1、職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp1工作的統籌安排技巧工作的統籌安排技巧時間管理時間管理2007年6月20日職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp2案例分析案例分析人物：小張及其同事、客戶人物：小張及其同事、客戶地點：某軟件公司，我們稱為地點：某軟件公司，我們稱為A公司（小張的雇主公司（小張的雇主/工作場所）工作場所）事件：小張的一天事件：小張的一天p某個星期一的上班途中，小張突然記起明天就是媽媽的生日了，某個星期一的上班途中，小張突然記起明天就是媽媽的生日了，應該送媽媽一份禮物。打開錢包發現沒帶多少錢，便在寫字樓下的

2、銀行提了款。應該送媽媽一份禮物。打開錢包發現沒帶多少錢，便在寫字樓下的銀行提了款。照例，電梯口又是擠滿了趕著上班的人。照例，電梯口又是擠滿了趕著上班的人。pA公司每周一上午公司每周一上午9點例會，時針指向點例會，時針指向9的那一刻，小張沖進了位于的那一刻，小張沖進了位于15層的會議室。層的會議室。一般來說，課內例會時間安排一般來說，課內例會時間安排15分鐘，主要議題是匯報每個員工上周工作情況分鐘，主要議題是匯報每個員工上周工作情況以及本周計劃；如遇特別重大以及本周計劃；如遇特別重大/緊急問題，需要員工提前做好準備和計劃，在例會上緊急問題，需要員工提前做好準備和計劃，在例會上信息共享、分析、討論

3、之后，再決定解決方案。信息共享、分析、討論之后，再決定解決方案。p由于小張沒來得及先到自己座位上取需要在會上討論的資料，此時，由于小張沒來得及先到自己座位上取需要在會上討論的資料，此時，只得是一邊平息緊張情緒，一邊飛快地在腦海中搜索匯報只得是一邊平息緊張情緒，一邊飛快地在腦海中搜索匯報“信息信息”。p馬上輪到小張發言了，還好，總算想到了一些情況：馬上輪到小張發言了，還好，總算想到了一些情況：上周曾去拜訪了三家公司上周曾去拜訪了三家公司本周需要本周需要“出現場出現場”解決新安裝軟件運行問題的有四家公司解決新安裝軟件運行問題的有四家公司p剛想松口氣，突然想起剛想松口氣，突然想起10天之前課長安排的

4、給天之前課長安排的給B公司寫的公司寫的新產品導入書新產品導入書的事情的事情還沒說呢。這份導入書的內容需要技術課補充一些數據，可是，到現在小張還沒拿到還沒說呢。這份導入書的內容需要技術課補充一些數據，可是，到現在小張還沒拿到任何相關數據呢！任何相關數據呢！p小張趕緊給課長就小張趕緊給課長就導入書導入書的事情作了匯報，表示自己會抓緊時間的事情作了匯報，表示自己會抓緊時間 盡快完成。盡快完成。職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp3案例分析案例分析到此時，小張心里到此時，小張心里 稍覺安定。稍覺安定。p不對，事情好像還沒有完不對，事情好像還沒有完；想起來了，上周三

5、，公司大客戶中的；想起來了，上周三，公司大客戶中的C公司的負責人公司的負責人曾在小張外出訪客戶時就產品問題打過曾在小張外出訪客戶時就產品問題打過“投訴電話投訴電話”，為此還要求給他的報價，為此還要求給他的報價降兩個百分點。于是就這一重大事件，小張又繼續地降兩個百分點。于是就這一重大事件，小張又繼續地“匯報匯報”“”“解釋解釋” 。p9點點15分分的時候，會議結束。自知問題嚴重的小張神色緊張地回到了位于寫字樓的時候，會議結束。自知問題嚴重的小張神色緊張地回到了位于寫字樓14層的座位上。不假思索，抓起電話就撥通了層的座位上。不假思索，抓起電話就撥通了C公司負責人的號碼公司負責人的號碼,接線的秘書小

6、姐說負責人正在開會，不便接聽，而且不太清楚會議什么時候能結束。接線的秘書小姐說負責人正在開會，不便接聽，而且不太清楚會議什么時候能結束。小張很是郁悶，想著今天無論如何得找到小張很是郁悶，想著今天無論如何得找到C公司的負責人解釋解釋，腦子里想著公司的負責人解釋解釋，腦子里想著C公司公司的事情，不覺之間，又過了的事情，不覺之間，又過了5分鐘。分鐘。p9點點20分分，小張猛然警覺：還沒拿到技術課數據呢！于是從座位上一躍而起，沖進電梯，小張猛然警覺：還沒拿到技術課數據呢！于是從座位上一躍而起，沖進電梯間來到了間來到了16層的技術課層的技術課 。不巧的是，掌握著新產品數據的小王外出學習，午后返回。不巧的

7、是，掌握著新產品數據的小王外出學習，午后返回。p9點點35分分小張在返回自己座位途中又被會計部門的小張在返回自己座位途中又被會計部門的D抓住，因為小張的差旅費報銷有抓住，因為小張的差旅費報銷有問題，需要重新填寫單據。由于心事沉重，情緒不安，小張一連寫了問題，需要重新填寫單據。由于心事沉重，情緒不安，小張一連寫了5遍才得以離開。遍才得以離開。p10點整點整，小張總算回到自己的座位上，邊從抽屜里拿出記事本邊確認今天的日程安排，小張總算回到自己的座位上，邊從抽屜里拿出記事本邊確認今天的日程安排并并啟動電腦。檢查收件箱的時候發現有啟動電腦。檢查收件箱的時候發現有15封新郵件，其中有一封來自封新郵件，其

8、中有一封來自C公司的負責人，公司的負責人，言辭激烈：言辭激烈：“我公司現在正在討論是否要將與貴公司的貿易額減半我公司現在正在討論是否要將與貴公司的貿易額減半”等內容著實令等內容著實令小張看后臉色發白，馬上又給小張看后臉色發白，馬上又給C公司的負責人打了電話，對方依然不在。公司的負責人打了電話，對方依然不在。pC公司是公司是A公司手頭的公司手頭的50多家客戶中營業額占前五位的公司，是非常重要的客戶。小張多家客戶中營業額占前五位的公司，是非常重要的客戶。小張認為自己應該直接和認為自己應該直接和C公司的負責人見面并道歉，于是跟周圍的同事嘟囔了一句公司的負責人見面并道歉，于是跟周圍的同事嘟囔了一句“今

9、天忙死了，真夠嗆今天忙死了，真夠嗆”，就飛奔出辦公室跑向，就飛奔出辦公室跑向C公司。公司。職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp4案例討論案例討論 小張身邊發生的事情似曾相識？小張身邊發生的事情似曾相識？ 小張究竟遇到了什么問題？小張究竟遇到了什么問題？ 如果把小張換作是你，如果把小張換作是你， 你會怎么安排接下來的工作呢？你會怎么安排接下來的工作呢？ 請大家思考請大家思考職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp5企業員工的時間統計情況企業員工的時間統計情況有關專家對一些企業做過有關專家對一些企業做過“員工工作時間內的活動跟

10、蹤調查，員工工作時間內的活動跟蹤調查，在保密的情況下，把他們的工作情況記錄下來，然后進行分析和統計，在保密的情況下，把他們的工作情況記錄下來，然后進行分析和統計，得出一些驚人的結論得出一些驚人的結論有效利用時間有效利用時間- -在做為公司創造效益的事情在做為公司創造效益的事情 20%20% 20%20%不知道在干什么不知道在干什么- -在等待、扯皮、或者發呆在等待、扯皮、或者發呆 30%30% 80%80%忙而無效忙而無效- -不知道方向、目的，忙忙叨不知道方向、目的，忙忙叨叨在無謂的事情上叨在無謂的事情上 30% 30%負效益的負效益的 事情事情- -內耗、重大失誤、幫倒忙內耗、重大失誤、幫

11、倒忙 20% 20%職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp6調查顯示調查顯示我們似乎永遠掙扎在掂量工作和生活的孰輕孰重的兩難之間我們似乎永遠掙扎在掂量工作和生活的孰輕孰重的兩難之間職場中管理層的人員渡過私人時間的狀態職場中管理層的人員渡過私人時間的狀態無心安靜無心安靜享用午餐享用午餐每兩周末每兩周末必得加班必得加班每個周末每個周末必得加班必得加班ABC職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp7什么是時間什么是時間時間的定義時間的定義：從過去，通過現在，直到將來，從過去，通過現在，直到將來，連續發生的各種各樣的事件過程所形成的

12、軌跡連續發生的各種各樣的事件過程所形成的軌跡時間的特征時間的特征絕對公平性絕對公平性不可再生性不可再生性不可逆轉性不可逆轉性不可替代性不可替代性不能停滯性不能停滯性不可伸縮性不可伸縮性職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp8時間管理理論發展的幾個階段時間管理理論發展的幾個階段 - 1三三“代代” 說說備忘錄備忘錄以便箋以便箋/ 核對核對為特征為特征目標目標/計劃計劃日歷日歷/登記簿登記簿強調效率強調效率計劃計劃排序排序控制控制記下記下要辦要辦的的事情事情隨身隨身攜帶攜帶各種各種便條便條辦完辦完劃掉劃掉責責任任感感明確明確價值觀價值觀目目標標 甄別甄別優先優先

13、重點重點制定制定長期長期中期中期短期短期目標目標計計劃劃時時間間表表承諾承諾期限期限使用使用各種各種手冊手冊四四“代代”說說取三取三“代代”之精華而去其不足，基礎為之精華而去其不足，基礎為“重要性重要性”模式模式更加順應潮流又有所超越的更加順應潮流又有所超越的要事第一要事第一職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp9時間管理理論發展的幾個階段時間管理理論發展的幾個階段 - 2I.公雞型公雞型II.倉鼠型倉鼠型III.北極熊型北極熊型IV.狼群型狼群型V. 熊貓型熊貓型記錄時間和事件記錄時間和事件當日事當日畢當日事當日畢被各種時間所控制被各種時間所控制在追求社會

14、公益的前提下在追求社會公益的前提下追求自己的人生價值追求自己的人生價值工作工作=享受享受消費消費=創造創造倡導倡導在創造團體利益的同時，一定要在創造團體利益的同時，一定要追求個人利益，實現團體追求個人利益，實現團體/個人個人利益的均衡利益的均衡團隊精神團隊精神追求集體利益追求集體利益忽視個體幸福忽視個體幸福有計劃有計劃/追求效率追求效率缺乏目的性缺乏目的性更加忙碌更加忙碌強調自我價值觀強調自我價值觀/目標目標追求自身利益最大化追求自身利益最大化缺乏團隊觀念缺乏團隊觀念五五“代代”說說職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp10緊急緊急不緊急不緊急重重要要重大項

15、目重大項目/ /合同合同/ /客戶的談判客戶的談判緊急問題的處理緊急問題的處理重要會議或工作重要會議或工作接待重要人物接待重要人物( (救火救火/ /危機處理收拾殘局）危機處理收拾殘局） 第一象限第一象限-I -I企業目標、戰略、理念、價值觀企業目標、戰略、理念、價值觀計劃、安排、準備、預警計劃、安排、準備、預警學習、培訓、年會、學習、培訓、年會、family day family day 宴請外地來京的客戶宴請外地來京的客戶（平衡（平衡/ /自制自制/ /自律自律/ /有遠見有遠見/ /少有危機）少有危機）II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III突發情況突發

16、情況無謂的電話無謂的電話/ /郵件郵件/ /信函信函報告、會議、應酬報告、會議、應酬（不重視目標計劃短視忙（不重視目標計劃短視忙于救火怪罪他人）于救火怪罪他人）IV-IV-第四象限第四象限各種閑雜瑣事各種閑雜瑣事無聊的電話無聊的電話/ /郵件郵件/ /信函信函突然的造訪突然的造訪上網上網/ /發呆發呆/ /閑聊閑聊（全無責任感（全無責任感）時間的四個象限的界限和關系時間的四個象限的界限和關系I 、重要緊急、重要緊急II、重要不緊急、重要不緊急 III、不重要緊急、不重要緊急IV 、不重要不緊急、不重要不緊急有關時間管理的一些原理和方法有關時間管理的一些原理和方法-2職場基本技能培訓系列職場基本

17、技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp11有關時間管理的一些原理和方法有關時間管理的一些原理和方法 - 4ABC分析法（優先原則）確定先做什么，接著做什么，再做什么？分析法（優先原則）確定先做什么，接著做什么，再做什么？首先完成重要首先完成重要/必要的工作必要的工作按照工作的輕重緩急來完成任務按照工作的輕重緩急來完成任務每次只專注于一項工作每次只專注于一項工作在規定的時間之內更高效率的完成任務在規定的時間之內更高效率的完成任務在現有條件下實現所確定的目標（合理配置資源）在現有條件下實現所確定的目標（合理配置資源）授權他人協助你完成（他人能夠勝任）的工作授權他人協助你完成（他人能夠勝任）

18、的工作納期結束之前（比如：一個工作日）完成最重要的事情納期結束之前（比如：一個工作日）完成最重要的事情價值相對較低但所占價值相對較低但所占份額最大的常規文份額最大的常規文書檔案往來信函等書檔案往來信函等可以部分授權他人協助完可以部分授權他人協助完成的也很重要的工作成的也很重要的工作只能由專人團隊（不能授只能由專人團隊（不能授權他人）完成的最重要工作權他人）完成的最重要工作職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp12有關時間管理的一些原理和方法有關時間管理的一些原理和方法 4 續續時間利用的價值分析時間利用的價值分析工作的價值工作的價值實際花費的時間實際花費的時

19、間非常重要的非常重要的A類工作類工作重要的重要的B類工作類工作次重要的次重要的C類工作類工作A類占類占65%B類占類占20%C類占類占15%C類工作類工作花費花費65%的時間的時間B類工作類工作花費花費20%A類類只用了只用了15% 職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp13優先原則優先原則我們任務是我們任務是將重要的事情將重要的事情放在首要的位置上放在首要的位置上有關時間管理的一些原理和方法有關時間管理的一些原理和方法 - 5職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp14緊急緊急不緊急不緊急重重要要第一象限第一象限-I -I

20、 II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III IV-IV-第四象限第四象限I 、重要緊急、重要緊急II、重要不緊急、重要不緊急 III、不重要緊急、不重要緊急IV 、不重要不緊急、不重要不緊急類工作馬上做類工作馬上做類工作馬上做或安排日類工作馬上做或安排日程或者授權他人去做程或者授權他人去做類工作授權出去類工作授權出去或者不做或者不做學習運用時間管理的原理和方法學習運用時間管理的原理和方法職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp15目標目標-計劃計劃-優先原則優先原則目標是衡量一個人的行為尺度目標是衡量一個人的行為尺度目標使我們

21、明確為什么做事目標使我們明確為什么做事目標使我們集中精力于重中之重目標使我們集中精力于重中之重如果沒有目標，即使時間計劃和工作方法再完美也是無濟于事如果沒有目標，即使時間計劃和工作方法再完美也是無濟于事p如果我們不在事情開始之前確定行為的終極目標如果我們不在事情開始之前確定行為的終極目標p那么我們的行為只能是混沌一片那么我們的行為只能是混沌一片p只有給自己設定好了目標，只有給自己設定好了目標，才能在繁雜的事務中保持清醒的頭腦才能在繁雜的事務中保持清醒的頭腦有了目標，即使壓力再大，也會遵照正確的方法，有了目標，即使壓力再大，也會遵照正確的方法，整合自己擁有的資源充分發揮自己的能力，完成工作整合自

22、己擁有的資源充分發揮自己的能力，完成工作目標目標職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp16笛卡爾的原理：笛卡爾的原理：所有大一些的目標、措施等等，都可以被分割成若干部分所有大一些的目標、措施等等，都可以被分割成若干部分第一步第一步設定目標設定目標我的目標是？我的目標是？第二步第二步仔細想想仔細想想我現在最應該做什么？我現在最應該做什么？第三步第三步將第二步內容按照優先原則進行排列將第二步內容按照優先原則進行排列要事第一要事第一第四步第四步經過一段時間的訓練第一步經過一段時間的訓練第一步- -第二步第二步- -第三步第三步要點要點書面目標書面目標/項目項目將整

23、個工作分割成若干部分將整個工作分割成若干部分根據優先原則、按照時間先后順序，將各部分進行排序根據優先原則、按照時間先后順序，將各部分進行排序完成各部分工作，對成果進行檢驗完成各部分工作，對成果進行檢驗目標的細分目標的細分職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp17計劃計劃p把目標進行詳細規劃，確定具體行動步驟和完成期限把目標進行詳細規劃，確定具體行動步驟和完成期限p計劃就是為了實現目標而做好準備計劃就是為了實現目標而做好準備p計劃就是為了贏得時間計劃就是為了贏得時間一定要做書面計劃一定要做書面計劃書面計劃可以減輕記憶的壓力書面計劃可以減輕記憶的壓力文字可以產生

24、自我激勵的效應文字可以產生自我激勵的效應書面計劃可以更少分散我們的注意力，督促盡早完成工作書面計劃可以更少分散我們的注意力，督促盡早完成工作各項任務一目了然各項任務一目了然提升成就感提升成就感更好地預測自己的有效時間更好地預測自己的有效時間更自信的抗拒干擾更自信的抗拒干擾職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp18p給媽媽買生日禮物給媽媽買生日禮物p到銀行取錢到銀行取錢p周一的例行會議周一的例行會議p員工的例行報告員工的例行報告p公司的公司的“新產品導入計劃書新產品導入計劃書”p需要收集的數據信息、資料需要收集的數據信息、資料p財務小王要小張重新填寫差旅報銷單

25、財務小王要小張重新填寫差旅報銷單p公司的投訴及降價要求公司的投訴及降價要求p需要給重要客戶打的電話需要給重要客戶打的電話p急于找的人不在急于找的人不在p各種各樣待閱讀處置的郵件、信息各種各樣待閱讀處置的郵件、信息p急于電話聯絡急于電話聯絡“支持系統支持系統”的同時，卻無法找到關鍵人員的同時，卻無法找到關鍵人員p突然想起來的拜訪或者（還有）不請自來的造訪突然想起來的拜訪或者（還有）不請自來的造訪回過頭來看看小張到底遇到了些什么？回過頭來看看小張到底遇到了些什么？ 職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp19緊急緊急不緊急不緊急重重要要第一象限第一象限-I -I

26、II-II-第二象限第二象限不不重重要要 第三象限第三象限-III-III IV- IV-第四象限第四象限I 、重要緊急、重要緊急II、重要不緊急、重要不緊急 III、不重要緊急、不重要緊急IV 、不重要不緊急、不重要不緊急如果你是小張如果你是小張 案例討論回答三案例討論回答三請把小張的工作重新分配一下請把小張的工作重新分配一下職場基本技能培訓系列職場基本技能培訓系列-TMJune 20,07/zwp20誰偷走了我們的時間誰偷走了我們的時間l來自上司的干擾來自上司的干擾l來自同事的干擾來自同事的干擾友邦的援助友邦的援助l來自下屬的干擾來自下屬的干擾隨時地指導隨時地指導l來自朋友的干擾來自朋友的干擾不請自來不請自來l