1、12014中國汽車工程學會年會志愿者培訓及注冊制證執行方案2目錄志愿者培訓1.職責范圍2.志愿者詳細分工3.工作的時間地點4.集中培訓5.方案預算注冊制證1.現場注冊服務運行2.注冊的人員安排3.會場出入限制4.注冊及檢查口工作流程3志愿者培訓方案4【志愿者職責范圍】班車站點21日待定，22、23、24日（上午、下午）（每天6人），酒店指示志愿者（10人指引及服務）會場引導22日上午：博園路口到會展中心門口引導2人，注冊現場到主會場（南展館）引導2人22日下午：會展中心：北展館A1、A2、A3、A4、A5、A6分會場引導6人，1樓電梯口引導2人，2樓電梯口到3個分會場引導4人，南展廳會議區引導

2、1人 博物館：1樓電梯口引導2人，4樓電梯口引導1人，5樓電梯口到3個分會場引導3人23日上午：博園路口到會展中心門口引導2人，注冊現場到主會場（南展館）引導2人會展中心1樓電梯口引導1人，2樓電梯口至會議室引導1人23日下午：會展中心：北展館A1、A2、A3、A4、A5、A6分會場引導5人，1樓電梯口引導2人，2樓電梯口到兩個分會場引導3人，南展廳會議區引導1人 博物館：1樓電梯口引導2人，4樓電梯口引導1人，5樓電梯口引導2人24日上午：博園路口到會展中心門口引導2人，注冊現場到主會場（南展館）引導2人 會展中心：北展館A1、A2、A3、A4、A5、A6分會場引導6人，1樓電梯口引導1人，

3、2樓電梯口到分會場引導2人 博物館：1樓電梯口引導1人，4樓電梯口引導1人資料裝袋21日上午：會展中心資料裝袋20人資料發放 22日（上午）：會展中心代表證和會晤手冊發放（4人）注冊制證 22日10人、23日10人、24日8人（詳見注冊制證方案） 2224日（上午、下午）：會展中心南展廳會議區、北展廳一樓會議室16、二樓會議室7、二樓會議室8、二樓會議室9、上海汽車博物館4樓會議室10、上海汽車博物館5樓多功能會議廳會議室11、上海汽車博物館5樓閱讀區12、博物館5樓VIP會議室 每個分會場門前驗證臺，負責簽到、識別卡掃描人員（共28人）用餐引導 22、23日午餐、22晚VIP晚宴引導（2人）

4、 會場管理 2224日會場中搬椅子，協助嘉賓操作PPT、話筒、耳機等現場工作（28人）試乘試駕 2224日會展中心外北側停車場，登記組織試乘試駕（2人）技術參觀陪同24日下午：陪同技術參觀（2人）VIP接待VIP嘉賓佩戴胸花（3人)中廳展示3個志愿者引導展覽區（紐倫堡） 11人5【志愿者詳細分工】6日期時間活動內容10月23日7:30-9:30場地引導（博園路口到會展中心門口引導3人，注冊現場到主會場（南展館）引導2人）7:30-09:00南展館會場門前識別卡掃描（A門口3人，B門口3人）（會議開始后可就近休息，茶歇時間需要回到原位，就餐時間到指定位置）7:30-09:00 注冊制證（8人）詳

5、見現場制證(午餐時間資料分發人員4人到會場門口做引導)09:00-11:45會議期間：幫助嘉賓拷貝ppt，ppt翻頁，演講時間提醒，會場內部服務（6人）11:45-13:00午餐（用餐區域場地引導及服務10人）12;30-13:00分會場場地引導：會展中心：1樓電梯口、2樓電梯口各2人，博物館1樓、4樓、5樓電梯口各2人13;00-15:00注冊制證（8人）詳見現場制證13:00-17:30會展中心：1樓北展廳A1、A2、A3、A4、A5、A6、南展廳會議區、二樓1號會議室、多功能廳大會議室及大會議室東（全天），博物館：4樓、5樓多功能廳、5樓閱讀區（每個分會場2人，共26人，會場門前識別卡掃

6、描、幫助嘉賓拷貝ppt，ppt翻頁，演講時間提醒，會場內部服務）15:30-15:40茶歇：場地引導人員15人，5處茶歇：博物館4樓、5樓，會展中心1樓南北展館及2樓10月24日7:30-9:00場地引導（博園路口到會展中心門口引導3人，會展中心門口場地引導2人，會展中心1樓、2樓電梯口引導各1人，博物館1樓及4樓電梯口各1人）09:00-11:00會展中心:1樓北展廳A1-A6、2樓多功能廳大會議及大會議東、博物館4樓（共9個分會場，每個分會場2人，共18人，會場門前識別卡掃描、幫助嘉賓拷貝ppt，ppt翻頁，演講時間提醒，會場內部服務）11:00-11:30茶歇（場地引導6人，三處茶歇：會

7、展中心一樓北展廳、二樓及博物館4樓）11:30- 12:30閉幕式：南展廳會議區，會議期間：幫助嘉賓拷貝ppt，ppt翻頁，演講時間提醒，會場內部服務（6人）12:30-13:30午餐：用餐指引及服務10人13:30-16:30技術參觀：跟車4人7注冊制證方案8【志愿者集中培訓】招募需求80人時間 招募人員名單請于10月10日之前提供，以便安排具體崗位 集中培訓暫定10月21日地點安亭鎮博園路7575號內容 1、培訓注冊制證相關的運行政策與流程； 培訓證件查驗相關的 運行政策與流程； 培訓如何使用系統提供服務； 2、在演練中設計實際問題場景考察人員的反應能力和處理能力 3、通過演練中實際問題場

8、景側面檢驗系統運行能力；演練后總 結并采取改善措施9【志愿者總人數及工作的時間地點】時間 地點志愿者人數21日 07:30 18:30會展中心、博物館10022日 07:30 18:30會展中心、博物館、試乘試駕區域10023日 07:30 18:30 會展心中、博物館 、試乘試駕區域10024日 08:00 17:30會展中心、博物館、試乘試駕、技術參觀100 備注：志愿者需提前1小時到達指定位置（20日下午半天進行培訓）10【志愿者方案的預算】費用價格費用共計會期補助每天150元/人（4天）60000元置裝30元/件3000元11【數據收集及前期注冊】實名預先網上注冊，采集參會嘉賓信息，并

9、導入至注冊系統。采集信息如下編號（便于發放同傳耳機）、中文姓名、英文姓名、中文單位、英文單位、職務、手機、Email、交費方式、交費狀態（發票已開、未開發票、未交費）、交費金額、開票單位、參會者身份（團體會員代表、個人會員、論文作者、會議主席、評審專家、普通代表、學生、工作人員、媒體代表、免費代表）、技術參觀、發放資料人員類別1、VIP（掛卡識別標示）；參會嘉賓（掛卡識別標示）；媒體人員（掛卡）；工作人員（掛卡）；志愿者（掛卡）2、識別卡中可以設置嘉賓的具體參會信息，即可以通過掃描識別卡來限制嘉賓進入不同的會場。VIP晚宴持邀請函入場12【現場注冊服務運行】條件90%的注冊人員數據可以提前收集

10、注冊中心每日的開放時間及地點21日 會展中心 14:00 18:00；22日 會展中心 08:00 18:00；23日 會展中心 08:00 18:00.制證效率假設數據完備，針對每個人的服務時間約為：3 5 分鐘窗口設置A、設置4個類別窗口，如下：22日：演講嘉賓、主持人及贊助單位（1個）、已繳費前期注冊（1個）、未交費但已注冊及現場注冊（1個）+資料填寫+財務（3個）、制證打?。?個）23日：演講嘉賓、主持人及贊助單位（1個）、已繳費前期注冊（1個）、未交費但已注冊及現場注冊（2個） +資料填寫+財務（3個）、制證打?。?個）24日：演講嘉賓、主持人及贊助單位（1個）、已繳費前期注冊（1個

11、）、未交費但已注冊及現場注冊（1個）+資料填寫+財務（3個）、制證打?。?個)B、場地布置：現場注冊、制證臺與收費處，相鄰擺放， 設置資料填寫臺，并且準備桌椅，方便參會嘉賓填寫表格。 設置咨詢臺，幫助參會嘉賓解決現場問題。C、紀念品發放 紀念品與代表證、資料袋一起發放。如果系統注明不發資料，那就只發代表證和程序冊。注冊設備配置21日：注冊用電腦：3部，制證電腦1部、制證打印機1臺，財務收費電腦1部，發票打印機1部. 22日：注冊用電腦：5部，制證電腦1部、制證打印機1臺，財務收費電腦1部，發票打印機1部.23日：注冊用電腦：3部，制證電腦1部、制證打印機1臺，財務收費電腦1部，發票打印機1部.

12、13【注冊接待服務人員安排】日程排班A、在注冊中心共有4個類別注冊窗口；B、21、22日，每天10個人，23日8人C、班次為 21日1班： 14：00 18：00； 22日1班： 08：00 18：00； 23日1班： 08：00 18：00。崗位設立 21日：材料分發2人，財務2人，制證1人，團隊及主席團注冊1人，已繳費前期注冊1人，現場注冊1人，資料填寫和咨詢2人 22日：材料分發2人，財務2人，制證1人，團隊及主席團注冊1人，已繳費前期注冊2人，現場注冊1人，資料填寫和咨詢2人 23日：材料分發2人，財務2人，制證1人，團隊及主席團注冊1人，已繳費前期注冊1人，現場注冊1人，資料填寫和咨

13、詢2人14【10月21日注冊布置平面圖】1510月22日注冊布置平面圖16【注冊布置效果圖】 （參考套用這個模式）17【會場出入限制】檢查口服務崗位設立需要簽到的場地22日上午主會場、下午分會場會議、北展館午餐（需持餐劵入場）、（VIP晚宴使用邀請函出入）23日上午主會場、下午分會場會議、北展館午餐（需持餐劵入場）24日上午分會場會議、北展館午餐2224日試乘試駕區域檢查口人員分配22日 主會場、分會場上午、下午會議簽到和掃描（26人），午餐（4人）；管理（1人）23日主會場、分會場上午、下午會議簽到和掃描（26人），午餐（4人）；管理（1人）24日分會場上午簽到掃描（18人），午餐（4人），管理（1人）各場檢查口設備配置 22日：14支掃描槍 23日：14支掃描槍 24日：14支掃描槍18【注冊及檢查口工作流程】注冊流程（1）注冊系統中查詢到嘉賓信息記錄，并且該嘉賓已交費，當即發給識別卡，同時在系統中點擊確認按鈕，系統中會記錄該嘉賓已領卡（2）注冊系統中查詢到嘉賓信息記錄，但該嘉賓未交費，即要求其先到財務收費處交費，嘉賓交費后即由財物在系統中確認已收費及收費金額，嘉賓到注冊臺，由工作人員驗證后發卡，同時在系統中點擊確認按鈕，系統中會記錄該嘉賓已領卡（3）注冊系統中查詢不到嘉賓信息，則該嘉