精選優質文檔-----傾情為你奉上精選優質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業專心---專注---專業精選優質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業合同管理辦法

第一章

總則第一條

為規范和加強中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司(以下簡稱公司)合同管理，防范合同風險和合同欺詐，維護公司合法利益。根據《中華人民共和國合同法》及有關法律法規、《中國石油化工股份有限公司合同管理辦法》、《中國石油化工股份有限公司合同事務管理辦法》和《中國石油化工股份有限公司化工銷售分公司合同管理辦法（試行）》等規定，結合公司實際情況，修訂本辦法。第二條

本辦法適用于公司與自然人、法人、其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系而訂立的合同。本辦法所稱的合同包括：公司與自然人、法人、其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系而訂立的合同、協議以及其它設立、變更、終止民事權利義務關系的書面文件。第三條

訂立合同應遵循下列原則：（一）遵守國家法律法規、中國石油化工股份有限公司（以下簡稱股份公司）及中國石油化工股份有限公司化工銷售分公司（以下簡稱化工銷售分公司）有關規章制度；（二）遵循合法、自愿、公平、誠實信用原則；（三）堅持項目、計劃和資金落實原則；（四）堅持資信調查在先，談判簽約在后原則。第四條

公司對合同業務實行統一制度、分類主辦、歸口審查、分級審批、各負其責的管理辦法。

第二章

合同分類及簽署權限第五條

合同分為一般合同和重大合同。第六條

公司經理有權簽署、審批或授權簽署或審批的合同。一般合同包括但不限于：（一）化工產品銷售和化工產品采購合同；（二）物流合同，包括：化工產品運輸合同、化工產品倉儲合同、化工產品移庫合同和化工產品跨區調撥合同等；（三）固定資產采購合同；（四）其它類別合同，包括：辦公用品和低值易耗品采購合同、租賃合同、修理合同、保管合同、技術合同（含技術開發、技術服務、技術咨詢合同）、信息服務合同、委托合同、勞務合同、票據貼現合同、貨款結算合同、授信合同及其它日常經營管理所需簽訂的合同。第七條

第九條

重大合同是指涉及的法律關系復雜或對公司利益有重大影響、非經常發生，需要報化工銷售分公司審批的合同。重大合同包括但不限于：（一）涉外合同，尤其是適用境外法律或司法管轄地在境外的合同；（二）長期貸款合同；（三）工程建設合同；（四）融資租賃合同；（五）擔保和反擔保合同；（六）與專利權、商標權、著作權等知識產權相關的合同；（七）不動產買賣、土地使用權轉讓合同；（八）倉儲（運輸）建設合同（九）資本運作合同；（十）長期投資合同，包括合資、合作、股權轉讓等；（十一）在證券監管機構已豁免范圍之外的關聯交易合同；（十二）其它須由化工銷售分公司以及以上單位特別授權公司經理方可簽署的合同。第十條

重大合同由綜合部上報銷售分公司辦理。

第三章

合同簽訂公司與其它自然人、法人和其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系，除即時清結者，應當訂立書面合同。變更或解除的條件；（八）（九）根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人認為必須明確的條款；（十）生效的時間和條件；（十一）（十二）附件名稱。第十三條

最大限度保障交易安全。

第十六條

除本辦法和股份公司合同管理暫行辦法特別規定或授權以外，公司一般合同和重大合同的主辦部門為該合同業務根據公司部門職責分工確定所屬的部門。公司對合同的簽訂、履行實行主辦部門負責制。第十七條

合同主辦部門在簽訂合同前，應當根據需要對擬簽訂合同的合法性和經濟可行性進行調查，并對主辦合同的真實性、可行性、合法性負責。合同主辦部門在訂立合同前，應當根據合同實際需要，調查對方當事人的資信情況，。資信情況包括但不限于主體資格、年檢情況、相關資質證明、資金狀況、生產能力、技術條件、債權債務和商業信譽等基本情況，并保留相關的文檔備查。合同主辦部門負責組織合同談判，并可根據實際情況通知相關單位參加。合同談判由主辦部門牽頭，成立由財務部、計劃信息部、物流部、綜合部等部門人員組成的談判小組，按專業和職責分工歸口把關。

第三節

合同審簽第二十二條

合同主辦部門負責辦理合同審查會簽手續，審查會簽時應事先經過合同主辦部門領導審查確認，并附有必要的附件、資料及說明。第二十三條

結合本辦法第八條的規定，公司合同的審簽程序按照下列規定執行：（一）化工產品銷售合同和化工產品采購合同原則上由公司各部門經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、物流部、計劃信息部、綜合部審查會簽；由公司副經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、物流部、計劃信息部、綜合部、公司副經理審查會簽；由公司經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、物流部、計劃信息部、綜合部、公司副經理、公司經理審查會簽。屬于自提運輸形式的化工產品銷售合同，物流部不參與會簽。（二）物流合同原則上由公司各部門經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、物流部、財務部、綜合部審查會簽；由公司副經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、物流部、財務部、綜合部、公司副經理審查會簽；由公司經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、物流部、財務部、綜合部、公司副經理、公司經理審查會簽。（三）固定資產采購合同

由公司各部門經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、計劃信息部、綜合部審查會簽；由公司副經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、計劃信息部、綜合部、公司副經理審查會簽；由公司經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、計劃信息部、綜合部、公司副經理、公司經理審查會簽。（四）其它類別合同由公司各部門經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、綜合部審查會簽；由公司副經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、綜合部、公司副經理審查會簽；由公司經理簽署的合同，依次由合同主辦部門、財務部、綜合部、公司副經理、公司經理審查會簽。上述合同如根據公司部門管理職責分工或業務要求需要公司其它部門負責審核的，該部門也應參與會簽。合同審簽單原則上必須由會簽部門（單位）簽署審批意見，第二十四條要按照各自的專業和部門職責分工對合同進行嚴格審查。（一）化工產品銷售和化工產品采購合同計劃信息部負責審查合同的數量、價格、貨款總額及上述其它條款的合規性、合理性和可行性，避免條款歧義。財務部負責審查合同的付款和結算條款的合理性和可行性，避免條款歧義。物流部負責審查合同中涉及的運輸及其它與物流運作相關的條款的合理性和可行性，避免條款歧義。綜合部審查（二）物流合同物流部負責審查合同運輸和倉儲的期限、費用、損耗、商務處理及上述其它條款的合理性和可行性，避免條款歧義。財務部和綜合部的審查職責同本辦法第二十四條（一）。（三）固定資產采購合同和其它類別合同計劃信息部負責IT類固定資產采購合同的供應商資質審核、機器內部配置條款的審核等，財務部負責和綜合部的審查職責同本辦法第二十四條（一）。上述合同中化工產品銷售合同文本屬于第十五條第（一）條的，由部門合同管理員負責審核合同法律審核，綜合部不再參與會簽程序；化工產品銷售合同文本屬于第十五條第（二）條、（三）、（四）條的和其他合同文本，均由綜合部合同管理員負責合同法律審核。第二十五條

合同審查會簽時間不得超過3個工作日，如因了解情況、核對數據等確需延長會簽時間，會簽部門應向主辦部門提出要求，但延長時間最多不得超過3個工作日。會簽部門有不同意見的，主辦部門應主動與會簽部門協商，取得一致意見；無法取得一致意見的，各方列出理由和依據，上報公司分管副經理決定。

第四節

合同的簽署第二十六條

合同主辦部門負責審查合同對方當事人簽約代表資格的真實性。合同主辦部門在簽訂合同時，應當審查對方簽約代表的《法定代表人證明書》、《負責人證明書》或其《授權委托書》等身份證明文件，確認其代表資格或代理資格，該身份證明文件的原件或復印件應作為合同資料留存。對僅有單位介紹信、沒有具體授權或持有個人工作證的，均不得與之簽約。合同會簽程序完畢后，主辦部門的合同管理員負責辦理合同簽署，按照本管理辦法第二十七條

加蓋公司合同專用章前，確認合同是否經過法律審查，是否有公司經理或簽字，并根據合同份數區分合同正、副本，加蓋合同正、副本印章。第二十八條

合同簽署和蓋章完畢后，合同主辦部門留存合同正本和會簽單原件，并及時將合同副本送財務部和協助主辦部門履行的其它相關部門。

第四章

合同的履行第二十九條

公司對外簽訂的合同由主辦部門負責組織履行。合同主辦部門應嚴格按照合同約定行使權利、履行義務，督促相對方及時、全面履行合同約定的義務。第三十條

主辦部門應依約履行已生效的合同，并通知有關部門協助履行，有關部門有義務根據合同和主辦部門的要求協助履行合同。第三十一條

合同主辦部門應隨時檢查合同的履行，避免或減少合同糾紛。注意形成并保存好補充協議、信函、備忘錄、會議紀要等書面材料。第三十二條

合同主辦部門應指定合同全面履行的具體責任人，該責任人跟蹤監督合同的履行，收集、掌握合同履行情況和相關材料，負責向綜合部和相關部門報告。第三十三條

合同生效后，對方不履行合同或不完全履行合同時，合同主辦部門應及時以書面方式催促對方完全履行。對合同履行可能產生爭議或爭議不能協商處理的，應當及時將有關情況報歸口管理部門和合同主辦部門分管副經理，并于知道對方違約之日起10日內收集好證據備用（有索賠期限的應于索賠期限內提出并收集好證據備用）。第三十四條

在我方出現違約情況時，合同主辦部門應主動與對方協商處理，除依法可以免除責任者外，須及時將違約原因和擬采取的補救措施等情況報告綜合部和合同主辦部門分管副經理。第三十五條

合同主辦部門、財務部應根據財務管理的相關規定做好合同履行結算審查。財務部在付款前首先要審查蓋章生效后的合同文本、合同履行結算報告或項目驗收報告是否符合規定，否則，不得予以結算。第三十六條

合同當事人在履行過程中產生爭議，或第三人對合同內容提出異議，通過司法程序尚未取得生效判決書、裁定書、調解書或其它法律文書的，結算前應當由綜合部出具書面意見，未經綜合部同意不得予以結算。第三十七條

合同主辦部門對因合同形成的債權負直接催收責任。由于承辦人員未盡職責，給公司造成經濟損失的，依據有關規定予以處罰。

第五章

合同的變更和解除第三十八條

在合同履行期間，需要變更合同的，應簽訂書面協議，并按原合同簽訂的有關程序會簽及送審，填寫。第三十九條

合同變更后，變更的合同作為合同原件，原合同作為附件留存。第四十條

凡發生下列情況之一者，允許解除合同：（一）因不可抗力致使不能實現合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；（三）當事人一方延遲履行主要義務，經催告后在合理期限內仍未履行；（四）當事人一方延遲履行義務或者有其它違約行為致使不能實現合同目的；（五）法律規定的其它情形。第四十一條

變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍然有效并應繼續履行，但特殊情況經雙方一致同意的除外。第四十二條

變更、解除合同依法應當辦理批準、登記等手續的依照規定辦理。

第六章

合同管理

第一節

合同管理部門及職責第四十三條

綜合部是公司的合同主管部門，在化工銷售分公司的指導下，負責公司的合同管理工作。其主要職責包括：認真貫徹執行化工銷售分公司、股份公司合同管理的相關規定，制定并監督執行合同管理制度；推廣使用各類示范合同文本，參與公司重大合同文本的起草審查；參加公司重大合同項目的談判；對合同進行法律審查：辦理合同簽訂所需的授權轉委托手續；配合合同主辦部門處理合同爭議，參與合同糾紛管理；監督、檢查合同實際履行情況，負責合同管理信息的匯總、編制、統計分析工作，第四十四條

計劃信息部是公司的化工產品銷售合同和化工產品采購合同的歸口管理部門，負責公司化工產品銷售合同和化工產品采購合同的合同管理工作。其主要職責包括：

認真貫徹執行化工銷售分公司、華北分公司合同管理的相關規定；指導合同主辦部門使用化工產品銷售合同示范合同文本，并對文本內容進行審核；負責公司化工產品銷售合同和化工產品采購合同的客戶資質的審核把關、管理和對審核文檔進行存檔備查；負責對公司化工產品銷售合同和化工產品采購合同的履行情況進行考核并出具書面報告；負責建立化工產品銷售合同和化工產品采購合同的；配合合同主辦部門處理化工產品銷售合同和化工產品采購合同爭議；第四十五條

物流部是公司的物流合同歸口管理部門，負責公司物流合同的合同管理工作。其主要職責包括：認真貫徹執行化工銷售分公司、華北分公司合同管理的相關規定；指導合同主辦部門使用倉儲合同、運輸合同示范合同文本，并對文本內容進行審核；負責公司物流合同的客戶資質的審核把關、管理和對審核文檔進行存檔備查；負責對公司物流合同的履行情況進行考核并出具書面報告；負責建立物流合同的；配合合同主辦部門處理物流合同爭議；

第二節

第四十六條

第四十七條

公司各部門應確立至少一名人員作為本部門的合同管理員，合同管理員負責本部門的合同管理和法律初步審查工作。其職責主要是：（一）執行公司合同管理辦法，及時將合同業務管理要求傳達、落實到各合同承辦人員；（二）負責部門合同初步法律審核，準確編發合同號，及時辦理合同審簽、簽署和蓋章手續；（三）（四）負責對本部門合同的變更、解除提出初步意見，協助合同承辦人員收集有關證據,出現合同糾紛和法律問題及時反饋；（五）

公司對需要年度授權的人員，由公司經理每年書面授權一次。沒有辦理年度授權的其它人員如需簽署合同，須到綜合部申請辦理公司授權轉委托書。被授權人業務崗位發生變動的，授權轉委托書自動失效。

第五十四條

公司合同專用章由綜合部統一刻制、啟用和廢止。目前公司有中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司合同專用章和中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司合同專用章（1）。中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司天津經營部合同專用章和中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司齊魯經營部合同專用章參照公司合同專用章的管理規定執行。第五十五條

中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司合同專用章（1）專門用于華北分公司各產品部的化工產品銷售合同、化工產品采購合同，華北分公司上述合同外的其它合同用中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司合同專用章。中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司天津經營部合同專用章和中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司齊魯經營部合同專用章適用于各經營部的日常經營活動所簽訂的合同。但合同委托華北分公司管理和簽訂的，按照華北分公司的合同有關的管理規定執行。公司對外簽訂的合同一律使用合同專用章，禁止使用行政公章,因特殊情況需要使用行政公章，須經綜合部審定，并由公司經理批準方可使用。禁止使用部門公章或其它業務專用章簽訂合同。中國石油化工股份有限公司化工銷售華北分公司合同專用章（1）并按照本辦法第五十五條規定的使用范圍使用。

第六十條合同編號按照下列規定進行編寫：（一）一般合同的編號共分五個部分，其格式為：第一部分XX第二部分XXXX第三部分XX第四部分XX第五部分XXXX。（樣號HB-0902-SZ-XS-0001）第一部分XX為公司簡稱，如化工銷售華北分公司簡稱“HB”。第二部分XXXX為簽訂合同年份的后二位數字和月份二位數字。0902代表2009年2月份簽訂。第三部分XX為部門代號。各部門代號依次為：綜合部為“ZH”，黨群部為“DQ”，計劃信息部為“JH”，財務部為“CW”，合成樹脂部為“SZ”，合成橡膠部為“XJ”，有機化工部為“YJ”，合纖原料部為“HY”，合成纖維部為“HX”，物流部為“WL”，齊魯經營部簡稱“QL”，天津經營部為“TJ，駐燕山石化辦事處為“YS”，駐青島煉化辦事處為“QD”，駐石煉化辦事處為“SJ”、駐濟南煉油辦事處“JN”、駐滄州煉油辦事處“CZ”。第四部分XX為合同類別代碼。銷售合同為“XS”,采購合同為“CG”，租賃合同為“ZL”，修理合同為“XL”，運輸合同為“YS”，倉儲合同為“CC”，移庫合同為“YK”，跨區調撥合同為“KD”，保管合同為“BG”，技術合同為“JS”，信息服務合同為“XF”委托合同為“WT”，勞務合同為“LW”，票據貼現合同為“PT”，貨款結算合同為“HJ”，授信合同為“SX”,上述合同外的其它合同為“QT”。第五部分XXXX為合同流水序號。按合同簽訂的先后順序，從0001—9999由合同主辦部門合同管理員編制，編制結果報綜合部。以經營部名義簽訂的合同，編號第一部分XX變更為第一部分XXXX，前兩位為公司簡稱“HB”，后兩位為經營部簡稱，天津經營部簡稱“TJ”，齊魯經營部簡稱“QL”。（二）物流合同中各駐企業辦事處或經營部作為合同主辦部門的，合同編號按照物流部的編號規則進行，但在合同編號的末尾應注明各駐企業辦事處或經營部的部門代號。（三）變更協議的編號應與原合同一致，但應在原編號末加注/1、/2等尾標以示區別，并在合同登記臺帳上加以注明。（四）化工產品銷售年度合同的編號另行規定。第六十一條

使用對方提供的合同文本時，無論對方是否編號，都必須按公司合同編號規則編制合同編號。合同簽訂與履行登記臺帳合同簽訂與履行登記臺帳臺帳的內容主要包括：序號、合同編號、合同名稱、標的名稱、合同數量、合同經辦人、對方名稱、對方簽約人、合同金額、簽訂時間、履行期限、履行情況、蓋章份數、簽訂依據和備注等。

合同一經簽訂，合同主辦部門應建立完善合同檔案并。檔案資料包括在合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除及解決糾紛過程中，形成的所有書面材料及封存樣品等。包括但不僅限于：（一）簽訂合同的意向書、可行性研究報告、確認書、談判及會談紀要等；（二）合同審簽單（原件）、招標文件、定標會議紀要、合同文本（正本）、技術附件、變更或解除協議；（三）往來信函、電報、傳真、電子郵件等。包括驗收確認書、質量異議書、催款通知書等；（四）交易過程中收集的合同對方當事人的其它相關材料。第六十四條

合同主辦部門合同管理員于每月15日前將上月的合同履行情況進行綜合分析并將上月合同簽訂與履行登記臺帳、部門的合同檔案以及合同檔案清單（見附件5）一同移交。化工產品銷售和化工產品采購合同移交計劃信息部，其它類別合同移交綜合部。計劃信息部于每季度第一個月的20日前將上一季度的合同簽訂與履行登記臺帳、合同檔案以及合同檔案清單交綜合部存檔。合同檔案移交綜合部后，所發生的與該合同有關的合同檔案資料，應在產生后立即移交綜合部。合同主辦部門或歸口管理部門不按時移交或不移交合同檔案，所產生的一切后果由主辦部門承擔。

第七章

合同的監督檢查第六十五條

綜合部組織監督各部門的合同簽訂和履行情況，并按公司經濟責任制考核的內容，對合同主辦部門或分級合同管理部門的合同簽訂、履行與用章登記臺帳、合同檔案以及合同檔案清單的移交情況進行考核。計劃信息部負責對公司化工產品采購和化工產品銷售合同的簽訂和履行情況進行考核。

物流部負責對公司物流合同的簽訂和履行情況進行考核。

第六十六條

合同主辦部門須嚴格落實合同管理自我監督、檢查制度，主要檢查內容如下：（一）《合同管理辦法》等制度的執行情況和合同管理人員責任制的落實情況；（二）合同全過程管理的運作情況；（三）合同簽約人負責制、重大合同報告制的實施情況；（四）限額以上合同的送審情況；（五）對方當事人的資信、資質審查情況，對方簽約代表資格審定情況；（六）節約挽回資金的情況；（七）本部門合同管理基礎工作情況。

第八章

附則第六十九條

第七十條

本辦法由公司綜合部負責解釋，自下發之日起執行。

附件：1.合同法律審查送審2.合同審簽單3.合同變更審簽單4.合同簽訂與履行登記臺帳5.合同檔案清單

附件1合同法律審查送審表

年

月

日合同名稱對方單位主辦部門

經辦人聯系電話合同簡介及所附

材料清單

主辦部門

經理意見

綜合部

經理意見主辦部門簽收

《法律審查意見書》備注

綜合部留存附件2合同審簽單主辦部門承辦人合同編號

合同名稱

合同類別

對方名稱

合同主要內容標的名稱合同數量單價合同金額

其他內容描述

會

簽

欄

主辦部門合同管理員意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日財務部部門負責人意見：

簽名：

年

月

日計劃信息部部門負責人意見：

簽名：

年

月

日物流部合同管理員意見：

簽名：

年

月

日部門主管意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日綜合部法律事務意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日公司分管副經理公司副經理意見：

簽名：

年

月

日公司經理公司經理意見：

簽名：

年

月

日備

注附件3合同變更審簽單

主辦部門

承辦人

合同編號

合同名稱

合同類別

對方名稱

變更原因和內容

會

簽

欄主辦部門合同管理員意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日財務部部門負責人意見：

簽名：

年

月

日計劃信息部部門負責人意見：

簽名：

年

月

日物流部合同管理員意見：

簽名：

年

月

日部門主管意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日綜合部法律事務意見：

簽名：

年

月

日部門負責人意見：

簽名：

年

月

日公司分管副經理公司副經理意見：

簽名：

年

月

日公司經理公司經理意見：

簽名：

年

月

日

備

注

附件4:合同簽訂與履行登記臺填報部門

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