1、.：.； TOC o - h z u HYPERLINK l _Toc 商務寫作 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 導入 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 課程目的 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 站點地圖 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 分鐘掌握精華 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 導師簡介 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 學習 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 了解根本信息

2、PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 開場 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 組織資料 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 撰寫初稿 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 確定段落構造 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 風格編輯 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 起草電子郵件 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 練習 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 情景模擬 PAGE

3、REF _Toc h HYPERLINK l _Toc 知識檢測 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLI

4、NK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 問題 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運用 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運用步驟 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 運用工具 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 拓展 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 文章 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 引薦書目 P

5、AGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 哈佛商學在線引薦資源 PAGEREF _Toc h HYPERLINK l _Toc 參考文獻 PAGEREF _Toc h 商務寫作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 導入假設是您，您會怎樣做？辛迪的同事對她的任務不斷鼎力支持，但最近他們好似不太買辛迪的賬了。辛迪不知道究竟發生了什么事。兩周前，她將會議紀要用電子郵件發給團隊成員，并在郵件中注明，周五上午召開團隊會議。然而到了周五那天，只需兩個人到會。一周后，辛迪再次向每個人發了份電子郵件，這次是關于月度報告的事宜。在

6、郵件里，她注明將有高層管理人員參與他們的員工會議。可是，當銷售副總裁出如今下一次會議上時，她的團隊卻表現得措手不及。是她的團隊成員不把她當回事嗎？還是由于她沒有與他們做好溝通？假設是您，您會怎樣做？電子郵件是最近的一種科技創新，但要用好它，辛迪需求倒退一步，運用亙古不變的好信件原那么。辛迪能夠試圖在電子郵件中傳送大量信息，以致沒有真正實現與同事之間的溝通。通常情況下，每封郵件只應包含一個主題。假設郵件涉及多個主題，內容冗長繁瑣，閱讀者往往會抓不住主要內容，甚至沒有耐心讀完好封郵件。辛迪的電子郵件應該寫得簡短精練，這符合大家的利益。辛迪還應該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開頭，都應該明晰

7、地闡明郵件的目的。您的信件能否到達想要的結果？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objectives.html 課程目的本課程提供相關信息，協助 您完成以下各項任務：根據閱讀者的需求組織郵件內容運用各種寫作戰略完成寫作義務利用編輯和設計原那么提高郵件內容的影響力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站點地圖 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_started.html 導入 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/topic_objec

8、tives.html 課程目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/site_map.html 站點地圖 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分鐘掌握精華 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 導師簡介 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 學習 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPER

9、LINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 講清楚您的目的 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主題范圍 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表達關鍵信息 HYPERLINK ed

10、ubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 讓信息簡明扼要 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索傳達信息的戰略 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管視角:就是要不斷反復他的信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 開場 HYP

11、ERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預測讀者的問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_traditional_outline.html 擬一份傳統式提綱 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_brainstorm_outline.html 運用頭腦風暴式提綱 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 嘗試自在寫作 HYPERLINK edubc/con

12、tent/HMM/COS/how_will_you_start_writing.html 互動練習:如何開場寫作？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 組織資料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:選擇組織方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS

13、/chronological.html 時序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 過程和程序法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空間陳列法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比較和對比法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 詳細

14、到普通法或普通到詳細法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/analytical.html 分析法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/organize_this.html 互動練習:組織 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 撰寫初稿 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略寫完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/begi

15、n_where_you_feel_most_comfortable.html 從讓您覺得最容易下筆的地方開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/write_in_categories.html 按“類別寫作 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/special_considerations_for_a_technical_document.html 技術文檔的特殊本卷須知 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 確定段落構造 HYPERLINK edubc/co

16、ntent/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_smooth_transitions.html 自然過渡 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/evaluating_paragraphs.html 互動練習:評價段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 內容編輯 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_messag

17、e_in_focus.html 中心概念:讓您的信息重點明確 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sequence_your_key_message_strategically.html 有戰略地陳列關鍵信息 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_answer_your_readers_question_why.html 回答讀者的問題：“為什么？ HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/communicate_your_strategy.html 高管視角:傳達戰略 HYPERLINK edubc/content

18、/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 風格編輯 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/format_your_draft_for_visual_impact.html 為您的初稿注入視覺沖擊力 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.html 中心概念:讓語氣貼近受眾 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/check_for_conciseness.html 檢查文檔能否簡明扼要 HYPERL

19、INK edubc/content/HMM/COS/dont_over-detail.html 高管視角:不要過分追求細節 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_active_voice.html 運用自動語態 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/edit_for_accuracy.html 檢查準確度 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 起草電子郵件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understan

20、d_common_problems.html 了解常見問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/start_with_the_subject_line.html 從主題行開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/cover_one_topic_per_e-mail_and_convey_your_purpose_quickly.html 每封郵件只涵蓋一個主題，并迅速闡明您的意圖。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_concise_and_use.html 簡明扼要，并運用附件 HYPERLINK ed

21、ubc/content/HMM/COS/remember_your_audience.html 謹記受眾的需求 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_formatting_simple.html 采用簡單的格式 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/review_your_companys_e-mail_policy.html 回想公司的電子郵件政策 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/know_when_not_to_send_an_e-mail.html 知道什么時候不能發送電子郵件 HYP

22、ERLINK edubc/content/HMM/COS/using_e-mail_appropriately.html 互動練習:恰當運用電子郵件 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/practice.html 練習 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/part_.html 情景模擬 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/question_.html 知識檢測 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/apply.html 運用 HYPERLINK edubc/content/HMM/CO

23、S/steps_for_planning_your_writing_task.html 運用步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 規劃寫作義務的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_content.html 內容編輯的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_editing_for_style.html 風格編輯的步驟 HYPERLINK edubc/con

24、tent/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 運用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_order_of_importance_method.html 重要性排序法的運用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_using_the_compare_and_contrast_method.html 比較和對比法的運用技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for

25、_writing_an_e-mail_message.html 電子郵件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_memo.html 商務備忘錄的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_business_letter.html 商業信件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_a_proposal.html 提案的寫作技巧 HYPERLINK edubc/conten

26、t/HMM/COS/focus_sheet.html 運用工具 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html Focus sheet焦點任務表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/document_organizing_guide.html 文檔組織指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/designing_for_visual_impact_reference_guide.html 視覺沖擊力設計參考指南 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/be_your

27、_own_editor_checklist.html “做本人的編輯檢查表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/explore_further.html 拓展 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/online_articles.html 文章 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/books.html 引薦書目 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/elearning_programs.html 哈佛商學在線引薦資源 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/sou

28、rce_notes.html 參考文獻 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/_-minute_path.html 分鐘掌握精華 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預測讀者的問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.h

29、tml 中心概念:選擇組織方法 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/get_it_down_in_rough_form.html 中心概念:粗略寫完 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_your_paragraphs.html 聚焦段落 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_in_focus.html 中心概念:讓您的信息重點明確 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/match_your_tone_to_your_audience.htm

30、l 中心概念:讓語氣貼近受眾 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/understand_common_problems.html 了解常見問題 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/steps_for_planning_your_writing_task.html 規劃寫作義務的步驟 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/tips_for_writing_an_e-mail_message.html 電子郵件的寫作技巧 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/focus_sheet.html

31、 Focus sheet焦點任務表 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/about_the_mentor.html 導師簡介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications公司的開創人兼總裁。這家公司主要從事商務、指點才干、技術、財務及銷售方面的寫作培訓，其培訓課程得到全世界的認可。自年以來，已有,名學員參與了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success寫往頂峰：為公司勝利而寫作一書的作者，該書最近剛由Rand

32、omHouse修訂再版發行。杜梅因女士還著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting商務寫作速問速答指南一書，由iUniverse出版。她還為編寫了有關商務寫作的章節。杜梅因女士在美國史密斯學院獲文學學士及文學碩士學位。假想象了解更多信息，請訪問她的網站：writetothetop。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/learn.html 學習 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/clarify_your_purpose.html 了解根本信息 HYPERLINK edubc/content/HMM

33、/COS/clarify_your_purpose.html 講清楚您的目的在著手撰寫商務文檔時，您首先應該做的就是問本人：“我為什么要寫這份文檔？商務寫作的目的有很多，例如：對行為進展解釋或辯護：“由于現有供應商給他們的出價都太高，因此他們決議回絕他們并尋覓其他供應商。 傳達信息：“管理層想讓一切員工都知道新產品的季度銷售額超出了預期。 影響讀者：“工程團隊一定可以如期完工。 發布好音訊或壞音訊：“不幸的是，他們報告的引擎起火事件發生在保修期過后的第二天。 要求采取行動：“設計團隊應該在月日之前完成并提交產品規格。 在開場寫作的時候應牢記本人寫作的目的。在從事文檔撰寫這樣的普通義務時，許多撰

34、文者都會偏離本人的目的。為了協助 您一直牢記本人的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提示，并在寫作過程中回想和參考。起草終了之后，應檢查您的草稿，以確保初衷得以實現。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/scope_your_project.html 界定主題范圍界定主題范圍意味著確定主題的廣度與深度，這個范圍可寬可窄。例如，假設您需求匯報公司在營銷職能方面的缺乏，全面鋪開的論述可以包括以下內容：營銷對實現公司目的有什么作用 公司營銷部門的開展歷程 營銷方面的人力資源 出現詳細績效問題的領域 潛在的處理方案 假設只在淺窄范圍內討論此主題，只需強調一到兩個方

35、面，能夠包括的內容有：績效低下的兩大領域：經銷商支持與促銷 建議的補救措施 如何界定書面文檔的適宜范圍？靠目的引導。就上述營銷報告的例子而言，假設您的目的是向擔任研討營銷部門和潛在處理方案的任務組提供信息，那么能夠需求全面鋪開。由于受眾將希望盡能夠多地了解該部門的情況。另一方面，假設是向高層管理人員匯報該任務組的實踐調查結果，那么應收窄范圍。由于在這種情況下，受眾最感興趣的能夠只是了解您所確定的問題細節以及建議的處理方案。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/take_a_reader-centered_approach.html 中心概念:采取“以讀者為中心的方法

36、中心概念一個公司假設沒有思索到客戶的需求和態度，就無法與客戶溝通，同樣，假設您不了解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接納方式，也就無法與他們溝通。從讀者的角度對文檔進展構思、起草、組織和編輯，可以提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動。假設讀者可以了解您想要傳達的信息以及他們下一步應該做些什么，他們的任務就更容易開展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面是一個真實的故事，有家公司想經過明信片宣布地址變卦一事，這看似簡單，但公司在寫明信片的時候卻沒有對受眾進展分析。由于沒有站在讀者的角度思索，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期。客戶們知道了公司將搬到什么地方，但卻不知道應該從什么時候開場

37、運用這個新地址。想要讀者明白他的意思？那就先要了解他們。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/state_your_key_message_clearly.html 清楚表達關鍵信息難的不是如何影響讀者，而是如何完全按照他的志愿去影響他們。 羅伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)確定了文檔的寫作目的并從受眾的角度進展了思索之后，下一個義務就是提煉出您想讓讀者記住的關鍵信息。該信息應該簡明明晰，通常只需一兩句話。例如：“為了遵守客戶的交付期限，他們必需在月日之前完成產品設計。在很多情況下，關鍵信息應該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的

38、其他地方那么用于描畫細節，回答“為什么或“我的提議有哪些含義。每份文檔集中講述一個主題，以使文檔盡量清楚明確。假設您發現有兩個彼此無關的關鍵信息要寫，那么應分別撰寫兩份不同的文檔。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/keep_your_message_short_and_simple.html 讓信息簡明扼要忙碌的讀者喜歡簡練的文檔。現實上，在能傳達必要信息的前提下，文檔越短越好。簡短的文檔可以確保突出關鍵信息。簡練的文字還可以節省讀者珍貴的時間。請看下面的例如：應老板的建議，在公司法律顧問的協助 下，瓊向五位心存不滿、要挾要提起訴訟的客戶寫了封負疚信。作為撰文者

39、，您面臨的挑戰在于如何讓語句表達出最正確效果。就上述例句而言，對受眾的了解能提供有效指點。能否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫的，而且公司的法律顧問參與了這封信的撰寫？是有五位客戶感到不滿還是他們要挾要提起訴訟的現實與此披露內容相關？假設沒有必要泄漏這些信息，那么可以思索將其刪除。這樣一來，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封負疚信。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/consider_your_delivery_strategy.html 思索傳達信息的戰略懂得有效寫作的人知道，即使文檔寫的不錯，假設未能以適宜人選的名義在適宜的時間以適宜的方式傳送，其效果

40、也會遭到影響。在開場寫作之前，思索應該以誰的名義傳達信息。您本人？您的上司？整個團隊？不同的選擇必定會對讀者有不同的影響。同時還要思索文檔的撰寫時間能否太早或太晚。假設寫得太早，時機尚未成熟，讀者就不會關注您提出的問題。假設寫得太晚，您就喪失了提出建議或防備問題的時機。最后，傳送方式也會影響文檔的效果。在選擇傳送方式時，應思索寫作目的、受眾以及您想要傳達的信息。例如，假設要分發客戶稱心度調查結果，可以用電子郵件向全公司發送該報告的總結，并提供有關如何獲取完好報告的詳細信息。您也可以約請管理層和其他關鍵人員觀看一次調查結果演示。理想的溝通方式需求沉思熟慮才干決議。就算您決議運用書面方式，您也會發

41、現用口頭交流的方式作為補充有助于將影響力擴展。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/repeat_your_message_simply.html 高管視角:就是要不斷反復他的信息高管視角當今世界，溝通是指點者務必要做好的一件事。不但要有效進展內部溝通，在很多情況下，更要做好外部溝通。這是指點者的主要職責之一，要做好這件事，指點者要做到以下幾點：簡化信息、保證信息清楚一致，還有最難做到的一點，那就是認識到本人必需無休止地反復這些信息。不能由于說過一兩次、寫在手冊中、發過電子郵件，或者就在戰略文檔中，就想當然地以為人們曾經了解或牢牢記住了這些信息，即使他們曾聽到或看到

42、過。他就是要不斷地反復戰略是什么、問題是什么，而且要運用簡單的言語，別擔憂人們會說：“天哪，我聽了太多次了。人們最難了解的是戰略和方向總是不停變卦，卻又毫無必要。他們可以了解，他們必需以非常簡單的方式知道本人前進的大致方向，這樣他們才干朝著這個方向前進。他們也可以了解，事物總會發生一些變化，風向變了，總是該調整航線，但是必需有一個目的。他必需有一個明晰的目的，指明他要去哪，然后他要不斷反復這個目的是什么。我能明白這一點，跟我的一次任務閱歷有關。當時，他們公司計劃從比較復雜的合伙制出發，讓公司成員間的協作更加嚴密，并讓泛歐以及泛英戰略更加協調一致。針對這些問題，他做了個演示，清楚而簡短，似乎大家

43、都明白了。可是，三周或一個月后，當他造訪另一間辦公室或者另一個國家的時候，每個人又開場問他那些他早已回答過的問題，由于他說的話并沒有入他們的耳。由此可見，他必需得一遍一遍地反復。作為指點者，他必需永無休止地簡化他要傳達的信息，使之清楚一致，更要無休止地進展傳達，確保每個人都能正確地了解吸收。邁克爾雷克爵士(Michael Rake)畢馬威國際主席邁克爾雷克爵士年參與畢馬威前稱PeatMarwick并在歐洲分部任務。年到年，他主要在比利時和盧森堡擔任審計業務，隨后前往中東擔任了三年的審計業務。年，他調往倫敦，兩年后成為英國董事會成員，歷任多個指點職位后，于年成為英國高級合伙人，年成為畢馬威國際主

44、席。在成為畢馬威國際主席和畢馬威英國的高級合伙人之前，他還擔任過畢馬威歐洲主席。在他的任期內，他監視指點了一項活動，確保對“后安然時代有一個漸進式、適用性的立法回應。他在威爾士親王的國際商業領袖論壇委員會任職，并擔任社區商業主席。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 開場 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/anticipate_readers_questions.html 預測讀者的問題寫出讀者對您的主題能夠會產生的疑問。這種方法有助于確保您的文檔能通知讀者他們需求了解

45、的內容。這種方法還能協助 您預見讀者對文檔的反響。例如，吉莉安必需寫一份備忘錄，引見協作推出某新產品的員工召開的每周部門間會議。預測到讀者關注的事項后，她提出了以下問題：他們為什么要召開這些新會議？ 議程將包括哪些內容？ 我應該怎樣預備這些會議？ 將這些問題轉化為一定性陳說之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點。例如：“召開第一次會議時，請事先預備好您所在部門的任務方案。運用這種方法時，應思索您對受眾的興趣和關注事項的了解。假設您對受眾不太熟習，那么應找一位熟習他們的人對您預測的問題進展補充。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/create_a_tradi

46、tional_outline.html 擬一份傳統式提綱傳統式提綱最適宜那些能在動筆之前構思出文檔邏輯構造的人。假設您缺乏寫作閱歷，或者涉及的主題很復雜，這種方法就格外有用。傳統式提綱通常運用字母、羅馬數字和阿拉伯數字闡明信息的層次。對大多數商務文檔來說，三級標題羅馬數字、大寫字母和阿拉伯數字就足夠了。一旦擬好提綱，就應思索以下問題：提綱中能否曾經列出了我要寫的一切主題和副主題？他們的陳列能否符合邏輯順序？開頭、中間和結尾能否清楚明白？假設提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開場對每一條加以充實，從而創建文檔。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/use_the_

47、brainstorm_outline.html 運用頭腦風暴式提綱頭腦風暴式提綱是一種方式自在的構思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。頭腦風暴式提綱鼓勵自在聯想，這有助于激發您的發明力。在進展團隊集體寫作的時候，這種方法格外有效，由于運用這種方法在寫作之初就能獲得每個人的想法。創建頭腦風暴式提綱的方法：在一張紙的中間畫一個圓圈。 將您的目的寫在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的緣由。目的的表述應該簡約：以“為了開頭，并包括一個動詞，例如“壓服。 在想到與您的主題相關的想法時，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個想法。 假設某個想法激發了其他與之相關的想法，就從那條線上

48、再引出幾條線，然后將這些相關想法寫在上面。 假設您忽然想到了與之前所寫的想法完全無關的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 一邊繼續構思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫新線。 對于從中間的圓圈發散出來的主要想法，應仔細進展分類。一經組織整理，這些想法就成為您在寫作中將要提及的主題。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/try_free_writing.html 嘗試自在寫作當您出現寫作妨礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥時，自在寫作通常是最好的處理方法。與頭腦風暴式提綱一樣，自在寫作允許您放飛想象，以催生靈感，這樣優秀的創意會躍然紙上，或者出如今電腦上。請記住，自

49、在寫作最重要的規那么就是沒有規那么。采用自在寫作法的要點包括：預備好紙筆，或將手搭在鍵盤上，然后讓思想自在馳騁。 寫下腦海中出現的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無關系。 至少應自在寫上分鐘，這樣才干思如泉涌。 當您思想受阻時，也要將這種情況記錄下來。不要停頓。 不要對記下的東西進展編輯。假設您用的是計算機，封鎖屏幕能夠有助于防止您過早編輯。 自在寫作完成后，讀一讀您之前記下的內容，突出標示重要的觀念和想法。然后將這些要點按照邏輯分類，這一步驟與傳統式提綱或頭腦風暴式提綱一樣。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/how_will_you_start_writ

50、ing.html 互動練習:如何開場寫作？不同的寫作挑戰決議了您開場寫作時要采取不同的戰略。請為不同的挑戰選擇適宜的戰略。.您需求撰寫一份備忘錄，提議更改您部門的一個關鍵業務流程。您認識到員工們能夠會抑制變革，管理者那么能夠沒有時間培訓員工運用新流程，經過什么樣的戰略開場寫作可以協助 您最好地構思這個備忘錄?預測讀者的問題解釋：正確選項。在您曾經預料到讀者對您的提議會有所顧慮的情況下，關注讀者會提出的問題是一個不錯的起點。擬一份傳統式提綱解釋：非正確選項。假設您缺乏寫作閱歷，或者涉及的主題很復雜，那么開場撰寫時，擬一個傳統式提綱是很好的戰略，在本例中，您面對的寫作挑戰是一個能夠遭到讀者抵抗的想

51、法，這需求其他戰略來應對。運用頭腦風暴式提綱解釋：非正確選項。假設您與一個團隊協作，或者需求激發創意，那么開場撰寫時，運用頭腦風暴式提綱是很好的戰略，在本例中，您面對的寫作挑戰是提出一個能夠遭到讀者抵抗的想法，這需求其他戰略來應對。嘗試自在寫作解釋：非正確選項。假設您遇到了寫作妨礙，那么開場撰寫時，自在寫作是很好的戰略。在本例中，您面對的寫作挑戰是提出一個能夠遭到讀者抵抗的想法，這需求其他戰略來應對。.公司正在開展績效評價，努爾應主管的要求撰寫自我評價，描畫本人的優點和缺陷。可是，她每次在鍵盤前想開場寫，都不知道怎樣寫，什么樣的開場戰略最適宜她？預測讀者的問題解釋：非最正確選項。假設努爾計劃提

52、出一個能夠會讓讀者產生嚴重顧慮的想法，那么開場寫作時，預測讀者問題是一個不錯的戰略。在本例中，努爾面對的寫作挑戰是不知道應該寫什么，這需求其他戰略來應對。擬一份傳統式提綱解釋：非最正確選項。假設努爾需求涉及的主題很復雜，那么開場撰寫時，擬一個傳統式提綱是很好的戰略，而如今，努爾需求一個能讓她文思泉涌的戰略。運用頭腦風暴式提綱解釋：非最正確選項。假設努爾與一個團隊協作，或者需求激發創意，那么開場撰寫時，運用頭腦風暴式提綱更有效，而如今，她需求一個能讓她文思泉涌的戰略。嘗試自在寫作解釋：最正確選項。自在寫作突破寫作妨礙的絕佳方式。.納賽爾授命擬定一個方案，對公司內潛在的危機進展預測和應對。她對撰寫

53、這樣的方案缺乏閱歷，雖然他知道這個方案中需求包含哪些信息，但卻不確定應該從哪入手。納賽爾最好經過什么樣的戰略開場寫作？預測者的問題解釋：非最正確選項。假設納賽爾計劃提出一個能夠會讓讀者產生嚴重顧慮的想法，那么開場寫作時，預測讀者產生嚴重顧慮的想法，那么開場寫作時，預測讀者問題更適宜，但如今是要擬定危機管理方案，所以需求采用其他戰略。擬一份傳統式提綱解釋：最正確選項。由于納賽爾要涉及的主題很復雜，而且他缺乏撰寫此類方案的閱歷，所以擬定傳統式提綱是很好的戰略。運用頭腦風暴式提綱解釋：非最正確選項。假設納賽爾與一個團隊協作，那么運用頭腦風暴式提綱更適宜。但如今是要擬定危機管理方案，所以需求采用其他戰

54、略。嘗試自在寫作解釋：非最正確選項。假設納賽爾不知道應該在方案中包含哪些信息，自在寫作會是更好的戰略。而在本例中，他需求采用其他戰略。.莎倫參與了一個小委員會，他們要起草一份關于培訓新員工的建議書，委員會曾經搜集了信息，預備開場撰寫，莎倫應該建議經過什么樣的戰略開場寫作？預測讀者的問題解釋：非最正確選項。根據莎倫的預測，人們對培訓建議書不會有什么劇烈的反對，所以預測讀者問題不是最有效的戰略，在此例如中，她需求采用其他戰略。擬一份傳統式提問解釋：非最正確選項。假設莎倫需求涉及的主題很復雜，那么開場撰寫時，擬一個傳統式提綱更有效，在此例如中，她需求采用其他戰略。運用頭腦風暴式提綱解釋：最正確選項。

55、假設您與一個團隊協作，那么開場撰寫時，運用頭腦風暴式提綱是最好的戰略。嘗試自在寫作解釋：非最正確選項。假設莎倫遇到了寫作妨礙，那么開場撰寫時，自在寫作更有效，要開場撰寫培訓建議書，莎倫和委員會需求采用其他戰略。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 組織資料 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/choose_an_organizing_method.html 中心概念:選擇組織方法經過選擇最適當的組織方式，您可以更清楚地向讀者傳達信息。下面列出了各種類型的寫作及其適用的組織方

56、式。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/order_of_importance.html 重要性排序法對于許多內部文檔，撰文者通常會采用“結論先行(BLOT)法。將最關鍵的信息放在文檔開頭，您可以協助 忙碌的讀者快速看到最重要的信息。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/chronological.html 時序法按照時序法，您可以按發生的先后順序列出事件，進而闡明主題。當文檔的內容包含產品開展史這樣的信息時，這種方法非常有用。運用此方法時：抓住重要、有宏大影響的現實。 利用視覺設計突出重要信息，例如您的關鍵信息，由于運用這種開展時序法

57、時能夠會脫漏這些信息。 假設有五個以上的日期，應防止每個句子都以日期開頭。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/process_and_procedure.html 過程和程序法過程和程序法對指點闡明和用戶手冊都適用。總的來說，過程就是要描畫在各個階段由誰做什么、發生了什么或將要發生什么。由于這些階段的發生與讀者無關，因此請運用第三人稱進展表達。例如：“發票應首先交給費用發生部門同意，然后再交給會計付賬。程序那么按照完成目的所需的順序提供讀者可以實踐采取的行動步驟。由于程序是一系列設定好的步驟，所以陳說的方式與軟件安裝闡明或者菜譜是一樣。描畫步驟時請運用第二人稱，每

58、一步都以表示該行動的動詞開頭。例如：“請給發票加蓋日期戳，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄。無論運用哪一種方法，都應留意以下事項：以表格方式陳說正式程序，并給每一步編號。 按照發生的準確順序陳說過程或程序中的階段或步驟。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/spatial_arrangement.html 空間陳列法空間陳列法適用于出差報告、機械闡明以及銷售研討報告。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶著讀者在您的主題中徜徉，以協助 他們了解您的信息。例如，要解釋公司的銷售區域規劃，您首先應該講述洛杉磯的開展機遇，然后引見紐瓦克的新客戶，最后再講一講華盛頓特區的政府潛

59、在客戶。運用此方法時：設定詳細、銜接而便于了解的順序，例如從左至右、從上到下或由內而外。 用細節描畫充實每一個空間，為讀者發明生動的影像。 有認識地運用富于變化的語句和新的措辭來替代陳詞濫調，以吸引讀者的留意力。 HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/compare_and_contrast.html 比較和對比法比較和對比法用于展現各種概念的類似或不同之處。這種方法很適宜可行性研討、調查結果和方案報告。當您想評價兩種能夠性各自的優缺陷時，這種方法格外有效。例如，在研討了兩種能夠性之后，您建議在市區的某個地點設立新辦公室，為此，您可以按以下順序陳說研討結果：優點：地點

60、A和地點B 缺陷：地點A和地點B HYPERLINK edubc/content/HMM/COS/specific-to-general_or_general-to-specific.html 詳細到普通法或普通到詳細法詳細到普通法或普通到詳細法適用于任務指令、培訓資料和客戶效力信件。在運用這兩種方法時，需求思索的關鍵問題是：“我的讀者曾經了解了多少？回答了此問題后，即可從讀者熟習的信息開場寫文檔。例如，在宣布一切部門指點都必需修正每月預算時，可以運用詳細到普通法創建送給會計部的備忘錄。由于是會計團隊發起的要求，因此在給他們的備忘錄中應首先重申他們提出的修正細節，然后從更廣的角度講述此次修正會