1、永樂文檔一體化管理軟件及應用 系統概述：系統概述： 此系統是從檔案管理的實際情況出發而研發，在總體上，力求簡明、實用和功能完備；在操作風格上，盡可能地向大家所熟悉的、微軟的產品靠近。它具有文檔一體化功能，鄉鎮、機關檔案室可以從收、發文登記開始管理，以歸檔類目為橋梁，通過歸檔操作，最終完成歸檔工作。此系統啟運方便快捷，雙擊桌面上的快捷圖標即可（系統的初始默認姓名是“LAMS”（大小寫均可），口令是“2000”）。 軟件下載及安裝o 登陸江蘇檔案信息網，網址為http:/ 對下載后的軟件包進行解壓縮，可以看到此軟件由三個文件構成，即DBMS、lams及window98軟件狗驅動程序。點擊lams，

2、點擊SETUP.EXE，進行安裝，在桌面上形成一個“永樂文檔一體化通用軟件”圖標，安裝結束。 學習內容o 一、文書檔案子系統的啟動一、文書檔案子系統的啟動o 二、數據的錄入二、數據的錄入o 三、數據的修改三、數據的修改o 四、數據的新增、刪除與保存四、數據的新增、刪除與保存o 五、數據的導出與導入五、數據的導出與導入o 六、數據的輸出六、數據的輸出 一、文書檔案子系統的啟動一、文書檔案子系統的啟動o 文書檔案管理子系統是該軟件的核心，它包括文文書檔案管理子系統是該軟件的核心，它包括文件級和案卷級管理、報表輸出和件的二級目錄四件級和案卷級管理、報表輸出和件的二級目錄四個功能模塊，用戶可以直接點擊

3、個功能模塊，用戶可以直接點擊“WD”（文書（文書檔案管理）按鈕來打開此子系統。點擊文件級管檔案管理）按鈕來打開此子系統。點擊文件級管理模塊，進行文件級的數據錄入。理模塊，進行文件級的數據錄入。 二、數據的錄入二、數據的錄入o 1）檔號：）檔號：是以字符的形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼（字符的格式是：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，要求的字符位數是4-4-3-4-4，位數不足的，前面用“0”填足）。相對應的是：o 凡是執行凡是執行歸檔文件整理規則歸檔文件整理規則，即以件為，即以件為單位整理的檔案，其檔號的編制格式為：單位整理的檔案，其檔號的編制格式為：“全全宗號年

4、度保管期限號機構（問題）代號宗號年度保管期限號機構（問題）代號件號件號”，如，如“縣政府辦公室縣政府辦公室2004年度永久年度永久第一件第一件”所編檔號為：所編檔號為：0201-2004-001-0bgs-0001，0201為全宗號、為全宗號、2004是年是年度號、度號、001是保管期限號，是保管期限號，0bgs是機構（問是機構（問題）代號、題）代號、0001是件號。是件號。o 對已裝訂成卷的檔案編號的格式有兩種。對已裝訂成卷的檔案編號的格式有兩種。 一種是案卷級，其編制格式為：“全宗號年度目錄號案卷號”，如“縣政府1996年永久第一卷的檔號為“0201-1996-001-0001”，0201

5、為全宗號，1996為年度號，001為目錄號，0001為案卷號（表明這是這一年度的第一卷永久卷）。o 二是文件級的檔號，其編制格式為“全宗號年度號目錄號案卷號文件頁號”，如“縣政府1996年永久第一卷第一份文件”的編制檔號為：“0201-1996-001-0001-0001”，此檔號的最后一組四位數就是第一份文件在此卷中所在的頁碼號。在輸入時，如發現檔號輸入錯誤，可移動光標重新輸入正確的數字，不需要刪除原先的錯誤數據。o 檔號構成中的一杠“”，是為了便于區分其構成而自動設置的顯示格式，不需要用戶輸入。在數據輸入過程中，每新增一條記錄，系統會自動復制上一條的數據，用 戶可以直接在輸入焦點（顏色變藍

6、的區域）上修改，原先的數據自動被覆蓋。o 2）文號：）文號：文號一般由機關代字、年度和順序號三部分組成，規范格式為“機關代字年度順序號”。例如“贛政發20050001號”，“贛政發”是機關代字，“2005”是年度號，“0001號”就是順序號（順序號由四位數字構成，不足規定長度的，前面用“0”補足）。此軟件只認定這一格式，如果本單位所編制文號的格式與之不同的，要轉換成這種格式，如“贛檔發（1999）第1號”，得轉換成“贛檔發19990001號”。o 3）責任者：）責任者：也就是文件的署名者，是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人，責任者有多個時，著錄列居首位的責任者，立檔單位本身是責任者的

7、，必須著錄，其余視需要著錄，被省略的責任者用“等”表示。注意著錄時不可用“本鎮、本部、本局”等字樣。o著錄責任者需要特別注意的問題：著錄責任者需要特別注意的問題：o 1、領導講話稿的責任者為領導本人，并標明其職務。o 2、協議書的責任者為協議雙方，包括自然人。o 3、機關所屬科室或鄉鎮所屬站所形成文件材料的責任者為所在機關或所在鎮的全稱或規范化簡稱。如鄉鎮婚姻審批表的責任者是“XX鎮政府”而不是“XX鎮民政辦”。o 4、政府辦文單的責任者是縣政府，而非領導個人。o 5、審批表之類的文件，其責任者應為最高一級審批單位，并在題名欄內標明申請人；呈報表的責任者為呈報單位，如編制花名冊，工資年報表等。

8、o 6、需要承辦的文件，如提案，責任者為承辦單位，沒有答復的，責任者為提案人。o 4）題名）題名：也就是文件的標題、題目，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。在本系統中，所有文件級題名的長度均限制在60個漢字左右，如果文件的實際題名多于60個漢字，應在能表達文件精神的前提下重新擬寫題名。o著錄題名應該注意的幾個問題：著錄題名應該注意的幾個問題：o 1、標題內容不明確的，需經過認真查閱文件，采用詮釋的方法予以明確。所謂詮釋法是對可能引起疑惑、誤解、混亂的著錄內容加以說明，說明文字置于被說明內容之后，并加相應的內容標識符。如有些文件的題名只有“通知”兩字的，要對文件的精神加以領會，擬寫出這是關于哪

9、些事項的通知，重新擬寫的題名，用括起來，表明此題名為自擬題名。o 2、有些協議的標題不能直接反映協議內容的，要在標題上加以說明，如“關于XXX的協議”。o 3、職務任免類的文件，要在題名內把涉及到本單位任免的人員名單羅列清楚，用小括號括起來，超過3人以上的，可以在件的二級目錄內加以補充。o 4、介紹信之類的文件，題名的擬寫格式應為“介紹信存根XXX（人名）”，如果一張介紹信上人名過多的（超過5人），可以在二級目錄中加以完善；如果一類介紹信作為一件處理的，其題名中只標明是哪一類介紹信，具體的人名，在件的二級目錄里輸入。o 5、會議記錄之類的文件，要根據會議的主要內容擬寫題名，格式應為“關于XXX

10、的會議記錄”。o 6、已承辦的文件，其題名擬寫格式應為：提案類的“關于XXX提案的答復”；辦文單類的為“關于（申請人）要求XXX請示的批示”，例：“關于xx鎮政府要求下撥抗洪專項資金的請示的批示”。o 7、檔案中所涉及的組織、機構、事件、史實、人名、地名、名詞術語等在著錄過程中，如有生僻字、難辨字或繁體字等都要通過查閱字典或進行考證，使用規范化的簡化漢字，避免主觀臆斷，影響檢索效果。o 5）時間或成文日期：）時間或成文日期：文件形成時間，一般公私文書、信札為發文時間，決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間，條約、合同、協議為簽署時間，技術評審證書、技術鑒定證

11、書、獲獎證書、發明證書、專利證書為頒發時間，科研試驗報告、學術論文為發表時間，工程施工圖、產品加工圖為設計時間，竣工圖為繪制時間，原始試驗記錄、測定檢驗數據為記錄時間。時間輸入由8位阿拉伯數字組成，如1980年1月12日，輸入格式為“19800112”，如果文件日期不祥的，可根據文件的內容考證標明其所屬年份，月、日可用“0000”替代。o 6）保管期限：）保管期限：是對檔案劃定的存留年限。用數字表示，若“保管期限”分別用永久、長期、短期表示，則其對應的數字代碼分別是1、2、3。保管期限項在計算機內以數字代碼存儲，而給用戶的提示是漢字值，本系統為用戶提供“支持代碼的下拉列表”式編輯風格，即用戶可

12、以輸入代碼“1、2、3”，也可以輸入漢字“永久、長期、短期”，也可以在下拉列表中選擇。o 7）備注）備注：需要對題名進行必要說明的，可以在備注欄中加以說明。如請示批復合為一件錄入的，可以在備注欄中加以說明“附請示”。或是此件詳細內容在件的二級目錄中的，可以注明“見二級目錄”等字樣。o 8）件的二級目錄：）件的二級目錄：“件的二級目錄”是為了貫徹“細化檢索”的原則，對“文件級文檔管理”的補充，用戶將轉發件和被轉發件、請求與批復、介紹信存根等作為一件歸檔時，在歸檔文件目錄中，只能出現一條目錄，這樣的目錄對于檢索更詳細的內容來說是不夠的，為了彌補這種缺陷，我們需要在件的二級目錄中細化文件題名的錄入工

13、作，使能夠更加細致地儲存和檢索有關信息。o （1）、檔號）、檔號o 這里的檔號和文件級管理中的檔號格式是一致的，如文件級的檔號為“0201-1999-001-0bgs-0001”，它的二級目錄的檔號同樣是“0201-1999-001-0bgs-0001”。o （2）、順序號）、順序號o 是“件內”的順序號，即在一件里面，如果有若干個文件或若干條目錄，以此設定其順序（前面的檔號可以重復，而“檔號順序號”則不允許重復）。o （3）、相關內容：）、相關內容：在“相關內容”里面，用戶可以錄入被轉發文件的文號、責任者、題名等內容，也可以錄入人事任免的所有人員名單和任職事項。相關內容的字節長度為255，若

14、不夠輸入詳細內容，可以另外增加一條記錄繼續輸入（檔號可以重復，順序號要下延）。o （4）、文件類別：）、文件類別：是自動累加的下拉列表風格，用戶可以在此對二級目錄里的文件類型進行標識（如“人事任免”、“介紹信存根”、“轉發件”等）。三、數據的修改o1）零星修改：）零星修改：如果發現數據窗口中有些地方輸入錯誤，可以通過常規的編輯操作直接修改（首先要將輸入點轉移過去）。o2) 批量修改：批量修改：當需要批量修改數據時，用戶可以用“查找與替換”這一功能，用戶在使用查找與替換前，應將相應的數據檢索出來，然后再點擊工具欄上的“查找與替換”按鈕，即在原數據窗口中彈出一個小的標題為“查找與替換”的窗口，用戶

15、在該查找與替換的窗口中告訴計算機：需要從什么項目中查找什么內容，并將該內容替換成什么信息。用戶可以一個個地查找、替換下去，也可以通過“全部替換”按鈕讓系統自動全部替換。o 注意：注意：對“檔號”、“成文日期”等具有特定輸入格式進行“查找與替換”時，與其他項目有所不同，在查找時，這些項目的值要連續寫，而在替換時，新值要用“”分隔。例如：若要將0204全宗2001年度001目錄的0020卷替換成0205全宗2001年度001目錄0015卷，則其查找的內容為：020420010010020，而其替換的內容應為：0205-2001-001-0015（分隔符“”得自己輸入）。 如果對此軟件還未能熟練掌握

16、的情況下，建議慎用這一功能，如確要進行批量修改，最好在檔案業務指導人員的輔導下進行。四、數據的新增、刪除與保存四、數據的新增、刪除與保存o 1、數據的新增：、數據的新增：可以使用工具欄的“新增”按鈕，在當前行后插入一條新記錄，也可以在最后行的“備注”列按回車鍵新增，新增操作后，一般會復制上一條記錄的內容，而且檔號與前一條會出現重復，用戶需對此條的檔號更新才可以對修改后的數據進行保存。o 2、數據的刪除：、數據的刪除：使用工具欄中的“刪除”按鈕，刪除數據窗口的當前記錄（是數據窗口左邊有個小手指指向的記錄），若要進行批量刪除的，選擇記錄的方法與微軟產品的操作方法相似：o （1）選擇一條記錄：鼠標點

17、擊該行的“記錄”列，右擊菜單項中刪除；o （2）選擇一塊記錄：先選擇首條記錄，按住“SHIT”鍵并用鼠標點擊最后一行的記錄列，右擊菜單項中刪除o （3）選擇多條記錄：按住“CTRL”鍵，鼠標點擊需要選擇的行的記錄列，右擊菜單項中刪除。o 注意：注意：所選記錄呈藍色顯示，在刪除記錄后，只有按了“保存”按鈕，被刪除的數據才會在數據庫中消失。o 3、數據的保存：數據的保存：按“保存”按鈕即可。o 注意：注意：在做過數據修改、刪除（包括查找與替換）操作后，只有進行“保存”操作后，數據才能生效。o 3、數據的檢索：、數據的檢索：用戶可通過工具欄上的“檢索”按鈕來打開檢索條件設置窗口，檢索的步驟如下：o

18、1）、用鼠標點擊“檢索項目”欄，從下拉列表中選擇一個著錄項目，如“檔號，題名，文號”等等，確定要通過哪一個項目進行檢索；o 2）、用鼠標點擊“運算符號”欄，從下拉列表中選擇一個運算符（如大于，小于，等于，等等），告訴計算機檢索項目和具體內容之間是什么關系；o 3）、用鼠標點擊“給定的值”欄，在該欄中輸入你要檢索的具體內容；如果有多個檢索條件，即單擊“邏輯關系”欄，從下攔列表中選擇“與”（同時滿足）或“或”（只需滿足其中任何一個條件）。o 例例1（以檔號為檢索項目檢索）：檢索301全宗2001年度目錄號為1案卷號為4的所有文件，其條件為：o 檢索項目運算符號給定值 邏輯關系o 檔號大于等于 03

19、0120010010004 與o 檔號小于 030120010010005 ENDo 例例2（以成文日期為檢索項目檢索）：檢索1999年所有的數據，其條件為：o 檢索項目運算符號給定值邏輯關系o 成文日期大于等于1999 與o 成文日期小于2000ENDo 或：o 檢索項目運算符號給定的值邏輯關系o 成文日期含有1999ENDo 例例3（以文件標題為檢索項目檢索）：檢索文件標題中有“檔案”或者有“文檔”的數據，其條件為：o 檢索項目運算符號給定的值邏輯關系o 題名含有檔案或o 題名含有文檔 ENDo 例例4（以文號為檢索項目檢索）：檢索（以文號為檢索項目檢索）：檢索1999年年度度“蘇政發蘇政

20、發”第第5號文到第號文到第34號文的數據：號文的數據：o 檢索項目檢索項目 運算符號給定的值運算符號給定的值 邏輯關系邏輯關系o 文號大于等于文號大于等于 蘇政發蘇政發19990005號號 與與o 文號小于等于文號小于等于 蘇政發蘇政發19990034號號ENDo 注意注意：o 最后一個條件不帶邏輯關系或邏輯關系里選擇最后一個條件不帶邏輯關系或邏輯關系里選擇“END”。o 由于由于“等于等于”、“大于大于”、“大于等于大于等于”、等關系運算、等關系運算可以發揮可以發揮DBMS（數據庫）索引的優勢，其檢索速度快，（數據庫）索引的優勢，其檢索速度快，因此，建議具有大量數據的用戶除了象在題名中檢索關

21、鍵因此，建議具有大量數據的用戶除了象在題名中檢索關鍵詞那樣非得用詞那樣非得用“含有含有”外，應盡量少用外，應盡量少用“含有含有”運算進行運算進行檢索。檢索。五、數據的導出與導入o 數據的導出：數據的導出：可以通過工具欄的“導出”按鈕，將數據窗口中的數據，轉換成其它文件格式，保存到指定的位置，為了便于數據交換，根據江蘇省地方標準文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式的規定，只能采用DBF或TXT格式。o 注意：注意：在導出數據前，必須要先將需要導出的數據檢索出來才能導出，一般，我們建議使用以“DBASE或（.DBF）”格式進行保存。o 數據的導入：數據的導入：可以通過工具欄“導入”按鈕，將已

22、導出的以TXT或DBF格式的文件保存的數據，導入到當前數據窗口中。o 注意：注意：被導入的數據，應與當前數據窗口的結構完全一致。o 數據源是以何種格式保存的，導入時，也同樣使用該格式。o 導入數據后別忘了保存，只有經過“保存”操作，導入的數據才能存入數據庫中。六、數據的輸出o 此系統為此系統為“報表輸出報表輸出”提供了標準的提供了標準的16K規格的表規格的表格：格：“卷內文件目錄卷內文件目錄”、“案卷目錄案卷目錄”、“全引目錄全引目錄”；A4規格的表格：規格的表格：“歸檔文件目錄歸檔文件目錄”、“專題目錄專題目錄”、“案卷封皮案卷封皮”；圖形報表：；圖形報表：“保管期限表保管期限表”、“年度圖

23、年度圖”、“年度期限表年度期限表”等。等。o報表輸出的操作步驟：報表輸出的操作步驟：o1、選擇報表類型：可以通過窗口下面的三組命令按鈕進行，例如，、選擇報表類型：可以通過窗口下面的三組命令按鈕進行，例如，若要選擇、打印若要選擇、打印“卷內文件目錄卷內文件目錄”，則可以用鼠標點擊，則可以用鼠標點擊“卷內目錄卷內目錄”按鈕即可。按鈕即可。o2、數據檢索：選擇報表之后，在打印報表之前，應該通過檢索操作，、數據檢索：選擇報表之后，在打印報表之前，應該通過檢索操作，將自己所需要打印的數據從數據庫中檢索出來，檢索方法和上述的相將自己所需要打印的數據從數據庫中檢索出來，檢索方法和上述的相同，檢索出來的數據，

24、會自動填充到空白的報表里面。同，檢索出來的數據，會自動填充到空白的報表里面。o3、打印報表：當數據檢索出來之后，報表會自動呈打印預覽、打印報表：當數據檢索出來之后，報表會自動呈打印預覽狀態，當按下狀態，當按下“打印打印”按鈕之后，系統會打開一個叫做按鈕之后，系統會打開一個叫做“打印打印設置設置”的小窗口，在的小窗口，在“打印設置打印設置”的窗口中，可以調整報表的的窗口中，可以調整報表的上、下、左、右的邊距來確保報表居于適應的位置。設置完成上、下、左、右的邊距來確保報表居于適應的位置。設置完成之后，按之后，按“開始開始”按鈕，就可以打印了。按鈕，就可以打印了。o4、只要對、只要對“打印設置打印設

25、置”中的數據進行過設定，系統會自動保中的數據進行過設定，系統會自動保存上、下、左、右的邊界值，下次打印就不用再調整了。存上、下、左、右的邊界值，下次打印就不用再調整了。使用永樂文檔一體化軟件時打印有關報表時頁面設置具體可按下面的設置：o歸檔文件目錄（歸檔文件目錄（A4）：）：o左：左：635右：右：635上：上：2635 下：下：1635o卷內目錄（卷內目錄（16K）：）：o左：左：635右：右：635 上：上：2335 下：下：5000o案卷目錄（案卷目錄（16K）：）：o左：左：5000 右：右：635 上：上：635 下：下：2000o婚姻目錄（婚姻目錄（16K）：）：o左：左：635右：右：635上：上：835下：下：3835o當然如果左面設置后打印仍不符要求，自己可以進行微調。當然如果左面設置后打印仍不符要求，自己可以進行微調。o1、“檔號檔號”，其組成符合規定，為，其組成符合規定，為19位連續字符（位數為位連續字符（位數為44344，不含，不含“”號）。組成規則：全宗號號）。組成規則：全宗號 歸檔年歸檔年度度 目錄號目錄號 案卷號案卷號 頁號。尤其要注意其間頁號。尤其要注意其間“頁號頁號”表示文件在卷內的起始頁碼，不是該文件在卷內排列的順序表示文件在卷內的起始頁碼，不是該文件在卷內排列的順序件號。件號。o2、“責任者責任者”，重在規范。一般要錄入全稱或