1、辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一關于公文處理關于公文處理關于公文處理關于公文處理主講人：李智主講人：李智主講人：李智主講人：李智增強責任意識增強責任意識 完善制度規范完善制度規范努力提高公文處理水平努力提高公文處理水平v“ 命令”，是典型的下行文。 v“ 報告”，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。上級機關不對“ 報告”進行答復、批復，上級機關領導閱知即可。v“ 意見”，可用于上行文、下行文和平行文。 作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理，上級機關應對下級機關報送的“ 意見”作出處理或給予答復； 作為下行文，文中對貫徹執行有明確

2、要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行； 作為平行文，提出的意見供對方參考。 v“ 函”，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”既是公文種類中的一種，又是區別于“文件”的一種行文格式。 例如：向省外辦報送華中科技大學關于組團訪問英國的函。1、上行文的“ 請示”與“ 報告”不分 主要表現是兩個文種混用，“ 報告”中夾帶“ 請示” 事項。 “ 報告”應在向上級機關匯報工作、反映情況時使用； “ 請示”則是按照上下級的權限劃分，需上級部門審批的情況下，下級向上級提出的請求； “ 報告”一般是過去時或現在時；“ 請示”是將來時。2、“ 報告

3、”與“ 意見”不分 主要表現為不習慣于使用“ 意見”這一文種， 或者認為只能對下級使用“ 意見”； “ 意見”可以是上行文、平行文和下行文， 而“ 報告”只能是上行文； “ 意見”中可以有具體的建議或設想， 而“ 報告”一般情況下不要有這類的內容。3、“ 請示”與“ 函”不分 主要表現為公文的內容是請求上級機關批 準或審批事項，卻以“ 函”的形式報送； “ 函”是不相隸屬機關之間使用的文種， 對上級不能使用。 4、創造文種 即在13個文種之外，自己創造出文種； 在行文時可根據公文的內容在13個正 式文種中進行選擇。 1、主送教育部等上級部門的重要文件，應由主要負責人或主持工作的負責人簽發并加蓋

4、單位公章；2、對于涉及國家秘密的公文必須標明密級，但要把握好定密等級，不能隨意定密級；3、上行文中請示性公文，要在附注處注明本單位有關工作的聯系人及聯系電話；4、公文標題要標明發文機關，三家以內全部標注，三家以上省略標注；5、公文如有附件或附表，應在正文后標明附件順序及名稱；6、成文時間一律以負責人簽發的日期為準，電報以發出日期為準；7、公文用紙采用國際標準A4型；8、為便于信息化管理，可試標注公文主題詞；公文格式中容易出現的錯誤 （1）不留聯系人及電話； （2）不設密級或定級不準； （3）公文標題不標明發文機關； （4）簽發日期與發出日期不一致； （5）函件不編號，因為函是文件的一種。1、關

5、于行文權限：根據辦法中第十五條規定：“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。如需行文，應報請本級政府批轉或由政府辦公廳（室）轉發。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”結合學校實際，校內各職能部門不能向各校區、院系行文，除學校辦公室外，各單位一律不得對外正式行文；2、“關于“一文一事”：”“請示”應一文一事，與報告公開辦理，“報告”中不得夾帶請示事項；3、關于聯合行文時發文機關的排列順序和發文字號主發單位在前，按主發單位登記文號；4、關于聯合行文的會簽，先主辦、后協辦；5、關

6、于聯合行文的用印，主發單位即可。行文規則容易出現錯誤的地方： （ 1）主送不準確。將主送單位名稱寫成相應業務司局或上級單位負責人名字。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 對上級的文件要主送教育部或教育廳，由其辦公室分送到各司局部門，學校向上行文不能寫送教育部高教司等字樣。 校內來文必須先送辦公室。 （2）行文關系不準確。 有的直送領導，有的分送請示（請柬）。最突出的是送給領導者個人，既增加了領導負擔，又因辦公室無法查閱協辦反而耽誤工作。（3）越級請示。如某實體學院中的系直接向學校行文。 （4）多頭行文。分送不同的領導，有時答復意見

7、不一，反而不好落實。（5）抄送不準確。 一般“請示 件是不抄送的；“報告可抄送給與主送單位同級的單位。1、草擬公文應按照辦法第二十五條的規定辦理；2、辦公室對公文審核主要把好以下五關： （1）把好行文關； （2）把好內容關； （3）把好政策、法規關； （4）把好文字關； （5）把好審批/簽發手續和公文體例格式關。 以上是對各位辦公室主任和秘書的要求，也是學校辦公室職責，請各單位各部門支持。3、加強行文前的協商，即在送領導之前，就某一問題相關部門自行協商取得一致意見。4 、 擬制學校公文的有關單位的辦公室要按辦法提出的要求對公文進行核稿，并逐一報送審核；5、公文正式印制前，辦公室要進行復核。v

8、各單位收到外來正式公文要交學校辦公室登記；收到交辦的公文要及時辦理。對于辦理有困難的，要及時說明；不屬于職權范圍內的，要及時退回交辦部門并說明理由；v 收文辦理中遇有涉及其他部門和單位的事項，要及時協商；v 對緊急公文要負責催辦。v 部門之間征求意見或會簽文件時，一般應在7個工作日內予以回復。v 各單位辦公室要加強文件的督辦、催辦工作，建立相應的制度，并落實專人負責。 收文辦理中應該注意的問題v 1、上級部門直接發給部門的文件要歸辦公室統一管理v 2、領導批示后轉到部門的文件要及時督辦落實v 3、領導批示之前或批示給部門征求意見的文件要及時回復。1、 領導同志批示件，各單位不得自行翻印，如確因工作需要進行翻印的，應報辦公室批準；2、機關工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退；3、公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。1、各單位繼續抓好對國務院公文處理辦法和教育部關于貫徹