商務公共關系學清華大學

商務公共關系學清華大學第十三章商務公共關系

文書與函電禮儀第一節公共關系文書的內容與特點一、公共關系文書的概念與類型公共關系文書，是一種廣泛使用的傳播工具，通過傳播溝通組織與公眾之間的相互了解，也是公共關系的重要手段。常用的公共關系文書有新聞稿、演講稿、廣告稿、調查報告、年度報告、宣傳資料、信函、請柬等。第十三章商務公共關系

文二、公共關系文書的特點公共關系文書從寫作過程來講，需要提煉主題，選擇材料，組織結構，安排層次，最后通過語言文字、標點符號加以表述。從表現方法上，需要采用記述、敘述、說明、論文等手法，偶而也用一點抒情或描寫，但從實現公共關系的目標和職能出發，公關文書又有自身的特點。（一）內容真實、題材新穎（二）行文親切，直接溝通（三）文筆生動，引人入勝（四）把握分寸，注重禮儀二、公共關系文書的特點公共關系文書從寫作過程來講第二節日常公共關系文書禮儀一、公文（一）公文的概念公文是國家機關、黨政機關、社會團體、企事業單位用以處理公共事務、開展公務活動的一種具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重工具。（二）公文的特點公文主要有以下四個特點：1.堅定的政治性2.法定的權威性3.特定的規范性4.限定的時效性第二節日常公共關系文書禮儀一、公文二、通知（一）通知的概念通知是用于發布行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部的一種公文。通知在公文中使用最為廣泛，使用頻率最高，上至方針政策，下至具體事務都可發通知。（二）公文的注意事項公文注意事項主要有以下幾方面：1.內容單一2.簡練明確3.椐實而下二、通知（一）通知的概念三、信函公共關系業務信函，在寫作格式上和一般書信并無不同，但是在內容的表達上要處處為對方——公眾著想，要給予充分地理解、信任和尊重，在語句和措詞上尤要講究禮貌、得體，也不乏風趣與幽默。四、書信書信分日常書信、專用書信、禮儀書信等，其格式大同小異，主要區別在于其用途。不同書信往來中要講究如下禮儀：（一）使用規范信封。（二）書信內容第一部分為稱呼。第二部分為正文。第三部分為結尾。第四部分為署名、日期。三、信函公共關系業務信函，在寫作格式上和一般書信五、商業書信（英文）的格式

隨著我國對外開放，我們經常要結交外國朋友，學會寫涉外公文函件顯得很重要。涉外信函一定嚴格按照書信模式要求去做，若粗心大意。就會失禮。商業書信（一般用英文）與國內的信函有較大區別，一般包括七個部分：信頭、信內地址、稱呼、正文、結尾語、簽名、信封寫法。五、商業書信（英文）的格式隨著我國對外開放，我們第三節社交禮儀類

公共關系文書一、社交禮儀類公共關系文書的內容與特點禮儀類公共關系文書是指公務文書的撰寫、往來、處理中的禮貌、禮節和程式。是一個組織為了協調與公眾之間的關系，用來表示祝頌、慶賀、慰問、特約等思想感情或意愿的實用文書。禮交禮儀類公共關系又有自身的特點：（一）公文禮儀的政治性（二）公文禮儀的有效性（三）公文禮儀的時間性（四）公文禮儀的定向性（五）公文禮儀的誠實性第三節社交禮儀類

公共關系文二、請柬（一）請柬的概念請柬又稱請貼、邀請書，它是單位、團體或個人邀請有關人員參加重要紀念等活動所用的一種應用文。它既表示對被邀請人的尊敬，也表明邀請者對此事的鄭重態度，在比較大型的宴會和一些特殊場合下，還具有證明的性質和入場券的作用。（二）請柬禮儀

1.請柬的發出要及時、規范。

2.外交用請柬，須按不同國家的標準要求和相應語種書寫。

3.請柬不管是留交還是帶交或郵遞給對方，均應按禮儀慣例，封裝遞送，否則，將是很失禮的。二、請柬（一）請柬的概念三、賀年卡

賀年卡是人們在逢年過節時表示贈送者慶賀之情的卡片。賀年卡在公關活動中被廣泛采用，在表情達意、傳遞信息、加深情感方面有重要的作用。賀年卡設計制作十分精美，其本身常常就是一件精美的藝術品。賀年卡的畫面及詞語構成了一種很有品味的精神產品，它能提高人生境界，凈化人們的心靈，建立純真健康的情感。賀年卡并無嚴格的格式要求，可以自己動手制作，自己制作賀年卡更能表達真實情感，因而也更有意義。三、賀年卡

賀年卡是人們在逢年過節時表示贈送者慶四、聘書（一）聘書的概念聘書是聘請書的簡稱。它是用于聘請某些有專業特長或名望權威的人完成某項任務或擔任某種職務時的書信文體書。（二）聘書的格式

1.標題

2.稱謂

3.正文

4.結尾四、聘書（一）聘書的概念五、歡迎詞、歡送詞、答謝詞（一）歡迎詞歡迎詞是行政機關、企事業單位、社會團體或個人在公共場合歡迎友好團體或個人來訪時致辭的講話稿。歡迎詞本身并無多少實際意義，其作用在于溝通情感、縮短距離。（二）歡送詞歡迎詞是在與人分別時表示禮貌的用語。（三）答謝詞答謝詞是由賓客出面發表的對主人的熱情接待表示感謝的講話稿。五、歡迎詞、歡送詞、答謝詞（一）歡迎詞六、祝賀詞

祝賀詞是指在節日之時，或別人有喜慶之事時的用語。當新朋好友在工作上與生活上取得了進展，或逢到節日喜慶時，向其致以熱烈而富有情感的吉言佳話，表達自己的喜悅和祝愿，會使對方心情舒暢，加深雙方的感情，祝賀詞的內容一般由喜慶的事項而定，如“祝你節日愉快！”、“祝你生日快樂！”、“恭喜發財”、“祝晉升新職”、“一路平安”、“心想事成”等。祝賀詞要選擇時機，對公關人員來說，親朋友好、關系單位、合作伙伴等，遇有節日、喜慶、晉職、升學、生日、結婚、獲獎、出國或事業有成時，都應及時表示祝賀，否則，不僅使關系疏遠，而且可能產生隔閡。恰到好處的祝賀詞，可以表達自己的心愿，加深雙方的感情，增添喜慶氣氛，為成功的合作和建立友誼奠定良好的基礎。六、祝賀詞

祝賀詞是指在節日之時，或別人有喜慶之七、邀請信邀請信在社交活動中使用得相當廣泛。它一般較簡短，寫時既要注意禮節，又要誠懇熱情，交待清楚。邀請信一般包括四個部分內容。（一）向對方表示簡短的寒暄和問候。（二）說明邀請對方參加什么活動或邀請原因。（三）說明活動安排的細節。（四）如有必要，請被邀一方確認能否應邀。七、邀請信邀請信在社交活動中使用得相當廣泛。它一八、賀電

賀電是向對方表達良好祝愿的電報，以增加喜慶氣氛。郵電局各有多種精致、美觀、高雅的慶賀卡，供拍發人選用，收報郵電局配以精制的封面，連同電文投送收報人。這幾種專用卡是：祝賀結婚專用卡GRT1，祝賀節日專用卡GRT2，祝賀他長壽專用卡GRT3，祝賀生日專用卡GRT4，祝賀其他喜慶事宜通用卡GRT5。八、賀電賀電是向對方表達良好祝愿的電報，以增加喜九、開幕詞開幕詞是黨政機關、企事業單位和群眾團體的領導人在隆重大會舉行時說做的帶提示性、方向性、指導性的致詞。開幕詞的寫作中要緊扣會議主題，可介紹與會的代表，說明會議的背景、目的、任務、意義及對會議的希望和要求等。開幕詞一般可由標題、稱謂、正文、結尾四部分組成。語言要簡潔、明快、熱情洋溢。致辭的長短，需視活動的性質和規模而定，一般來說宜短不宜長，切忌講些不相干的內容。九、開幕詞開幕詞是黨政機關、企事業單位和群眾團體十、慰問信慰問信是對他人表示慰藉、問候、鼓勵關切的專用信件。有正式和非正式兩種形式。正式的主要用于國家間、政府官員、團體間。非正式的則是交往中不可缺少的，這類書信要寫的及時，行文簡潔，感情真摯，詞句樸實，一般包括兩部分內容。（一）對收信者得病、遇喪、受災表示同情。（二）表示愿意在某些方面全力提供幫助。作為被問候的人，在接到這類書信后，如情況許可，應及時回信表示感謝。十、慰問信慰問信是對他人表示慰藉、問候、鼓勵關切十一、報喪訃告與唁電到現代，繁瑣的帶有迷信色彩的喪葬舊儀多已泯滅，代之以文明、節儉、鄭重的喪葬禮儀。人總是要死的，死后大辦喪事不可提倡。一個人去世了，可由親屬或組織在報上發訃告，或用口頭和快形式向家族和親友報喪。訃告要有五個方面的內容：（一）死者的姓名、身份；（二）去世的時間、地點和原因；（三）死者的生平簡介、功過評價；（四）吊唁及追悼會的時間、地點；（五）發訃告的個人或團、發訃告的日期、訃告只能用白紙或黃紙，必須用黑字，加黑框，以示哀悼。十一、報喪訃告與唁電到現代，繁瑣的帶有迷信色彩的第四節公共關系專業文書禮儀一、新聞稿新聞稿，是傳播速度快，傳播面廣，影響較大的大眾媒體。它包括報紙上刊登供閱讀的文稿，也包括電臺、電視臺口頭播講的文稿。后者在文字上要求更淺顯，更口語化些。新聞稿的特點，一是“新”，新近發生的事，或雖早已存在卻有新發展、新變化的情況；二是“聞”，公眾喜聞樂見的、開卷有益的新鮮事物、事理，由新而派生出“快”、及時、迅速，慢了就成了“舊”聞，成了歷史，是聞必須“真”，編造出來的假新聞一文不值，反而會混淆視聽、擾亂社會。第四節公共關系專業文書禮儀一、新聞稿二、公關簡報（一）概念公關簡報是機關、團體、企事業單位為反映情況、匯報工作、交流經驗、揭露問題而寫的一種簡短、快速的文體。簡報，有時也被叫做“情況反映”、“內容參考”、“簡訊”、“工作動態”、“快報”等。（二）作用

1、反映情況

2、指導工作

3、交流信息

4、宣傳教育二、公關簡報（一）概念三、公關廣告文案（一）概念公關廣告是企事業、社會團體等組織向社會廣大公眾公開宣傳某種產品、某項服務的一種信息傳播形式，旨在使公眾對組織機構有整體的、全面的了解和信任，建立組織的聲譽，擴大組織的知名度和美譽度。（二）主題為了使公關廣告取得應有效果，即宣傳組織、樹立組織形象、擴大組織在公眾中的影響并在公眾心目中牢牢扎根，需要確定公關系的主題內容：

1.聲譽主題2.服務主題

3.組織內部關系主題4.人事關系主題

5.特殊事項主題三、公關廣告文案（一）概念1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。

2、孤單一人的時間使自己變得優秀，給來的人一個驚喜，也給自己一個好的交代。

3、命運給你一個比別人低的起點是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!

4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少。口里不說多余的話，自然禍就少。腹內的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!

5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個當下，一萬個美麗的未來抵不過一個溫暖的現在。

6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續保持熱忱，要繼續保持微笑，就像從未受傷過一樣。

7、生命的美麗，永遠展現在她的進取之中;就像大樹的美麗，是展現在它負勢向上高聳入云的蓬勃生機中;像雄鷹的美麗，是展現在它搏風擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。

8、有些事，不可避免地發生，陰晴圓缺皆有規律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。

9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強。人生無完美，曲折亦風景。別把失去看得過重，放棄是另一種擁有;不要經常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風景就在下一個拐彎處。

10、有些事想開了，你就會明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎樣，最后收拾殘局的還是要靠你自己。

11、人生的某些障礙，你是逃不掉的。與其費盡周折繞過去，不如勇敢地攀