1、實用職場英文寫作教程Unit 8 Meeting Minute實用職場英文寫作教程Unit 8 Meeting MinutMinutes of meetingsa common form of communication within a company, keep permanent and formal records of discussions and decisions at meetings. A minute is a summarized or condensed record of what has taken place in a meeting. It is a writ

2、ten record to be kept for future reference. It may record review of the past activities, new decisions and polices, and provide the decision-making process. Writing minutes is thus an essential skill within companies for a successful career. Minutes of meetingsa commo1Content and Format3Sample Readi

3、ng5Your Try24 Writing TechniquesUseful Expressions and Sentences內容大綱6 Exercises7 Answer1Content and Format3Sample ReaContent and Format Content and Format What Is a Minute會議紀要是商務活動中確認會議成果、督促各部門采取行動的主要手段。會議紀要的格式分為會議題目、會議性質、會議日期、會議時間、會議地點、出席者、缺席者、討論事項、通過決議、結束時間和記錄人簽名等。會議紀要可分為非正式會議紀要和正式會議紀要。正式的會議紀要可分為四

4、類，即敘事會議紀要(Narrative minutes)，決議會議紀要(Resolution minutes)，行動會議紀要（Action minutes）和全文會議紀要（Verbatim minutes）。此外，不同的企業對會議紀要也有不同的要求。會議紀要一般使用過去時，用被動語態取代第一人稱，避免使用表示好壞的形容詞或副詞。內容要求客觀、完整、清晰、明確。What Is a Minute會議紀要是商務活動中確認會議紀要的準備 以下幾種手段能幫助記錄者在會議開始前做好準備： 1.提前準備一份先前會議的紀要作為參考，熟悉公司慣用的文體格式. 2.如有可能，與會議的組織者進行溝通，預先了解會議議

5、程、會上散發的資料、與會者姓名、待解決的問題等重要信息，做到心中有數。 3.如果會議內容較為復雜、持續時間較長，應提前準備好錄音器材、筆記本電腦和電池，這些工具能使會議記錄作為簡便。 4.在會議開始前，就將會議的開始時間、地點等信息記錄好。 會議紀要的準備 Whats the structure of a Minute會議紀要的結構通常包含下列模塊： 1.會議信息概述：該部分對會議的基本信息：會議題目、會議性質、會議日期、會議時間、會議地點進行概述。 2.與會者信息：該部分主要介紹參會者信息，包括出席者、列席者、遲到者、缺席者等等。 3.會議目標：該部分對會議的主要目標進行描述。 4.對上次會

6、議紀要的修改：如果本次會議對上次會議的紀要做了修改，則應該提出。 5.討論的議題和結論：描述會議中討論的議題，并正確記錄各種結論。必須注意的是，除非特殊需要，對未形成結論的個人觀點不應記錄。 6.決議：以書面形式重申會上所做出的決定。 7.下一步的措施：將各部門和人員下一步的工作明確列出。 8.結束時間和記錄人簽名。 Whats the structure of a Mi例如：例如：Whats the Format of A Minute會議紀要的一般的格式如下圖的寫作模板所示： Whats the Format of A Minute會英文會議記錄的格式較為正式，通常分為會議名稱、時間、地點

7、、出席人、缺席人、討論事項、通過決議和記錄人等幾部分。 記錄名稱一般標語于文章開頭部分，可以居中，也可以按時下流行的書寫格式一律居左。接下來的日期，時間和地點部分往往用一兩句話表述清楚。 為確保準確性，以便日后引用過或查找，會議紀要的時間常常準確到年月日，甚至幾時幾分。會議紀要中的地點，如沒有特殊要求，可以不予交代，如有必要，也要寫清楚。出席人和缺席人一般另起一行。出席人一欄中，首先注明的是會議主持人，缺席人如無需交代，也可以省去。如要注明，則可續上缺席原因等。不管是出席人還是缺席人，一般都應該給全名，必要時續上職務名稱。 正文要求用詞精，條理清楚，內容精要，以便于讓參看記錄的人一眼就能明了會

8、議的整個流程和主要內容。 如果涉及下次會議的時間，一定要清楚記錄。最后還可記上會議結束的時間。 署名部分一般位于正文的右下角，寫上記錄人的姓名，有時加上主持人的簽名。也可以參照計算機版格式一律左起頂格，但不管采用哪種方式，簽名都盡可能用全稱，以便日后查找。英文會議記錄的格式較為正式，通常分為會議名稱、時間、地點、出Writing TechniquesWriting Techniques會議紀要語氣要正式； 動詞一般采用被動式；措辭盡量采用常用詞。會議紀要是用清晰和準確的形式記錄討論和決議的方法，應該使用平實的語言。會議記錄者首要的是要認識到會議紀要寫作的 4C 原則。 1.準確（correct

9、ness）:正確反映所有的決議和行動。 2.簡明（conciseness）:會議紀要切中要點、準確的時候，更容易理解主要信息。 3.清晰（Clarity）:理解決議或行動的目的，以便更加清晰的表達會議紀要內容。 4.一致（consistency）:會議紀要的格式應保持一致，只有通篇修改的時候，才可以改變。 會議紀要語氣要正式； 動詞一般采用被動式；措辭盡量采另外還要注意以下幾個方面： 1.語言用得越正式，越顯出商務氣息。如： Informal Formal so-so satisfactory 2. 不要用縮略語，用全稱： Informal Formal arent are not Shes

10、She is, She has 3. 不要用縮寫，用全稱： Informal Formal Dept. Department Corp. Corporation 4. 不要用人稱，用非人稱： 不 要 用 要 用 Our idea the companys proposal We wanted the corporation required Your letter to us the correspondence received 5. 被動語態 使用被動語態給人感覺以中性，文件似乎由傳真機所發，它能將人的注意力引向信息本身，而不是注意誰提出此建議，作出此決定等。如： A salary cut

11、 was proposed. Mr. * proposed a salary cut. (這種寫法會遭人注意或受到攻擊，即使在會議上通過了，也是集體或多數人的意見，記錄的也只是結果。) 6. 態度措辭常常能反映人際關系。紀要中對上級、對同行、對同事以及對下級所用的語氣和態度是絕然不同的。對上級用尊敬、對同事同行用禮貌、對下級用權威命令式語氣。這種語氣差別主要體現在動詞上： 對上級 對下級 could be is should be is would be will might/may be will seems to be is 另外還要注意以下幾個方面： 5. 被動語態 總之，會談紀要應盡可

12、能準確。如果對于會議內容發生爭議，會談紀要可以提供依據。應該以第三人稱寫作，使用過去時，不要直接引用講話，使用中性詞，使用正確的術語。會議紀要的寫作順序應確保和討論的順序一致，和會議日程的結構一致。會議紀要的各部分按照順序可以標上數字，其數字應與會議日程的數字保持一致。總之，會談紀要應盡可能準確。如果對于會議內容發生爭議，會談紀Sample ReadingSample Reading1. Minutes of a Board Meeting 1. Minutes of a Board Meeting 【參考譯文】 1. 董事會 會議紀要 . 【參考譯文】 1. 董事會 會議紀要 . 2. Mi

13、nutes of a meeting of the Marketing Department 2. Minutes of a meeting of the【參考譯文】 2.市場部會議紀錄【參考譯文】 2.市場部會議紀錄3. Action Minutes 3. Action Minutes 【參考譯文】 3.行動會議紀要 【參考譯文】 3.行動會議紀要 4。 Executive Committee Meeting Minutes (會議討論了章程的修改、目標的制定以及下次會議的時間。) 4。 Executive Committee Meeting【參考譯文】 4. 執行委員會的全文會議記錄【參考

14、譯文】 4. 執行委員會的全文會議記錄5. Minutes of a Discussion 5. Minutes of a Discussion 【參考譯文】 5.討論會的會議記錄【參考譯文】 5.討論會的會議記錄Useful Expressions and SentencesUseful Expressions and SentencUseful Expressions1. hearing:聽證會，意見聽取會 2. waive：放棄，撤回 3. quorum:有效的法定人數 4. proceedings:進程，時間，事項，記錄 5. snapshot:簡短描述 6. verbatim：逐字的

15、 7. diffuse:分散的，羅嗦的，冗長的 8. teleconference:遠程電話會議 9. chair：（會議的）主席，議長，會長，主席席位（職務） 10. dissent：不同意 11. abstain：放棄，棄權 12.seminar：研討會 13.sederunt：拉（某某等人）出席；會議，聯歡會，座談會（=There sat） 14. subsume:包含，包容 15. venue：會議地點 16. table：擱置（議案、提議、動議） 17. adjourn：休會，閉會 18. board of directors 董事會 19. AGM：股東周年大會（Annual Ge

16、neral Meeting） 20. action minutes 行動性會議紀要 21. narrative minutes 敘述性會議紀要 22. resolution minutes 決議性會議紀要 23. Special Interest Group 特別利益集團 24.keep track of 記錄 25. apology: 請假 26. launch:（新產品）投放市場銷售 Useful Expressions1. hearing26. launch:（新產品）投放市場銷售 27. second: 附議 28. a matter of high priority 非常需要優先考慮

17、的事情 29. regular meeting 常務會議 30. special meeting 專門會議 31. executive meeting 行政會議 32. motion originators 動議發起人 33. mode of voting 表決方式 34. arguments in favor 贊成意見 35. arguments against 反對意見 36. convener：會議召集人 37. be in attendance 出席 38. throw open 取消限制 39. play havoc with 擾亂，破壞 40. backup：后背設備 41. ju

18、st in case 以防萬一 42. proofread：校對 43. call the roll 點名 44. apologies were received from Peter: Peter 請假 45. put the issue to vote 將問題付諸表決 46. announce an appointment and a dismissal 發布了幾項任免決定 47. affirmative vote 贊成票 48. negative vote 反對票 49. abstention: 棄權 50. call to order 宣布開始（會議、上課等） 51. unanimou

19、sly：一致地 26. launch:（新產品）投放市場銷售 40. bac Useful Sentences1. A meeting was held at 2:30 p.m. today in the Union Hall to discuss problems in domestic sales. 下午兩點半在工會大廳召開了一次會議，討論國內視察那個銷售中的問題。 2. The meeting was called to order by Zhang Xiaohua at 10:30 a.m. 張小華于上午 10 點半宣布開會。 3. Minutes of the last meetin

20、g held at 10:00 a.m. on May 20 were approved. 會上通過了 5 月 20 日上午 10 點舉行的上次會議的紀要。 4. The chairman announced that Mr. Li had been elected as sales manager. 主席宣布李先生當選為銷售經理。 5. There were 20 affirmative votes, 5 negative votes and 2 abstentions. 20 張贊成票，5 張反對票，2 張棄權票。 6. Minutes of last meeting held on 20

21、th March, at 10:00 were approved. 上次于 3 月 20 日早上 10 點召開的會議的紀要得到通過。 7. Based on the discussion, Professor Li made a motion that the Academic Senate extended a certificate of appreciation. 根據討論，李教授做出了學術評議會擴大鑒定證書的動議。 8. Professor Ming seconded the motion, which was passed unanimously. Ming 教授附議該動議，該動議得

22、到一致通過。 9. Mr. Zhang stated that employees were unhappy about the temperature in the office. 張先生陳述了員工對辦公室溫度不滿。 10. The meeting was adjourned at 4:00 p.m. 會議于下午 4 點休會。 11. The next regular meeting was scheduled for May 15, at 2:30 p.m. 下次常規會議定于 5 月 15 日下午 2 點半舉行。 Your TryYour TryTask 1 Group discussio

23、nQ1. Whats the purpose of writing the minutes? Q2. What points should be included in the minutes? Q3. Who can be the taker of meeting minutes? Can he or she anyone who speaks at the meeting? Q4. List some kinds of preparation a minutes-taker should get ready to before the meeting. Task 2 Comparison:

24、 discuss in groups of four or five and compare the two minutes and decide which one is more appropriate and what differences are in the contents and formats. Task 1 Group discussionTask 3 The minutes are completed, but the parts are mixed up. Put the following parts into proper order to make complet

25、e minutes. A a. Winter promotion plans b. Adjournment c. Apologies for absence d. Date of next meeting e. Monday, 28th July, 2009, at 10:00 a.m. f. To review the sales record in June g. Review of the minutes of the previous meeting h. Minutes B a. Apologies for Absence: Mr. Yuan Guojun, manager of D

26、epartment F b. Present: Thomas Jiang, Chairperson Qian Huilin, manager of Department A Chen Zhen, manager of Department B Zhang Yan, manager of Department C Li Jing, manager of Department D Zhao Qiang, manager of Department E c. The chief item of the meeting: Possibility of carrying out flextime sys

27、tem in the company. d. Different opinions: 1. Ms. Qians opinions: She reported that her people felt happy with the present non-flexible system. She system and even suggested to have gap working days. and the staff in her department thought it was hard to cover for others if there was a flextime syst

28、em. 2. Ms. Zhangs opinions: She suggested to vote on the new proposal. She agreed with the new working system and even suggested to have gap working days.3. Ms. Lis opinions: She agreed with the flextime system and proposed a new working system, which was called “core times”. Core times, in Ms. Lis

29、ideas, meant the basic hours one should be in the company. 4. Mr. Chens opinion: He agreed with the new working system but disagreed with Ms. Lis new proposal on “core times”. 5. Mr. Zhaos opinion: Because of the time difference, it was very hard for Mr.Zhaos department to carry out flextime system.

30、 e. Adjournment The meeting adjourned at 9:45 a.m. f. Qiu Xiaoyun Business Assistant g. Date: February 20, 2008, 9:00 a.m. h. Minutes Task 3 and the staff in her dTask 4 Find out the problems in the following writing. Try to find out them and rewrite it. Task 4 Answer:Task 3 A Order: h e c g a f d b

31、 B Order: h g b a c d e f Task 4 (調理不清晰，不明確。會議的地點及出席人員介紹得較為模糊。主要內容重點不突出。并且用第一人稱來講述，不符合會議紀要的要求。另外第三段第一句“We heatedly discussed the new proposal suggested by Mr. Li, Miss Zhang pointed out that”存在語法問題。如果重點強調的是兩件事：1.我們討論了李先生提出的意向書；2.張小姐提出那么可以把 Mr. Li 后的逗號改成句號。 “We heatedly discussed the new proposal sug

32、gested by Mr. Li. Miss Zhang pointed out” 也可以寫成并列句，在 Mr. Zhang 前加連詞 and 即可。) Answer:ExercisesExercisesI. Read the following letter and try to figure out how the principles are applied in them. The question after it might help you complete the task. Questions for comprehension 1. How does the author

33、arrange the minute? 2. Identify the characteristics of the letter. 3. Give the general structure of the letter. 4. List the outline of the letter. 5. What is the purpose of the letter? 6, Sum up the requirement for minutes. 7. Give your impression on the meetings and explain why you think so. I. Rea

34、d the following letter a. Fill in the blanks of the following minute with the words given. Change the form where necessary. . Fill in the blanks of the f. Fill in Table 2 according to the examples in Table 1. Table 1 Table 2. Fill in Table 2 according t. Match the English words and phrases with thei

35、r proper Chinese Meaning. a.宣布開會 b.附議 c.全體一致地，無異議地 d.提議 e.棄權 f.休會 g.決議 h.輪流 i.會議進程 j.會議議程 ( ) adjournment ( ) unanimously ( ) call to order ( ) resolution ( ) in turn ( ) to second ( ) motion ( ) proceedings ( ) agenda ( ) abstain . Translate the following sentences. 1. The minutes of the last meeting, having been previously circulated, were approved and signed by the Chairman as a correct record. 2. The meeting suggested inviting experts from Canada to give a training c