1、北京首信股份有限公司檔案 治理文書歸檔工作程序工作標準工 作 內 容工作程序各 業 務 部 門總 裁 辦 公 室平常歸卷預備1、熟悉公司的機構設置及職能、歸檔文件的范圍。2、購置必要的裝具。3、擬制當年歸卷類目表。每年一月份完成當年文件材料歸卷的預備工作，類目齊全。依照本部門的業務情況及上年形成文件情況，預備好本部門平常歸卷的類目卷夾。文件治理員將本部門的各類文件分類歸入相應的類目卷盒。合同、協議簽完一周內向總裁辦歸檔。指導本部門做好賬外文件的平常歸卷工作。平常歸卷將審批完的呈批件及時退各部門文件治理員。將以股份公司名義的發文分類歸入卷盒。上級文件分類歸卷歸卷準確及時。每季有檢查。發文正件與底

2、稿齊全。文件材料的整理按公司檔案分類原則和整理方法，對平常歸卷的文件進行檢查和調整。剔除不需歸檔的文件和重份文件。排列卷內文件，對卷內文件太多的卷，進行適當分卷(每卷在150頁以內)。按卷內文件排列順序編寫件號和每件的頁號。5、拆除文件上的金屬物。6、對無裝訂線的窄邊文件進行加寬。7、修復破損文件。8、取齊文件右側和下沿，按單份文件進行裝訂。填寫案卷標題。調整后的案卷符合質量要求(詳見質量標準)。填寫目錄和備考表裝盒1、計算機打印卷內目錄。2、填寫備考表（填寫方法參見“案卷質量要求” ）。3、將整理好的案卷裝盒。1、字跡清晰、準確無誤。2、卷內目錄、備考表各欄填寫齊全。3、卷內目錄與文件相符無

3、誤。擬寫案卷題名依照卷內文件內容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發機關、主題內容、文種。標題結構完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內文件的主題內容，便于查閱。移交歸檔1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。2雙方履行簽字手續，各保存一份。按時移交，清點無誤，手續完備。填寫案卷封皮按規定逐項填寫封面欄目。2、填寫卷內文件的案卷號、目錄號。封面各欄及卷內文件的案卷號、目錄號填寫準確無誤、無漏。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號按檔號編制案卷目錄 。在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。交接雙方清點無誤后，履行簽字手續，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規定。2、檔號編制準確無誤。1、按郵電工

4、業企業檔案實體分類方法進行排列案卷。2、編制檔號。案卷目錄清晰無誤。移交手續完備。附件二 關于歸檔案卷的質量要求 總的質量要求: 遵循文件材料的形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區不不同價值, 便于保管和利用。具體應做到以下幾點: 一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數及每份文件的頁數, 均應齊全完整。 二、 遵循文件的形成規律和特點, 層次分明。在歸檔的文材料中,應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分不組在一起, 不得分開；一個項目的材料, 要把項目

5、從立項到結束形成的材料組在一起, 準確地反映企業生產、科研、基建和經營治理等各項活動的真實內容和歷史過程,盡量做到一事一卷。三、 卷內文件的排列: 卷內文件材料應保持文件之間的有機聯系,區不不同情況進行排列, 密不可分的文件材料應依序排列在一起, 即:批復在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時刻順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結論性的文件在前,依據性的文件在后； 產品銷售合同應按銷售產品種類組卷, 再按供貨時刻依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷, 卷內文件依其重要程度排列?？萍嘉募?/p>

6、排列執行GB/T11822-89國家標準。四、 區分不同價值: 各類文件依照其不同的內容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量依照不同的保管期限分不組卷。文件數量專門少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。 五、 跨年度材料的處理: 除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復, 放在批復年立卷； 沒有批復放在請示年立卷, 跨年度的規劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。 六. 具有長期保存的案卷, 卷內文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍黑墨水或碳素墨水筆重抄或復印, 連同原件一同歸

7、檔。七. 卷內文件的編號：每一本案卷的卷內文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數填寫清晰。（“件號章”的其它項，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。 八、 裝訂與裝盒：卷內文件以“件”為單位，采取三孔一線的方式進行裝訂。然后，按“件”號順序排列裝盒，一盒為一卷。九、卷內目錄的填寫: 凡是組成的案卷, 都應填寫卷內目錄。卷內目錄表的各項要填寫齊全。序號：填寫文件的件號。文號：填寫文件制發機關的發文字號,合同可填寫合同號。責任者：應填寫文件形成的部門或以印章為準。題名：填寫文件標題，一般應照實抄錄，不要隨意更改和簡化；沒有標題

8、或不能講明文件內容的標題，應依照文件內容自擬標題，外加；會議記錄應在卷內目錄的文件題名下寫明會議的要緊內容。合同、協議在此欄內填寫合同內容及對方單位。日期：填寫文件形成的時刻，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。沒有責任者、年、月、日的文件要考證清晰責任者和年、月、日。頁號：填寫每份文件的頁數。十、 備考表的填寫: 每個案卷必須附有備考表。卷內文件的情況講明, 都應填在備考表內, 若無情況可講明,也應將立卷人姓名填上, 檢查人由單位領導或案卷質量審核者簽名。十一、案卷題名的擬寫：每份案卷都應依照卷內文件內容擬寫題名。題名要緊由三個部分組成：文件的要緊制發機關、案卷內文件主題（文件

9、中心內容）和文種。也可突出年代特征，即：在制發機關后加文件形成的年代。用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司內部文件，能夠省略文件制發機關。十二、 歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫清載體的攝制時刻、地點、所反映情況的內容, 攝制人。照片要連同底片一起歸檔。十三. 歸檔的電子文檔要附有標簽，標簽內應填寫編號、套不、名稱、密級、保管期限和軟、硬平臺等。 股份公司檔案實體體系圖首信股份有限公司檔案全宗黨群工作類(A)經營管理類(C)生產技術管理類(D)產品類(E)會計檔案類(I)設備儀器類(H)基本建設類(G)科學技術研究類(F)行政管理類(B)紙質檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)電子

10、檔案（光盤、軟盤）（G、R）實物檔案（獎品、證件）（SW）講明：股份公司的黨群工作類檔案要緊是各種協會的治理、其它方面由集團總部治理。附件三檔案實體分類編號方法 1 總 則 1.1 為了貫徹執行國家檔案局頒發的工業企業檔案分類試行規則和郵電工業檔案實體分類編號方法,提高檔案治理的科學化、規范化和標準化水平, 更好地為企業經營生產、治理工作服務、特制定本方法。 1.2 檔案分類原則, 是以公司全部檔案為對象, 依照治理職能,結合檔案內容和形成特點, 保持檔案之間的有機聯系,便于科學治理和開發利用。 2 檔案類不的設置 2.1 檔案的類不共設置十個大類, 即: 黨群工作類、行政治理類、經營治理類、

11、生產技術治理類、產品類、科學技術研究類、差不多建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。 2.2 依照職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設置若干個二級類目( 屬類 ), 不設置三級類目( 詳見附表 )。 2.3 錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質載體形式的檔案, 其形成和反映的內容、作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系, 不單獨設置類目, 視其內容特征同紙質載體檔案對應分類編號。 2.4 各部門依照分類方法組織整理案卷, 以利于分類標識和治理。 3 分類標識方法 3.1 企業檔案實體分類的標識符號采納英文字母順序標識一級類目( 大類 )； 采納阿拉伯數字“ 雙位制”

12、標識二級類目( 屬類 )。 3.2 檔案實體排架和編號要反映十個差不多大類, 從實際動身, 做到科學合理, 經濟有用, 保證利用檔案的系統性、有效性。 3.2.1黨群工作類（A）、行政治理類（B）、經營治理類（C）、生產技術治理類（D）的案卷排架, 按大類一年度一屬類進行排列, 不區分保管期限特征(但同一屬類內按照永久、長期、短期順序排列 )，案卷順序號按大類流水編號,流水號編制到“999”時, 重新從“1” 另行編號, 并用案卷目錄號加以區不。 檔案編號( 檔號 )由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號構成 (全宗號是檔案館給企業的編號，故企業暫不標識 )。 檔案編號( 檔號 )標識舉例示意:

13、 A1. A12. 010 案卷順序號 分類二級類目( 屬類代號 ) 分類一級類目( 大類代號) 目錄號（A類的第一本目錄） 3.2.2 產品類（E）、科研類（F）、差不多建設類（G）、設備儀器類（H）的案卷排架 a) 依照公司產品特點, 產品檔案原則上按大類一屬類一項目進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號（適用于手機產品）, 同樣將順序號編制到“999” 時重新從“1” 另行編號。關于項目少的產品,能夠將多種屬類混合流水編號, 用分類號加以區不，流水編號方法同前。b)設備儀器類，按設備類、儀器類分不排架, 各按技術性文件和治理性文件分不流水編號, 不同屬類用分類號區不, 流水號編制方法同前類

14、。 c)產品、基建、設備儀器類檔案的編號由目錄號、分類號、項目( 型號 )代號、案卷順序號構成。 舉例示意: E1. E21. C2000. 001 案卷順序號 產品型號( 項目代號 ) 分類號二級類目( 屬類 ) 分類號一級類目( 大類 ) 目錄號（產品檔案第一本目錄）3.2.3 科學技術研究類按大類分科研課題排列, 案卷順序號按大類流水編號, 流水編號方法同前四大類編制方法。檔號( 檔案編號 )由目錄號, 分類號, 課題代號, 案卷順序號構成。3.2.4 會計檔案的排架編號, 按大類一屬類一年度進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號, 流水編制到“999” 時, 重新從“1” 另行編號,用目

15、錄號加以區不。 檔號( 檔案編號 )由目錄號、分類號、案卷順序號構成。3.2.5 干部職工檔案類, 按干部檔案工作條例的有關規定，分干部、工人順序編號。 3.2.6 專門載體檔案，按載體類不分不編號。即：按照片、錄音帶、錄像片、軟盤、光盤、實物分不編號，用專門載體（TZ） 類不照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）光盤（G）、實物（SW）順序號標識。 示例：TZR001； TZZ001。 4 附 則 本方法由總裁辦負責實施并解釋。 附表：檔案實體分類編號表 檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍黨群工作類（A）黨務綜合A11黨委綜合性工

16、作，黨委有關會議，黨員代表大會，黨委辦公室及其他黨務性工作等。組織工作A12黨的組織建設，整黨建黨，黨員及黨員中層干部治理，黨費治理，統戰工作等。宣傳工作A13理論教育，各種工作活動宣傳，思想政治工作，精神文明建設等。紀檢工作A14黨風治理，黨紀檢查，案件審理工作等。工會工作A15職工代表大會，職工民主治理，勞動競賽，勞動福利，女工工作，文體活動，組織建設，會費治理，先進職工治理，技術競賽。 共青團 工作A16組織建設，思想政治工作，團員大會，團員治理，團費治理，青青年工作等。協會工作A17協會業務綜合性治理工作，各專業學會，協會工作，各群眾團體活動工作等。行政管理類（B）政務工作B11綜合性

17、工作，政策法規，司務會議，經理辦公室工作，文秘機要保密工作，干部會議，信息工作，機構設置。人事治理B12人事業務綜合治理，干部、職工治理，干部考核任免、聘用，職稱評定、聘任，獎懲、出國政審，勞務出口，離退休治理工作等。 勞動治理B13勞資綜合治理，定編定員、勞動調配，勞動工作打算與統計，工資治理，勞動愛護等。教育工作B14教育業務綜合治理，一般教育，中專和職業教育，職工在職業務技術教育和培訓等。審計監察B15審計業務綜合治理，專項審計工作活動，法律事務，政紀監察，違紀案件審理工作等。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍行政管理類（B）武裝保衛B1

18、6社會治安，民兵工作，槍支彈藥治理，消防、交通治理，刑事案件審理，人防工作等。行政事務B17職工生活福利，房產治理，食堂，商店，幼兒園，第三產業治理工作，醫療衛生，衛生監督與治理職工防病治病，打算生育工作等。外事工作B18外事業務綜合治理，企業涉外活動（出訪，考察，外賓接待，商務意向談判，）等。經營管理類（C）綜合治理C11企業改革，企業進展規劃，經營戰略決策，經營方針、目標治理，企業改制、投資治理，承包合同，市場預測，經營法規，企業治理制度，工作標準等。打算統計C12綜合打算治理，企業中、長期經營打算，年（季）度打算，各項專業打算，各種打算、統計報表，綜合性統計分析，進出口打算治理工作等。

19、財務治理C13財會業務綜合治理，資金固定資產產權治理，成本治理，價格治理，財務打算、會計治理，稅務、外匯、關貿、信貸和優惠政策治理等，資產評估物資治理C14物資綜合業務治理，物資供應，倉庫治理，廢舊物資處理、進口物資合同等。產品銷售C15市場分析，用戶調查，商務洽談，產品銷售合同（包括出口合同）、協議，用戶工程設計、安裝、開通，售后服務、廣告宣傳等。生產技術治理類（D）生產調度D11生產組織，調度指揮工作，外協加工等。能源治理D12能源消耗定額治理，節能降耗工作等。安全治理D13安全生產治理，工傷事故處理，職工安全教育等。環境愛護D14環境愛護檢測與操縱，污染治理等。 案 實 體 分 類 編

20、號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍生產技術管理類（D）科技治理D15科技綜合治理，新產品、新技術綜合開發，科技成果治理，技術革新、技術改造、合理化建議，工藝治理，專利治理，技術體制，技術引進，技術轉讓、技術合作合同、協議等。質量治理D16全面質量治理，貫徹iso2000標準體系治理、產品質量檢測與操縱工作等。計量治理D17計量綜合治理，各種計量檢測工作，計量晉級與復查工作等。標準化工作 D18企業技術標準化治理工作，各種技術標準檔案等。 檔案和信息治理D19企業檔案治理工作，各類差不多數據治理，計算機信息系統治理性工作，技術情報、圖書、資料治理，各種專業會議、出國考察帶回

21、的文件資料。產品類（E）差不多范圍內每項產品（型號）應包括從產品立項開發、設計、試制、鑒定；工藝工裝、加工制造生產、檢驗、包裝、商標、廣告、產品技術成果創優、獎勵等全過程及OEM產品的文件材料。電話機E21各種類型各種制式電話機。電報、電傳機打印機E22收、發報機，各種類型的電傳機、打印機傳真機E23各種用途各種類型傳真機。綜合業務數字網終端機E24ISDN終端機及配套設備。辦公自動化終端機E25辦公自動化終端機及配套設備。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍產品類（E）載波通信設備E31明線、電纜、微波用載波通信設備，特定用途載波通信設備，各種

22、配套設備等。數字通信設備E32脈碼調制復用、復接、終端，再生中繼，增量調制，轉換設備等各種配套設備。特高頻 （含短波）通信設備E33特高頻通信機，倒換架，無人中繼機，數字特高頻通信機，各種配套設備，短波通信設備等。微波通信設備E34各種頻段模擬數字微波通信設備，各種配套設備等。光纖通信設備E35光端機、光中繼、光電合一通信設備，各種光纖傳輸設備，各種配套設備等。衛星通信設備E36地球站主設備，衛星通信各種配套設備。移動通信設備E37模擬數字移動通信系統基臺、移動臺及配套設備，尋呼系統尋呼臺，尋呼器及配套設備等。電報通信設備E38載波機，轉換設備，用戶電報集中器，轉報系統，調度架，配線架及各種配

23、套設備等。數據通信設備E39數據復用，數據轉接，調制解調，數傳，數碼通信數據復接交換及各種配套設備等。電 纜E41各種電纜（含非通信電纜）及配套產品光 纜E42各種光纖電纜及配套產品電 桿E43長途電話交換設備E51各種人工、半自動、全自動長途電話交換設備及其配套設備。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍產品類（E）局用電話交換設備E52市內電話交換設備（縱橫縱制、準電子、程控交換機）及其配套設備，長市農電話交換設備及其配套設備，會議匯接調度電話設備等。用戶電話交換設備E53各種用戶電話交換機及其配套設備等。非話業務交換設備E54電報交換機、傳真

24、匯接交換臺等非話交換設備及其配套設備等。通信電源E61整流器，配電屏，組合電源，變換器，逆變器遠供電源，穩壓器，變壓器等及其配套設備。通信儀表E71傳輸測試，數字通信設備測試，光通信測試，微波測試，電報、傳真測試，線路檢測及通用測試儀器儀表等。元器件E81電子元件，機電元件，電子器件等產品。制版設備E91照排機（圖文、平面式激光、地圖、激光照排機），圖片輸入機等產品。非通信 產品E92各種非通信用產品（含民用產品）科學技術研究類（F）按科研課題（或科研課題代號）F11每個科研課題應包括課題立項、研究預備、研究試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用全過程的文件材料。檔 案 實 體 分 類 編 號 表一級類目名稱二 級類 目名 稱分類號基 本 范 圍基本建設類