1、四代時間管理理論和時間管理方式課程內容時間管理概述四代時間管理理論人生的目標與角色目標與時間管理時間管理的方法浪費時間的問題和解決方法如何改變舊習慣時 間 管 理 概 述時間不再生、是隨時失去的公平資源時間管理實際是對自我的管理時間管理要立足于今天要找出浪費的時間、從節約時間開始四 代 時 間 管 理 理 論第一代時間管理 -備忘錄型第二代時間管理-事先規劃安排行程第三代時間管理-規劃、定優先順序、操 之在我第四代時間管理-創造高品質生活工作中的時間管理時 間 分 配 圖假設一個人壽命為72歲時間管理的三步驟制定規劃做正確的事正確地做事時 間 管 理 的 方 法分析現有時間使用情況，找出浪費的

2、時間。明確你認為最重要的事情明確自己所扮演的角色找出每個角色中的第二象限。對要做的事排列優先順序方法一 目 前 時 間 情 況 記 錄每天將記錄表放在身邊開始前，記錄時間完成此事時，記錄下時間。時間記錄表上午下午時間事項時間事項09:00-09:3013:00-13:3009:30-10:0013:30-14:0010:00-10:3014:00-14:3010:30-11:0014:30-15:0011:00-11:3015:00-15:3011:30-12:0015:30-16:0012:00-12:3016:00-16:3012:30-13:0016:30-17:00你應該做什么?總裁

3、經理 主管 職員方法二 有效地使用你的頂峰時間上午型。下午型。晚間型。方法三 劃 分 事 件 的 四 個 象 限重 要 性急 迫 性重 要不緊急不重要不緊急重 要緊 急不重要緊 急舉 例 說 明緊 急不緊急重 要不重要 干擾、 信件、報告 會議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 做規劃、方案 人際關系的建立 準備工作 預防措施 提升自己的能力 抓住新時機 忙碌瑣碎的事 廣告函件 逃避性活動 閑聊天 緊急狀況著火了 迫切的問題 限期完成的工作 方案好的會議方法四 80 / 20 原 那么 80%的價值來自20%的因子;其余20%的價值來自80%的因子。 -意大利經濟學家兼社會學家維弗列度.柏瑞圖

4、此原那么決定事情的重要程度80/20 舉 例 說 明80%的結果來自投入的20%的時間80%的價值集中在20%的工程上80%的銷售額是源自20%的顧客80%的工作失誤來自20%的管理不當80%的看報時間都花在20%的版面80%的病假來自20%的員工如 何 處 理 高 價 值 活 動讓高價值活動充實每一天，剩余的時間再用于做瑣碎的小事。堅持重點，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結果。設定最后期限，合理安排事情的進展。將大工程分解，逐步完成。高效運用自己的黃金時段獎勵自己，始終保持積極進取的態度。如 何 處 理 低 價 值 的 活 動授權或分派出這些活動，節約自己的時間。降低自己的標準，不要追求完

5、美。學會放棄既沒有價值，又浪費時間的事。將它們匯總，集中時間處理。 做正確的事比正確的做事更重要方法五 填寫每日時間待辦單的步驟列出方案中要完成的工作分A，B，C三類列出怕遺忘的立即要做的事項，如客戶投訴等列出昨日遺留的未完成的工作排出優先順序方法六 解決常見時間浪費現象 每組抽取一道問題小組內用五分鐘討論解決問題的方法，并將討論結果記錄在教材上。派代表發言三分鐘其他人員做補充講師總結不會拒絕習慣拖延不速之客的干擾 干擾文件滿桌工作中常見的浪費時間的現象問 題 一 ：不 會 拒 絕耐心聽完對方的要求, 表示對其尊重不能決定時，說明需要考慮及所需時間拒絕時，顯示你了解這種請求對對方的重要性和顏悅

6、色地略表歉意拒絕時態度堅決，不給對方留下說服你的信號。明確說明拒絕的理由。如可能向對方提出別的替代解決方式問 題 二 ：習 慣 拖 延切香腸法，各個擊破，逐步解決用平衡表分析，比照拖延的理由和不拖延的好處。改變自己愛拖延的思維方式防止過分的追求完美問題三：不速之客的干擾不要采取無條件的“門戶開放政策讓秘書安排約會，幫你拒絕不速之客規定接見下屬的時間在辦公室外接待不速之客，縮短會見時間站著解決問題讓秘書控制會談時間談話前限定會談的時間問 題 四 ：電 話 干 擾讓秘書幫你過濾 事后回復 讓秘書代撥打出的 集中打 的時間防止以題外話作為開場白打好腹稿再打 問 題 五：文 件 滿 桌該扔那么扔不要移師暗處不放無關物品，將物品放在固定地方。讓秘書協助建立良好的文件管理系統讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾辦公桌問題六：浪費下屬的時間聽而不聞，匆忙下命令讓下屬等候約會、等待你的決定或你的“親自參與。不分時候地干擾下屬的時間過分挑剔細節，雞蛋里面挑骨頭溝通技巧不佳沒有充分授權，事必恭親。如何取得效果 任何技能只有不斷實踐，反復練習，成為習慣性行為后才能產生應有的效果。什么是習慣？ 逐漸養成的，一時不容易改變的行為