1、YCF正版可修改PPT（中職）數(shù)據(jù)庫應(yīng)用基礎(chǔ)Access2教學(xué)課件第2章 Access 2003數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基本知識2. 1 Access 2003入門2. 2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念2. 3 Access的啟動與退出2. 4 數(shù)據(jù)類型2. 5 Access的工作方式下一頁返回第2章 Access 2003數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基本知識Access是一種關(guān)系型的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是Microsoft Office套件產(chǎn)品之一。從20世紀(jì)90年代初期Access 1. 0的誕生到Access 2003都得到了廣泛使用，更在1996年被評為全美最流行的黃金軟件。Access歷經(jīng)多次升級改版，

2、其功能越來越強大，但操作反而更加簡單。尤其是Access與Office的高度集成，熟悉且風(fēng)格統(tǒng)一的操作界面使得許多初學(xué)者很容易掌握。上一頁返回2. 1 Access 2003入門2.1.1數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展厲程數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)成為先進(jìn)信息技術(shù)的重要組成部分，是現(xiàn)代計算機信息系統(tǒng)和計算機應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)和核心。數(shù)據(jù)庫技術(shù)最初產(chǎn)生于20世紀(jì)60年代中期，根據(jù)數(shù)據(jù)模型的發(fā)展，可以劃分為三個階段:第一代的網(wǎng)狀、層次數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);第二代的關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);第三代的以面向?qū)ο竽Ｐ蜑橹饕卣鞯臄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)。第一代數(shù)據(jù)庫的代表是1969年IBM公司研制的層次模型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)IMS和70年代美國數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)語言協(xié)

3、商CODASYL下屬數(shù)據(jù)庫任務(wù)組DBTG提議的網(wǎng)狀模型，這兩種數(shù)據(jù)庫奠定了現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫發(fā)展的基礎(chǔ)。下一頁返回2. 1 Access 2003入門第二代數(shù)據(jù)庫的主要特征是支持關(guān)系數(shù)據(jù)模型，關(guān)系模型具有形式化的理論基礎(chǔ)，十分簡單、清晰。20世紀(jì)80年代關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)得到了迅速的發(fā)展，已被廣泛地應(yīng)用到企業(yè)管理、信息檢索、輔助決策等各個方面，成為實現(xiàn)和優(yōu)化信息系統(tǒng)的基本技術(shù)。第三代數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各個行業(yè)領(lǐng)域?qū)?shù)據(jù)庫技術(shù)提出了更多的要求，例如，需求通過數(shù)據(jù)庫服務(wù)器來處理聲音、圖像、視頻等復(fù)雜數(shù)據(jù)類型。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫已經(jīng)不能完全滿足需求，于是產(chǎn)生了第三代數(shù)據(jù)庫。第三

4、代數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)支持OO(面向?qū)ο?數(shù)據(jù)模型，提供更加強大的管理功能，支持更加復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型，支持SOL語言，支持多種網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議。Access 2003已具備了第三代數(shù)據(jù)庫的一些特點。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門2. 1. 2關(guān)系數(shù)據(jù)庫與Access關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)(Relation Data Base Management System, RDBMS)是以數(shù)據(jù)的關(guān)系模型為基礎(chǔ)，根據(jù)自己定義的關(guān)系來存儲、處理和管理數(shù)據(jù)庫信息的系統(tǒng)。Access 2003數(shù)據(jù)庫是一個典型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。用戶在使用Access 2003時，可以為每一種類型的信息創(chuàng)建一個表，將數(shù)據(jù)分別存放在自

5、己創(chuàng)建的表中，并建立起表與表之間的關(guān)系;然后使用查詢，從一個或多個表中查找符合條件的數(shù)據(jù);使用窗體，編輯表中的數(shù)據(jù);使用報表，分析、匯總表中的數(shù)據(jù)，并可以根據(jù)實際的需要將所需的數(shù)據(jù)打印出來;利用數(shù)據(jù)訪問頁，查看、編輯Web頁;使用宏，自動完成事先定義好的一系列操作;通過嵌入模塊，采用Visual Basic語言編寫一段程序代碼來實現(xiàn)一些復(fù)雜功能，在Access 2003上開發(fā)出功能更完善的數(shù)據(jù)庫管理程序。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門自從1992年，Microsoft公司發(fā)布Access 1. 0以來，隨著Windows的普及，使用Access的人越來越多，它逐漸成為流行

6、的數(shù)據(jù)庫軟件之一。 Access是一個面向?qū)ο蟮摹⒉捎檬录?qū)動機制的小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。在Access中，用戶可以根據(jù)實際需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，然后使用表對象分別存儲每一種類型的數(shù)據(jù)，并建立起不同類型數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，供報表使用。此時，每條信息僅在一處存放，減少了冗余數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，節(jié)省了寶貴的存儲空間，同時也加快了更新數(shù)據(jù)的速度。在Access數(shù)據(jù)庫中，任何有名字的事物都可以稱之為對象。上一頁下一頁返回2. 1 Access 2003入門Access使用了與Windows一致的風(fēng)格，采取面向?qū)ο蟮姆绞剑瓿蓴?shù)據(jù)庫的各種功能，極大地簡化了用戶的開發(fā)工作。針對用戶在實際應(yīng)用中的需求，Access數(shù)據(jù)

7、庫提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏和模塊這七個對象，用于收集、存儲和操作各種不同的信息。上一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念一個Access數(shù)據(jù)庫文件是表和其他對象(查詢、窗體、報表、宏及模塊)的集合，下面對數(shù)據(jù)庫文件的集合進(jìn)行簡要的介紹。1.表數(shù)據(jù)庫是表的集合，表是用戶定義的用于存儲數(shù)據(jù)的對象，即Access數(shù)據(jù)庫中所有數(shù)據(jù)都是以表的形式保存。表是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在一個Access數(shù)據(jù)庫中至少需要一個表存在，否則該數(shù)據(jù)庫是一個空數(shù)據(jù)庫，如圖2-1所示是一張“產(chǎn)品”數(shù)據(jù)表。從圖2-1中可以看出，表的結(jié)構(gòu)如同日常工作中的表格一樣，也是由行和列組成的一個二維表格。在Access中

8、，表的每一行稱為一條記錄，表的每一列稱為一個字段。下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念字段記錄了一條信息在某方面的狀況。其中第一行為字段名，數(shù)據(jù)表的其他行稱為記錄，Access數(shù)據(jù)庫中的記錄是由一個個字段組成的。當(dāng)一個表中包含有很多條記錄時，可以通過垂直滾動條來查看所有的記錄;當(dāng)一個表中包含有很多字段時，可以通過水平滾動條來查看所有的字段。表的設(shè)計是設(shè)計數(shù)據(jù)庫時最主要的任務(wù)之一，是Access數(shù)據(jù)庫的核心，是所有數(shù)據(jù)庫操作的前提。數(shù)據(jù)可以存放在一個表中，也可以存放在多個表中。上一頁下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念2.查詢Access表中包含大量數(shù)據(jù)信息，但是，實際應(yīng)用中

9、，并不是需要所有的數(shù)據(jù)信息，而是需要符合某些條件的一些數(shù)據(jù)信息，比如圖2-1所示的表中，假如用戶需要了解產(chǎn)品中“十種最貴的產(chǎn)品”的單價信息。為了解決這個問題，可以建立一個查詢，檢索出符合條件的數(shù)據(jù)信息。如圖2 -2所示就是符合上述條件的一個查詢表。從圖2 -2中可以看出查詢是按照某一事先規(guī)定的準(zhǔn)則在指定的表中搜索符合條件的信息，然后以數(shù)據(jù)表的形式給出。利用查詢對象不僅可以檢索一個數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，還可以檢索多個數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)，生成查詢表，并以數(shù)據(jù)表格的形式顯示出來。上一頁下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念注意:查詢表與表對象有著本質(zhì)的區(qū)別，查詢表的表格是虛擬的，它是基于數(shù)據(jù)表的，查詢

10、表的內(nèi)容和形式都隨著查詢條件和表對象中內(nèi)容的變化而變化。 Access 2003的查詢有三種視圖:數(shù)據(jù)表視圖、設(shè)計視圖和SQL視圖。其中，數(shù)據(jù)表視圖用于查詢結(jié)果的顯示，設(shè)計視圖用于對查詢的設(shè)計，SQL視圖用來編輯查詢對象所對應(yīng)的SQL語句。 3.窗體利用表對象可以看見多條記錄。但是，實際應(yīng)用過程中經(jīng)常需要查看某一條記錄的所有信息。當(dāng)一條記錄包含的信息非常多的時候，利用表對象查看，需要借助于滾動條來實現(xiàn)，很不方便。上一頁下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念這時用戶可以通過創(chuàng)建窗體逐條顯示表或查詢中的記錄，以便于詳細(xì)地查看和編輯，也可以同時顯示來自于多個表中的字段、圖片和數(shù)據(jù)內(nèi)容，如圖2

11、 -3所示就是一個“訂單”窗體。4.報表報表是為計算、歸類、匯總、排序數(shù)據(jù)而設(shè)計的一種數(shù)據(jù)庫對象。在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，大多數(shù)用戶的最終目的是想得到有關(guān)數(shù)據(jù)信息的一張或多張報表，并打印出來。以往設(shè)計一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，編寫打印報表是最麻煩的。而在Access中，可以使用報表對象，輕松地進(jìn)行打印輸出的設(shè)計。報表的視圖有兩種:打印預(yù)覽和設(shè)計視圖。打印預(yù)覽是對實際的打印效果進(jìn)行預(yù)先的查看，設(shè)計視圖是用來對報表的形式進(jìn)行設(shè)計，同一報表在這兩種視圖下有不同的顯示。上一頁下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念5.頁數(shù)據(jù)訪問頁是特殊的Web頁，設(shè)計用于查看和操作來自Internet或Intranet的數(shù)

12、據(jù)，在Access、的Web頁中，相關(guān)數(shù)據(jù)隨著數(shù)據(jù)庫中內(nèi)容的變化而變化，是用戶進(jìn)行網(wǎng)上交流的好幫手，極大提高了Aeeess的網(wǎng)絡(luò)功能。與其他的數(shù)據(jù)庫對象不同，數(shù)據(jù)訪問頁作為獨立的擴展名以*. Html或*. html的文件存儲在Access數(shù)據(jù)庫和Access數(shù)據(jù)庫項目文件之外，而在數(shù)據(jù)庫窗口中顯示的是該文件的快捷方式。6.宏宏是指一個或多個操作的集合，其中每個操作實現(xiàn)特定的功能。當(dāng)用戶執(zhí)行一個宏時，宏的操作依次執(zhí)行。上一頁下一頁返回2.2 Access數(shù)據(jù)庫的基本概念在Access中，通過宏可以簡化各種操作，可以不編寫程序代碼卻能實現(xiàn)復(fù)雜的程序功能，極大地提高工作效率。Access為用戶設(shè)計

13、了將近50個宏，利用這些宏可以將數(shù)據(jù)庫中的不同對象集合在一起，從而形成一個完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。7.模塊對于復(fù)雜的自動處理操作，有時使用宏很難實現(xiàn)，這時可以使用Visual Basic來編寫程序。Visual Basic是嵌入在Access中的一種數(shù)據(jù)庫編程語言，對于所有的數(shù)據(jù)庫操作，都可以通過編寫Visual Basic程序來實現(xiàn)復(fù)雜的功能。上一頁返回2.3 Access的啟動與退出 2. 3. 1啟動Access啟動Access有許多種方法，常用方法有3種:使用“開始”菜單、快捷方式和已有的Access文檔。1.使用“開始”菜單啟動Access使用“開始”菜單啟動Access的操作方法如下

14、。單擊“開始”按鈕，將鼠標(biāo)移到“程序”命令上，在出現(xiàn)的下一級菜單中將鼠標(biāo)移到Microsoft Office上，在出現(xiàn)的下一級菜單上，單擊Microsoft Access命令(本書在以后類似的操作中采用以下的方法進(jìn)行敘述:選擇“開始” “程序”Microsoft Office Microsoft Access命令)，如圖2-4所示。下一頁返回2.3 Access的啟動與退出經(jīng)過上述操作，就可以啟動Access，剛啟動的Access窗口如圖2 -5所示。從圖2 -5中可以看出，在Access啟動的同時并沒有一個新的數(shù)據(jù)庫建成，這是因為在Access中建立什么樣的數(shù)據(jù)庫要由用戶確定。2.建立快捷方

15、式和使用快捷方式啟動Access的方法快捷方式是在Windows桌面上建立的一個圖標(biāo)，雙擊這個圖標(biāo)時就可以啟動相應(yīng)的程序。(1)創(chuàng)建快捷方式圖標(biāo):創(chuàng)建快捷方式圖標(biāo)有多種方法，在這里介紹其中的一種方法。選擇“開始” “程序” Microsoft Offic Microsoft Access命令，按住Ctrl鍵向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access的快捷方式圖標(biāo)。Access的快捷方式圖標(biāo)如圖2 -6所示。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(2)使用快捷方式啟動Access的方法:在Windows桌面上雙擊快捷方式圖標(biāo)就可以啟動Access。3.使用已有的文檔啟動Access如果

16、進(jìn)入Access是為了打開一個已有的數(shù)據(jù)庫，那么使用這種方法啟動Access是很方便的。使用這種方法啟動Access也有多種方式。(1)在“我的電腦”或“Windows。資源管理器”中，雙擊要打開的數(shù)據(jù)庫可啟動Access 。如果Access還沒有運行，它將啟動Access，同時打開這個數(shù)據(jù)庫;如果Access已經(jīng)運行，它將打開這個數(shù)據(jù)庫，并激活A(yù)ccess 。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(2)選擇“開始”一“打開Office文檔”命令，如圖2 -7所示，調(diào)出“打開Office文檔”對話框，如圖2 -8所示。在“查找范圍”中選擇盤符和文件夾，然后選擇要打開的文檔，單擊“打開

17、”按鈕，則在啟動Access的同時打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫窗口。2.3.2 退出Access在Access中編輯完所需要的內(nèi)容，或者需要為其他應(yīng)用程序釋放一些內(nèi)存時，就可以退出應(yīng)用程序，退出Access的方法有多種，下面介紹其中的幾種。1.使用菜單命令退出Access上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出(1)選擇“文件”-“退出”命令，就可以退出Access 。如果在退出時，正在編輯的數(shù)據(jù)庫對象沒有保存，則會彈出一個提示保存對話框，提示是否保存對當(dāng)前數(shù)據(jù)庫對象的更改，如圖2 -9所示。這時可根據(jù)需要選擇是、否或取消操作。在下面介紹的另外幾種退出方法中，只要是有沒保存過的修改，都會彈出這個對

18、話框，在后面的介紹中不再贅述。(2)使用系統(tǒng)控制菜單退出Access的方法有以下兩種。單擊標(biāo)題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標(biāo)，在系統(tǒng)彈出的系統(tǒng)控制菜單中選擇“關(guān)閉”命令。 雙擊標(biāo)題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標(biāo)，可以直接退出Access。上一頁下一頁返回2.3 Access的啟動與退出2.其他關(guān)閉的方法(1)使用“關(guān)閉”按鈕退出:單擊標(biāo)題欄右上角的“關(guān)閉”按鈕，可以退出Access 。(2)使用快捷鍵退出Access:在鍵盤上同時按Alt + F4組合即可退出Access 。上一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型2. 4. 1數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)需要多種類型。Access 2003提供了10種字段類型

19、，包括文本、貨幣、數(shù)字(字節(jié)、小數(shù)、整型、長整型、單精度、雙精度、同步復(fù)制)、日期/時間、自動編號、是/否、備注、OLE對象、超級鏈接和查詢向?qū)В姳?-1。下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型2. 4. 2數(shù)據(jù)類型說明10種數(shù)據(jù)類型分述如下。1.文本類型文本類型(Text)是系統(tǒng)默認(rèn)值，用于文字及不需要計算的數(shù)字，如名稱、郵政編碼等。2.貨幣類型貨幣類型(Currency)用于存放14位小數(shù)的數(shù)據(jù)。精確到小數(shù)點左邊15位和小數(shù)點右邊4位。固定占8個字節(jié)。上一頁下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型3.數(shù)字類型數(shù)字類型(Number)用于需要數(shù)值計算的數(shù)據(jù)。可在“字段屬性字段大小”欄目中設(shè)置分為字節(jié)、小數(shù)、整型

20、、長整型、單精度型、雙精度型和同步ID的7種數(shù)字類型。其數(shù)值范圍及寬度如下。(1)字節(jié)(Byte):存放從0255之間的整數(shù)，固定占1個字節(jié)。(2)小數(shù)(Decimal:存儲從- 范圍之內(nèi)的數(shù)值，28位小數(shù)，占12個字節(jié)。(3)整型(Integer):存放從一32768 32767之間的整數(shù)，固定占2個字節(jié)。(4)長整型(Long):系統(tǒng)默認(rèn)值，存放從一2 147483648 2147483647之間的整數(shù)，固定占4個字節(jié)。上一頁下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型(5)單精度型(Single):存放從-3. 402823E38-1. 401298E一45之間的負(fù)數(shù)，以及從1. 401298E-453

21、. 402823 E38之間的正數(shù)，保留7位小數(shù).固寧占4個字節(jié)。 (6)雙精度(Double):存放從-1.79769313486231E308 -4. 94065645 841247 E一324之間的負(fù)數(shù)，以及從4. 94065645841247 E一3241.79769313486231E308之間的正數(shù)，保留巧位小數(shù)，固定占8個字節(jié)。(7)同步復(fù)制(ReplicationID):系統(tǒng)自動為字段設(shè)置值，用于唯一標(biāo)識一條記錄。固定占16個字節(jié)。定義了一個字段為數(shù)字類型之后，長整型是默認(rèn)值。上一頁下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型4.日期/時間型日期/時間型(Date/Time)用于存放從100

22、9999年的日期與時間的值。固定占8個字節(jié)。5.自動編號類型自動編號類型(AutoNutnber)由系統(tǒng)為一條新記錄指定唯一順序號。自動編號字段不能更新，固定占4個字節(jié)。當(dāng)字段屬性中的字段大小被設(shè)為同步復(fù)制ID時，占16個字節(jié)。有以下兩種屬性。(1)遞增:默認(rèn)值。每新增一條記錄，自動編號字段的數(shù)據(jù)就增加1。(2)隨機:每增加一條記錄，指定自動編號字段的數(shù)據(jù)為一個隨機的長整型數(shù)據(jù)。上一頁下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型6.是/否類型是/否類型(Yes/No)用于存放是/否、真/假、開/關(guān)值，占1個字節(jié)。7.備注類型備注類型(Memo)用于長文本。例如備注或說明，最多64 000個字節(jié)。 8. OLE

23、對象類型Object Linking and Embedding(對象鏈接與嵌套)類型用于存放數(shù)據(jù)表中表格、圖形、圖像、聲音等嵌入或鏈接對象。最多可以存放1GB。9.超級鏈接類型超級鏈接類型(Hyper Link)存放超級鏈接地址。超級鏈接地址最多包含三部分，其中每一部分不多于2KB 。上一頁下一頁返回2 .4 數(shù)據(jù)類型(1) Displaytext(顯示文本):在字段或控件中顯示的文本。(2) Address(地址):到文件(UNC)或頁面(URL)的路徑。(3) Subaddress(子地址):在文件或頁面中的地址。 10.查閱向?qū)ь愋筒殚喯驅(qū)ь愋?Lockup Wizard)是一個特殊字

24、段，可以使用“列表框”或“組合框”從另一個表或數(shù)據(jù)列表中選擇一個數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將啟動向?qū)нM(jìn)行定義。它與主鍵的長度相同，使該字段也是“查詢”字段;通常為4個字節(jié)。單精度和雙精度字段要求浮點運算。貨幣類型使用較快的定點計算。OLE對象、超級鏈接和查詢向?qū)ь愋褪褂幂^少。備注、超級鏈接和OLE對象字段不能進(jìn)行索引。上一頁返回2 .5 Access的I作方式從DBASE到Visual FoxPro,PC的DBMS都支持“交互操作”與“程序執(zhí)行”兩類不同的工作方式。Access繼承了這一做法，而且后來居上，將DBMS平臺擴展為功能完善的PC數(shù)據(jù)庫開發(fā)環(huán)境。2. 5. 1交互操作方式交互

25、操作方式是一種基于命令和輔助工具的執(zhí)行方式。這里的命令不僅包括由Access主菜單和工具欄所提供的命令，還包括無處不在的快捷菜單命令，以及由任務(wù)窗格提供的各種分類命令。為方便用戶執(zhí)行一些比較復(fù)雜的操作，Access還向用戶提供了數(shù)十種宏指令，能夠單個地或成組地完成針對數(shù)據(jù)庫文件或數(shù)據(jù)庫對象的許多特定操作。下一頁返回2 .5 Access的I作方式所謂輔助工具，主要包括Aeee、為設(shè)計某些數(shù)據(jù)庫對象而專門提供的向?qū)Чぞ?wizard)和設(shè)計器工具(designer)。它們或者為表示一組順序的對話框，或者可提供一組規(guī)格化的視圖(例如設(shè)計視圖和數(shù)據(jù)視圖)，借以引導(dǎo)或幫助用戶順利完成相關(guān)對象的設(shè)計任務(wù)。由于這種工作方式不需要編程，用戶只要在主窗口界面上同系統(tǒng)進(jìn)行交互，就能完成數(shù)據(jù)庫的各項任務(wù)。加上Access與其他Office軟件采用同樣的界面風(fēng)格，許多命令的功能與操作方法也與其他Office軟件的相似，所以正在被越來越多的用戶所接受，尤其得到已具有使用Office軟件的經(jīng)驗、但還不熟悉SQL語言和Visual Basic的初學(xué)者的歡迎。上一頁下一頁返回2 .5 Access的I作方式2.5.2程序執(zhí)行方式在交互操作方式中