1、 商戶檔案管理制度一、 目的為了確保商戶檔案資料的有用性、完整性、和保密性。二、 適用范圍公司商管部對商戶檔案的管理工作。 三、 職責按照歸檔范圍、要求，將商戶檔案資料的收集、整理、按時歸檔。商管部人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。四、 工作程序1、從商戶簽訂鋪位租賃或定金協議之日起，商管人員按本管理規程收集、整理、歸檔。2、以商戶簽訂協議日期的前后順序排列作為檔案編號，按戶設檔，一戶一檔一編號，所有整理的資料歸入檔案。3、商管人員應對檔案資料進行目錄編寫以便查閱。4、鋪位的商戶發生變動，檔案資料應即時調整。5、所有商戶檔案資料實行保密管理，除司法機關執行公務查詢外，任

2、何第三方不予查詢。公司各部門如需查閱商戶檔案，必須經過總經理批準或填寫（<1>檔案借閱申請單）后方可查閱。6、商戶檔案由行政部統一保管。五、 檔案歸檔要求1、各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交相應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。填寫（<2>檔案借閱延期單）。2、各部門向公司行政部移交檔案時，要嚴格履行移交手續，填寫（<3>檔案移交表格）。3、歸檔案卷的總要求是：遵循商戶檔案的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，按照樓層業態建檔、歸檔便于日后保管和查詢。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料

3、種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的商戶檔案應包括如下文件：接鋪位通知書、鋪位驗收確認書、租賃合同復印件、商戶有效證件復印件、商戶聯系電話、（營業執照、稅務登記證、組織機構代碼、商標注冊證、商品的質檢報告、如有進口商品要出具報關單等復印件），如果是代理或托管還要出示相關授權書，商戶/委托代理人簽字的管理公約、裝修工程申請表（附裝修設計施工圖紙）、裝修工程切結書、商戶提供的其他材料，及特殊情況領導審批確認書。（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、通知與確認、商戶提供的相關材料等形成的同一文件立在一起，不得分開。 （3）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不

4、可分的文件材料應依序排列在一起，即正件在前，附件在后。 （4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表也應在圖表上的背面編號。 （5）案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；卷內文件目錄放在卷目。（6）檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。4、檔案的核查和銷毀（1）、總經理助理對所保存檔案定期進行核查，對不符合歸檔要求的要及時通知相關部門跟進，確保檔案內容的完整。對已

5、撤鋪位或更換商戶的檔案材料，按規定進行銷毀。（2）、商戶檔案材料的銷毀需經總經理批準后，方可銷毀，且進行相關記錄。六、檔案的借閱1、公司各部門因工作需要，借閱商戶檔案需經本部門領導批準，總經理同意簽字后行政部確認方可借閱。 2、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 3、借閱檔案者，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準,填寫（<4>檔案轉借、外帶申請表）。 4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過一天。延期需部門經理補簽延期說明。（同<2>檔案借閱延期單）5

6、、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七條相關罰則進行處罰。 6、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。七、罰款細則1、延期或不交應歸檔的文件材料，說明原因，并補簽相關文件及程序，若不遵循標準和要求催交時仍拖延不交的，當事人和部門領導各罰款100元500元。 2、泄露秘密，涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元1000元，并予以通報批評。3、對于利用檔案謀取私利，泄露公司商業機密，予以開除處分。如造成經濟損失，賠償相關經濟損失，并移交司法部門處理。八、特別說明九、附表<1>檔案借閱申請單檔案借閱申請單使用人姓名使用部門借閱時間借閱資料名稱借閱用途使用性質查閱 復印 外帶 其他（ ）經手人部門經理總經理歸還日期歸還情況備注<2>檔案借閱延期單檔案借閱延期申請單使用人姓名使用部門借閱時間借閱資料名稱借閱用途使用性質查閱 復印 外帶 其他（ ）經手人部門經理總經理應歸還日期延期歸還日期 備注<3>檔案移交表格檔案移交表格移交人姓名移交部門移交時