1、課程教學內容課程教學內容3434課時）課時）n 第一節第一節 EXCEL EXCEL概述概述 第二節第二節 數據的錄入與編輯數據的錄入與編輯Microsoft Excel是由微軟公司開發的一種電子表格程序，是是由微軟公司開發的一種電子表格程序，是微軟公司的辦公套裝軟件微軟公司的辦公套裝軟件Microsoft office的重要組成部分。的重要組成部分。 Excel功能強大、使用方便。為日常生活中處理各式各樣的功能強大、使用方便。為日常生活中處理各式各樣的表格提供了良好的工具。表格提供了良好的工具。它可完成表格數據的輸入、加工整理、分類匯總、簡單計算它可完成表格數據的輸入、加工整理、分類匯總、簡

2、單計算等多項工作，可生成精美直觀的數據清單、表格、圖表。等多項工作，可生成精美直觀的數據清單、表格、圖表。Excel 中大量的公式函數可以應用選擇，使用中大量的公式函數可以應用選擇，使用Excel可以執行可以執行繁重而復雜的計算，可以分析信息并管理電子表格或網頁中繁重而復雜的計算，可以分析信息并管理電子表格或網頁中的數據信息列表，帶給使用者方便。的數據信息列表，帶給使用者方便。Excel的數據分析工具，還可以進行各種數據的高級處理、的數據分析工具，還可以進行各種數據的高級處理、統計分析和輔助決策操作，因而可以廣泛地應用于統計、管統計分析和輔助決策操作，因而可以廣泛地應用于統計、管理、財經、金融

3、等眾多領域。理、財經、金融等眾多領域。 二、二、 EXCEL的基本概念的基本概念 nExcelExcel中的基本概念有：工作簿、工作表、單元格及單中的基本概念有：工作簿、工作表、單元格及單元格地址。元格地址。工作簿工作簿工作簿名工作簿名一張工作表一張工作表及其名稱及其名稱單單元元格格行號行號列列號號 工作簿是工作表、圖表及宏表的集合，它以文件工作簿是工作表、圖表及宏表的集合，它以文件 的形式存放在計算機的外存貯器中。新創建的工作簿，的形式存放在計算機的外存貯器中。新創建的工作簿，ExcelExcel將自動給其命名，如將自動給其命名，如Book1Book1、Book2Book2用戶可以用戶可以重

4、新賦予工作簿有意義的名字，如重新賦予工作簿有意義的名字，如“員工檔案資料員工檔案資料”。 工作表是用于編輯、顯示和分析一組數據的表格，工作表是用于編輯、顯示和分析一組數據的表格，它由排成行和列的單元格組成，每張工作表由它由排成行和列的單元格組成，每張工作表由6553665536行行和和256256列單元格組成。工作表是包含在工作簿中的。一列單元格組成。工作表是包含在工作簿中的。一個工作簿最多可包含個工作簿最多可包含255255張工作表。在新建工作簿時，張工作表。在新建工作簿時，ExcelExcel默認默認3 3張工作表，并自動給工作表命名為張工作表，并自動給工作表命名為sheet1sheet1

5、、sheet2sheet2、sheet3sheet3，用戶可根據需要添加工作表，可對每，用戶可根據需要添加工作表，可對每張工作表重新命名，如張工作表重新命名，如“員工工資等。員工工資等。 單元格是構成工作表的基本元素，用于輸入、顯示和計單元格是構成工作表的基本元素，用于輸入、顯示和計算數據，一個單元格內只能存放一個數據。算數據，一個單元格內只能存放一個數據。 單元格地址用來標識一個單元格的坐標，它由列號行號單元格地址用來標識一個單元格的坐標，它由列號行號組合表示。其中，行號由組合表示。其中，行號由1 1、2 2、33表示，列號由表示，列號由A A、B B、CC表示。表示。 Excel Exce

6、l對單元格地址的引用有四種方式：對單元格地址的引用有四種方式： 相對地址：形式為相對地址：形式為“行號列號行號列號”，如，如“A5”“A5”。 絕對地址：形式為絕對地址：形式為“$“$行號行號$ $列號列號”，如，如“$A$5”“$A$5”。 混合地址：是相對地址和絕對地址的混合，如混合地址：是相對地址和絕對地址的混合，如“A$5”“A$5”。 三維地址：是在單元格地址前面加上工作表的名稱和感三維地址：是在單元格地址前面加上工作表的名稱和感嘆號。如嘆號。如“Sheet3“Sheet3！A5A5表示表示Sheet3Sheet3工作表中的工作表中的A5A5單元格。單元格。 Excel中提供了一組數

7、據分析工具，稱為中提供了一組數據分析工具，稱為“分析工具分析工具庫庫 ” ，使用這些工具在建立復雜統計或工程分析時可節，使用這些工具在建立復雜統計或工程分析時可節省操作步驟和時間。應用時，只需為每一個分析工具提省操作步驟和時間。應用時，只需為每一個分析工具提供必要的數據和參數，該工具就會使用適當的統計或工供必要的數據和參數，該工具就會使用適當的統計或工程宏函數，在輸出表格中顯示相應的結果，其中有些工程宏函數，在輸出表格中顯示相應的結果，其中有些工具在生成輸出表格的同時還能生成圖表，用戶通過這些具在生成輸出表格的同時還能生成圖表，用戶通過這些分析工具可以很輕松地分析數據。分析工具可以很輕松地分析

8、數據。 但需要注意的是，但需要注意的是，“分析工具庫分析工具庫” 在安裝在安裝Microsoft Office Excel后，需要通過在后，需要通過在Excel中加載宏之后才能使中加載宏之后才能使用。加載用。加載“分析工具庫有兩種方法：分析工具庫有兩種方法： 方法一：方法一： （1 1打開打開ExcelExcel，單擊，單擊“工具工具”，在下拉菜單中單，在下拉菜單中單擊擊“加載宏加載宏”，打開如下的對話框：，打開如下的對話框： （2 2勾選勾選“可用加可用加載宏列表框中的載宏列表框中的“分析分析工具庫工具庫”，然后單擊，然后單擊“確確定定”，系統將會引導用戶，系統將會引導用戶進行安裝。進行安裝

9、。 （3 3安裝完畢后，安裝完畢后，“數據分析會自動出現數據分析會自動出現在在ExcelExcel的的“工具菜單工具菜單中。中。 方法二：方法二： （1 1在在WindowsWindows中單擊中單擊“開場開場”“”“搜索搜索”，在彈，在彈出的對話框中單擊出的對話框中單擊“所有文件和文件夾所有文件和文件夾”，然后在，然后在“全全部或部分文件名下面的框內輸入部或部分文件名下面的框內輸入“ANALYS32.XLL”“ANALYS32.XLL”，單擊單擊 “ “搜索搜索”，搜索程序就會在硬盤中搜索該文件。，搜索程序就會在硬盤中搜索該文件。 （2 2雙擊搜索到的雙擊搜索到的“ANALYS32.XLL“

10、ANALYS32.XLL文件，在打開文件，在打開的對話框中單擊的對話框中單擊“啟用宏啟用宏”，系統就會將該文件加載宏，系統就會將該文件加載宏安裝到安裝到ExcelExcel中。中。 （3 3安裝完畢后，安裝完畢后，“數據分析會自動出現在數據分析會自動出現在ExcelExcel的的“工具菜單中。工具菜單中。 一、工作簿和工作表的基本操作一、工作簿和工作表的基本操作新建工作簿新建工作簿 有三種途徑：有三種途徑： *啟動啟動Excel自動創建。工作簿自動命名為自動創建。工作簿自動命名為Book1或或Book2、Book3），用戶可根據需要對），用戶可根據需要對工作簿重命名，每個工作簿默認包含工作簿重

11、命名，每個工作簿默認包含3張工作表。張工作表。 *單擊工具欄中新建按鈕，自動出現一新工作單擊工具欄中新建按鈕，自動出現一新工作簿，其命名方法同上。簿，其命名方法同上。 *根據模板新建工作簿。單擊根據模板新建工作簿。單擊“文件菜單，選文件菜單，選擇擇“新建新建”，窗口右側會出現一個對話框，允許用戶，窗口右側會出現一個對話框，允許用戶選擇選擇“模板模板”，然后，然后Excel再根據模板來創建新工作再根據模板來創建新工作簿。簿。保存工作簿保存工作簿 新建的工作簿呈現打開的可編輯狀態，如果不保存起新建的工作簿呈現打開的可編輯狀態，如果不保存起來則所做的工作就無效。要養成隨時保存的良好習慣。保存來則所做

12、的工作就無效。要養成隨時保存的良好習慣。保存工作簿可以分為保存新建工作簿、另存工作簿和自動保存工工作簿可以分為保存新建工作簿、另存工作簿和自動保存工作簿作簿3 3種情況：種情況： * *保存新建工作簿。新建的工作簿在第一次保存時，應保存新建工作簿。新建的工作簿在第一次保存時，應該為其指定保存位置，并輸入文件名。該為其指定保存位置，并輸入文件名。 * *另存工作簿。對打開的工作簿進行編輯后，可以直接另存工作簿。對打開的工作簿進行編輯后，可以直接保存，也可以將其另存：一是將工作簿以其他名字保存在相保存，也可以將其另存：一是將工作簿以其他名字保存在相同路徑下；二是以相同名字保存在其他路徑下；三是以其

13、他同路徑下；二是以相同名字保存在其他路徑下；三是以其他名字保存在其他路徑下。名字保存在其他路徑下。 * *自動保存工作簿。單擊自動保存工作簿。單擊“工具菜單，點擊工具菜單，點擊 “ “選選項項”，在選項對話框中選中，在選項對話框中選中“保存自動恢復信息復選框，保存自動恢復信息復選框，在右側的數值框中輸入進行自動保存的時間間隔如在右側的數值框中輸入進行自動保存的時間間隔如1010分分鐘），單擊鐘），單擊“確定即可。也可在工作過程中隨時點擊保存確定即可。也可在工作過程中隨時點擊保存按鈕手動保存文件。按鈕手動保存文件。工作表的基本操作工作表的基本操作 每個工作簿默認包含每個工作簿默認包含3 3張工作

14、表，用戶可根據需張工作表，用戶可根據需要添加或刪除工作表；可移動工作表的位置，可重新命要添加或刪除工作表；可移動工作表的位置，可重新命名工作表。名工作表。 * *添加工作表。單擊添加工作表。單擊“插入菜單，點擊插入菜單，點擊“工作表工作表即可插入一張新工作表，一個工作簿最多可容納即可插入一張新工作表，一個工作簿最多可容納255255張工作表。張工作表。 * *刪除工作表。打開要刪除的工作表，單擊刪除工作表。打開要刪除的工作表，單擊“編輯編輯菜單，點擊菜單，點擊“刪除工作表即可。刪除工作表即可。 * *移動工作表。單擊要移動的工作表，拖到相應的移動工作表。單擊要移動的工作表，拖到相應的位置即可。

15、位置即可。 * *重新命名工作表。右擊要重命名的工作表名稱，重新命名工作表。右擊要重命名的工作表名稱，在復選框中點擊在復選框中點擊“重命名重命名”，然后輸入新的名稱即可。，然后輸入新的名稱即可。二、錄入數據二、錄入數據 Excel Excel中廣義的數據包括數字、文本、符號、字母等中廣義的數據包括數字、文本、符號、字母等各種形式。錄入各種形式數據的步驟相同：各種形式。錄入各種形式數據的步驟相同： * *單擊要輸入數據的單元格，使其成為當前單元格。單擊要輸入數據的單元格，使其成為當前單元格。 * *在此單元格中輸入數據。在此單元格中輸入數據。 * *按回車鍵結束。按回車鍵結束。 留意：留意： *

16、 *如果要將數字作為文本型數據保存，必須在前面加單如果要將數字作為文本型數據保存，必須在前面加單撇號（撇號（）。）。 * *輸入日期和時間型數據，一般用斜線（輸入日期和時間型數據，一般用斜線（/ /）和連字符）和連字符（- -）用作日期分隔符，冒號（）用作日期分隔符，冒號（ ：）用作時間分隔符。：）用作時間分隔符。快速填充數據快速填充數據 Excel Excel提供了數據填充功能，用以自動生成有提供了數據填充功能，用以自動生成有規律的數據，如相同數據、等比、等差數列等，可規律的數據，如相同數據、等比、等差數列等，可提高輸入數據的效率。提高輸入數據的效率。 * *在一行或一列中產生相同數據：在一

17、行或一列中產生相同數據： 向某一單元格輸入第一個數據，然后單擊該單向某一單元格輸入第一個數據，然后單擊該單元格右下角，此時鼠標變為元格右下角，此時鼠標變為+ +號，按住鼠標左鍵向下號，按住鼠標左鍵向下或左右拖動即可。或左右拖動即可。 * *在一行或一列中產生等差或等比數列：在一行或一列中產生等差或等比數列： 向某一單元格輸入第一個數據，單擊向某一單元格輸入第一個數據，單擊“編輯編輯菜單，單擊菜單，單擊“填充子菜單，選擇填充子菜單，選擇“序列菜單項，序列菜單項，出現如下對話框：出現如下對話框： 在對話框中，根據需要確定如下內容：數列在工作在對話框中，根據需要確定如下內容：數列在工作表上是以行還是

18、列方式生成；數列的類型；日期型數據表上是以行還是列方式生成；數列的類型；日期型數據的時間單位；等差或對比數列的步長值及終止值。的時間單位；等差或對比數列的步長值及終止值。 單擊單擊“確定按鈕，即可生成相應數列。確定按鈕，即可生成相應數列。 對于步長值為對于步長值為1 1的等差數列，也可按住的等差數列，也可按住CtrlCtrl鍵，同時鍵，同時單擊第一個單元格右下角，向下或左右拖動即可。單擊第一個單元格右下角，向下或左右拖動即可。三、編輯數據三、編輯數據 * *數據移動、復制和粘貼數據移動、復制和粘貼 對于普通數據的移動、復制和粘貼操作，可通過三種對于普通數據的移動、復制和粘貼操作，可通過三種方法

19、實現：方法實現： （1 1選中要操作的單元格選中要操作的單元格單擊單擊“編輯菜單編輯菜單點擊點擊“復制或復制或“剪切剪切” ” 單擊目標單元格單擊目標單元格單擊單擊“編輯編輯菜單菜單點擊點擊“粘貼粘貼”。 （2 2選中要操作的單元格選中要操作的單元格點擊鼠標右鍵點擊鼠標右鍵點擊點擊“復復制或制或“剪切剪切” ” 右擊目標單元格右擊目標單元格點擊點擊“粘貼粘貼”。 （3 3使用快捷鍵使用快捷鍵Ctrl+XCtrl+X剪切）、剪切）、Ctrl+CCtrl+C復制和復制和Ctrl+VCtrl+V粘貼完成。粘貼完成。 * *運用運用“選擇性粘貼完成數據復制和粘貼選擇性粘貼完成數據復制和粘貼 選中要操作

20、的單元格選中要操作的單元格單擊單擊“編輯菜單或單擊右鍵）編輯菜單或單擊右鍵）點擊點擊“復制復制”（注意不能使用（注意不能使用“剪切剪切”） 單擊目標單單擊目標單元格元格單擊單擊“編輯菜單或右擊目標單元格）編輯菜單或右擊目標單元格）點擊點擊“選選擇性粘貼擇性粘貼”。出現如下復選框：。出現如下復選框： 可根據需要可根據需要在復選框中在復選框中“粘貼子菜粘貼子菜單下選擇有關單下選擇有關項目。項目。 * *“選擇性粘貼具有特殊功能，常用的有：選擇性粘貼具有特殊功能，常用的有： 以以“全部方式粘貼：將要復制的文件，按照原樣粘全部方式粘貼：將要復制的文件，按照原樣粘貼到相應的位置。貼到相應的位置。 以以“

21、公式方式粘貼：將要復制的文件，按照公式方公式方式粘貼：將要復制的文件，按照公式方式粘貼到相應的位置。式粘貼到相應的位置。 以以“數值方式粘貼：將要復制的文件，從中去除格數值方式粘貼：將要復制的文件，從中去除格式、公式，僅提取數據內容，粘貼到相應的位置。式、公式，僅提取數據內容，粘貼到相應的位置。 以以“格式方式粘貼：將要復制的文件，從中去除數格式方式粘貼：將要復制的文件，從中去除數據、公式，僅提取格式內容，粘貼到相應的位置。據、公式，僅提取格式內容，粘貼到相應的位置。 * *運用運用“選擇性粘貼完成數據計算選擇性粘貼完成數據計算 “ “選擇性粘貼不僅可以進行數據的復制，還可進行數選擇性粘貼不僅

22、可以進行數據的復制，還可進行數據計算。據計算。 如果要對表格如果要對表格中的特定數據進行中的特定數據進行加減乘除計算，可加減乘除計算，可在復選框中在復選框中“運算運算子菜單下選擇有子菜單下選擇有關項目。關項目。案例：一次性為所有員工增加案例：一次性為所有員工增加600600元節日獎金元節日獎金（1 1在任意單元格中輸入在任意單元格中輸入600600，并按，并按Ctrl+CCtrl+C快捷鍵；快捷鍵；（2 2選中所有員工獎金單元格選中所有員工獎金單元格（3 3選中選中“選擇性粘貼選項選擇性粘貼選項（4 4在在“運算子菜單下選中運算子菜單下選中“加加” * *運用運用“選擇性粘貼完成行列轉置選擇性

23、粘貼完成行列轉置 利用利用“選擇性粘貼選擇性粘貼” ” 還可以進行數據的行列轉置。所謂還可以進行數據的行列轉置。所謂行列轉置，指的是將選擇復制的行或列，在粘貼復制時轉置行列轉置，指的是將選擇復制的行或列，在粘貼復制時轉置為列或行。為列或行。 只需在只需在“選擇選擇性粘貼復選性粘貼復選框中選中框中選中“轉轉置項即可實置項即可實現。現。 * *數據查找和替換數據查找和替換 * *一般數據的查找和替換：一般數據的查找和替換： 單擊單擊“編輯菜單編輯菜單點擊點擊“查找查找” ” 輸入要查找的文輸入要查找的文本或數字本或數字單擊單擊“查找下一個查找下一個” ” 單擊單擊“交換下拉子菜交換下拉子菜單單在在

24、“替換為后面的空白框中輸入要替換的內容替換為后面的空白框中輸入要替換的內容 。 * *按照特定的格式條件查找指定數據按照特定的格式條件查找指定數據 如果事先對某些數據設置了特定格式，要查找這些數據，如果事先對某些數據設置了特定格式，要查找這些數據，單擊單擊“編輯菜單編輯菜單點擊點擊“查找查找” ” 單擊單擊“選項選項” ” 單擊單擊“格式格式” ” 單擊單擊“格式格式”，然后從各種格式的復選，然后從各種格式的復選框中尋找要查找的格式框中尋找要查找的格式 單擊單擊“確定確定” ” 單擊單擊“查找下查找下一個一個” ” 。 案例：在員工初始檔案中，有幾個人的學歷掌握不準，案例：在員工初始檔案中，有

25、幾個人的學歷掌握不準，因此錄入時用了紅色字體。經核對后，需進行調整。因此錄入時用了紅色字體。經核對后，需進行調整。 第三節第三節 數據的類型和預處理數據的類型和預處理一、數據的類型劃分一、數據的類型劃分二、數據的預處理二、數據的預處理一、數據的類型劃分一、數據的類型劃分“數據數據”定性數據定性數據定量數據定量數據定性數據：不能用數字表示，可用文字、符號等表示。定性數據：不能用數字表示，可用文字、符號等表示。 又可分為分類數據和順序數據。又可分為分類數據和順序數據。 分類數據是只能劃分類別的非數值型數據；分類數據是只能劃分類別的非數值型數據； 順序數據是可以劃分有序類別的非數值型數據。順序數據是

26、可以劃分有序類別的非數值型數據。定量數據：數值型數據，用數字表示。定量數據：數值型數據，用數字表示。不同類型的數據加工整理和分析的方法不同。不同類型的數據加工整理和分析的方法不同。二、數據的預處理二、數據的預處理 數據的預處理是進行數據分析的前提步驟，包括數據數據的預處理是進行數據分析的前提步驟，包括數據的審核、挑選、排序、分類分組）、簡單匯總以及所需的審核、挑選、排序、分類分組）、簡單匯總以及所需新指標數據的計算等。新指標數據的計算等。 （一數據的審核和篩選（一數據的審核和篩選 數據的審核主要從完整性和準確性兩個方面進行。數據的審核主要從完整性和準確性兩個方面進行。 * *完整性審核主要是檢

27、查數據是否有遺漏，各種相關項完整性審核主要是檢查數據是否有遺漏，各種相關項目如行列標題、編碼、序號、計量單位等是否齊全。目如行列標題、編碼、序號、計量單位等是否齊全。 * *準確性審核主要是檢查數據是否有錯誤，計算是否正準確性審核主要是檢查數據是否有錯誤，計算是否正確等。具體又包括邏輯檢查和計算檢查。邏輯檢查主要是確等。具體又包括邏輯檢查和計算檢查。邏輯檢查主要是針對定性數據進行，計算檢查主要是針對定量數據進行。針對定性數據進行，計算檢查主要是針對定量數據進行。 * * 邏輯檢查主要是從定性角度審核數據是否符合邏邏輯檢查主要是從定性角度審核數據是否符合邏輯，內容是否合理，各項目或數字之間有無相

28、互矛盾的輯，內容是否合理，各項目或數字之間有無相互矛盾的現象等。如工資總額等于基本工資加獎金，而某人的獎現象等。如工資總額等于基本工資加獎金，而某人的獎金高于其工資總額，顯然屬于邏輯性錯誤，應糾正。金高于其工資總額，顯然屬于邏輯性錯誤，應糾正。 * *計算檢查是檢查各項數據在錄入、匯總、計算結果計算檢查是檢查各項數據在錄入、匯總、計算結果和計算方法等方面是否有錯。和計算方法等方面是否有錯。 * * 數據的篩選數據的篩選 數據篩選包括兩方面內容：一是將某些不符合要求數據篩選包括兩方面內容：一是將某些不符合要求的數據或有明顯錯誤的數據予以剔除；二是將符合某種的數據或有明顯錯誤的數據予以剔除；二是將

29、符合某種特定條件的數據篩選出來，對不符合條件的數據予以剔特定條件的數據篩選出來，對不符合條件的數據予以剔除。利用除。利用ExcelExcel進行篩選，包括進行篩選，包括“自動篩選和自動篩選和“高級篩高級篩選兩種形式。選兩種形式。 * * 自動篩選的使用自動篩選的使用 “ “自動篩選功能只能對單一條件進行篩選，是自動篩選功能只能對單一條件進行篩選，是ExcelExcel最基本的操作。操作步驟為：最基本的操作。操作步驟為： 打開打開ExcelExcel文件，選中文件數據區域任一單元格，單文件，選中文件數據區域任一單元格，單擊擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點擊“挑選挑選” “” “自動篩選自動篩選

30、”，然后在每列第一行的字段名下顯出一個小三角，單擊小然后在每列第一行的字段名下顯出一個小三角，單擊小三角，在其列表框中選中所要篩選的條件內容即可。若三角，在其列表框中選中所要篩選的條件內容即可。若有多個條件需要篩選，則需多次從相應字段名小三角下有多個條件需要篩選，則需多次從相應字段名小三角下的列表框中進行篩選。的列表框中進行篩選。 案例：從企業員工基本資料中篩選出性別為案例：從企業員工基本資料中篩選出性別為“男男”、學歷為、學歷為“碩士的員工。碩士的員工。 * * 高級篩選的使用高級篩選的使用 “ “高級篩選功能可以一次性對多個條件進行篩選，高級篩選功能可以一次性對多個條件進行篩選，在數據較大

31、較復雜時使用此功能較為快捷。操作步驟為：在數據較大較復雜時使用此功能較為快捷。操作步驟為： 打開打開ExcelExcel文件，在空白位置輸入篩選條件，單擊文件，在空白位置輸入篩選條件，單擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點擊“挑選挑選” ” 翻開翻開“高級篩選高級篩選對話框對話框設置高級篩選條件以及篩選結果顯示的位置，設置高級篩選條件以及篩選結果顯示的位置，即可顯示出滿足篩選條件的數據。即可顯示出滿足篩選條件的數據。 案例：從企業員工基本資料中篩選出性別為案例：從企業員工基本資料中篩選出性別為“男男” ” 、年齡、年齡40 40 、學歷為、學歷為“碩士的員工。碩士的員工。 （二數據的排序和分類匯

32、總（二數據的排序和分類匯總 一般來說，錄入數據清單的數據是無序的，不能反映一般來說，錄入數據清單的數據是無序的，不能反映現象是本質與規律性。為了方便分析，要將其進行排序、現象是本質與規律性。為了方便分析，要將其進行排序、分組，以使數據按要求排列，同時把性質相同的數據歸為分組，以使數據按要求排列，同時把性質相同的數據歸為一組，讓不同組數據之間的差異性顯示出來。一組，讓不同組數據之間的差異性顯示出來。 * *數據的排序，基本步驟如下：數據的排序，基本步驟如下： 打開打開ExcelExcel文件，選中文件數據區域任一單元格，單文件，選中文件數據區域任一單元格，單擊擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點擊

33、“排序排序” ” ，然后在，然后在“主要關主要關鍵字下的列表框中選擇要排序數據的字段名，在右側選鍵字下的列表框中選擇要排序數據的字段名，在右側選擇擇“升序或升序或“降序降序”。如果要把相同的記錄再排序，則。如果要把相同的記錄再排序，則可在可在“次要關鍵字下的列表框中選擇要排序數據的字段次要關鍵字下的列表框中選擇要排序數據的字段名，在右側選擇名，在右側選擇“升序或升序或“降序降序”。案例：對所有員工按學歷和工資總額排序案例：對所有員工按學歷和工資總額排序（1 1打開打開ExcelExcel文件，單擊數據區域任意單元格；文件，單擊數據區域任意單元格；（2 2單擊單擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點

34、擊“排序排序”，出現如下對話，出現如下對話框：框：（3 3在在“主要關鍵字下的列表主要關鍵字下的列表框中選擇框中選擇“學歷學歷”，在右側選，在右側選擇擇“升序升序”； （4 4在在“次要關鍵字下的列表次要關鍵字下的列表框中選擇框中選擇“工資總額工資總額”，在右，在右側選擇側選擇“降序降序”；（5 5單擊單擊“確定確定”，完成排序。，完成排序。 * *數據的分類匯總，基本步驟如下：數據的分類匯總，基本步驟如下： （1 1在數據排序的基礎上，單擊文件數據區域任一單元格；在數據排序的基礎上，單擊文件數據區域任一單元格； （2 2單擊單擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點擊“分類匯總分類匯總” ” ，出

35、現分類匯總的對話框；出現分類匯總的對話框；（3 3在在“分類字段下的列表框中選擇要分類的字段名；分類字段下的列表框中選擇要分類的字段名；（4 4在在“匯總方式下的列表框中選擇匯總方式下的列表框中選擇“求和求和”；（5 5在在“選定匯總項下的列表框中選擇要匯總數值的選定匯總項下的列表框中選擇要匯總數值的字段名。字段名。（6 6單擊單擊“確定確定”，完成分類匯總。，完成分類匯總。案例：對所有員工按學歷進行工資總額的分類匯總案例：對所有員工按學歷進行工資總額的分類匯總（1 1打開打開ExcelExcel文件，單擊數據區域任意單元格；文件，單擊數據區域任意單元格；（2 2單擊單擊“數據下拉菜單數據下拉菜單點擊點擊“分類匯總分類匯總”，出現如下，出現如下對話框：對話框：（3 3在在“分類字段下的列表框中分類字段下的