1、1.1數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識考點1計算機數(shù)據(jù)庫管理的發(fā)展1數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)是 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B4%E6%B4%A2 t _blank 存儲在某一種媒體仁能夠識別的物理符號。數(shù)據(jù)的概念包括兩個方面：一是描述事物特性的數(shù)據(jù)內(nèi)容；二是存儲在某一種媒體上的數(shù)據(jù)形式。數(shù)據(jù)的概念在數(shù)據(jù)處理領(lǐng)域中已經(jīng)大大拓展。數(shù)據(jù)不僅包括數(shù)字、字母、文字和其他特征字符組成的文本形式，而且還包括圖形、圖像、動畫、影像、聲音等多媒體形式。但是使用最多、最基本的仍然是文字數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)處理是指將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息的過程。2計算機數(shù)據(jù)管理計算機對數(shù)據(jù)的管理是指如何對數(shù)據(jù)分類、組織、編碼

2、、存儲、檢索和維護。計算機數(shù)據(jù)管理隨著計算機硬件、軟件技術(shù)和計算機應(yīng)用范圍的發(fā)展而發(fā)展，多年來經(jīng)歷了人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B7%D6%B2%BC%CA%BD t _blank 分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和面向?qū)ο髷?shù)據(jù)庫系統(tǒng)等幾個階段。考點2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)l有關(guān)數(shù)據(jù)庫的概念(l)數(shù)據(jù)，是指描述事物的符號記錄。(2)數(shù)據(jù)庫，是存儲在計算機存儲設(shè)備中的、結(jié)構(gòu)化的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。它不僅包括描述事物的數(shù)據(jù)本身，而且包括相關(guān)事物之間的關(guān)系。(3)數(shù)據(jù)庫 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%D3%A

3、6%D3%C3%CF%B5%CD%B3 t _blank 應(yīng)用系統(tǒng)，是指系統(tǒng)開發(fā)人員利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%D7%CA%D4%B4 t _blank 資源開發(fā)的面向某一類實際應(yīng)用的軟件系統(tǒng)。(4)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是指位于用戶與 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B2%D9%D7%F7%CF%B5%CD%B3 t _blank 操作系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理軟件。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是為數(shù)據(jù)庫的建立、使用和維護而配置的軟件。(5)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，是指引進數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的計算機系統(tǒng)，能實現(xiàn)有組織地、動態(tài)地存儲大量相

4、關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理和信息資源共享的便利手段。2數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的特點數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的主要特點為：實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余；采用特定的數(shù)據(jù)模型；具有較高的數(shù)據(jù)獨立性；具有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)控制功能。3數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS )是指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中管理數(shù)據(jù)的軟件系統(tǒng)。DBMS是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心組成部分，其一般功能包括：數(shù)據(jù)定義，數(shù)據(jù)操縱，數(shù)據(jù)庫運行管理，數(shù)據(jù)組織、存儲和管理，數(shù)據(jù)庫的建立和維護，數(shù)據(jù)通信接口6個方面。為了提供這6個方面的功能，DBMS通常由數(shù)據(jù)定義語言及翻譯處理程序、數(shù)據(jù)操縱語言及編譯程序、數(shù)據(jù)庫運行控制程序和實用程序4個部分組成。考點3數(shù)據(jù)模型1實體描述 (1)實體。客觀存在并相互

5、區(qū)別的事物稱為實體。實體可以是實際的事物，也可以是抽象的事物。 (2)實體的屬性。描述實體的特性稱為屬性。 (3)實體集和實體型。屬性值的集合表示一個實體，而屬性的集合表示一種實體的類型稱為實體型。同類型的實體型的集合稱為實體集。在Access中，用“表”來存放同一類實體，即實體集。2實體間的聯(lián)系及其種類實體之間的對應(yīng)關(guān)系稱為聯(lián)系，它反映現(xiàn)實世界事物之間的相互關(guān)系。實體間聯(lián)系的種類是指一個實體型中可能出現(xiàn)的每一個實體一與另一個實體型中多少個實體存在聯(lián)系。兩個實體間的聯(lián)系可以歸結(jié)為一對一聯(lián)系、一對多聯(lián)系和多對多聯(lián)系3種類型。3數(shù)據(jù)模型簡介為了反映事物本身及事物之間的各種聯(lián)系，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)必須有

6、一定的結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)用數(shù)據(jù)模型來表示。任何一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都是基于某種數(shù)據(jù)模型的。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)所支持的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)模型分為層次模型、網(wǎng)狀模型和關(guān)系模型3種。因此，使用支持某種特定數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開發(fā)出來的應(yīng)用系統(tǒng)，相應(yīng)的稱為層次數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)狀數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。1.2關(guān)系數(shù)據(jù)庫考點4關(guān)系數(shù)據(jù)模型關(guān)系數(shù)據(jù)模型的用戶界面非常簡單，一個關(guān)系的邏輯結(jié)構(gòu)就是一個二維表：這種用二維表的形式表示實體和實體間聯(lián)系的數(shù)據(jù)模型稱為關(guān)系數(shù)據(jù)模型。l關(guān)系術(shù)語 (l)關(guān)系。一個關(guān)系就是一個二維表，每個關(guān)系有一個關(guān)系名。在 Access中，一個關(guān)系存儲為一個表，具有一個表名。 (2)元組。在一個二維表中

7、，水平方向的行稱為元組，每一行是一個元組。 (3)屬性二維表中垂直方向的列稱為屬性，每一列有一個屬性名。 (4)域。屬性的取值范圍，即不同元組對同一個屬性的取值所限定的范圍。 (5)關(guān)鍵字其值能夠唯一地標(biāo)識一個元組的屬性或?qū)傩缘慕M合。在Access中表示為字段或字段的組合，主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字就起唯一地標(biāo)識一個元組的作用。 (6)外部關(guān)鍵字。如果表中的一個字段不是本表的主關(guān)鍵字，而是另一個表的主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字，這個字段(屬性)就稱為外部關(guān)鍵字。2關(guān)系的特點在關(guān)系模型中對關(guān)系有一定的要求，關(guān)系必須具有以下特點。 (1)關(guān)系必須規(guī)范化。所謂規(guī)范化是指關(guān)系模型中的每一個關(guān)系模式都必須滿足一定的要

8、求。 (2)在同一個關(guān)系中不能出現(xiàn)相同的屬性名。 (3)關(guān)系中不允許有兩個完全相同的元組。 (4)在一個關(guān)系中元組的次序無關(guān)緊要。 (5)在一個關(guān)系中列的次序無關(guān)緊要。3實際關(guān)系模型一個具體的關(guān)系模型由若干個關(guān)系模型組成。在Access中，一個數(shù)據(jù)庫中包含相互之間存在聯(lián)系的多個表。這個數(shù)據(jù)庫文件就對應(yīng)一個實際的關(guān)系模型。為了反映各個表所表示的實體之間的聯(lián)系，公共字段名往往起著“橋梁”的作用，在實際分析時，應(yīng)當(dāng)從語義上來確定。在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，基本的 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%CA%FD%BE%DD%BD%E1%B9%B9 t _blank 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

9、是二維表，表之間的聯(lián)系常通過不同表中的公共字段來體現(xiàn)。考點5關(guān)系運算關(guān)系數(shù)據(jù)庫進行查詢時，需要找到用戶需要的數(shù)據(jù)，這就需要對關(guān)系進行一定的關(guān)系運算。關(guān)系的基本運算有兩類：一類是傳統(tǒng)的集合運算(并、差、交等)，另一類是專門的關(guān)系運算(選擇、投影、聯(lián)接)，有些查詢需要幾個基本運算的組合運用。1傳統(tǒng)的集合運算 (1)并：兩個相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系的并是由屬于這兩個關(guān)系的元組組成的集合。 (2)差：設(shè)有兩個相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系R和S，R與S的差是由屬于R但不屬于S的元組組成的集合。 (3)交：兩個具有相同結(jié)構(gòu)的關(guān)系R和S，它們的交是由既屬于R又屬于S的元組組成的集合。2專門的關(guān)系運算 (l)選擇：從關(guān)系中找出滿足給

10、定條件的元組的操作稱為選擇。 (2)投影：從關(guān)系模式中指定若干屬性組成新的關(guān)系稱為投影。 (3)聯(lián)接：聯(lián)接是關(guān)系的橫向結(jié)合。聯(lián)接運算將兩個關(guān)系模式拼接成一個更寬的關(guān)系模式，生成的新關(guān)系中包含滿足聯(lián)接條件的元組。 (4)自然聯(lián)接：在聯(lián)接運算中，按照字段值對應(yīng)相等為條件進行的聯(lián)接操作稱為等值聯(lián)接。自然聯(lián)接是去掉重復(fù)屬性的等值聯(lián)接。1.3數(shù)據(jù)庫設(shè)計基礎(chǔ)考點6數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟1設(shè)計原則為了合理組織數(shù)據(jù)，應(yīng)該遵從以下基本設(shè)計原則： (1)關(guān)系數(shù)據(jù)庫的設(shè)計應(yīng)遵從概念單一化“一事一地”的原則。 (2)避免在表之間出現(xiàn)重復(fù)字段。 (3)表中的字段必須是原始數(shù)據(jù)和基本數(shù)據(jù)元素。 (4)用外部關(guān)鍵字保證有關(guān)聯(lián)的表之

11、間的聯(lián)系。2設(shè)計步驟利用Access開發(fā)數(shù)據(jù)庫 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%D3%A6%D3%C3%CF%B5%CD%B3 t _blank 應(yīng)用系統(tǒng)，設(shè)計步驟如下： (1)需求分析。確定建立數(shù)據(jù)庫的目的。 (2)確定需要的表。可以著手將需求信息劃分成各個獨立的實體。 (3)確定所需字段。 (4)確定聯(lián)系。對每個表進行分析，確定一個表中的數(shù)據(jù)和其他表中的數(shù)據(jù)有何聯(lián)系。 (5)設(shè)計求精。對設(shè)計進一步分析，查找其中的錯誤；創(chuàng)建表，在表中加入幾個示例數(shù)據(jù)記錄，考察能否從表中得到想要得到的結(jié)果；需要時調(diào)整設(shè)計。考點7數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程1需求分析用戶需求主要包括

12、信息需求、處理需求、 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B0%B2%C8%AB t _blank 安全性和完整性需求3個方面。2確定需要的表確定數(shù)據(jù)庫中的表是數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中技巧性最強的一步。仔細研究需要從數(shù)據(jù)庫中取出的信息，遵從概念單一化“一事一地”的原則。3確定所需的字段確定字段時需要注意以下問題： (l)每個字段直接和表的實體相關(guān)。 (2)以最小的邏輯單位 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B4%E6%B4%A2 t _blank 存儲信息。 (3)表中的字段必須是原始數(shù)據(jù)。 (4)確定主關(guān)鍵字字段。4確定聯(lián)

13、系設(shè)計數(shù)據(jù)庫的目的實質(zhì)上是設(shè)計出滿足實際應(yīng)用需求的實際關(guān)系模型。確定聯(lián)系的目的是使表的結(jié)構(gòu)合理，不僅能存儲所需要的實體信息，而且能反映出實體之間客觀存在的關(guān)系。5設(shè)計求精數(shù)據(jù)庫設(shè)計在每一個設(shè)計階段的后期都要經(jīng)過用戶確認。如果不能滿足要求，則要返回到前面一個或幾個階段進行調(diào)整和修改。整個設(shè)計過程實際上是一個不斷返回修改、調(diào)整的迭代過程。1. 4SQL基本命令考點8 SQL簡介SQL是Structure Quer Language的英文簡寫，意思是結(jié)構(gòu)化查詢語言。SQL是在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中應(yīng)用廣泛的數(shù)據(jù)庫查詢語言，它包含了數(shù)據(jù)定義、查詢、操縱和控制4種功能。SQL的主要功能就是同各類數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)系，進

14、行 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B9%B5%CD%A8 t _blank 溝通SQL語言的功能強大，使用方便靈活，語言簡單易學(xué)。考點9 SQL基本語句由于Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一種可視化的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它通過視圖操作直接定義表和視圖，不直接支持SQL的數(shù)據(jù)定義和視圖操作，也不直接支持SQL的授權(quán)控制，這類操作都是通過VBA代碼中復(fù)雜的DAO進行的。在SQL語言中使用最頻繁的是SELECT語句。SELECT語句構(gòu)成了SQL數(shù)據(jù)庫語句的核心，它的語法包括FORM、WHERE和ORDER BY子句。1.5 Access簡介考點10 Access的

15、發(fā)展過程Access是目前世界上最流行的一種關(guān)系型桌面數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Microsoft t _blank Microsoft HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Office t _blank Office套件產(chǎn)品之一。Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。自從Microsoft公司在1992年推出了第一個可以供個人使用的 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Windows t _blank Windows關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)Access 1.

16、0版之后，該公司又先后推出了Access的其他版本，包括：2.0，7.0/ 95，8.0/ 97，9.0/ 2000，10.0/ 2002，直到今天的Access 2003。考點11 Access的主要特點和功能 Access的最大優(yōu)點是不用攜帶向上兼容的軟件。Access的主要特點如下： （l）具有方便實用的強大功能。 （2）能夠利用各種圖例快速獲得數(shù)據(jù)。 （3）利用報表設(shè)計工具不需要編程即可快速生成美觀的數(shù)據(jù)報表。 （4）可以處理多種類型的數(shù)據(jù)。 （5）能夠方便地創(chuàng)建和編輯多媒體數(shù)據(jù)庫。 （6）Access支持ODBC HYPERLINK /incsearch/search.asp?key

17、=%B1%EA%D7%BC t _blank 標(biāo)準(zhǔn)的SQL數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)。 （7）設(shè)計過程自動化。 （8）具有較好的集成開發(fā)功能。 （9）提供了斷點設(shè)置、單步執(zhí)行等調(diào)試功能。 （10）與Internet/ Intranet的集成。考點12 Access數(shù)據(jù)庫的 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%CF%B5%CD%B3%BD%E1%B9%B9 t _blank 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)Access數(shù)據(jù)庫由數(shù)據(jù)庫對象和組兩部分組成。其中，數(shù)據(jù)庫對象又分為表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊7種。Access所提供的這7種數(shù)據(jù)庫對象都存放在同一個擴展名為 mdb的數(shù)據(jù)庫文

18、件中，這些數(shù)據(jù)庫對象在數(shù)據(jù)庫中各自起著不同的作用。1表表是用來存儲數(shù)據(jù)的對象，是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心與基礎(chǔ)。一個數(shù)據(jù)庫中可以包含多個表。在表中，數(shù)據(jù)的保存形式類似于電子表格，是以行和列的形式保存的。表中的行和列分別稱為記錄和字段，其中記錄是由一個或多個字段組成的。2查詢查詢是數(shù)據(jù)庫設(shè)計目的的體現(xiàn)，是用來檢索符合指定條件的數(shù)據(jù)的對象。查詢的結(jié)果是靜態(tài)的，查詢的結(jié)果集雖然是以二維表的形式顯示，但不是基本表。使用查詢不但可以按照不同的方式查看、更改和分析數(shù)據(jù)，而且還可以用查詢作為窗體、報表和數(shù)據(jù)訪問頁的記錄源。3窗體窗體是Access數(shù)據(jù)庫對象中最靈活的一個對象，數(shù)據(jù)源可以是表或查詢，通過窗體可以瀏覽或

19、更新表中的數(shù)據(jù)。另外，通過在窗體中插入宏，用戶就可以很方便地把Access的各個對象聯(lián)系起來。4報表在Access中，報表是用來以特定的方式來分析和打印數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象。用戶可以在一個或多個表或查詢的基礎(chǔ)上來創(chuàng)建報表。利用報表不但可以創(chuàng)建計算字段，而且還可以將記錄分組，以便計算各組數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果。5數(shù)據(jù)訪問頁數(shù)據(jù)訪問頁是Access 2000版新增的數(shù)據(jù)庫對象，以前的版本中沒有。數(shù)據(jù)訪問頁是一種特殊類型的 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Web t _blank Web頁，為通過網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)發(fā)布提供了方便。6宏宏實際上是一系列操作的集合，其中每個操作都能

20、實現(xiàn)特定的功能。通過對宏的利用，使對Access數(shù)據(jù)庫的管理和維護更加容易。7模塊模塊是將 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Visual+Basic t _blank Visual Basic for Application聲明和過程作為一個單元進行保存的集合，是應(yīng)用 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B3%CC%D0%F2%BF%AA%B7%A2 t _blank 程序開發(fā)人員的工作環(huán)境。將模塊與窗體、報表等Access對象相聯(lián)系，就可以建立完整的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。模塊的主要作用就是建立復(fù)雜的VBA程序以完成宏等不

21、能完成的任務(wù)。16 啟動和關(guān)閉Access考點13 啟動Access與其他Windows應(yīng)用程序一樣，啟動Access可以通過單擊“開始”菜單，然后在“程序”菜單中選擇 圖標(biāo)，即可打開Access 。考點14 關(guān)閉Access當(dāng)用戶工作完成之后，需要關(guān)閉打開的數(shù)據(jù)庫，以避免發(fā)生意外事故造成數(shù)據(jù)丟失或損壞數(shù)據(jù)庫。通常可以使用以下4種方式關(guān)閉Access。 （l）單擊Access右上角的“關(guān)閉”按鈕。 （2）選擇“文件”菜單中的“退出”命令。 （3）使用AltF4快捷鍵。 （4）使用AltFX快捷鍵。2l 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫在使用Access實際地建立構(gòu)成數(shù)據(jù)庫的表、窗體和其他對象之前，設(shè)計數(shù)據(jù)庫是很重要

22、的。無論是使Access數(shù)據(jù)庫或是Access項目，合理的設(shè)計是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。只有合理的設(shè)計，數(shù)據(jù)庫才能有效地、正確地、及時地完成所需的功能。考點1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計的步驟 數(shù)據(jù)庫設(shè)計一般要經(jīng)過：確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的、確定數(shù)據(jù)庫中需要的表、確定該表中需要的字段、確定主關(guān)鍵字和確定表之間的關(guān)系等步驟，如圖2-1所示。 圖2-1數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟1確定創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的目的設(shè)計數(shù)據(jù)庫的第一個步驟是確定數(shù)據(jù)庫的目的及如何使用。用戶需要明確希望從數(shù)據(jù)庫得到什么信息，由此可以確定需要什么主題來保存有關(guān)事件（表）和需要什么事件來保存每一個主題（表中的字段）。與將使用數(shù)據(jù)庫的人員進行交流。集體討論需要數(shù)據(jù)庫解決的問題，

23、并描述需要數(shù)據(jù)庫生成的報表；同時收集當(dāng)前用于記錄數(shù)據(jù)的表格，然后參考某個設(shè)計得很好且與當(dāng)前要設(shè)計的數(shù)據(jù)庫相似的數(shù)據(jù)庫。2確定該數(shù)據(jù)庫中看要的表確定表可能是數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程中最難處理的步驟。因為從數(shù)據(jù)庫要獲得的結(jié)果、要打印的報表、要使用的格式和要解決的問題中不一定能夠提供用于生成表的結(jié)構(gòu)線索。不必使用Access來設(shè)計表。實際上，先在紙上草擬并潤色設(shè)計可能是較好的方法。在設(shè)計表時，應(yīng)該按以下設(shè)計原則對信息進行分類。 （1）表不應(yīng)包含備份信息，表間不應(yīng)有重復(fù)信息。因此，關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的表與常規(guī)文件應(yīng)用程序中的表（例如，電子表格）有所不同。 （2）如果每條信息只保存在一個表中，只需在一處進行更新，這樣效

24、率更高，同時也消除了包含不同信息的重復(fù)項的可能性。例如，要在一個表中只保存一次每一個客戶的地址和電話號碼。 （3）每個表應(yīng)該只包含關(guān)于一個主題的信息。 （4）如果每個表只包含關(guān)于一個主題的事件，則可以獨立于其他主題維護每個主題的信息。例如，將客戶的地址與客戶訂單存在不同表中，這樣就可以刪除某個訂單但仍然保留客戶的信息。3確定表中需要的字段每個表中都包含關(guān)于同一主題的信息，并且表中的每個字段包含關(guān)于該主題的各個事件。例如，客戶表可以包含公司的名稱、地址、城市、省和電話號碼的字段。在草擬每個表的字段時，請注意下列提示： （l）每個字段直接與表的主題相關(guān)。 （2）不包含推導(dǎo)或計算的數(shù)據(jù)（表達式的計算

25、結(jié)果）。 （3）包含所需的所有信息。 （4）以最小的邏輯部分保存信息（例如，名字和姓氏而不是姓名）。4確定主關(guān)鍵字Access為了連接保存在不同表中的信息，例如將某個客戶與該客戶的所有訂單相連接，數(shù)據(jù)庫中的每個表必須包含表中唯一確定每個記錄的字段或字段集。這種字段或字段集稱作主鍵（主關(guān)鍵字）。5確定表之間的關(guān)系因為已經(jīng)將信息分配到各個表中，并且已定義了主鍵字段，所以需要通過某種方式告知Access如何以有意義的方法將相關(guān)信息重新結(jié)合到一起。如果進行上述操作，必須定義Access數(shù)據(jù)庫中的表之間的關(guān)系。6優(yōu)化設(shè)計在設(shè)計完需要的表、字段和關(guān)系后，就應(yīng)該檢查該設(shè)計并找出任何可能存在的不足。因為在現(xiàn)在

26、改變數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要比更改已經(jīng)填滿數(shù)據(jù)的表容易得多。用Access創(chuàng)建表，指定表之間的關(guān)系，并且在每個表中輸入充足的示例數(shù)據(jù)，以驗證設(shè)計。可創(chuàng)建查詢，以是否得到所需結(jié)果來驗證數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系。創(chuàng)建窗體和報表的草稿，檢查顯示數(shù)據(jù)是否是所期望的。最后查找不需要的重復(fù)數(shù)據(jù)，并將其刪除。如發(fā)現(xiàn)問題，修改該設(shè)計。7輸入數(shù)據(jù)并創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)庫對象如果認為表的結(jié)構(gòu)已達到了設(shè)計規(guī)則，就應(yīng)該繼續(xù)進行并且在表中添加所有已有的數(shù)據(jù)，然后就可以創(chuàng)建所需的任何查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁、宏和模塊。考點2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩種方法，第一種是先建立一個空的數(shù)據(jù)庫，然后向其中添加表、查詢、窗體和報表等對象；第二種是使用“

27、數(shù)據(jù)庫向?qū)А保孟到y(tǒng)提供的模板進行一次操作來選擇數(shù)據(jù)庫類型，并創(chuàng)建所需要的表、窗體和報表。第一種方法比較靈活，但是用戶必須分別定義數(shù)據(jù)庫的每一個對象；第二種方法僅一次操作就可以創(chuàng)建所需要的表、窗體和報表，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫最簡單的方法。1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫 （1）在第一次啟動Access時，將自動顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項。如果此對話框顯示，請單擊“空Access數(shù)據(jù)庫”選項，然后單擊“確定”按鈕。如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫或當(dāng)Access打開時顯示的對話框已經(jīng)關(guān)閉，請單擊工具欄上的“新建數(shù)據(jù)庫”按鈕 ，然后雙擊“常用”選項卡上的空數(shù)據(jù)庫圖標(biāo)。 （2）指定數(shù)據(jù)庫的名稱及位置，并單擊“

28、創(chuàng)建”按鈕。創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫之后，必須執(zhí)行其他的步驟來定義組成數(shù)據(jù)庫的對象。2用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫 （1）在第一次啟動Access時，將自動顯示對話框，上面有新建數(shù)據(jù)庫或打開已有數(shù)據(jù)庫的選項。如果此對話框顯示，請單擊“Access數(shù)據(jù)庫向?qū)А?shù)據(jù)頁和項目”，然后單擊“確定”按鈕。如果已經(jīng)打開了數(shù)據(jù)庫或在Access啟動時顯示的對話框已經(jīng)關(guān)閉，請單擊工具欄上的“新建”按鈕 。 （2）在“數(shù)據(jù)庫”選項卡上，雙擊要創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫類型的圖標(biāo)。 （3）指定數(shù)據(jù)庫的名稱和位置。 （4）單擊“創(chuàng)建”按鈕啟動新建的數(shù)據(jù)庫。考點3 數(shù)據(jù)庫的簡單操作 1打開數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫的方法有兩種：一是在啟動Access時

29、使用“ HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Microsoft t _blank Microsoft Access”對話框打開；二是通過“打開”命令打開。通過“打開”命令打開數(shù)據(jù)庫的步驟如下： （1）單擊“文件”菜單中的“打開”命令。 （2）單擊位置欄中的快捷方式，或在“查找范圍”下拉列表框中，單擊包含所需Access數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動器或文件夾。 （3）在文件夾列表中雙擊相應(yīng)的文件夾，直到打開包含所需數(shù)據(jù)庫的文件夾。如果找不到要打開的數(shù)據(jù)庫，單擊“工具”按鈕，然后單擊“查找” 選項。在“查找”對話框中，鍵入其他搜索條件。 （4）請執(zhí)行下列操作之一：如果要在多用戶

30、環(huán)境下以共享方式打開數(shù)據(jù)庫，以便對數(shù)據(jù)庫進行讀寫操作，可單擊“打開”。若要以獨占方式打開數(shù)據(jù)庫，單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以獨占方式打開”。若要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，以便可對其查看而不能對其編輯，單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以只讀方式打開”。如果要以只讀訪問方式打開數(shù)據(jù)庫，并且防止其他用戶打開，可單擊“打開”按鈕旁的箭頭，并單擊“以獨占只讀方式打開”。2關(guān)閉數(shù)據(jù)庫當(dāng)完成了數(shù)據(jù)庫的操作之后，需要將它關(guān)閉。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫的方法有如下幾種： （1）單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。（2）雙擊“數(shù)據(jù)庫”窗口左上角的“控制”菜單圖標(biāo) 。 （3）單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口左上角的“控制”菜單圖

31、標(biāo) ，從彈出的菜單中選擇“關(guān)閉”命令。22 建立表考點4 Access數(shù)據(jù)類型 Access常用的數(shù)據(jù)類型有：文本、備注、數(shù)字、日期時間、貨幣、自動編號、是否、OLE對象、超級鏈接、查閱向?qū)У華ccess數(shù)據(jù)類型見表2-1。 表2-1 Access數(shù)據(jù)類型 數(shù)據(jù)類型用法大小“文本”文本或文本與數(shù)字的組合，例如地址；也可以是不需要計算的數(shù)字，例如電話號碼、零件編號或郵編最多255個字符Microsoft Access只保存輸入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。設(shè)置“字段大小”屬性可控制可以輸入字段的最大字符數(shù)“備注”長文本及數(shù)字，例如備注或說明最多64000個字符“數(shù)字”可用

32、來進行算術(shù)計算的數(shù)字數(shù)據(jù)，涉及貨幣的計算除外（使用貨幣類型）。設(shè)置“字段大小”屬性定義一個特定的數(shù)字類型1、2、4或8個字節(jié)。16個字節(jié)僅用于“同步復(fù)制ID”（GUID）“日期/時間”日期和時間8個字節(jié)“貨幣”貨幣值。使用貨幣數(shù)據(jù)類型可以避免計算時四舍五入。精確到小數(shù)點左下方15位數(shù)及右方4位數(shù)8個字節(jié)“自動編號”在添加記錄時自動插入的唯一順序（每次遞增1）或隨機編號 4個字節(jié)。16個字節(jié)僅用于“同步復(fù)制ID（GUID）“是/否”字段只包含兩個值中的一個，例如“是/否”、“真/假”、“開/關(guān)”1位“OLE對象”在其他程序中使用OLE協(xié)議創(chuàng)建的對象（例如M-icrosoft HYPERLINK

33、/incsearch/search.asp?key=Word t _blank Word文檔、Microsoft HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=Excel t _blank Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)），可以將這些對象鏈接或嵌入到Microsoft Access表中。必須在窗體或報表中使用綁定對象框來顯示OLE對象最大可為1GB（受磁盤空間限制）“超級鏈接” HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B4%E6%B4%A2 t _blank 存儲超級鏈接的字段。超級鏈接可以是UNC路徑或URL最多64

34、000個字符“查閱向?qū)А眲?chuàng)建允許用戶使用組合框選擇來自其他表或來自值列表中的值的字段。在數(shù)據(jù)類型列表中選擇此選項，將啟動向?qū)нM行定義與主鍵字段的長度相同，且該字段也是“查閱”字段；通常為4個字節(jié) 注意：“數(shù)字”、“日期時間”、“貨幣”以及“是否”，這些數(shù)據(jù)類型提供預(yù)先定義好的顯示格式。可以從每一個數(shù)據(jù)類型可用的格式中選擇所需的格式來設(shè)置“格式”屬性。也可以為所有的數(shù)據(jù)類型創(chuàng)建自定義顯示格式，但“OLE對象”數(shù)據(jù)類型除外。考點5 建立表結(jié)構(gòu) 建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計”視圖；三是通過“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。1使用“數(shù)據(jù)表”視圖 （1）如果還

35、沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按Fl1鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。 （2）請單擊“對象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。 （3）雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項，將顯示一個空數(shù)據(jù)表。 （4）重新命名要使用的每一列：請雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。 （5）隨時可以插入新的列：單擊要在其右邊插入新列的列，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說明重新命名列的名稱。 （6）在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中（在Access中，每一列稱作一個字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓

36、輸入在另一個不同的字段中。如果輸入的是日期、時間或數(shù)字，請輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時，將刪除任何空字段。 （7）在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來保存數(shù)據(jù)表。 （8）在保存表時，Access將詢問是否要創(chuàng)建一個主鍵。如果還沒有輸入能唯一標(biāo)識表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號或ID編號，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能唯一標(biāo)識每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時刪除列或重新排序列的順序。2使用“設(shè)計”視圖 （1）雙擊“設(shè)計器創(chuàng)建表”，打開表“設(shè)計

37、”視圖。 （2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。 （3）定義完全部字段后，設(shè)置一個字段為主鍵。 （4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現(xiàn)“另存為”對話框。 （5）在“另存為”對話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。 （6）單擊“確定”按鈕。 3使用“表向?qū)А?（1）如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按Fll鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。 （2）請單擊“對象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。 （3）雙擊“表向?qū)А边x項。 （4）按照“表向?qū)А睂υ捒蛑械奶崾具M行操作。 如果要修改或擴展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш螅梢栽凇霸O(shè)計”視圖中進行

38、修改或擴展操作。考點6 向表中輸入數(shù)據(jù) 在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。考點7 字段屬性的設(shè)置 表中每個字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時，“設(shè)計”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。1字段大小通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對于一個“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0255，默認為50，可以在

39、該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對于一個“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。2格式“格式”屬性用來決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。3默認值“默認值”是一個十分有用的屬性。在一個數(shù)據(jù)庫中，往往會有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個默認值。4有效性規(guī)則“有效性規(guī)則”是Access中另一個非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的

40、字符個數(shù)不能超過某一個值；對“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對“日期時間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。5輸入掩碼在輸入數(shù)據(jù)時，如果希望輸入的格式 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B1%EA%D7%BC t _blank 標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮碓O(shè)置一個輸入掩碼對于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個輸入掩碼。定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-2。 表2-2 輸入掩碼屬性所使用字符的含義考點8 建立表之間的關(guān)系 1表間關(guān)系的概念在Access中，每個表

41、都是數(shù)據(jù)庫中一個獨立的部分，它們本身具有很多的功能，但是每個表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯(lián)系。表之間有3種關(guān)系，分別為：一對多關(guān)系、多對多關(guān)系和一對一關(guān)系。 （1）一對多關(guān)系是最普通的一種關(guān)系。在這種關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。 （2）在多對多關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要創(chuàng)建這種關(guān)系，需要定義第三個表，稱為結(jié)合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。 （3）在一對一關(guān)系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相關(guān)列都是主鍵或都具有唯一約束，則可以創(chuàng)建一對一關(guān)系。2參照完整性參照完

42、整性是一個規(guī)則系統(tǒng)，能確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并且確保不會在無意之中刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。當(dāng)實施參照完整性時，必須遵守以下規(guī)則： （1）如果在相關(guān)表的主鍵中沒有某個值，則不能在相關(guān)表的外部鍵列中輸入該值。但是，可以在外部鍵列中輸入一個Null值。 （2）如果某行在相關(guān)表中存在相匹配的行，則不能從一個主鍵表中刪除該行。 （3）如果主鍵表的行具有相關(guān)性，則不能更改主鍵表中的某個鍵的值。當(dāng)符合下列所有條件時，才可以設(shè)置參照完整性： （1）主表中的匹配列是一個主鍵或者具有唯一約束。 （2）相關(guān)列具有相同的數(shù)據(jù)類型和大小。 （3）兩個表屬于相同的數(shù)據(jù)庫。3建立表間的關(guān)系當(dāng)想讓兩個表共享數(shù)據(jù)時，可以創(chuàng)

43、建兩個表之間的關(guān)系。可以在一個表中 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B4%E6%B4%A2 t _blank 存儲數(shù)據(jù)，但讓兩個表都能使用這些數(shù)據(jù)；也可以創(chuàng)建關(guān)系，在相關(guān)表之間實施參照完整性。在創(chuàng)建關(guān)系之前，必須先在至少一個表中定義一個主鍵或唯一約束。然后使主鍵列與另一個表中的匹配列相關(guān)。創(chuàng)建了關(guān)系之后，那些匹配列變?yōu)橄嚓P(guān)表的外部鍵。創(chuàng)建表之間的關(guān)系步驟如下： （1）在數(shù)據(jù)庫圖表中，對于想要與另一個表中的相應(yīng)列相關(guān)的數(shù)據(jù)庫列或列組合，單擊行選擇器 。 （2）把鼠標(biāo)指針放在行選擇器上，將指針拖動到相關(guān)表上。若要使選定的列與相關(guān)表的主鍵相關(guān)，可將指針拖動到

44、相關(guān)表的標(biāo)題欄上。 （3）釋放鼠標(biāo)按鍵這時會顯示“創(chuàng)建關(guān)系”對話框，并且會嘗試讓選定的列與相關(guān)表中具有相同名稱和數(shù)據(jù)類型的列相關(guān)。 （4）在“創(chuàng)建關(guān)系”對話框中，確保想要關(guān)聯(lián)的列顯示在“主鍵表”和“外部鍵表”列表中。 （5）選擇“確定”以創(chuàng)建關(guān)系。關(guān)系的主鍵一方表示為鑰匙符號 。在一對一關(guān)系中，初始化關(guān)系的表確定了主鍵一方。對于一對一關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為鑰匙符號 ；對于一對多關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為無限符號。23 維護表考點9 打開和關(guān)閉表1打開表 （1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“表” 。 （2）單擊要打開的表的名稱。 （3）如果要在表“設(shè)計”視圖中打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫

45、”窗口工具欄上的“設(shè)計”按鈕。如果要在“數(shù)據(jù)表”視圖中打開表，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“打開”按鈕。注意：打開表后，只需單擊工具欄上的“視圖”按鈕，即可輕易地在兩種視圖之間進行切換。2關(guān)閉表表的操作結(jié)束后，應(yīng)該將其關(guān)閉。不管表是處于“設(shè)計”視圖狀態(tài)，還是處于“數(shù)據(jù)表”視圖狀態(tài)，單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令或單擊窗口的“關(guān)閉窗口”按鈕都可以將打開的表關(guān)閉。在關(guān)閉表時，如果曾對表的結(jié)構(gòu)或布局進行過修改，Access會顯示一個提示框，詢問用戶是否保存所做的修改。考點10 修改表的結(jié)構(gòu) 修改表結(jié)構(gòu)的操作主要包括增加字段、刪除字段、修改字段、重新設(shè)置關(guān)鍵字等。修改表結(jié)構(gòu)只能在“設(shè)計”視圖中完成。

46、1添加字段在表中添加一個新字段不會影響其他字段和現(xiàn)有的數(shù)據(jù)。但利用該表建立的查詢、窗體或報表，新字段是不會自動加入的，需要手工添加上去。2修改字段修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明等。3刪除字段如果所刪除字段的表為空，就會出現(xiàn)刪除提示框；如果表中含有數(shù)據(jù)，不僅會出現(xiàn)提示框需要用戶確認，而且還會將利用該表所建立的查詢、窗體或報表中的該字段刪除，即刪除字段時，還要刪除整個Access中對該字段的使用。4重新設(shè)置關(guān)鍵字如果原定義的主關(guān)鍵字不合適，可以重新定義。重新定義主關(guān)鍵字需要先刪除原主關(guān)鍵字，然后再定義新的主關(guān)鍵字。考點11 編輯表的內(nèi)容 1定位記錄數(shù)據(jù)表中有了數(shù)據(jù)后，修改是經(jīng)常要做的操

47、作，其中定位和選擇記錄是首要的任務(wù)。常用的記錄定位方法有兩種：一是用記錄號定位，二是用快捷鍵定位。快捷鍵及其定位功能見表2-3。 表2-3 快捷鍵及其定位功能2選擇記錄選擇記錄是指選擇用戶所需要的記錄。用戶可以在“數(shù)據(jù)表”視圖下使用鼠標(biāo)或鍵盤兩種方法選擇數(shù)據(jù)范圍。3添加記錄在已經(jīng)建立的表中，添加新的記錄。4刪除記錄刪除表中出現(xiàn)的不需要的記錄。5修改數(shù)據(jù)在已建立的表中，修改出現(xiàn)錯誤的數(shù)據(jù)。6復(fù)制數(shù)據(jù)在輸入或編輯數(shù)據(jù)時，有些數(shù)據(jù)可能相同或相似，這時可以使用復(fù)制和粘貼操作將某些字段中的部分或全部數(shù)據(jù)復(fù)制到另一個字段中。考點12 調(diào)整表的外觀 調(diào)整表的結(jié)構(gòu)和外觀是為了使表看上去更清楚、美觀。調(diào)整表外觀

48、的操作包括：改變字段次序、調(diào)整字段顯示寬度和高度、隱藏列和顯示列、凍結(jié)列、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式、改變字體顯示等。24 操作表考點13 查找數(shù)據(jù) 在Access中，查找或替換所需數(shù)據(jù)的方法有很多，不論是查找特定的數(shù)值、一條記錄，還是一組記錄，可以通過滾動數(shù)據(jù)表或窗體，也可以在記錄編號框中鍵入記錄編號來查找記錄。使用“查找”對話框，可以尋找特定記錄或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的項目時，可以在找到的各條記錄間瀏覽。在“查找和替換”對話框中，可以使用通配符，見表2-4。 表2-4 通配符的用法注意： （1）通配符是專門用在文本數(shù)據(jù)類型中的，雖然有時候也可以成功地使用在其他數(shù)據(jù)類型中。 （2

49、）在使用通配符搜索星號（）、問號（？）、數(shù)字號碼（）、左方括號（）或減號（一）時，必須將搜索的項目放在方括號內(nèi)。例如：搜索問號，請在“查找”對話框中輸入？符號。如果同時搜索減號和其他單詞時，請在方括號內(nèi)將減號放置在所有字符之前或之后（但是，如果有驚嘆號（！），請在方括號內(nèi)將減號放置在驚嘆號之后）。如果在搜索驚嘆號（！）或右方括號（）時，不需要將其放在方括號內(nèi)。 （3）必須將左、右方括號放在下一層方括號中（ ），才能同時搜索一對左、右方括號（），否則Access會將這種組合作為一個空字符串處理。考點14 替換數(shù)據(jù) 可以將出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容一起查找出來，或一次查找一個。如果要查找Null值和空字符

50、串，必須使用“查找”對話框來查找這些內(nèi)容，并親自一一地替換它們。 （1）在“窗體”視圖或“數(shù)據(jù)表”視圖中，選擇要搜索的字段，除非要搜索所有字段（搜索單一字段比搜索整個數(shù)據(jù)表或窗體快）。 （2）在“編輯”菜單中單擊“替換”命令。 （3）請在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的內(nèi)容，然后在“替換為”框中輸入要替換成的內(nèi)容。如果不完全知道要查找的內(nèi)容，可以在“查找內(nèi)容”框中使用通配符來指定要查找的內(nèi)容。 （4）在“替換”對話框中，設(shè)置想用的任何其他的選項。若要得到更多的選項，可單擊“其他”。 （5）如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內(nèi)容，請單擊“全部替換”按鈕。如果要一次替換一個，請單擊“查找下一個”按鈕，然后再

51、單擊“替換”按鈕；如果要跳過下一個并繼續(xù)查找出現(xiàn)的內(nèi)容，請單擊“查找下一個”按鈕。考點15 排序記錄 排序記錄時，不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下： （1）英文按字母順序排序，大小寫視為相同，升序時按A到z排列，降序時按z到A排列。 （2）中文按拼音的順序排序，升序時按A到z排列，降序時按z到A排列。 （3）數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時從小到大排列，降序按從大到小排列。 （4）使用升序排序日期和時間，是指由較前的時間到較后的時間；使用降序排序時，則是指由較后的時間到較前的時間。排序時，要注意的事項如下： （1）在“文本”字段中保存的數(shù)字將作為字符串而不是數(shù)值來排序。因此，如果要以

52、數(shù)值的順序來排序，必須在較短的數(shù)字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的長度。例如：要以升一序來排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其結(jié)果將是“1”、“11”、“2”、“22”。必須在儀有一位數(shù)的字符串前面加上零，才能正確地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。對于不包含Null值的字段，另一個解決方案是使用V al函數(shù)來排序字符串的數(shù)值。例如：如果“年齡”列是包含數(shù)值的“文本”字段，在“字段”單元格指定V al（年齡），并且在“排序”單元格指定排序次序后，才會以正確的順序來放置記錄。如果只在“文本”字段之中保存數(shù)字或日期，可以考慮將表的數(shù)據(jù)類型更改為數(shù)字、貨幣或

53、日期時間。這樣在對此字段排序時，數(shù)字或日期將會以數(shù)值或日期的順序來排序，而不需要加入前面的零。 （2）在以升序來排序字段時，任何含有空字段（包含Null值）的記錄將列在列表中的第一條。如果字段中同時包含Null值和空字符串，包含Null值的字段將在第一條顯示，緊接著是空字符串。考點16 篩選記錄Access中，可以使用4種方法篩選記錄：“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩選目標(biāo)”以及“高級篩選排序”。表、查詢或窗體篩選方法的比較見表2-5。表2-5 表、查詢或窗體篩選方法的比較3.1認識查詢考點1查詢的功能查詢是對數(shù)據(jù)庫表中的數(shù)據(jù)進行查找，同時產(chǎn)生一個類似于表的結(jié)果。在Access中可

54、以方便地創(chuàng)建查詢，在創(chuàng)建查詢的過程中定義要查詢的內(nèi)容和準(zhǔn)則，Access根據(jù)定義的內(nèi)容和準(zhǔn)則在數(shù)據(jù)庫表中搜索符合條件的記錄。考點2查詢的類型Access數(shù)據(jù)庫中的查詢有很多種，每種方式在執(zhí)行上有所不同，查詢有選擇查詢、交叉表查詢、參數(shù)查詢、操作查詢和SQL查詢。選擇查詢選擇查詢是最常用的查詢類型，顧名思義，它是根據(jù)指定的查詢準(zhǔn)則，從一個或多個表中獲取數(shù)據(jù)并顯示結(jié)果也可以使用選擇查詢對記錄進行分組，并且對記錄進行總計、計數(shù)、平均以及其他類型的計算。2交叉表查詢交叉表查詢把來源于某個表中的字段進行分組，一組列在數(shù)據(jù)表的左側(cè)，一組列在數(shù)據(jù)表的上部，然后在數(shù)據(jù)表行與列的交叉處顯示表中某個字段的統(tǒng)計值。

55、交叉表查詢就是利用表中的行和列來統(tǒng)計數(shù)據(jù)的。3參數(shù)查詢參數(shù)查詢是一種利用對話框來提示用戶輸入準(zhǔn)則的查詢。這種查詢可以根據(jù)用戶輸入的準(zhǔn)則來檢索符合相應(yīng)條件的記錄4操作查詢操作查詢與選擇查詢相似，都是由用戶指定查找記錄的條件，但選擇查詢是檢查符合特定條件的一組記錄，而操作查詢是在一次查詢操作中對所得結(jié)果進行編輯等操作。5SQL查詢SQL查詢就是用戶使用SQI語句來創(chuàng)建的一種查詢。SQL查詢主要包括聯(lián)合查詢、傳遞查詢、數(shù)據(jù)定義查詢和子杳詢等4種。聯(lián)合杳詢是將一個或多個表、一個或多個查詢的字段組合為查詢結(jié)吳巾的一個字段，執(zhí)行聯(lián)合查詢時，將返回所包含的表或查詢中的對應(yīng)字段記錄；傳遞查詢是直接將命令發(fā)送到

56、ODBC數(shù)據(jù)庫，它使用 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B7%FE%CE%F1%C6%F7 t _blank 服務(wù)器能接受的命令，利用它可以檢索或更改記錄；數(shù)據(jù)定義查詢可以創(chuàng)建、刪除或更改表，或在當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建索引；子查詢是包含另一個選擇或操作查詢中的SQL SELECT語句，可以在查詢設(shè)計網(wǎng)格的“字段”行輸入這些語句來定義新字段，或在“準(zhǔn)則”行來定義字段的準(zhǔn)則。考點3建立查詢的準(zhǔn)則1準(zhǔn)則中的運算符運算符是組成準(zhǔn)則的基本元素。Access提供了關(guān)系運算符、邏輯運算符和特殊運算符。這3種運算符的含義分別見表3-1、表3 -2和表3-3。表3-1關(guān)系運

57、算符及含義表3- 2邏輯運算符及含義表3-3特殊運算符及含義2準(zhǔn)則中的函數(shù)Access提供了大量的 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B1%EA%D7%BC t _blank 標(biāo)準(zhǔn)函數(shù)，這些函數(shù)為用戶更好地構(gòu)造查詢準(zhǔn)則提供了極大的便利，也為用戶更準(zhǔn)確地進行統(tǒng)計計算、實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理提供了有效的方法。表3 -4列出了數(shù)值函數(shù)的格式和功能。 表3-4 數(shù)值函數(shù)說明3-4表3-5列出了字符函數(shù)的格式和功能。 表3 -5字符函數(shù)說明表3 -6列出了日期時間函數(shù)的格式和功能。 表3 -6日期時間函數(shù)說明表3 -7列出了統(tǒng)計函數(shù)的格式和功能。 表3-7統(tǒng)計函數(shù)說明3.2

58、創(chuàng)建選擇查詢考點4使用“查詢向?qū)А蓖ㄟ^“查詢向?qū)А眲?chuàng)建查詢，可以在一個或多個表或查詢指定的字段中檢索數(shù)據(jù)。如果需要，向?qū)б部梢詫τ涗浗M或全部記錄進行總計、計數(shù)以及平均值的計算，并且可以計算字段中的最小值或最大值，但不能通過設(shè)置準(zhǔn)則來限制檢索的記錄。(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“查詢” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。 (2)在“新建查詢”對話框中，單擊“簡單查詢向?qū)А薄?(3)單擊“確定”按鈕。 (4)單擊查詢基于的表或查詢的名稱，然后選擇要檢索數(shù)據(jù)的字段。 (5)如果需要，請單擊附加的表或查詢，然后選擇要使用的字段。重復(fù)此步驟直到擁有所需的所有字段。 (6)按照

59、向?qū)υ捒蛑械闹甘具M行操作。在最后一個對話框中，可以選擇執(zhí)行查詢或在“設(shè)計”視圖中查看查詢結(jié)構(gòu)3.3在查詢中進行計算考點5了解查詢計算功能在查詢中可執(zhí)行許多類型的計算。例如，可以計算一個字段值的總和或平均值，再乘上兩個字段的值，或者計算從當(dāng)前日期算起3個月后的日期。在字段中顯示計算結(jié)果時，結(jié)果實際并不 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B4%E6%B4%A2 t _blank 存儲在基準(zhǔn)窗體中。相反，Access在每次執(zhí)行查詢時都將重新進行計算，以使計算結(jié)果永遠都以數(shù)據(jù)庫中最新的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。因此，不能入工更新計算結(jié)果。如果要在字段中顯示計算的結(jié)果，可以使用

60、Access所提供的預(yù)定義計算或自定義的計算。使用所謂“總計”的預(yù)定義計算，可計算出記錄組或全部記錄的下列量值：總和、平均值、數(shù)量、最小值、最大值、 HYPERLINK /incsearch/search.asp?key=%B1%EA%D7%BC t _blank 標(biāo)準(zhǔn)偏差或方差可以對每個字段選擇要進行的總計計算。考點6總計查詢 (l)在“設(shè)計”視圖中，創(chuàng)建選擇查詢，并添加計算中要使用其中記錄的表，然后添加要執(zhí)行計算的字段，并指定準(zhǔn)則。 (2)請單擊工具欄上的“合計”按鈕 。Access將顯示設(shè)計網(wǎng)格中的“總計”行。 (3)對設(shè)計網(wǎng)格中的每個字段，請單擊它在“總計”行中的單元格，然后再單擊下列