1、關于印發山西省XXX公司證照管理實施細則的修訂通知公司所屬各單位（部門）：為規范公司證照管理，有效防范法律風險，特對山西省XXXXXX證照管理實施細則進行修訂，現印發給你們，請認真遵照執行。特此通知附件：山西省XXXXXX證照管理實施細則附件:山西省XXXXXX證照管理實施細則第一章總則第一條為加強山西省XXXXXX（以下簡稱公司）依法取得的各類證照的管理，減少和避免風險，保障公司經營管理的順利進行,根據國家有關法律法規制定本細則。第二條本細則適用于公司各單位（部門）。第三條本細則所指證照包括但不限于以下種類：（一）建筑業企業資質（二）營業執照（包括企業法人營業執照和其他種類營業證照）組織代碼

2、、資信等級證、稅務登記證；（三）土地使用權證、房屋所有權證、房屋契證、產權登記證；（四）商標注冊證書、專利證書；（五）由資證明、股權證書；（六）生產、銷售、使用許可證；（七）各種榮譽證書；（八）其它證照。第四條證照管理的內容包括證照的辦理、登記、備案、使用、保管、注銷處置和根據經營變化需加強管理的其它內容。第五條合同、協議、申請書、責任書、印章、依法取得的社團法人資格證書及其法定代表人證書、刊物準印證書的管理不適用本細則。第二章管理職責第六條公司辦公室是證照管理部門，職責如下：（1） 向證照頒發機關提由辦理職責范圍內各種證照的申請；（二）接受、登記備案和保管本部門或其它證照辦理部門已辦理的證照

3、；（3） 對證照的借閱、復印、使用進行審查及批準后的實施；（4） 督促并協助相關部門對所辦理的證照進行變更、年檢、注銷；（五）對證照的管理情況進行審查、檢查、監督。第七條負責辦理職責范圍內有關證照或在生產經營管理過程中使用證照的部門為證照管理承辦部門，具體職責是：（一）向證照頒發機關提由辦理申請，經批準后及時領取相關業務證照；（二）將領取的證照在移交給公司檔案室前進行暫時保管；（三）按本細則規定向檔案室移交證照；（四）確保使用證照的完好、安全，并及時歸還使用的證照。其他參與證照管理部門對證照的申領、使用、保管等進行管理。第八條公司檔案室負責對公司范圍內的證照管理工作進行檢查、考核、指導。公司所

4、屬各單位負責對本單位證照進行管理，但申領證照必須經證照管理部門同意。第三章證照的辦理與移交第九條證照管理及承辦部門應按照國家法律法規的規定和業務需要，及時向證照頒發機關提由辦理申請。辦理證照申請時應填寫山西省XXXXXX證照申領會簽表（附件1）履行以下審批、會簽程序：（一）人力資源部，審查申領證照名稱是否正式行文發的規范名稱（包括簡稱）；（二）辦公室，審查申領的證照是否為規范的外文名稱（包括簡稱）；（三）企業策劃部，審查申領文件是否符合國家法律法規規定；（四）相關業務部門，審查申領文件是否符合公司現有規定及專業要求。除專業證照由證照管理承辦部門提由辦理申請外，其它證照一律由證照管理部門提由辦理

5、申請。第十條辦理證照移交時，辦公室和管理承辦部門應分別有兩人同時在場，核對證照及相關申請批準手續無誤后，填寫證照移交單一式兩份（附件2）,并共同在移交單上簽字認可。移交的證照（含正副本）及相關資料要齊全完整，應包括自中報到取得證照的全部資料。第四章證照的登記和保管第十二條證照管理部門應對本部門依法取得和管理承辦部門移交的證照及時進行登記，并做好相關記錄。證照登記的內容包括：證照名稱、發證部門、取得時間、有效期限、使用和變更情況等。第十三條檔案室由專人保管依本細則第九條取得的證照。依法或根據業務需要應在指定地點懸桂、存放保管的證照，由承辦部門按照有關規定保管。專職保管證照的人為證照保管人，應按照

6、檔案管理規定管理證照；如因職務調動或離職，必須辦理保管證照移交手續。證照管理部門和檔案管理部門應依各類證照的換發、年檢、使用期限、到期時間按時間順序排列保管，定期查看。遇證照到期，由證照管理部門負責或者提示承辦部門，提前一個月做好換證、年檢、重新辦理的準備工作。第十四條證照管理部門、管理承辦部門、檔案管理部門應妥善保管證照，防止證照丟失和損壞。如由現損壞或丟失，應立即向證照管理部門負責人報告。證照管理部門要立即與發證機關聯系，及時辦理證照的桂失和補辦手續。第五章證照的備案第十五條公司所屬各單位涉及相關證照的部門，每年均需到公司辦公室對本單位正在使用的證照進行備案。第十六條備案時應提交本單位證照

7、管理部門負責人、保管人情況表，所使用、保管證照情況匯總表（包括證照名稱、發證部門、取得時間、有效期限、保管部門、證照保管人、證照變更情況等）和證照復印件各一份。第十七條對未能通過年檢或未經有關部門核準的證照，備案時應附書面說明第六章證照的使用第十八條因故需借閱、抄錄、攜帶、復印證照時，應由使用部門確定一專責人負責，即使用人。由使用人詳細填寫證照使用審批單（附3）,經所在部門領導審核，送辦公室審查同意后，呈公司分管領導、法定代表（負責）人審批。證照使用審批單中應明確記載所使用證照的名稱、用途、份數、原（復印）件，使用時間，有效期限，歸還日期，使用人等情況。第十九條使用人在向辦公室送審時，應同時附

8、送相關全部資料，主動、如實介紹需要使用證照的有關情況，并預留適當的審查時間。第二十條證照使用審批權屬于公司分管領導、法定代表（負責）人，其中：公司分管領導負責分管范圍內查閱、復印、抄錄相關證照的審批；攜帶外由使用證照必須經公司法定代表（負責）人審批。第二十一條使用人持使用審批單到辦公室辦理證照使用。需要急用的證照，如有權審批人不能及時審批時，使用人可電話或傳真請示。在得到同意的明確指示后，使用人持書面指示材料（若為電話記錄須由記錄人員簽名）或先辦理使用手續，并將此材料交存辦公室，事后使用人及時補辦審批手續。第二十二條使用證照復印件的，由辦公室復印后提供，并在該復印件上標明使用范圍、有效期限，加

9、蓋公司公章。其它部門不得擅自復印。第二十三條對于需攜帶外由使用的證照，在外期間應同時有兩名本單位人員共同在場，以便相互監督，防止發生證照丟失、損毀和轉借等行為。第二十四條證照使用完畢歸還時，由證照保管人與使用人對證照共同查驗無誤后，將證照交證照保管人，使用人和證照保管人同時在證照使用審批單簽名，并標注歸還時間。第二十五條公司市場發展部所管理的證照，只適用于投標，不得提供它用。第七章證照的變更和注銷第二十五條證照管理部門負責辦理本單位證照的變更、注銷,相關法定事項由現，應按照國家法律規定對證照進行變更或注銷時，并及時辦理其它相關手續。辦理過程中，證照管理部門應按照使用證照的管理規定，指派專人（不

10、少于二人）負責，嚴格執行交接手續，保證證照的完好無損。第二十六條證照因變更或注銷失效后，除依法應由頒發證照機關收繳的證照外，其它證照應先由證照保管人或檔案管理部門保管，但不得繼續使用。經報請發照機關同意銷毀的，由管理部門填寫證照銷毀清單（見附4）,經公司法定代表人或授權人批準后，由專人（二人）予以銷毀。第二十七條證照管理部門應對銷毀的過程或失效證照登記造冊備查，并保留復印件。第二十八條因機構撤并、清算等原因，致使證照無效的，撤并機構的負責人為第一責任人，必須保證撤并單位所有證照按時上交，由上級證照管理部門或清算組接收，相關證照的移交必須履行交接手續，防止證照流失、毀損。第二十九條接收證照的機構

11、必須依據實際情況的變化，對證照進行變更、注銷，不得繼續使用；如因特殊情況需使用撤并單位證照的，須公司法定代表（負責）人或清算組組長批準，方可使用。第八章考核與獎懲第三十條證照管理部門對各單位證照使用、保管、變更、注銷等工作進行考核檢查，對違反本辦法相關規定的單位和個人提由考核建議，計入單位或個人績效考核。第三十一條檢查考核主要標準為：（一）證照有效、合法、年檢及時；（二）證照保管專人負責、安全可控；（三）證照使用審批程序健全，臺帳記錄完整；（四）證照備案及時、真實、全面；（五）不發生因證照使用、保管不當引發的糾紛。第三十二條有關人員在證照管理、使用過程中未恪盡職守，存在下列情形之一，未給公司造

12、成損失和不良社會影響的，給予批評教育；造成不良社會影響或直接經濟損失的，按照有關規定給予相應的紀律處分并追究經濟責任；涉嫌犯罪的，移送司法機關追究其法律責任。（一）申請辦理人、證照使用人在履行審核、審查、審批等手續過程中，故意隱瞞真實情況或不完整提供相關資料的；（二）未經批準，擅自由示、復制、由借證照的；（三）將證照挪作它用的；（四）保管、使用不當，造成證照損毀、遺失或盜用的。第九章附則第三十四條本細則執行中如與國家、上級單位頒布的新規定相矛盾，以國家、上級單位頒布的規定為準。第三十五條本細則由山西省XXXXXX辦公室負責解釋，所屬單位（部門）遵照執行。第三十六條本細則自發之日起施行。附1:證

13、照申領會簽表附2:證照移交單附3:證照使用審批單附4:銷毀證照申請單附1:山西省XXXXXXE照申領會簽表申領證照名稱簡稱英文名稱簡稱申請單位審批機關中請事由人力資源部門意見簽字：年月日證照管理部門意見：簽字：年月日相關職能部門意見：簽字：年月日經理工作部意見：簽字：年月日法定代表人（負責人）意見：簽字：年月日附2:山西省XXXXXXE照移交單移交時間：年月日編號:移交部門移交人移交人接收部門接收人接收人移交證昭八、情況證照名稱、編號份數其它情況說明移交資料情況證照名稱、頁號份數其它情況說明備注移交部門（簽章）接收單位（簽章）：移交人（簽字）：接收人（簽字）：附3:山西省XXXXXXE照使用審批單編號