在消費經營過程中需要大量的經濟信息，企業檔案館應面向社會與各種信息機構、科研院所、政府部門建立廣泛的聯絡，根據企業和市場的需求，結合本館的特點，有方案、有目的地搜集符合企業產業特點的市場信息，提供給企業，同時，在企業消費經營中，利用館藏的科技檔案信息為企業融入外資、技術引進、設備更新等經營活動創造條件。第二是科研院所，占28.9％。油氣田勘探開發就是通過研究地層構造尋找油氣藏，因此科研是企業開展與生存的必要條件。他們利用檔案的人次和卷次僅次于消費單位，但由于受指導重視程度，承接工程的多少和企業開展狀況的影響，用于學術研究的檔案卷次和人次呈現了上下不平的趨勢。這就要求我們檔案部門有選擇的介入到假設干重點科研工程中去，以檔案信息員或課題組成員的身份參與某些科研活動的全過程。首先通過對企業科技檔案信息的熟悉、整理，協助選定科技含量和獲準率都比較高的立項選題。其次，嚴密跟蹤與科研科題相關的國內外開展與動態信息，及時向科研人員提供準確、新穎的檔案信息，以保證研究方面的準確，最后可以通過對相關課題的調研、比照、分析工程的應用技術、方法和相關數據、指標等，為研究成果的科學鑒定、申報獎勵提供根據，充分發揮檔案信息的作用。第三是機關處室占16.6％，他們是企業決策者，作為一個企業要在市場站穩腳根，要向前開展首先要取決于企業指導的決策是否正確，而信息是決策之本，因此，他們對檔案的利用雖然低于消費單位和科研院所，但也是我們檔案工作效勞的主要對象。最后是個人，僅占所占份額8％，這說明企業檔案對公民的影響力是比較微弱的，因此企業檔案館在為社會公民提供效勞方面還需要深化，從他們的利用原因上看，他們多數是為職稱評定、分房、調動等因素索取檔案證明崐材料，同時從統計報表可以看出，個人利用檔案的份額雖少，卻有呈逐年上升的趨勢，說明檔案館在社會公眾的心目中，已經逐漸得到重視，這就需要我們進一步加大宣傳力度，努力進步公民利用檔案的積極性。

2、存在的問題

通過調研我們發現“十五〞期間xx油田檔案利用工作主要存在以下幾個方面的問題，影響了檔案利用工作的質量和效率。

(1)、思想意識松懈，工作缺乏主動性

長期以來，企業檔案館的作用沒有被人們充分認識，在相當一部分人的眼里，檔案館只是一個保管檔案的單位，有沒有并不重要，檔案人員的工作又比較乏味、辛苦，社會地位較低，得不到人們的尊重。加上住房和其它福利待遇差、經濟收入少、生活貧寒等原因，使他們的心里產生了失落感和自卑感。同時，由于過去一直實行的方案經濟體制，職工端的是“鐵飯碗〞，吃的是“大鍋飯〞，干好干壞一個樣，競爭體制難以引入，工作不求有功但求無過，深層次的業務工作得不到開展，檔案館的職能得不到正常發揮。檔案館的工作仍然停留在借借還還的“蹲班守攤〞的狀態，被動的等客上門。有些檔案人員對利用者不是一問三不知，就是愛理不理，缺乏熱情感。有的干脆當一天和尚撞一天鐘，得過且過，不思進取，無論是從思想上和意識形態中都沒有樹立正確的為用戶效勞的觀念，也就更談不上為用戶提供主動效勞了。

(2)、檔案宣傳工作相對滯后，導致檔案的社會意識差。

企業檔案工作就象是深山里的奇葩，艷麗奪目卻鮮為人知，盡管我們的檔案工作人員為此常年伏案、日夜辛勞，而那蘊含著豐富館藏的企業檔案，卻“養在深閨〞人未識，這都與多年來檔案館封閉保守的形式和堅守門戶的觀念有關，從調查結果可以看出，有相當一部分人對檔案的認識模糊，有的甚至不知道檔案能被利用，也不知道檔案能對普通公民開放，這都是檔案宣傳未能及時跟上的結果。同時，在查閱檔案時，為了維護企業檔案的平安，用戶不僅要受到單位證明和指導簽字的制約，而且利用的范圍也受到一定的限制。因此在公眾的心目中，形成了檔案館是一個披著神秘面紗不能隨意介入的單位，而檔案部門并沒有針對長期以來形成的檔案社會意識差這種狀況進展宣傳工作，仍然閉門等客，應開放的檔案不能很好的開發，使檔案的社會意識未能得到轉變，更談不上全方位為社會效勞。

(3)、利用形式過于陳舊落后。

此次調查說明，有27％的人對我們為其提供檔案的方式認為落后，4％的人直接不滿，3％的人認為應該利用現代化設備查閱。這說明傳統的“蹲班守攤〞式的檔案利用方式已不能適應現代企業的開展和人們的需求。目前，xx油田少數檔案室仍停留在你來找我給查，你來問我答復的“守攤〞狀態，仍處于被動的等客上門。還有一些檔案室雖然已實行了網絡化管理，但由于受軟件、設備、人員、環境等諸多因素的影響，并沒有充分利用現代化工具，開發檔案信息，對于進步工作效率和工作質量沒有產生多大實效，很多工作仍停留在手工操作階段包括利用，在實際應用中計算機充當了打字機，更談不上計算機查閱或網上利用。

(4)、反響機制不夠健全。

由于過去用戶對檔案的需求比較單一，僅限于工作查考或編史修志等，因此我們很少去理解或研究企業用戶的需求趨向，對檔案利用效果評價更是漠不關心，甚至出現了用戶通過熟人引見來利用檔案的情形，從“十五〞期間xx檔案利用效果反響卡可以看出，利用實例缺乏力度，不能真實反映檔案利用的實際效果，利用實例主觀臆造與實際工作脫節，起不到利用反響的效果，究其原因，主要是對檔案利用信息反響缺乏足夠的認識，目的不明確，因此主動搜集、反響信息的積極性不高，對檔案利用實例挖掘不深，控制不利，沒有嚴格的規章制度的制約。其次，利用者對檔案利用效果登記不重視，怕費事、敷衍了事也是主要原因之一。

(5)、館藏信息與企業開展不相適應。

由于受傳統的檔案管理形式的影響，xx油田檔案館管理的只是企業過去各項活動中形成的檔案，是一種相對滯后、零散、不全面的信息，一般以文書檔案、財會、油氣田勘探開發檔案較多，科研、設備、聲像等檔案所占比例很少，有的甚至沒有，一些基層檔案室連文書、財會、油氣田勘探開發也不完好，科技檔案和一些反映企業開展的歷史檔案較為缺乏，已無法滿足企業用戶的需求。調查結果說明，在“十五〞期間有46.3％的人因館藏不全而被迫終止利用，9.2％的人找不到自己所需的檔案，這個數據是驚人的，這說明我們的館藏檔案沒有針對企業的開展和用戶的需求去搜集，具有很大的盲目性。同時由于資金、環境等因素的影響，使該進館的檔案不能進館，因搜集的檔案無法收回。再加上檢索手段落后，設備配置不合理，已不能適應現代形勢的開展，在為企業的科技、消費和經濟建立提供檔案信息方面顯得既被動又力不從心，嚴重的制約了企業檔案的利用工作。

(6)、軟硬件設施跟不上利用工作的要求。

三、進步今后檔案利用工作質量的措施和方法。

針對“十五〞期間xx油田檔案利用工作存在的問題及相關規律，調研小組成員認為，應從以下幾個方面加以改進。

1、加強企業檔案管理人員的職業道德建立，增強利用工作的主動性。2、加大宣傳力度，進步檔案工作在社會中的知名度。4、建立健全檔案利用信息反響機制，做到有的放矢。

建立健全檔案信息反響機制，對于我們及時準確理解用戶的需求，及時分析檔案利用工作的問題，客觀分析檔案利用規律，防止檔案工作的盲目性有非常重要的意義，因此我們做了以下幾點工作：

(1)、成立檔案利用信息反響協作組，該組以檔案館館長為核心，成員有檔案館各各部門負責人，企業主管檔案的指導、兼職檔案員組成。他們的任務是：①定期搜集與企業有關的政策法規信息、市場信息，用戶利用效果、數據，研究并撰寫利用需求分析報告，為檔案利用決策提供咨詢信息。②建立檔案利用信息反響卡，做好檔案利用信息的搜集、匯總分析輸出工作。③設立檔案利用反響意見箱，定期搜集用戶關于利用問題意見和建議。④調查處理檔案利用過程中的一些棘手問題。

(2)、定期召開檔案利用信息反響座談會，及時聽取利用單位對檔案館及檔案利用工作的開展方向和效勞工作的改進等方面的意見。集中討論和研究利用工作中存在的問題并及時糾正，更好的為用戶效勞。

(3)、設立檔案利用信息反響員制度。檔案館由于與企業主管部門進展協商聘任企業各個部門的兼職檔案員或辦公室人員為信息反響員，直接傾聽和搜集企業對檔案部門的呼聲和要求，對于及時反響的信息，并對檔案工作提出合理化建議的人除在全油田通報表揚外，還應給予一定的物質獎勵。

5、加強館內檔案搜集工作，豐富館藏。

在調查中有46.3％的人因資料不全而放棄查閱，因此在問到對檔案館今后的工作有何建議時，有14.6％的人認為應豐富館藏，為此，作為企業檔案館除按規定正常接收機關團體的檔案，還要經常不斷地運用電視、通信、公告、發文件、登門尋求等手段，將那些散存在社會及個人手中有保存參考價值，對企業開展有推動促進作用的檔案、信息、資料及時搜集進館，納入檔案管理的范圍內。與此同時，我們還要針對本油田企業開展的實際情況，采用廣泛搜集與重點搜集相結合，單位出面與實地收取相結合，有償征集與自愿捐贈相結合的方法，千方百計的搜集各種門類和載體中有價值的檔案資料，尤其是搜集與企業科研、消費有關的科學技術、研究成果、經濟信息等。其次，也要主重搜集油田所在區域特色的風土人情，生態資源，經濟建立、開展歷史、民間藝術等方面的檔案資料進館。同時，檔案館還要擴大搜集檔案內容的范圍，如名人檔案、歷史檔案、口述檔案等，將由以保管企業檔案為主的檔案管理工作，逐步開展到多元化、多門類、多載體的其它檔案的共同體，為拓寬利用范圍打下堅實的根底，更好的為廣闊用戶效勞。

6、努力進步檔案管理人員的業務素質，適應現代企業開展的要求。7、加強硬件建立，優化館內設施。

現代化的管理除了需要具有高素質的管理人員以外，還需要配置現代化的設備，而配置現代化的設備那么需要大量的資金投入，為此，館指導通過向上級指導懇求匯報，重要活動請主管部門的指導參加或視察等方式，讓指導理解企業檔案工作對企業開展的意義、工作成績、現狀和困難，得到了指導的重視，在企業經濟除于爬坡、經費嚴重超支的情況下，為檔案館拔專款添置了計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄儀、空調、吸塵器等，并對破損庫房進展了修整和更新了設備，加強了硬件設施的建立，目前，xx處有90％的檔案室裝備了計算機，95％的庫房裝備了空調，55％的檔案室實行了計算機管理，還有40％上了局網。但這還不夠，隨著企業開展，計算機的更新換代、庫房設施的老化，我們還要進一步的加大投入，更新設備優化設施，還要建立我們自己的檔案信息網，使用戶足不出戶，就能進展檔案咨詢查閱、利用，實現真正意義上的現代化效勞。

8、增加檔案工作的透明度，營造一個開放、舒適的休閑環境。

增加檔案工作的透明度，就是讓用戶理解和認識檔案工作，消除他們的生疏性和神秘性，這就需要我們從封閉走向開放，從被動轉向主動，拓寬利用渠道，改變利用方式，為用戶提供全方位效勞。同時利用環境也是讓用戶理解和認識檔案館的一個重要窗口，良好的利用環境，帶給用戶的不僅是身心的愉悅，而且還會對他們產生宏大的吸引力，使他們把檔案館作為一個休閑的好去處。尤其是隨著節假日的增加和雙休日的出現，供人們支配的閑瑕時間多了起來，做為文化信息中心的檔案館，應轉變效勞觀念，為用戶營造一個開放、舒適、休閑的好環境。詳細做法是：⑴樹立開放意識，即根據用戶的需求和開放范圍，簡化手續實行目錄開放、開架閱覽，同時利用各種形式宣傳開放檔案目錄，介紹館藏、介紹利用檔案的常識，做到適時公布、及時開放，確保開放檔案信息的暢通。⑵推出教授與你談、博士與你講系列講座，開展檔案利用知識教育，宣傳檔案館的職能、作用，加強檔案的社會意識。⑶根據不同年齡層次用戶的需求，舉辦檔案實體展，開展家庭檔案建立管理講座，以此來增加檔案館對公眾的吸引力。⑷可在館內搞一些具有文化品味的宣傳櫥窗、娛樂設施、茶室和書店，營造出一個具有企業檔案館特色的文化氣氛。⑸是調整作息時間方便公眾，理解公眾的需求，千方百計的調動公眾利用檔案的積極性使檔案館與圖書館、博物館一樣成為公眾休閑的好去處。

9、根據企業需要加強編研工作。

編研成果是檔案館為企業和社會提供效勞的一種有效手段，企業檔案編研是企業各項管理中形成的真實記錄，它是企業檔案管理過程的“衍生物〞，既是企業管理的助手和工具，又是企業實行自我監視檢驗管理成效的重要根據，企業檔案編研作為企業管理工作的一個重要組成部分，它的加強就意味著對企業管理工作的加強，加強企業檔案編研工作，就是促進企業管理進步產品質量產生更大的經濟效益。加強企業編研工作，應根據企業的需求有的放矢，因此，⑴編研工作要適應企業在市場競爭中的需求，要特別注意市場開展的動向，緊跟企業消費經營以及開展的熱點，搞一些合適企業的現狀的編研材料，以簡介匯編、數據分析、簡訊、圖表等多種形式出現，以滿足企業及社會多角度、全方位對檔案利用的需求，為指導決策提供智力支撐。⑵企業檔案編研工作應符合企業開展的要求，過去企業檔案編研處于閉門造車，自編自研的狀態，這樣編出來的成果對企業缺乏實用性。因此，為了使企業檔案編研工作更合適企業的實際要求，檔案管理人員要與有關業務部門的專業人員一起共同選題、共同編研、共同出成果，這樣的編研成果它的選題更具有專業性和適用性，更符合科研消費的需要。⑶應開展多種形式、多種載體的檔案編研。在企業檔案編研過程中，要充分認識到編研工作是檔案利用工作的一部分。在做好平時借閱、利用的同時，應根據企業建立與開展，結合本單位實際，理解他們對檔案利用的需求，深化研究和開發企業檔案信息資源，充分利用各級檔案部門的設施，結合編研為企業提供主動效勞。⑷企業檔案編研要“去粗取精〞。企業檔案要編研成果從數量上看已很可觀，但從整體效果看仍比較薄弱，編研成果構造不合理、檔次低，不符合企業需求。同時也會影響到企業檔案館自身的開展，因此，企業檔案編研工作應從這種粗加工轉變到細加工上來，把企業檔案編研的中心從數量擴張轉至進步質量和效益上來，并根據企業決策和消費經營活動的需要，確定編研課題，克制盲目性。編研成果因經企業有關指導審查、核對前方可定稿，確保企業檔案編研成果的質量，為企業提供準確及時的信息效勞。

10、建立有效的文件檔案管理系統，實現檔案信息化管理。

傳統的企業檔案管理工作是以實體檔案為管理對象的手工作業管理，檔案管理的各項工作都圍繞著實體檔案來開展，但由于實行的是封閉式管理和檢索手段落后，致使部分檔案信息資源被閑置或浪費，給企業的開展帶來一定的損失。檔案信息化管理使檔案管理的各項工作都以信息為管理對象，利用計算機對檔案信息進展管理，檔案工作中積累的電子文件和電子檔案自然形成了企業電子文件中心和電子檔案館，在這種管理形式下，檔案管理的各項業務工作都可以通過計算機來實現，檔案工作方式從實體管理向信息管理轉變，可以最大限度的