1、協達OA基本學習題一、名詞解釋1、待辦事宜：待辦事宜是本用戶查看自己有哪些未處理的事務。通過待辦事宜，用戶可以 一覽無余地看到自己所需要處理的事情，待辦事宜可對公文待處理人員進行處理公文消息提 醒，可對公文接收人員進行公文接收消息提醒，可對下級部門已上報的信息進行提醒。用戶 不必擔心遺漏工作，可以更直觀地進行辦公處理，極大提升辦公效率。用戶將待辦事宜里所 有的信息處理完后，意味著用戶已辦完7OA系統中所有的事情，如果您的OA系統是與即使 通相結合使用，那么在即使通中便可看到待辦事宜。2、已辦事宜：已經處理好的事務，避免重復對已辦的事務進行記錄,方便以后查看3、流程績效：通過流程實際運行效率與標

2、準值之間的比較分析，對流程的績效進行分析， 以便對流程的績效管理進行全面管理。流程績效是通過建立科學合理的指標體系，運用一整套分析的方法和模版，展現實際工 作中出現問題的根本原因，并在以后的工作中實施改進。同時分析工作中的流程績效的表現， 解決工作中出現的問題。以此運用績效表現的結果，通過激勵的手段，促使當事人改進自己 的績效，提高組織的績效4、簽報任務：普通公文、會議流轉管理，出差、報銷、外出、加班、合同、辦公品領用、 請假等各類申請簽報表單及圖形化工作流簽報任務，簡單的說就是需要領導簽字的報告。簽報是請示、報告的簡化，主要是為了 簡化流程，提高工作效率而產生的，事實上簽報的使用范圍是有限的

3、，對于一些不是太重要、 不太方便采用報告或請示形式的問題，為了盡快得到解決就可以采用簽報的形式。而簽報任務在一個完整的流程中，一般要提出問題，說明原因，同時提出建議解決方案 以供領導參考，這樣處理起來才快。簽報流程一般為下級單位工作人員擬文-核對-下級單 位領導簽發-上報上級單位辦公室或相關部門一一領導簽署意見。5、日程管理：編寫、共享、查看個人工作計劃、工作日志，提供圖形化日程視圖功能，輔 助時間管理。日程管理就是將每天的工作和事務安排在日期中，并做一個有效的記錄，方便管理日常 的工作和事務，達到工作備忘的目的。同時也具有對員工日常工作進行指導、監督的作用。 電子版的日程管理通常具有定時提醒

4、和共享等功能。6、信息共享：信息采集、數據采集、公共信息、規章制度、新聞管理、出行參考、郵政信 息。信息共享指不同層次、不同部門信息系統間，信息和信息產品的交流與共用，就是把信 息在OA里變成資源與其他人共同分享，以便更加合理地達到資源配置，節約辦公成本，創 造更多的財富。是提高信息資源利用率，避免在信息采集、存貯和管理上重復浪費的一個重 要手段。其基礎是信息標準化和規范化。信息共享的效率依賴于信息系統的技術發展和傳輸 技術的提高，必須嚴格在信息安全和保密的條件下實現。當然，在OA中不同權限的信息共 享程度是不一樣的。7、業務協作：根據用戶定制的表單與業務流程相結合，可以發起流轉或提交審批，提

5、供處 理狀態跟蹤查看功能。業務協作是通過表單數據結構自由定義，對表單的使用、表單的作用范圍及表單中各項 目的作用范圍都可以做嚴格的權限設定。任何組織的運營都包含了許多的業務流程。建設各 類信息系統的重要工作之一就是發現用戶的業務流程，進行分析、建模，并把它體現到信息 系統的設計中。這就是業務協作的特點。通過靈活、強大的動態表單定制及處理功能，用戶根據自己單位的特殊需求，進行一些 表單定制工作，并可結合業務流程進行定制表單的流轉。通過強大的管理內容定制功能，協 同管理軟件可以進行復雜的個性化管理表單、分析報表的定制。8、資源預約：可以更加有效地共享單位的公共資源（如車輛、辦公設備、會議室、圖書等

6、）， 你可以查詢可預約的資源狀況，并可跟蹤預約的整個審批過程。可以更有效的共享公司的公共資源（會議室、車輛、計算機設備等）。在一個集成化的 環境中，可以按日、按周查看資源的當前預約狀態。每一個資源均可設置訪問團隊，使資源 共享局限于特定的團隊。9、電子考勤：電子簽到、簽退等功能，提供基于信息網絡的電子考勤應用。OA系統規定（可以自己設置）要職員在公司規定時間進入（退出）辦公系統，點擊進入 登陸頁面（退出）按鈕，系統就記錄下這個時間，以此實現考勤。同時電子考勤提高工作效 率，杜絕代打卡現象，便于企業的管理和有效的規章考核的執行。10、項目協作：將所有項目相關的數據信息、郵件、知識文檔、文件、流程

7、表單等內容引入 到協作區進行集中管理，供相關人員交流項目相關的意見，幫助項目組成員更好地進行項目 協作。項目協作以項目監控，降復雜的項目管理過程簡化為立項管理、過程管理以及結項管理。在系統設計中分別以“項目”、“人員”作為主線，讓項目成員能夠利用項目協作平臺高效協 作，合理分工，及時積累項目文檔，提升知識經驗，讓項目管理人員隨時監控項目進展，掌 握項目資源調配情況，合理評估項目績效。項目協作使團隊成員在檢查和完成項目工作中能夠更加輕松地進行協作和溝通，利用對 分配的任務，問題和可交付項目的全面可視性，團隊成員能夠更高效地協作，制定更有效的 決策，更快地創造出更卓越的業績。項目協作使各級相關人員

8、能夠隨時隨地共享信息，通過 團隊能夠協作創建和解決問題，以此來簡化工作任務的執行。同時可以隨時了解項目工作解 決的性質、范圍和需要采取的措施。11、知識共享：電子期刊、基礎檔案庫、公共文件庫、電子書庫、知識地圖。知識共享是指員工彼此之間相互交流的知識，使知識由個人的經驗擴散到組織的層面。 這樣在組織內部，員工可以通過查詢組織知識獲得解決問題的方法和工具。反過來，員工好 的方法和工具通過反饋系統可以擴散到組織知識里，讓更多的員工來使用，從而提高組織的 效率。員工完全可以通過協同辦公系統實現知識積累、分享、利用、創新的過程，創建一個完 善的知識共享的環境。協同辦公系統為企業搭建知識庫的同時與工作流

9、程緊密結合，將人員、 知識、信息、流程集成一體，形成完善的企業知識管理和協同運營體系。知識共享還可以與人力資源的結合，激勵員工分享和創新知識，并幫助快速找到有知識 專長的人員可創建自己的文檔目錄，并且不限層級，個人文檔滿足個性化需求，允許用戶 時隨地進行文檔創建和編輯。通過個人信息門戶獲取個性化信息，在系統構建的知識環境中 充分利用和分享知識，知識文檔中搭建各種知識地圖的應用為員工的自主培訓提供了最便捷 高效的方式。12、文件中轉：擴展的一項儲藏文件的功能文件中轉主要用來應對在多臺電腦間中轉文件，如在您的不同電腦間中轉文件；上傳大 的文件，從而讓郵件可以發送“超大臨時附件”，解決傳統郵件附件大

10、小受限的問題。13、發文委托：即將系統中發文(自由流轉和自動流轉)涉及到自己處理的的發文事務囑托 指定他人代為處理。通過設置發文委托，將自己的全部發文工作由委托人全權處理。14、知識地圖：知識地圖是一種知識(既包括顯性的、可編碼的知識，也包括隱性知識)導 航系統，并顯示不同的知識存儲之間重要的動態聯系。它是知識管理系統得輸出模塊，輸出 的內容包括知識的來源，整合后的知識內容，知識流和知識的匯聚。它的作用是協助組織機 構發掘其智力資產的價值，所有權，位置和使用方法；使組織機構內各種專家技能轉化為顯 性知識并進而內化為組織的知識資源；鑒定并排除對知識流的限制因素；發揮機構現有的知 識資產的杠桿作用

11、。知識地圖的概念最早是由布魯克斯(B. C. Brooks)提出的。他提出的知識地圖的概念主 要是指人類的客觀知識，他認為人類的知識結構可以繪制成各個單元概念為節點的學科認識 圖。在企業知識管理中，知識地圖有它特定的含義，是一種知識庫管理系統技術(DBMS)與 因特網技術相結合的新型知識管理技術。知識地圖的理解是這樣的：首先，知識地圖是一個向導，它本身并不是一個知識的集合。 這是知識地圖不同于以往信息工具的最突出的一點。對用戶來說，大部分的信息是在知識地 圖所指向的知識源中，而不是被包含在知識地圖本身。這是知識地圖和其他一些工具如 CASE，數據庫，群件和BPR等軟件的一個最大的不同之處。知識

12、地圖不是具體的知識，而 是關于知識的來源的知識。其次，知識地圖指向的是知識源，而這些知識源不僅可以是已經固化在一定的載體上的 各種形式的文獻、數據庫，也可以是大腦中存儲了豐富的隱性知識的專家或其他員工。第三，知識地圖不僅僅要揭示知識的存儲地，通常也要揭示知識之間的關系。很多學者 認為，知識地圖在試圖揭示知識之間的關系時，往往會發現以往所沒有發現的某些知識之間 的新的關系，從而產生新的知識。第四，知識地圖的最終目標是幫助企業員工實現知識的共享。知識地圖之所以要盡量完 整地揭示企業的知識源，就是要使使用者在需要知識時，能夠很有效地找到它們，不管這些 知識是以什么形式存在的，是顯性的還是隱性的。這樣

13、做的最終目的是使企業已有的知識能 夠被所需要的人找到，實現企業知識資源的充分共享，最大限度地發揮企業知識資本的作用。 知識地圖在協同管理平臺中的應用：1、有助于新員工的培訓2、有助于企業共享知識3、有助于有效利用企業中的隱性知識4、有助于制定教育研究計劃5、有助于企業知識創新6、有助于評估企業知識資產總結：知識地圖的含義做了一個簡要的介紹，并分析了知識地圖在企業知識管理中的功 能。在知識經濟時代，知識管理已經得到了越來越多的公司的認可。要使知識管理起到實質 性的作用，就必須使用有效的工具。知識地圖就是實現知識管理的有效工具，各個企業可以 結合本企業的特點，應用協同管理平臺編制知識地圖，配合其他

14、知識管理工具的使用，推動 本企業知識管理的發展，充分利用本企業的知識資源，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。15、知識報表：從范圍上分，OA中涉及報表的問題有兩類：一類是OA自身的報表，其數據全部來自于OA系統，而且報表也從屬于OA的功能。比 如，統計各部門收、發文的數量，統計員工的出勤日等等。另一類是其他業務的報表。其數據可能是來自于其他應用系統或數據庫，也可能是通過 OA系統的工作流等來輸入。第二類的報表應用，越來越成為辦公自動化軟件的新關注點。這類報表往往與業務緊密 相關，而且可能涉及不同應用的數據，對于企業及時掌握經營情況、靈活分析、快速反應有 著很重要的意義。相信隨著企業應用的發展，O

15、A軟件中將越來越重視數據分析與利用，不僅僅形成對信 息與流程的管理，更實現對企業數據的有效管理與利用。因此，報表應用已經越來越成為企 業辦公自動化軟件（協同辦公軟件）的一個重要組成部分。從報表的生成方法看，典型的有三種情況：一類是產品中帶的報表。這類報表是預先做好的，基本上是固定的。第二類是由軟件廠商或服務商在實施時為用戶做的報表。用戶可能會提出要求，實施服 務商負責完成報表的開發。這種方式能比較好地滿足用戶的需求，但靈活性還不大夠，不能 針對業務的發展做到隨需而動。第三類是用戶自己隨時根據業務需要所做的報表。其優點不言而喻。但需要注意的是， 這種方式對于所使用的報表工具要求很高，需要能夠靈活

16、地由用戶自行定義各種復雜報表。 毫無疑問，第三種方式代表了辦公自動化軟件中報表應用的趨勢?，F如今企業，隨需而動已經成為企業報表的發展趨勢。需要做到隨需而動，就要更清楚 地知道“需”是什么樣的。最基本的需求，是用戶的數據在數據庫中，由系統管理員隨時根據業務用戶的要求做出 報表。這些報表形式比較標準、結構比較簡單，比如常見的數據列表、分組報表，以及簡單 的交叉報表等。同時，這些報表基本上是基于已有的數據，在表中也會有一些計算，但往往 很簡單，比如數據的總計、分組的求和、計數等等。但這種需求，只是最簡單的，實際業務中的需求從不同角度有不同的發展與變化，更復 雜、要求更高。OA中的報表需求，除了最基本

17、的，還有大量復雜的變化。這種變化，可能 體現在以下幾個方面：1、報表的格式2、報表中的計算3、數據的來源4、用戶制表的能力首先我們先看一下報表的格式。簡單的報表格式，是規整的，比如把數據簡單地列出來，可能再加個分組，或者是做成 標準的交叉表。但實際業務中，大量的表的格式是非常復雜的。比如，表頭不規則地分層， 表內不同行顏色的變化，分頁時表頭在上面和左側自動的重復（左表頭的重復就比較復雜 了），等等。有人會說，不管表有多復雜，我只要有一個工具，靈活地畫出來就可以了。但事實上并 不這么簡單，因為報表是與數據有關聯的，在設計時，可能并不清楚是有多少行或者多少列。 要想很好地處理這種行、列的變化（實際

18、是數據的展開），就需要報表工具能有一個好的設計模型，不光能“畫”，還能定義數據的展開關系。16、智能分析：智能分析平臺是將數據庫中間件技術、統計分析技術、建模和動態模擬技術 相結合的綜合應用平臺。它集成了數十種數據整合與數據分析工具，形成了強大的企業級應 用解決方案?？蛻羯踔翢o需建立數據倉庫，即可在不同數據庫間切換，挖掘或組合成管理與 決策所需要的信息，并調用統計與管理模型直接分析和輔助決策；也可以運用工具自定義建 模，構建自己的虛擬企業平臺。17、發文：本單位發出的公文。下達、下發文件的意思，簡稱發文，一般指國家機關或企事業單位的上下級關系。發文字號 是引用和查找公文時的重要依據，正規公文一般都要有發文字號。18、收文：主要處理來自上級或其它單位的一些文件，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、 承辦、傳閱、歸檔等系列工作。這些工作都可以在系統中處理，替代公司原來的紙質流轉， 減少紙張使用以及保管場所等行政費用的支出。各個環節的經辦人員不需見面，可以并行獨 立處理相關的業務，并讓公文自動流轉到下一個環節。系統管理代替人工流轉，大大節省了 人力，也節約了經辦人員的時間成本。19、傳閱：即輪流閱讀，傳遞著看。OA里面的傳閱是以廣播的方式，將要傳閱的文件同時發至所有需要查看的人群；同時 也可以定向的將文件傳向一個指定的部門