四象限工作法四象限工作法四象限工作法V:1.0精細整理，僅供參考四象限工作法日期：20xx年X月“四象限”法則：重要不緊急工作花費時間多2012年12月18日17:11新聞晨報[微博]我要評論(2)字號：T|T估計很多人工作一段時間后，都會陷入這樣的工作狀態(tài)：計劃好的事情一拖再拖，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)不到最后一刻不著手準備，每天都疲于應(yīng)對各種緊急事情……此時，他們的時間管理實際上已變得非常糟糕，這已直接影響了一個職場人的發(fā)展。法則：用65%-80%的時間處理重要但不緊急的工作一天忙忙碌碌下來，許多職場人會發(fā)現(xiàn)，自己每天都像“救火隊”一樣被動地處理各種緊急的工作。一些無關(guān)緊要的工作占用了職場人太多的時間，而一些重要的但不緊急的事情卻被束之高閣。根據(jù)四象限法則，一個人的工作可以分為四種類型，一種是重要也很緊急的工作，第二種是重要但不緊急的工作，第三種是緊急但不重要工作，第四種是不重要也不緊急的工作。我們很多人往往把50%-60%的時間放在了處理緊急但不重要的工作上，而重要但不緊急的工作卻用的時間很少。下面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是，把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。第二象限重要但不緊急的工作包括問題的發(fā)掘與預(yù)防、持續(xù)學(xué)習(xí)、關(guān)于團隊的建設(shè)、真正有效的授權(quán)、確定自己的個人使命、長期的職業(yè)生涯規(guī)劃、個人使命等。提高時間管理的四種技巧實用技巧16點優(yōu)先工作制要改變自己每天都像“救火隊”一樣的工作狀態(tài)，首先要調(diào)整好自己的工作時間安排。把盡量多的時間用在重要但不緊急的工作上。效率大師艾維利提出了“6點優(yōu)先工作制”的方法。具體操作方法是每天早晨上班前，寫下今天要做的全部事情；按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情；每天一開始，全力以赴做標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事情，以此類推。艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么他一定是一位高效率人士。實用技巧2：設(shè)定不被干擾的時間很多職場人，往往會有這樣的抱怨，每天似乎都很忙碌，一年到頭作總結(jié)的時候，卻發(fā)現(xiàn)自己一年似乎什么都沒有做，一年都沒啥進步。這些人每天就像陀螺似的在旋轉(zhuǎn)，很少靜下心來考慮考慮自己做的工作。也有的人經(jīng)常抱怨，在做一些重要工作時，因為時刻被別的事情被打斷，而難以高質(zhì)量的完成。建議采用的方法是每天固定拿出一段時間來，可以是早上或晚上，為自己設(shè)定一段不被干擾的時間，一方面可以靜下心來集中做一些工作；另一方面也可以靜下心來自我反思并調(diào)整自己第二天的時間安排。實用技巧320秒情緒控制時間管理上，要克服拖沓癥，還有很重要的一個方法就是要學(xué)會控制自己的情緒，對一些應(yīng)該做的事情，應(yīng)立即行動，快20秒。比如，周末是睡懶覺還是去參加論壇或講座，這時候，就要提前20秒，快速作出積極的決定，而不是躺在那兒考慮半天就是不加行動。而對一些需謹慎考量的事情，或情緒激動時的決定，就要三思而后行，慢20秒作出決定。實用技巧4設(shè)定小的TIMER要改變拖沓的習(xí)慣，還可以嘗試使用一個最簡便的方法，就是在做某項工作時，為自己設(shè)定一個TIMER（時間），比如寫一篇稿子或一篇匯報，為自己設(shè)定半個小時或一個小時，然后用倒計時的方式，開始工作，這樣的訓(xùn)練，你會發(fā)現(xiàn)比平時做同樣的工作，節(jié)省不少時間，原先寫報告前的各種情緒預(yù)備工作等全部簡化了，工作效率大大提高。當(dāng)然，改變時間管理的技巧還有很多，比如使用outlook里面的日歷、目標分解法、下決心一次性把事情做好、利用碎片化時間、挑戰(zhàn)“快文化”等。讀者不妨先從以上幾個容易著手的方法做起。挑戰(zhàn)自我舒適期3個月達到養(yǎng)成期據(jù)馬星介紹，要改變一個人多年來的習(xí)慣，挑戰(zhàn)自我的舒適期并不容易。很多人都難以堅持下來，一般而言，一個人改變習(xí)慣需要三個階段。第一個階段導(dǎo)入期，需要1-7天，人們改變習(xí)慣的行為是有意識的，但不自然；第二個階段是適應(yīng)期，一般需要7-21天，這時候人們的改變雖然還是有意識的，但已經(jīng)很自然。第三個階段是養(yǎng)成期，需要21-90天，這時候人們時間管理的行為已經(jīng)變成是下意識的了，而且非常自然。

1、第一象限是重要又急迫的事。舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。2、第二象限是重要但不緊急的事。案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等事項。荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。3、第三象限是緊急但不重要的事。舉例：電話、會議、突來訪客都屬于這一類。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。4、第四象限屬于不緊急也不重要的事。舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。工作方法六十條一切從實際出發(fā)，理論聯(lián)系實際的工作方法，一切為了群眾，一切依靠群眾，從群眾中來，到群眾中去的密切聯(lián)系群眾的方法；堅持真理，修正錯誤，勇于批評和自我批評的方法；抓工作中心環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌工作全局的方法；抓典型帶一般的工作方法，等等。這些工作方法，對于正確實現(xiàn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，保持黨同群眾的密切聯(lián)系，保證黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行，都起了重要作用。當(dāng)然，黨的工作方法必須隨著黨的中心任務(wù)的變化而不斷充實，應(yīng)該適應(yīng)新形勢和任務(wù)的要求，在繼承和發(fā)揚黨的優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)造出新的工作方法，推動黨的領(lǐng)導(dǎo)工作的順利進行。十六屆六中全會黨的十六屆六中全會提出，認真研究和把握新形勢下群眾工作的特點和規(guī)律，千方百計把群眾工作做深做細做實，始終保持黨同人民群眾的血肉聯(lián)系。適應(yīng)新形勢、新任務(wù)、新特點，做深做細做實群眾工作，關(guān)鍵是注意研究和把握群眾工作方法。群眾工作方法來自于對群眾的真情實感，來自于領(lǐng)導(dǎo)者思想、知識、素質(zhì)和形象，來自于工作實踐中的積累和提高。檢驗群眾工作方法是否可行，主要體現(xiàn)在工作的針對性和時效性上。具體而言，要做到五個堅持：堅持以人為本這是構(gòu)建社會主義和諧社會的首要原則，也是堅持馬克思主義群眾觀點、群眾路線、群眾方法的重要前提。以人為本既是理念問題，也是方法問題。堅持以人為本，就要把實現(xiàn)好、維護好、發(fā)展好最廣大人民的根本利益，不斷滿足人民日益增長的物質(zhì)文化需要，作為黨和政府全部工作的出發(fā)點和落腳點，也要作為黨的群眾工作的出發(fā)點和落腳點。真正讓群眾認識并體會到，改革也好，發(fā)展也好，穩(wěn)定也好，目的是為了人民、路徑是依靠人民、成果由人民共享，切實激發(fā)人民群眾的建設(shè)熱情和創(chuàng)造活力。對群眾普遍關(guān)心的問題特別是解不開的思想疙瘩，我們有責(zé)任向他們深入宣傳、解釋清楚和理順明白；應(yīng)該由群眾參與的事情，我們有責(zé)任廣泛發(fā)動、認真聽取并合理吸納群眾的意見；事關(guān)群眾切身利益的問題，我們有責(zé)任去幫助解決、悉心維護和爭取實現(xiàn)。堅持以法規(guī)范構(gòu)建社會主義和諧社會，必須堅持民主法治，努力建設(shè)社會主義法治國家。國家的法律法規(guī)體現(xiàn)了廣大人民的根本利益，是我們做好各項群眾工作的依據(jù)和準繩。領(lǐng)導(dǎo)干部要首先帶頭學(xué)法用法、依法按政策辦事，越是問題重要，越是事情緊急，越是矛盾突出，越要堅持依法辦事。同時，要正確引導(dǎo)群眾不斷樹立法治理念。群眾不懂法，領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任。對群眾認識上的是非不清問題，不能熟視無睹，見怪不怪；對群眾提出的不符合法律和政策規(guī)定的要求，不能莫衷一是，無原則遷就；對群眾中出現(xiàn)的違法違規(guī)現(xiàn)象，不能放任自流，任由從之。在處理群眾問題的過程中要將黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)宣傳到群眾中去。堅持以理喻人教育引導(dǎo)群眾與服務(wù)群眾是我們黨同等重要的責(zé)任。值得注意的是，由于有些領(lǐng)導(dǎo)干部和國家公職人員工作不夠到位，該宣傳的政策、該講清的道理、該解釋的問題，或者不認真、或者不細致、或者不耐煩、或者不會做，導(dǎo)致群眾不應(yīng)有的困惑。我們有些群眾信訪有時并不是要求解決自身問題，主要是想搞清楚、弄明白國家有關(guān)政策規(guī)定，討個公道和說法。對這種情況如果不引起高度重視，群眾一旦形成心結(jié)，必然轉(zhuǎn)化為矛盾。領(lǐng)導(dǎo)干部要針對社會不同群體的思想問題和利益訴求，通過各種有效措施，把政策講清，把道理講明，把利弊講透，讓群眾不僅聽得進，而且信得過。堅持以誠取信信任是最好的領(lǐng)導(dǎo)。群眾對領(lǐng)導(dǎo)干部的信任，來自于領(lǐng)導(dǎo)干部的誠實守信。群眾對領(lǐng)導(dǎo)干部越信任，一些矛盾和問題就越容易解決。堅持以誠取信，就要做到理論與實際相統(tǒng)一、言論與行動相統(tǒng)一、做事與做人相統(tǒng)一。這既是領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任，也是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該堅守的本分，更是群眾對我們信任和理解的前提。領(lǐng)導(dǎo)干部絕不能說的是一套，做的則是另一套；當(dāng)面拍了胸脯，過后不當(dāng)回事。老百姓最看重的是領(lǐng)導(dǎo)干部說到做到，最瞧不起的是說得好聽不辦事、本事不大不用心。堅持以情感化解決好領(lǐng)導(dǎo)干部與群眾之間的感情問題，是密切黨和政府與人民群眾聯(lián)系的重要基礎(chǔ)。對群眾沒有感情地工作，不可能體察到群眾的真實感受，因此說話沒人聽，要求沒人從，做了等于沒做，甚至不如不做。堅持以情感化，就要真誠實意地尊重群眾、理解群眾、關(guān)心群眾。做群眾工作時要常常進行換位思考，多體諒百姓的處境，多想想百姓的難處，多幫助百姓出出主意。對群眾的意見、要求和呼聲，一定要作深入的研究和思考，即使群眾的訴求不合理，也不能簡單地視為不講理，必須做好耐心細致的思想政治工作，對他們付諸一片真情。堅持以情感化，關(guān)鍵是將心比心、以心換心，群眾在領(lǐng)導(dǎo)心中分量有多重，領(lǐng)導(dǎo)在群眾心中的分量就有多重，只要真心實意為群眾著想、替百姓負責(zé)，就一定能夠得到群眾的理解和擁護。交接編輯由于部門工作規(guī)劃，我要將手上的部分工作交接出去；所以，一個月時間都在面對著“工作交接“的問題。新來的同事積極主動，經(jīng)常詢問、請教，這是我非常喜歡和認同的做法。但，沒有注意、沒有規(guī)劃、沒有總結(jié)的詢問、請教，我是非常排斥的。因為她并沒有很好的把握好工作交接，沒有很好的理解工作交接。所以在工作過程中詢問也是需要有一定基礎(chǔ)的，不能盲目，不能形成依賴性，還是要有自己的一套思維模式，這是建立在別人的建議給自己的靈感上的。特點編輯1）

實踐法是指工作人員親自從事所需要研究的工作，由此掌握工作要求的第一手材料。優(yōu)點：可以準確了解工作的實際任務(wù)和對體力、環(huán)境、社會方面的要求，適合那些短期內(nèi)可以掌握的工作。缺點：不適用于需要進行大量訓(xùn)練和危險的工作。2）

觀察法是指有關(guān)人員直接到現(xiàn)場，親自對一個或多個工作人員的操作進行觀察、收集，并一文字或圖表記錄有關(guān)工作的內(nèi)容、任務(wù)，工作關(guān)系，人與工作的作用，工作環(huán)境、條件的信息。優(yōu)點：對工作內(nèi)容主要是由身體活動來完成的工作比較合適缺點：對以腦力勞動為主的工作和處理緊急情況的間歇性工作不太合適步驟：初步了解工作信息進行面談合并工作信息核實工作描述3）

訪談法通過個別談話或小組訪談形式，獲取工作信息。訪談法的典型問題舉例：你做哪些工作主要職責(zé)是什么怎樣完成工作地點在哪里工作所需的教育背景、經(jīng)驗、能力或職業(yè)資格是什么績效標準如何工作環(huán)境和條件如何優(yōu)點：比較適合于工作復(fù)雜、無法直接觀察和親身實踐的工作。能夠直接迅速地收集大量工作分析資料。缺點：員工容易夸大承擔(dān)的責(zé)任和工作難度，導(dǎo)致工作分析資料不能反映真實情況。4）

問卷調(diào)查法問卷調(diào)查法的效果取決于問卷的結(jié)構(gòu)化程度。最好是既有結(jié)構(gòu)化問題，也有開放式問題。優(yōu)點：快速得到所需資料，節(jié)省時間和費用，抽樣樣本量可以比較大，資料可以數(shù)量化，通過計算機處理數(shù)據(jù)。缺點：設(shè)計調(diào)查表花費時間、人力和物力，成本高，被調(diào)查者可能不認真反映真實情況，影響資料的質(zhì)量5）

關(guān)鍵事件技術(shù)是指在勞動過程中，對崗位工作造成較大影響（如任務(wù)完成與否、產(chǎn)量增加或減少等）的事件。通過對本崗位或與本崗位有關(guān)的員工的勞動過程中的各類行為充分記錄，獲取足夠信息以后，歸納崗位的特征以及對員工的要求。內(nèi)容：包括背景、原因；員工行為；后果；員工的控制能力優(yōu)點：比較清楚地揭示工作的動態(tài)性質(zhì)缺點：調(diào)查費時、過程長、只有關(guān)鍵事件達到一定數(shù)量才能滿足需要。6）

日志法內(nèi)容：指由工作者在一段時間內(nèi)連續(xù)地每天記下工作的細節(jié)，包括時間、方法、工作內(nèi)容、工作程序等，以此了解工作的性質(zhì)。此法與訪談法結(jié)合使用效果教好。優(yōu)點：直接得到第一手資料。7方法編輯概述8D又稱團隊導(dǎo)向問題解決方法、8D問題求解法（8DProblemSolving）是福特公司處理問題的一種方法,亦適用于制程能力指數(shù)低於其應(yīng)有值時有關(guān)問題的解決,它提供了一套符合邏輯的解決問題的方法,同時對於統(tǒng)計制程管制與實際的品質(zhì)提升架起了一座橋梁。8D工作方法是發(fā)現(xiàn)真正肇因的有效方法，并能夠采取針對性措施消除真正肇因，執(zhí)行永久性矯正措施。8D工作方法創(chuàng)造了能夠幫助探索“允許問題逃逸的控制系統(tǒng)”，對逃逸點的研究有助于提高控制系統(tǒng)在問題再次出現(xiàn)時的監(jiān)測能力，而預(yù)防機制的研究則有助于系統(tǒng)將問題控制在初級階段。8D工作方法要求建立一個體系，讓整個團隊共享信息，努力達成目標，是處理問題的一種方法，也適用于制程能力指數(shù)低于其應(yīng)有值時有關(guān)問題的解決，對不合格產(chǎn)品問題的解決，面對顧客投訴、反復(fù)頻發(fā)問題以及需要團隊作業(yè)問題的解決。8個步驟8D是解決問題的8條基本準則或稱8個工作步驟，但在實際應(yīng)用中卻有9個步驟：D0：征兆緊急反應(yīng)措施D1：小組成立D2：問題說明D3：實施并驗證臨時措施D4：確定并驗證根本原因D5：選擇和驗證永久糾正措施D6：實施永久糾正措施D7：預(yù)防再發(fā)生D8：小組祝賀D0：征兆緊急反應(yīng)措施目的:主要是為了看此類問題是否需要用8D來解決，如果問題太小，或是不適合用8D來解決的問題，例如價格，經(jīng)費等等，這一步是針對問題發(fā)生時候的緊急反應(yīng)。關(guān)鍵要點:判斷問題的類型、大小、范疇等等。與D3不同，D0是針對問題發(fā)生的反應(yīng)，而D3是針對產(chǎn)品或服務(wù)問題本身的暫時應(yīng)對措施。D1：小組成立目的:成立一個小組,小組成員具備工藝/產(chǎn)品的知識,有配給的時間并授予了權(quán)限,同時應(yīng)具有所要求的能解決問題和實施糾正措施的技術(shù)素質(zhì)。小組必須有一個指導(dǎo)和小組長。關(guān)鍵要點:成員資格，具備工藝、產(chǎn)品的知識目標分工程序小組建設(shè)D2：明確問題目的:用量化的術(shù)語詳細說明與該問題有關(guān)的內(nèi)/外部顧客抱怨,如什么、地點、時間、程度、頻率等。“什么東西出了什么問題”方法：質(zhì)量風(fēng)險評定，F(xiàn)MEA分析關(guān)鍵要點:收集和組織所有有關(guān)數(shù)據(jù)以說明問題問題說明是所描述問題的特別有用的數(shù)據(jù)的總結(jié)審核現(xiàn)有數(shù)據(jù)，識別問題、確定范圍細分問題，將復(fù)雜問題細分為單個問題問題定義，找到和顧客所確認問題一致的說明，“什么東西出了什么問題”，而原因又未知風(fēng)險等級。D3：實