市政園林建設(shè)公司會(huì)議管理制度1范圍本制度適用于公司各部門、項(xiàng)目部。本制度包括會(huì)議的類型和組織、會(huì)議安排、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議資料四部分內(nèi)容。2職責(zé)2.1總經(jīng)理辦公室2.1.1負(fù)責(zé)公司年度經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議等大型綜合性會(huì)議的組織，會(huì)議資料的準(zhǔn)備，會(huì)議的文字、影像記錄。2.1.2負(fù)責(zé)公司月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布，并對(duì)各部門（項(xiàng)目部）會(huì)議記錄、紀(jì)要的情況進(jìn)行督導(dǎo)。2.1.3負(fù)責(zé)公司周辦公例會(huì)的會(huì)議組織與會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布。2.1.4負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的預(yù)約管理。2.2工程部負(fù)責(zé)公司月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)的會(huì)議組織。2.3各部室（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)本部門（項(xiàng)目部）各類專題會(huì)議的組織及會(huì)議資料的整理、存檔。3制度3.1會(huì)議類型及組織3.1.1大型綜合性會(huì)議有多個(gè)部門（項(xiàng)目部）參加的大型綜合性會(huì)議，如年度經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議等，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一組織安排，其它部門和單位做好配合。3.1.2月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)、周辦公例會(huì)公司月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)由工程部統(tǒng)一組織，其他部門積極做好配合工作。周辦公例會(huì)由總經(jīng)理辦公室組織，其他部門積極做好配合工作。3.1.3其他會(huì)議由召集部門統(tǒng)一組織安排，并做好會(huì)議記錄和落實(shí)工作。3.2會(huì)議安排3.2.1安排原則會(huì)前準(zhǔn)備充分，目的明確；會(huì)中緊扣議題，簡(jiǎn)潔高效；會(huì)后落實(shí)決議，責(zé)任到人；推行復(fù)命制度，提高執(zhí)行力。3.2.2會(huì)議的安排3.2.2.1對(duì)于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性的會(huì)議，原則上不作安排。3.2.2.2會(huì)議地點(diǎn)由召集部門（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)落實(shí)，使用公司會(huì)議室的須提前填寫《會(huì)議室使用登記表》預(yù)約登記，原則上未登記會(huì)議室的會(huì)議不予安排。3.2.2.3已預(yù)訂登記的會(huì)議需要改期時(shí)，應(yīng)及向總經(jīng)理辦公室取消預(yù)約，并重新登記。3.2.2.4對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的多個(gè)會(huì)議，總經(jīng)理辦公室可協(xié)調(diào)安排合并召開。3.2.2.5各類會(huì)議的召開必須服從公司的統(tǒng)一安排，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則，接受總經(jīng)理辦公室的調(diào)整。3.3會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議召集部門相關(guān)人員應(yīng)提前做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。對(duì)于有政府行業(yè)管理部門、公司重要來(lái)賓參加的會(huì)議，應(yīng)安排好各項(xiàng)會(huì)議細(xì)節(jié)，責(zé)任到人。3.4會(huì)議資料3.4.1會(huì)議通知3.4.1.1公司的大型綜合性會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)通知領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員參會(huì)。3.4.1.2月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)由工程部負(fù)責(zé)通知；周辦公例會(huì)由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)通知。3.4.1.3其它會(huì)議由召集部門（項(xiàng)目部）自行通知。3.4.1.4不能按時(shí)參加會(huì)議須提前向會(huì)議召集部門（項(xiàng)目部）請(qǐng)假。公司大型綜合性會(huì)議、月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)的參會(huì)人員原則上不允許請(qǐng)假，特殊情況不能參會(huì)的，須提前向部門分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。3.4.2會(huì)議記錄3.4.2.1大型綜合性會(huì)議的會(huì)議報(bào)告及領(lǐng)導(dǎo)講話等材料，由各部門提報(bào)所需相關(guān)資料、總經(jīng)理辦公室起草、整理和校核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后定稿，重要大型綜合性會(huì)議的報(bào)告或講話應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求在會(huì)后以文件形式下發(fā)、存檔。3.4.2.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)月度工程例會(huì)、月度工程調(diào)度會(huì)、周辦公例會(huì)的會(huì)議記錄，并按要求整理會(huì)議紀(jì)要、存檔，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)當(dāng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、記錄人員、及會(huì)議議題等要素。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示需要以文件形式下發(fā)的，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)起草發(fā)文。3.4.2.3其他會(huì)議由會(huì)議召集部門（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并參照《會(huì)議紀(jì)要模板》格式要求整理會(huì)議紀(jì)要、存檔，總經(jīng)理辦公室進(jìn)行不定期檢查。3.4.2.4會(huì)議召集部門（項(xiàng)目部）應(yīng)做好參會(huì)人員的出席、遲到、早退等情況的記錄，并由參會(huì)人員填寫《會(huì)議簽到表》簽到。3.4.3會(huì)議拍照、錄音和錄像會(huì)議的拍照、錄音和錄像工作原則上由會(huì)議召集部門（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)完成。會(huì)議召集部門或單位應(yīng)做好會(huì)議照片、錄音和錄像等資料的歸檔工作。3.4.4檔案管理各類會(huì)議的會(huì)議資料按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理及歸檔。4相關(guān)文件序號(hào)名稱編號(hào)1內(nèi)刊管理辦法B-095記錄序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)收集部門保存部門保存期限1會(huì)議室使用登記表B-04-001總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室1年2會(huì)議簽到表B-04-002各部門（項(xiàng)目部）各部門（項(xiàng)目部）1年3會(huì)議紀(jì)要模板B-04-003各部門（項(xiàng)目部）各部門（項(xiàng)目部）5年市政園林建設(shè)公司會(huì)議室使用登記表使用部門登記人使用區(qū)域會(huì)議室□洽談室□1706洽談室□使用時(shí)間年月日：至：所需設(shè)備筆記本電腦（是□否□）投影儀（是□否□）音響設(shè)備（是□否□）激光筆（是□否□）備注：請(qǐng)會(huì)議室使用完畢后將桌椅擺放整齊，并立即清理會(huì)議室衛(wèi)生。市政園林建設(shè)公司會(huì)議室使用登記表使用部門登記人使用區(qū)域會(huì)議室□洽談室□1706洽談室□使用時(shí)間年月日：至：所需設(shè)備筆記本電腦（是□否□）投影儀（是□否□）音響設(shè)備（是□否□）激光筆（是□否□）備注：請(qǐng)會(huì)議室使用完畢后將桌椅擺放整齊，并立即清理會(huì)議室衛(wèi)生。市政園林建設(shè)公司會(huì)議室使用登記表使用部門登記人使用區(qū)域會(huì)議室□洽談室□1706洽談室□使用時(shí)間年月日：至：所需設(shè)備筆記本電腦（是□否□）投影儀（是□否□）音響設(shè)備（是□否□）激光筆（是□