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文檔簡介

1、備件相關(guān)資料備件相關(guān)資料編輯人員:余杭城編輯日期:2014年資料目標資料目標1、了解備件管理科的組織架構(gòu)、各崗位職責和訂單管理辦法2、了解如何進行備件訂購計劃的制定3、了解備件倉儲管理方面的相關(guān)業(yè)務和倉庫管理辦法4、掌握備件抱怨閉環(huán)管理的標準5、了解備件相關(guān)流程6、了解備件狀態(tài)如何區(qū)分7、了解備件相關(guān)的所有單據(jù)目錄目錄第一章:備件管理科組織架構(gòu)及各崗位職責.7-91、備件管理科科室組織架構(gòu).72、備件管理各崗位職責.8-9第二章:備件訂購.10-221、目的.102、范圍.103、職責.104、工作流程.10-185、備件訂單管理辦法.19-22第三章:備件庫存管理.23-371、庫存管理概述

2、.232、訂貨參數(shù).24-273、訂貨原則.28-294、訂單制定.30-315、績效評價.31-326、可用天數(shù)表的制作.327、庫存控制.33-37第四章:備件倉儲管理.38-461、倉儲管理的重要性.382、備件的出入庫管理.383、備件庫存管理.38-394、貨位碼的設(shè)計及維護.39-465、倉庫存貨盤點管理.47-496、安全現(xiàn)場管理.50-52第五章:備件抱怨閉環(huán)管理.53-581、備件抱怨閉環(huán)管理的目的、術(shù)語.532、各相關(guān)部門工作職責.53-543、備件缺件管理.544、備件供應類抱怨閉環(huán)標準回復.555、引起備件抱怨的常見原因及相應閉環(huán)措施.56-58第六章:備件相關(guān)流程.第

3、七章:備件相關(guān)單據(jù)介紹.第八章:備件倉庫軟硬件配置.1、備件管理科科室的組織架構(gòu):備件管理科科長1人備件管理專員1人備件發(fā)運專員1人備件銷售專員1人售后服務部備件管理科4人一、備件管理科組織架構(gòu)及各崗位職責一、備件管理科組織架構(gòu)及各崗位職責2、備件管理科各崗位職責:2.1、備件科長崗位職責:a、通過備件科倉儲庫存、備件服務站采購計劃和備件采購周期審核備件科采購計劃;b、確保備件倉儲的合理,備件倉庫消防、安全管理;c、依據(jù)備件服務站備件采購計劃審核服務站備件銷售計劃;d、收集、分析同類產(chǎn)品備件價格市場行情,及時修正備件銷售價格并為公司提報合理的備件銷售方案并實施;e、考核和監(jiān)管各備件服務站的合理

4、儲備,平衡庫存;f、協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時處理應急調(diào)件工作,確保備件服務站和特約服務站做好眾泰汽車的售后服務工作。g、建立完善備件圖冊,制定備件的技術(shù)標準、包裝標準、質(zhì)量標準。h、備件科員工的日常管理;i、備件科日常行政管理。2.2、備件銷售專員崗位職責:a、負責服務站備件的日常管理,包括對服務站月計劃訂單,增補訂單及緊急訂單的指導b、負責備件采購計劃的編制及月備件采購訂單的編制;c、根據(jù)市場需求制定臨時補充采購計劃;d、逐步建立完善的備件圖冊,制定備件的技術(shù)標準、包裝標準、質(zhì)量標準;e、負責與公司采購部采購員的協(xié)調(diào)溝通工作;f、做好內(nèi)部調(diào)撥備件的協(xié)調(diào)安排工作;g、負責對處理服務網(wǎng)點銷售訂單。2.3

5、、備件發(fā)運專員崗位職責:a、根據(jù)銷售員銷售計劃,做好備件發(fā)運計劃,并全過程跟蹤到貨情況;b、隨時與協(xié)議備件運輸商協(xié)調(diào),保證售后備件及時、準確發(fā)運;c、做好緊急調(diào)件的發(fā)運工作,并全過程跟蹤到貨情況;d、做好備件發(fā)運過程中突發(fā)事件的緊急處理工作;e、做好備件發(fā)運全過程管理工作,確保運輸過程受控,并做好相關(guān)工作數(shù)據(jù)記錄,保證數(shù)據(jù)內(nèi)容的及時、完整、準確;f、根據(jù)備件的結(jié)構(gòu)特性及發(fā)運地距離,選用合適的包裝材料及包裝方法進行包裝。2.4、備件管理專員崗位職責:a、負責日常備件倉庫防火、防盜及倉庫安全工作;b、負責倉庫備件完好無損,存放合理,整齊美觀;c、負責倉庫日常出、入庫工作,及時登記到帳,做到帳、卡、

6、物相一致;d、每月對各備件服務站發(fā)運的舊件進行分類并登記建帳;e、保證倉庫備件的數(shù)量及存儲狀態(tài)完好;f、保證倉庫備件及時準確發(fā)運。二、備件訂購二、備件訂購1、目的: 指導服務站從我公司備件管理科訂購備件和費用結(jié)算流程,指導服務站內(nèi)部的備件業(yè)務管理。2、范圍: 適用于服務站從我公司備件管理科訂購備件及其相關(guān)業(yè)務。3、職責:3.1、服務站負責科學合理的制定備件計劃,按我公司備件管理科規(guī)定的訂貨周期,按時向我公司備件管理科組織訂貨。3.2、備件管理科負責及時的準確的選擇合理的運輸方式,向服務站供應備件。3.3、服務站負責按規(guī)定的周期和流程結(jié)算相關(guān)費用。3.4、服務站負責按備件備件管理科要求反饋備件業(yè)

7、務的相關(guān)信息。4、工作流程:4.1、備件訂貨:4.1.1、備件訂貨的依據(jù)及要求: 服務站應根據(jù)備件的消耗情況、庫存情況及地區(qū)、季節(jié)性變化因素,結(jié)合自身的備件訂貨經(jīng)驗,科學合理地制定備件計劃,并依據(jù)我公司備件管理科規(guī)定的訂貨周期,按時向我公司組織訂貨。 備件訂貨應根據(jù)我公司備件管理科通過DMS系統(tǒng)發(fā)布的備件標準庫,結(jié)合備件圖冊等參考資料組織實施。 對于仍無法準確判斷備件狀態(tài)的,可以撥打備件管理科專線者發(fā)送電子郵件至郵箱:咨詢,避免造成備件訂購錯誤。 服務站應安排專人定期(每天)通過DMS備件管理系統(tǒng),更新備件標準庫。確保備件標準庫里備件品種處于最新狀態(tài),訂單類型的及

8、時更新和訂單的正常上傳。 服務站開業(yè)前或者新車型上市前的首次備件訂貨量,應參照售后服務部備件管理科提供的*車型常用備件清單或由備件管理科根據(jù)售后服務部提供的首批儲備備件清單統(tǒng)一配發(fā)到各服務站,服務站也可結(jié)合自身的備件訂貨經(jīng)驗安排制定。4.1.2、備件訂貨應注意事項: 已經(jīng)取得備件服務權(quán)限的服務站,所有的備件訂單應在我公司制定的DMS備件管理系統(tǒng)中生成,上傳至DMS服務端。 節(jié)假日、備件管理科盤點期間或者我公司無法正常形成開單銷售的情況,服務站可以可按照備件訂單格式填制手工訂單,以傳真的形式發(fā)送至備件管理科進行訂貨。備件管理科將以借據(jù)的形式先行處理,待能正常開單后,備件公司將統(tǒng)一進行銷賬處理。

9、月度計劃訂單每月二次,每月1日前后各三天為第一次訂購時間,每月15日前后各三天為第二次訂購時間。若超出訂單上傳時間請使用緊急訂單模式。 緊急訂單每月四次,每次訂單不的超過5項,每項不得超過5件,不限制訂購時間,超出訂單所限制數(shù)量時,備件運費由服務站自理,每月超過4次的緊急訂單備件運費由服務站自理,緊急訂單不允許訂購保養(yǎng)件、玻璃、蓄電池、不可航空件等備件。 緊急訂單的受理截止時間為15:00,15:00以后上傳的緊急訂單備件管理科將在第二個工作日受理并安排發(fā)運。服務站如有特殊要求,請?zhí)崆芭c我公司備件管理科人員聯(lián)系,備件管理科將根據(jù)物流條件采取應急措施滿足服務站的特殊要求。 在用戶提出緊急備件需求

10、后,服務站應在當日的15:00前向備件管理科提交緊急訂單,否則,引起的用戶投訴責任由銷售服務商承擔。 對緊急訂單缺件,備件公司在一周內(nèi)將根據(jù)資源情況安排補貨,一周后訂單視為關(guān)閉,如仍有需求,請重新訂購。特殊訂單: 特殊訂單主要針對驅(qū)動電機總成、白車身總成等特殊備件,特殊備件清單備件管理科將在每季度或新車型上市前更新一次。如發(fā)生以下情況,服務站也可以使用特殊訂單:a、售后技術(shù)改進通報中涉及的備件在技術(shù)改進期間可以通過特殊訂單訂購;b、售后技術(shù)援助手冊中涉及的備件在發(fā)通知一個月內(nèi)可以通過特殊訂單訂購;c、因特殊事件(如整車促銷等)產(chǎn)生的備件需求,銷售服務商必須提前書面向備件管理科申請,經(jīng)我公司備件

11、管理科確認品種、數(shù)量和供貨期后,方可上傳特殊訂單。 服務站每月正常訂貨的單一品種訂貨數(shù)量應以備件管理科提供的最小訂貨量標準為依據(jù)制定,各品種備件的最小訂貨量標準(定期更新)詳見備件標準庫。 常用件、易損件及玻璃等易碎件,服務站應以正常訂貨的方式建立基本的備件庫存儲備。對于涉及備件訂購或業(yè)務指標管理方面的一切問題,請及時與備件管理科人員聯(lián)系。4.1.3、備件訂貨步驟:a、制作備件訂單: 電子訂單:在DMS備件管理系統(tǒng)中編制備件訂單,經(jīng)備件經(jīng)理審核后生成訂單文件,在訂單中應注明服務站代碼、備件訂單號、訂貨類型及運輸方式等備件訂貨信息。 手工訂單:根據(jù)備件管理科規(guī)定的備件訂單格式填寫備件訂單,經(jīng)備件

12、經(jīng)理審核后簽字,并加蓋服務站公章。手工訂單中同樣應注明服務站的代碼、備件訂單號、訂單類型及運輸方式等訂貨信息。注:備件管理科不受理口頭訂單。b、備件訂單的發(fā)送與確認 電子訂單:服務站備件員應用通過DMS備件管理系統(tǒng),將備件經(jīng)理審核通過的備件訂單上傳至DMS服務器。 手工訂單:服務站備件員應將備件經(jīng)理審核簽字的備件訂單傳真至備件管理科,并電話與各備件管理科人員確認。4.2、備件運輸及費用結(jié)算:a、備件管理科依據(jù)服務站對運輸方式要求,結(jié)合待運輸貨物的實際情況,確定貨物的運輸方式。選擇運輸方式時還應考慮到以下因素:、服務站所在地是否在選運輸公司的服務站范圍及區(qū)域。、油品、油漆、玻璃等易燃易碎品不能通

13、過空運。、體積過大的備件不能通過空運。b、正常訂單和緊急訂單的運輸費用由我公司承付(限制次數(shù)內(nèi)的)。c、貨物的驗收入庫: 備件管理科在服務站所訂備件揀配結(jié)束后,會通過DMS系統(tǒng)將供貨情況及時傳遞給服務站,以便服務站及時地獲取到貨信息,并能根據(jù)需要,通過服務站間調(diào)劑等方式解決用戶問題。 服務站自提備件時,必須派人或指定專人依據(jù)備件銷售清單當面清點驗收,完成貨物交接,對于自提備件過程中產(chǎn)生的索賠,備件管理科有權(quán)不予理賠。 在運輸公司或備件專用運輸車將備件運抵服務站時,服務站應積極配合,根據(jù)貨物內(nèi)所附備件送貨清單對貨物進行清點驗收,并及時將備件接收回執(zhí)單反饋給備件管理科。對在驗收時出現(xiàn)的異常情況,應

14、依據(jù)“備件新件索賠”部分進行處理。 備件員應將已驗收清點的備件及時入庫上架,做好記錄,并在備件管理軟件中入帳。做到帳、卡、物能夠準確一致。4.3、備件費用結(jié)算:a、備件費用結(jié)算的財務規(guī)定:、 服務站應建立獨立的銀行帳號;、服務站在備件經(jīng)營中,應建立單獨的財務進出明細帳目;、我公司備件管理科、售后服務部、財務部的有關(guān)工作人員有權(quán)查閱服務站的備件經(jīng)營帳目,服務站應積極配合、 服務站的帳號及開戶行發(fā)生變更時,應提前通知備件管理科與財務部。b、備件費用結(jié)算細則 凡屬四位一體的經(jīng)銷服務網(wǎng)點,備件的款項應盡量與整車分開,相應的財務帳目也應分開核算備件款可采用電匯、銀行匯票等方式匯至我公司指定帳戶,也可采用

15、現(xiàn)金的結(jié)算方式支付。 備件管理科自采用備件代理商供應模式以來,存在備件賬戶和售后保修款賬戶分開的情況,為方便各銷售服務商及時的將售后保修款轉(zhuǎn)至備件賬戶或退回單位賬戶,可以分別填寫轉(zhuǎn)款申請和退款申請。 服務站收到備件管理科發(fā)運的備件時,如出現(xiàn)品種、數(shù)量差異或貨物損壞等情況,不能拒付款項,應按備件銷售清單實際發(fā)生金額全額支付,發(fā)生差異的部分,應通過備件索賠的方式進行處理。 服務站應在發(fā)出備件訂單前預先匯出備件款,以免延誤備件發(fā)貨;并應在我公司備件款帳戶上預存至少3000元,以保證緊急訂單備件的緊急發(fā)貨。若由于備件款未能及時到帳而影響備件發(fā)貨,服務站應承擔由此帶來的一切后果和損失。 各個區(qū)域訂購備件

16、的服務站財務人員應定期與備件管理科核對備件往來帳目明細。 代理商服務商區(qū)域的服務站財務人員應定期與各備件代理商財務人員核對備件往來帳目明細。4.4、備件業(yè)務管理:a、備件文件管理: 備件文件是我公司備件管理科傳發(fā)服務站的有關(guān)備件業(yè)務的執(zhí)行文件,用于管理與指導服務站的備件計劃、倉儲管理、備件抱怨閉環(huán)管理和銷售管理工作,主要包括備件管理文件與備件技術(shù)文件。 服務站收到備件文件時應認真組織學習與培訓,對文件中的內(nèi)容指定相關(guān)人員負責落實并貫徹執(zhí)行。備件文件應指定專人接受、裝訂、存檔,隨時供人查閱。 備件技術(shù)文件主要指眾泰系列純電動車備件圖冊(包括印刷版與電子版)與備件標準庫(電子文擋)。 眾泰系列純電

17、動車備件圖冊是服務站訂貨的必備手冊,應由專人負責保管。 “備件標準庫”是包括備件有關(guān)數(shù)據(jù)的電子文檔。包括零件號、零件名稱、單位、批發(fā)價、最小訂貨數(shù)量等信息。我公司備件管理科負責每天更新一次備件標準庫,并上載至DMS系統(tǒng)。服務站應安排專人負責每天上系統(tǒng)下載備件標準庫,更新到備件管理軟件中,保證備件標準庫的及時更新與維護。備件標準庫是服務站落實備件訂貨與銷售的直接依據(jù)。 眾泰系列純電動車備件圖冊與備件標準庫中的有關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)出沖突時,基于備件標準庫信息及時更新維護的實際情況,應以備件標準庫中的數(shù)據(jù)為準。b、備件銷售管理:、未經(jīng)允許不得向我公司以外的生產(chǎn)廠家和服務站購買備件。、未經(jīng)允許不得向我公司認定的

18、協(xié)作配套商購買備件。、備件限價標準:特約服務站從我公司備件管理科訂購備件價格為備件批發(fā)價(含稅),備件維修(在服務站內(nèi)維修使用)限價應控制在備件銷售限價范圍內(nèi),備件銷售(用戶購買但不在服務站內(nèi)維修)限價應控制在備件銷售限價上浮20%范圍內(nèi)。特約服務站應嚴格執(zhí)行備件限價標準。、根據(jù)用戶需求,應開展備件零售業(yè)務,而且要在服務站接待處公布我公司規(guī)定的備件限價標準。、服務站應依據(jù)備件限價標準,制定出合理、穩(wěn)定的價格政策;不應以高于我公司規(guī)定的備件限價標準向用戶出售備件,不得利用各種名目重復加價。特別強調(diào)指出,備件運費已包含于備件限價標準之內(nèi),服務站不應額外對用戶收取備件運費。、當?shù)匚飪r部門有文件規(guī)定備

19、件限價標準,低于我公司規(guī)定限價標準時,以當?shù)匚募?guī)定為準,但可向用戶宣傳“按規(guī)定打折銷售”;高于我公司規(guī)定限價標準時,應以我公司規(guī)定的限價為準。、各服務站間應建立良好的合作伙伴,互相支持,充分協(xié)調(diào)的實施區(qū)域內(nèi)服務站間備件調(diào)劑,以便為用戶提供及時周到的備件供應保障。三、備件庫存管理三、備件庫存管理1、庫存管理概述1.1備件部門的職責 備件部門的職責就是通過最大限度的及時滿足客戶需求(高供應率),和優(yōu)化庫存帶來的低庫存資金,以獲得良好的營業(yè)收益。1.2庫存管理的基本任務、提高備件供貨滿足率、減少庫存、提高收益運營部門滿足用戶擴大銷售倉儲空間庫存金額最大供給最少資金2、訂貨參數(shù) 標準庫存量=月平均需

20、求數(shù)量(訂貨周期到貨周期安全庫存周期) 標準庫存量是倉庫允許存放的最大庫存量。 通過公式計算出庫存零件的標準庫存量并每月更新,根據(jù)這一參數(shù) 計算出需要補充庫存的數(shù)量,避免僅憑人為經(jīng)驗估計訂貨數(shù)量。2.1月平均需求數(shù)量 通常我們根據(jù)前三個月的每月銷售量,采用加權(quán)移動平均法來計算月平均需求數(shù)量。 月平均需求數(shù)量=第(N-2)月銷售量20%+第(N-1)月銷售量30%+第N月銷售量50%。例:月平均需求數(shù)量=720%+430%+750%6 確定月平均需求數(shù)量的因素:庫存不足或非庫存零件流失的業(yè)務新增零件,沒有銷售數(shù)據(jù)或只有一、兩個月銷售數(shù)據(jù)季節(jié)性消耗零件技術(shù)改進零件零件編號零件名稱1月2月3月4月5

21、月6月Z100-001真空泵6377472.2訂貨周期 訂貨周期指相鄰的兩次訂貨所間隔的時間。單位:月上圖所示的訂貨周期為五天,訂貨周期=5/30=1/6(月) 備件管理科實施月度計劃、周度訂單,訂貨周期一般為7天。應根據(jù)零件的不同特性,靈活調(diào)整訂貨周期。2.3到貨周期 到貨周期指從訂單發(fā)出到貨物入庫所需要的時間,也稱作在途時間。單位:月上圖所示的到貨周期為六天,到貨周期=6/30=1/5(月)為了滿足零件需求,首先需要庫存訂貨周期這段時間的貨。如果到了訂貨時間,零件卻沒有到,需求無法滿足,所以必須庫存到貨周期這段時間的庫存。為了確保零件供貨滿足率的穩(wěn)定性,避免特殊情況下造成貨物短缺,還需要庫

22、存一定量的安全庫存。 此三者的累加就是該零件的最大庫存量。 建議訂貨數(shù)量=標準庫存量-現(xiàn)有庫存量-在途庫存量+追加訂貨量在途庫存量是指已發(fā)出訂單,還未到貨的數(shù)量。追加訂貨量是當沒有庫存或庫存不足的時候所發(fā)生的替客戶做的追加訂貨,如為服務活動備貨、大客戶采購等。例:月平均需求數(shù)量:12個/月;訂貨周期:3天;到貨周期:6天;安全庫存周期:6天;現(xiàn)有庫存量:3個;在途庫存量:0個;追加訂貨量:0個。 標準庫存量=月平均需求數(shù)量(訂貨周期到貨周期安全庫存周期)=12(366)/30=6 建議訂貨數(shù)量=標準庫存量-現(xiàn)有庫存量-在途庫存量+追加訂貨量=6-3-0-0=3 如果計算出的建議訂貨數(shù)量小于0,

23、則說明這項零件庫存太多,需要消耗多余的庫存。2.4安全庫存周期 我們?yōu)榱说钟枨蟮耐蝗辉黾踊虻截浹舆t,設(shè)置安全庫存。安全庫存周期受到需求波動和到貨延遲兩個因素影響,單位:月對于高流動性零件:這種零件的需求數(shù)量、需求頻次均很高,安全庫存日數(shù)可以設(shè)定的小一些。建議設(shè)定半個到貨周期為安全庫存周期。對于低流動性零件:這種零件的需求數(shù)量、需求頻次均很低,臨界于不流動的死庫存范圍。不必為此而去準備大量庫存從而占用資金,安全庫存日數(shù)也應該設(shè)定的小一些。建議設(shè)定一個到貨周期為安全庫存周期。對于中流動性零件:由于這種零件均有一定的需求數(shù)量和需求頻次,很大程度上受到需求波動和到貨延遲的影響,安全庫存日數(shù)應設(shè)定的大

24、一些。建議設(shè)定一個到貨周期為安全庫存周期。3、訂貨原則3.1大大訂貨原則前提:按照既定訂貨時機訂貨。特點:頻繁的、周期性的、小批量訂貨。定義:是以最大庫存量(與標準庫存量數(shù)值相等)為庫存上限,通過按時訂貨,不斷補充庫存到最大庫存量。3.2大小訂貨原則前提:按照既定訂貨時機訂貨。特點:階段性的訂貨。定義:實際庫存量小于等于最小庫存量時,訂貨補充庫存到最大庫存量。最小庫存量不能小于月平均需求數(shù)3.3兩種訂貨原則比較a、使用大大訂貨原則進行零件庫存補充管理,需要在每次訂貨時點發(fā)出訂單,將庫存補充到標準庫存量。即每當售出一件存貨,馬上進行庫存補充。適用于需求量大,需求頻次高的零件。但訂貨頻次高,增加收

25、貨、入庫作業(yè)。b、使用大小訂貨原則進行零件庫存補充管理,需要在每次訂貨時點,實際庫存小于等于最小庫存量時發(fā)出訂單。即只有當售出一定量的存貨后,才對庫存進行補充。適用于需求量不大,需求頻次較低的零件,以減少低流動性零件資金占用。單次訂貨數(shù)量較大,需要較多的安全庫存。從兩種訂貨原則的原理上我們不難看出,兩者的區(qū)別在于它們對庫存補充的敏感度不同。4、訂單制定4.1整理好完整的零件目錄。 標準庫中取消件、“消耗庫存”件一般不訂貨;互相替換的兩個零件,如果其中一個零件庫存量很大,需綜合平衡兩個零件的庫存及消耗情況后,決定另一個零件是否訂購。4.2統(tǒng)計在途庫存量。4.3確定需要訂貨的品種和訂貨數(shù)量。 建議

26、訂貨數(shù)量=標準庫存量-現(xiàn)有庫存量-在途庫存量+追加訂貨量如果建議訂貨數(shù)量小于0,則說明這項零件庫存太多,需要消耗多余的庫存。將計算出的建議訂貨數(shù)量按每種零件的整包裝數(shù)量進行取整。由于零件庫存不足或非庫存零件而丟失的銷售應記錄下來,分析并調(diào)整訂貨量。4.4特殊零件的訂貨 新車型零件(新增零件) 根據(jù)同類車型同類零件的消耗情況,及價值初步確定首次訂貨數(shù)量。 季節(jié)性零件(在每年的特定月份中,需求突然增加) 根據(jù)季節(jié)變化趨勢控制庫存。 技術(shù)改進零件 根據(jù)需求波動趨勢,保持適當?shù)膸齑媪俊?高價值零件(占用資金多,風險高) 保持稍低于正常水平的庫存。4.5訂貨的注意事項嚴禁訂貨庫存高限以上的庫存,避免庫存

27、過剩,呆滯;嚴禁漏訂,延誤訂貨,避免缺件;運用大小訂貨原則,嚴禁庫存量未達到最小庫存量的訂貨,避免無謂的作業(yè);經(jīng)常檢查零件庫存消耗情況,調(diào)整訂貨參數(shù),避免訂貨數(shù)不準。5、績效評價5.1供貨滿足率 總滿足項數(shù)品種供貨滿足率 - = 100% 總訂貨項數(shù) 總滿足金額金額供貨滿足率 - = 100% 總訂貨金額目標值:95%5.2庫存周轉(zhuǎn)次數(shù) 當月出庫金額庫存周轉(zhuǎn)次數(shù) - = 12 當月月末庫存金額目標值:年周轉(zhuǎn)5次分析:庫存周轉(zhuǎn)次數(shù)太高,供給性不好;太低的話,庫存成本大。6、可用天數(shù)表的制作目的:重點關(guān)注可使用天數(shù)少的零件,及時訂貨補充庫存,避免斷貨。a、日均用量=月平均需求數(shù)量/月工作日b、按“

28、可用天數(shù)”由低至高排序,重點關(guān)注可用天數(shù)少的零件。c、庫存量的更新速度依出庫量大小而定,一般每天更新一次。 日均用量通常情況下可每月更新一次,特殊情況需及時調(diào)整。序號零件編號零件名稱庫存量上均月量可用天數(shù)7、庫存控制7.1從計算標準庫存量(標準庫存量=月平均需求數(shù)量(訂貨周期到貨周期安全庫存周期))的公式中我們可以看出,當訂貨周期和到貨周期為固定值時,標準庫存量計算的準確性取決于月平均需求數(shù)量和安全庫存周期。 由于我們采用以實際銷售量為基準計算月平均需求數(shù)量,如果取值范圍內(nèi)某個月銷售量異常升高,就會導致月平均需求數(shù)量劇烈波動,最終影響訂單下達的準確性。為了保證月平均需求數(shù)量計算的準確性,對銷售

29、量異常升高的月份應加以分析,是否是多頻次售出的。如果是少頻次售出很多的話,就需要謹慎對待,不能盲目地、不加分析地計算月平均需求數(shù)量,以消除需求波動造成的影響。安全庫存周期前面已闡述,需要各經(jīng)銷商(服務站)根據(jù)所負責零件自身的特殊屬性,摸索出適合的參數(shù)。7.2ABC分類法 從對每月采購入庫和銷售出庫的金額統(tǒng)計中,不難發(fā)現(xiàn):出、入庫金額最大的前300種零件的金額之和往往占到總出、入庫金額的60%左右,而品種數(shù)僅占入庫總品種數(shù)的3%左右。由此可見,對零件進行分類并制定不同的管理方法,對提高庫存周轉(zhuǎn)率起到?jīng)Q定性的作用。 ABC分類法是儲存管理中常的分析方法。ABC分析法的應用,在儲存管理中比較容易地取

30、得以下成效:第一,壓縮了總庫存量;第二,解放了被占壓的資金;第三,使庫存結(jié)構(gòu)合理化;第四,節(jié)約了管理力量。ABC分類按零件價格和月消耗量兩個標志進行劃分。A類件:價格高,需求量大,品種數(shù)僅占到總品種數(shù)的11%,但銷售額卻占到總銷售額的89%。此類零件應增加訂貨批次,減少訂貨量,減少庫存量。應采用大大訂貨原則,庫存一旦消耗,在既定訂貨時機,馬上補充訂貨。C類件:與A類件恰恰相反,價格低,需求量少,品種數(shù)占到總品種數(shù)的56%,但銷售額還不到總銷售額的1%。此類零件應減少訂貨批次,增加訂貨量,適當增加庫存量。應采用大小訂貨原則,庫存消耗到一定程度后,再進行補充訂貨。B類件:介于A、B類件之間。采用大

31、大訂貨原則。7.3季節(jié)性參數(shù) 一些零件的需求是呈季節(jié)變化趨勢的,在某個特定的季節(jié),需求量大幅增加,而其它季節(jié)又呈需求回落的趨勢。為了更好地把握季節(jié)需求,以確保需求高發(fā)季節(jié)的供應性以及回落季節(jié)庫存的控制,我們需要對季節(jié)性零件進行需求預測。 以月計的3年銷售量總和季節(jié)性參數(shù)= - 3年月平均銷售量例: 從上圖我們可以很明顯地看出:此件的銷售量在5月份開始迅速增長,在8、9月份銷售量達到最高,10月份開始又迅速下降,是典型的季節(jié)性消耗件。有了季節(jié)性參數(shù),我們可以在充分考慮到貨周期的前提下,根據(jù)實際需求預測變化趨勢,提前訂貨;在銷售量迅速下降的月份,也應考慮到需求下降而減少訂貨,不能再以7、8、9三月

32、的銷售量計算月平均需求數(shù)量。 實際訂貨數(shù)量=建議訂貨量季節(jié)性參數(shù)四、備件倉儲管理四、備件倉儲管理1、倉儲管理的重要性a、倉儲管理是備件管理的核心部分;b、大部分備件業(yè)務工作都應在倉儲管理的基礎(chǔ)上展開;c、提高倉儲管理水平,有利于服務站的備件庫存管理;d、提高倉儲管理水平,有利于提升服務站的形象和信譽度。2、備件的出入庫管理a、采用計算機管理庫存,通過計算機實施庫存帳務與訂貨管理;b、配備專職庫管員與計劃員,負責落實倉庫的出入庫管理工作;c、出入庫工作應嚴格執(zhí)行“先進先出”原則;d、備件倉庫的工作區(qū)域應有明顯的標識牌;e、貨架的擺放要整齊,所有備件應入庫上架管理,嚴禁將備件放在地面上,貨架上應有

33、貨位碼;f、備件應獨立分區(qū)存放,易燃危險品應隔離分區(qū)存放;g、服務站應結(jié)合自身情況建立嚴格的備件倉儲管理制度。3、備件的庫存管理a、服務站應依靠備件管理軟件,對庫存?zhèn)浼踩珟齑婀芾硐到y(tǒng);b、服務站應對每種備件設(shè)置最高、最低庫存量,并根據(jù)季節(jié)與保有量的變化及時對最高、最低庫存量進行修改,通過備件管理軟件實施安全庫存管理;c、服務站應隨時掌握庫存的短缺、超儲和滯壓情況,以便準確的、有計劃的向我公司組織備件訂貨。4、貨位碼的設(shè)計和維護4.1 設(shè)計標準:a、根據(jù)倉庫物料包裝體積、結(jié)構(gòu)、重量及最高庫存確定物料在倉庫庫位的分布位置,從而確定物料在倉庫內(nèi)處在貨架區(qū)(包含:輕型貨架、重型貨架、高位貨架)還

34、是散貨區(qū);b、根據(jù)物料的特性,將物料分為A、B、C、三類物料。A類為倉庫內(nèi)常用件,是日常工作中取貨頻率最高的物料。B類物料為非常用物料,工作中取貨頻率較低的物料。C類物料為不消耗或消耗極少的物料,作為備件儲備。在位置碼的編排過程中,A類物料的位置碼設(shè)計在物流通道兩側(cè),易于取貨的位置。B類物料位置碼設(shè)計在物流通道兩側(cè)位置。C類物料位置碼設(shè)計一般不在物流通道兩側(cè);c、根據(jù)人的日常工作習慣,將庫位又分為黃金庫位和一般庫位。黃金庫位的標準:輕型貨架取2,3兩層為黃金庫位,重型貨架取1,2兩層為黃金庫位,散貨區(qū)取物流通道兩側(cè)為黃金庫位。A類物料的貨位應該為黃金庫位。(保證庫位充足的情況)貨架區(qū)分類: 輕

35、型貨架貨架區(qū)分類: 重型(高位) 貨架貨架區(qū)分類:散貨區(qū)黃金庫位的設(shè)置:輕型貨架取2,3兩層為黃金庫位,重型貨架取1,2兩層為黃金庫位。黃金庫位高位貨架輕型貨架黃金庫位的設(shè)置:散貨區(qū)取物流通道兩側(cè)為黃金庫位。4.2編碼規(guī)則及注意事項:a、貨位碼的編制規(guī)則: 貨架區(qū):例如L640345,前邊的英文字母L代表倉庫的區(qū)域,L區(qū);64代表在L區(qū)的第64排貨架;03代表L區(qū)第64排的第03列貨架;4代表L區(qū)第64排的第03列貨架上第4層貨架,4后邊的5代表L區(qū)第64排第03列貨架上第4層的第5個庫位。 散貨區(qū):例如N0112,前邊的英文字母N代表倉庫的區(qū)域,N區(qū);01代表在N區(qū)的第1排,12代表在N區(qū)的

36、第1排第12個庫位。注意事項: 避免同一個物料對應兩個位置碼; 避免同兩個物料對應一個位置碼; 位置碼設(shè)置應盡量避免同組貨架設(shè)置不同類型的庫位設(shè)置。存檔到貨后對備件進行標識、入庫登卡、系統(tǒng)入帳系統(tǒng)維護結(jié)束編制備件新增物料貨位碼記錄表并維護系統(tǒng)現(xiàn)場核實做出貨位碼調(diào)整通知單進行實物移動、貨位標識、物料卡更改確定庫位類型、數(shù)量、使用頻率、貨位碼填寫備件貨位碼調(diào)整登記表,說明更改原因貨位碼的更改流程貨位碼新增流程收集新增備件信息確認物料的最高庫存量、庫容體積及物料的到貨日期開始新增備件1、因到貨后物料超過原貨位容量,需更改存儲貨位。2、因系統(tǒng)內(nèi)無貨位碼或貨位碼維護不及時,但實際物料在某個貨位上(系統(tǒng)中

37、無記載的庫位)。4.3、貨位碼的維護a、新增備件維護b、更改貨位碼維護5、備件盤點5.1備件盤點的重要性:a、 如實反映存貨情況,維護帳實相符;b、發(fā)現(xiàn)倉庫管理的薄弱環(huán)節(jié),分析改善,提高倉管水平。5.2盤點的方法:a、定期盤點:定期對所有庫存品種進行清點;b、不定期盤點:在日常工作中對備件進行抽盤;c、重點盤點:對進出頻率高,價值高的品種進行重點盤點。5.3盤點內(nèi)容:a、核對存貨帳面數(shù)量與實際數(shù)量,查明盈虧品種和數(shù)量,分析原因;b、發(fā)現(xiàn)不合格并及時轉(zhuǎn)入不合格件區(qū),采取整改措施;c、發(fā)現(xiàn)超儲和呆滯備件的存貨。5.4盤點準備:a、編制盤點計劃,明確時間、人員、盤點范圍、盤點方法及人員分工;b、整理

38、盤點區(qū)域,對存貨狀態(tài)標識清楚;c、準備盤點報表和盤點工具;d、盤點前完成收發(fā)貨的系統(tǒng)操作與帳外帳的處理。5.4備件盤點a、盤點期間物料不能進行出入庫操作;b、財務部門應對盤點結(jié)果進行檢查,保證盤點的準確性;c、盤點報表應有盤點責任人負責編制,并經(jīng)備件經(jīng)理簽字認可后報交財務部門;d、在備件管理軟件中調(diào)整差異。6、安全現(xiàn)場管理a、甲、乙類桶裝液體,不得露天存放。確因場地、使用等原因需露天臨時存放時,必須采取降溫和其他必要的防范措施,高溫季節(jié)時間不超過4小時;其他丙類物品露天存放應當分類、分垛儲存,并留出必要的防火間距;b、倉庫存放物品應當分類、分堆、分組和分垛(一組連接在一起的貨架視為一垛),并留

39、出必要的防火間距,每垛物品占地面積不宜大于一百平方米,垛與垛間距不小于一米,垛與墻間距不小于零點五米,垛與梁、柱間距不小于零點三米,主要通道的寬度不小于二米;c、庫房需設(shè)辦公室時,可以貼鄰庫房一角設(shè)置無孔洞的一、二級耐火等級的建筑,其門窗直通庫外;d、儲存甲、乙、丙類物品的庫房布局、儲存類別不得擅自改變,備件倉庫按儲存物品應屬于丙類倉庫;e、汽車、拖拉機嚴禁進入甲、乙、丙類物品庫房。進入丙類物品庫房的電瓶車、鏟車必須裝有防止火花濺出的安全裝置f、倉庫的電氣裝置必須符合國家現(xiàn)行的有關(guān)電氣設(shè)計和施工安裝驗收標準規(guī)范的規(guī)定,儲存丙類固體物品的庫房,不準使用碘鎢燈和超過六十瓦以上的白熾燈等高溫照明燈具

40、。當使用日光燈等低溫照明燈具和其他防燃型照明燈具時,應當對鎮(zhèn)流器采取隔熱、散熱等防火保護措施,確保安全,庫房內(nèi)不準設(shè)置移動式照明燈具。照明燈具下方不準堆放物品,其垂直下方與儲存物品水平間距離不得小于零點五米;g、倉庫應當設(shè)置醒目的防火標志,庫房內(nèi)任何區(qū)域嚴禁吸煙;h、倉庫內(nèi)應當按照國家有關(guān)消防技術(shù)規(guī)范,設(shè)置、配備消防設(shè)施,消防器材應當設(shè)置在明顯和便于取用的地點,周圍不準堆放物品和雜物。倉庫的消防設(shè)施、器材,應當由專人管理,負責定期檢查、保養(yǎng)、更換和新增。保證消防設(shè)施、器材完好有效,嚴禁圈占、埋壓和挪用;i、倉庫各防火分區(qū)兩側(cè)至少各有一條消防安全通道。庫區(qū)的消防車道和倉庫的安全出口、疏散樓梯等消

41、防安全標志應完好有效,疏散通道和安全出口暢通,消防通道嚴禁堆放物品。j、應定期進行安全檢查,對檢查中發(fā)現(xiàn)的隱患及時整改。k、現(xiàn)場“5S”:整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)l、 5S起源于日本。開始5S的提出是為了安全,1955年在日本提出了整理、整頓這2S。當時僅為了確保作業(yè)空間和安全,后因生產(chǎn)控制和品質(zhì)的需要,逐步提出了后續(xù)的3S。就是現(xiàn)在所說的5S即整理、整頓、清掃、清潔與修養(yǎng)(也叫素養(yǎng))。整理: 要與不要,一留一棄;整頓: 科學布局,取用快捷;清掃: 清除垃圾,美化環(huán)境;清潔: 潔凈環(huán)境,貫徹到底;目視管理的內(nèi)容a、班組方針目標管理內(nèi)容的公布。b、規(guī)章制度的崗位責任制的公布。c、定置管理中定

42、置圖的公布。d、安全生產(chǎn)管理中警告信息顯示。e、生產(chǎn)作業(yè)控制中的傳導信息。f、產(chǎn)品、工夾具的堆放標準化。g、目視管理中的“色標管理”的運用。、待檢或未檢區(qū):“藍色”標識牌;、待判區(qū):“白色”標識牌;、合格區(qū):“綠色”標識牌;、不合格、返工、返修區(qū):“黃色”標識牌;、廢品區(qū):“紅色”標識牌 怎樣開展5S活動開展5S 活動的三個階段 整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng) 形式化階段 行事化階段 習慣化階段五、備件抱怨閉環(huán)管理五、備件抱怨閉環(huán)管理1、備件抱怨閉環(huán)管理的目的、術(shù)語a、確保客戶抱怨100%得到關(guān)閉處理b、規(guī)范銷售服務商備件抱怨閉環(huán)管理,建立備件缺件管理制度c、通過對造成抱怨的直接責任部門進行考核

43、,防止同類和新的抱怨產(chǎn)生d、持續(xù)提高工作效率和提升客戶滿意度、服務形象和口碑 術(shù)語:a、抱怨:客戶因?qū)井a(chǎn)品或銷售服務、售后服務不滿意或應該享受服務的權(quán)益明顯受到損害而向公司反映以求合理解釋或賠償?shù)囊馑急硎尽0ㄒ话惚г埂⒅屑壉г埂娏冶г购头抢硇员г埂、缺件管理:終端用戶緊急需求備件時,備件中轉(zhuǎn)庫暫時無法供應,服務站及時做好記錄并同時反饋至備件管理科,經(jīng)備件管理科緊急組織到貨后,服務站負責及時給予終端用戶進行處理,最終解決用戶備件問題。2、各相關(guān)部門工作職責a、備件公司負責對銷售服務商備件抱怨的責任確定、跟蹤處理、統(tǒng)計分析工作;b、備件公司負責用戶抱怨備件訂單的接收和處理,以及處理進度的

44、全程跟蹤;c、服務站負責規(guī)范備件抱怨閉環(huán)管理,建立缺件管理制度,當備件管理科資源不足時,服務站急需備件信息的記錄、跟蹤到貨、到貨后給予緊急處理。3、備件缺件管理a、銷售服務商在備件倉庫建立用戶緊急需求備件目視化看板及缺件跟蹤專用貨架,并及時將用戶緊急需求備件信息反饋至備件公司。b、備件到貨后,應及時預約用戶來站更換,對于暫時無法來站更換的用戶,將用戶聯(lián)系方式及來站更換時間等信息粘貼于備件包裝上,并放置在缺件跟蹤專用貨架上,等待用戶來站更換。4、備件供應類抱怨閉環(huán)標準回復5、引起備件抱怨的常見原因及相應閉環(huán)措施5.1.接待人員未及時將急需備件反饋備件部門 用戶電話預約或進站檢修時確認的備件需求,

45、對不能當時滿足的,前臺(服務經(jīng)理)必須做好登記并及時傳遞給備件部門;備件部門及時轉(zhuǎn)化為備件訂單,并向前臺(服務經(jīng)理)反饋預計到貨時間;前臺(服務經(jīng)理)必須做好客戶安撫、解釋工作;備件到貨后,備件部門及時通知前臺(服務經(jīng)理),前臺(服務經(jīng)理)及時通知用戶更換。5.2.備件狀態(tài)未確認,且未及時反饋備件管理科 用戶電話預約或進站檢修時不能確認的備件需求,銷售服務商必須及時聯(lián)系備件管理科專線確認備件編號,對不能當時滿足的,前臺(服務經(jīng)理)必須做好登記并及時傳遞給備件部門;備件部門及時轉(zhuǎn)化為備件訂單,并向前臺(服務經(jīng)理)反饋預計到貨時間;前臺(服務經(jīng)理)必須做好客戶安撫、解釋工作;備件到貨后,備件部門及

46、時通知前臺(服務經(jīng)理),前臺(服務經(jīng)理)及時通知用戶更換。5.3.規(guī)避緊急訂單管理費 用戶提出備件緊急需求后,銷售服務商應根據(jù)需求備件的品種合理使用火急(V)訂單、緊急(E)訂單,堅決杜絕銷售服務商為規(guī)避緊急訂單管理費,將用戶緊急需求備件給予正常(M)訂單訂購。5.4.接待人員缺乏工作責任心 銷售服務商必須定期給予前臺接待人員進行培訓,保證前臺、備件部門和備件公司信息暢通,對于解釋工作有困難的用戶及時反饋至服務經(jīng)理或站長進行特殊處理。5.5.因特殊原因造成備件公司缺件 由備件公司負責協(xié)調(diào)周邊服務商進行調(diào)劑,杜絕輕率答復用戶,造成客戶抱怨。5.6.銷售服務商人員調(diào)整或工作未交接 人員調(diào)整信息以書

47、面反饋備件公司,備件公司將不定期進行抽查。備件業(yè)務流程標準化,規(guī)范銷售服務商服務人員和備件業(yè)務人員以及備件公司之間信息傳遞途徑和內(nèi)容,責任到人。5.7.二級站未及時將用戶緊急需求備件等相關(guān)信息反饋銷售服務商 各銷售服務商制訂二級站管理考核制度,不定期進行二級站工作開展情況的抽查。案例分析:1.客戶主訴:其車子離合器有問題,去服務站檢查,服務站說要更換離合器片和壓盤,但是又沒有備件,從27日服務站就說訂購了,但是到現(xiàn)在備件都沒有到。2.客戶要求:廠家核實協(xié)調(diào)備件。3.客服意見:轉(zhuǎn)備件公司處理。正確反饋格式:服務站2010-01-27回復:1、用戶2010-01-27來站需求A15-1005110

48、CA飛輪總成;2、我站2010-01-27給予緊急訂購(訂單號E100201 );3、預計2010-01-29備件到達我站,到貨后預約用戶來站更換。服務站回復聯(lián)系電話:服務站2010-01-29回復:用戶所需備件2010-01-29已經(jīng)到達我站,預約用戶來站更換,用戶表示2010-01-30來站更換,申請閉環(huán)。服務站回復聯(lián)系電話:錯誤反饋格式:我站已聯(lián)系用戶,向用戶解釋說明情況,用戶滿意,申請閉環(huán)。財務根據(jù)備件銷售通知單、發(fā)票開具通知單(見附件)和財務當月開票的實際情況開具備件銷售發(fā)票,將發(fā)票代碼及發(fā)票號告知備件管理科,由備件管理科編制備件銷貨清單在蓋章完畢后寄往個人客戶或服務站備件銷售出庫單

49、走簽字審核流程備件管理科選擇合適的發(fā)運方式將備件發(fā)出備件銷售出庫單走簽字審核流程財務查看備件款是否到賬由財務通知備件管理科備件款已到帳,備件管理科開具備件銷售出庫單準備備件清單打包出庫款項充足原在新能源無款項余額個人客戶或服務站將備件款項匯入我公司賬戶并提供匯款憑證原在我公司有備件款項余額由財務確認備件款項余額是否充足將已簽字的備件銷售通知單交由財務走簽字審核流程(相關(guān)領(lǐng)導簽字)新能源備件管理科審核no重新編制備件訂單上傳或傳真至備件管理科個人備件管理科根據(jù)個人客戶或服務站的需求編制備件銷售通知單yes由服務站在DMS上或手工訂單提交備件訂單上傳或傳真至新能源備件管理科個人客戶或服務站提出購買

50、備件的需求服務站由財務通知備件管理科,備件款項充足,備件管理科開具備件銷售出庫單,準備備件清單打包出庫備件銷售結(jié)算流程備件銷售結(jié)算流程由采購部各項采購員與供應商協(xié)商不合格備件處理事項由備件管理科將檢驗合格的備件進行分類和清點入庫,入庫完成后將入庫單據(jù)各給一份給質(zhì)量部、采購部及財務存檔由備件管理科提出備件采購需求并編寫備件采購訂單由采購部各項采購員確定實際備件采購周期,并反饋給備件管理科備件到貨后,由備件管理科告知質(zhì)量部進行新件質(zhì)量檢驗(要求全檢),并提供報驗單由備件管理科根據(jù)報驗單將有問題的備件退還給采購部供應商退換貨處理按采購員職責分配采購任務跟進采購進度質(zhì)量檢驗合格備件質(zhì)量檢驗不合格備件附

51、報檢單將已簽字的備件采購訂單交于采購部負責人,由采購部復責人分配采購任務各相關(guān)部門會簽及領(lǐng)導簽字審批備件采購流程備件采購流程備件采購流程備件采購流程備件采購流程備件采購流程若超出授權(quán)金額的需要公司分管副/總經(jīng)理簽字(逐級遞增)直接到備件管理科填寫領(lǐng)料單領(lǐng)料 領(lǐng)料人員到備件管理科領(lǐng)料將工作聯(lián)系單復印兩份,一份交由備件管理科存檔,另一份以月度整合的形式交由財務存檔有領(lǐng)料人員部門領(lǐng)導及本部門領(lǐng)導簽字有本部門領(lǐng)導簽字權(quán)限金額內(nèi)權(quán)限金額外將領(lǐng)料單存檔,用于后期盤點使用,其所領(lǐng)備件為部門內(nèi)部消耗若領(lǐng)取的備件為試裝件時,退還備件同時需歸還此備件的外包裝,而且外觀須完好無明顯損壞不影響二次銷售 非本部門領(lǐng)料以

52、工作聯(lián)系單的形式到備件管理科填寫領(lǐng)料單領(lǐng)料 本部門領(lǐng)料權(quán)限金額內(nèi)備件內(nèi)部領(lǐng)料流程備件內(nèi)部領(lǐng)料流程備件相關(guān)單據(jù)湖南江南汽車制造有限公司星沙制造廠 銷售出庫清單銷售日期:*年*月*日客戶地址:編號:CSZTXNYCK1401-0001客戶:聯(lián)系方式: 支付方式:現(xiàn)金電匯 第1頁-共1頁序號備件編號備件名稱單位數(shù)量采購單價金額備注1 2 3 4 5 6 7 8 9 合計金額: 元整合計數(shù)量: 項大寫: 地址:湖南省長沙市星沙經(jīng)濟開發(fā)區(qū)漓湘東路19號(眾泰汽車) 電話/傳真手人: 新能源倉庫負責人: 部門審核:注:一式四聯(lián):白色為銷售留底聯(lián)、紅色聯(lián)為財務審核聯(lián)、藍色和黃色為客戶聯(lián)。湖南江南汽車制造有限公司星沙制造廠 備件銷售通知單銷售日期:*年*月*日客戶地址:編號:CSZTXNYTZ1401-0001客戶:聯(lián)系方式:支付方式:現(xiàn)金電匯 第1

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