1、房地產有限公司編號:NFDC/QP/DC03版號:A文件收發控制程序編制日期審核日期批準日期修訂記錄1 i修訂狀態修改內容修改入審核人批準人1. 目的規范外來文件及公司發文的管理，確保文件辦理、簽發程序得到有效控制。2. 適用范圍適用于外來文件及公司發文的接收、標識、登記、呈批、審核、執行、發布及歸檔管理。3. 術語和定義3.1 外來文件： 指外單位對我公司發來的需要參考、 辦理或遵照執行的文件資料。3.2 公司發文：指本公司就經營管理各項事務以公司或各職能部門名義對內或對外以成文形式發布的決定、通知、通報、請示、報告、往來函件等行文。4. 職責4.1 各職能部門4.1.1 收文：負責對日常業

2、務工作中接收到的外來文件交相應的文件流轉責任人進行登記，并依據批示執行辦理。4.1.2 發文：根據業務需要，就有關事項草擬文件，并按審批情況行文發布。主要包括公司日常經營管理文件及項目工程文件兩大類。4.1.3 文件流轉責任人：各職能部門專職文員4.1.4 總經理辦公室：a) 高級文員，負責公司本部文件的接收、登記及歸檔。b) 總經理秘書，負責文件草擬、送審、發布、督辦。4.1.5 公司領導：按分管業務及權限審批文件。5. 工作程序5.1 收文5.1.1 文件接收：a) 各部門收到文件后， 應根據行政部門規定統一編號， 編號規則是：如 2005年第一份收文，編號為： NFJT 2005 第 0

3、01 號。b) 文件流轉責任人負責對接收到的外來文件進行登記，填寫文件接收登記表 。5.1.2 文件審批a) 由總經理確定文件審批權限， 屬部門正常業務范圍的文件， 直接交相關部門審批。b) 如需要公司領導審批的，由總經理秘書呈公司領導審批。c) 項目文員負責按文件審批程序辦理項目現場收到的文件。5.1.3 文件處理和發放a) 由外單位發來需執行或參考的文件，由各部門確定分發范圍，文件流轉責任人負責登記分發，分發要有記錄。b) 屬于部門審批權限的文件，經部門負責人審核確定不需要辦理的，由經辦人統一交檔案室歸檔；如需要辦理，則由經辦人交承辦人辦理。c) 呈公司領導審批的文件，如批示不需要辦理，由

4、總經理秘書負責歸檔，并知會相關部門；如批示需要辦理，由總經理秘書負責登記，并按批示發至相關人員。5.1.4 文件的執行回復a) 各相關部門根據領導批示在規定時限內辦理或執行完畢有關事項后，收集反映辦理情況的所有資料，由經辦人負責歸檔。b) 如無法辦理或執行，經辦人應以書面形式送部門經理審核后回復總經理秘書處，回復情況與收文一起歸檔。5.1.5 項目現場收文處理程序參照以上程序執行，要嚴格履行登記、編號、呈批、發放、辦理信息反饋、資料歸檔等程序。5.2 發文5.2.1 根據業務需要，就某事項需要行文發布的，由相應職能部門負責起草文件。5.2.2 發文審批a) 屬部門審批權限范圍的， 由經辦人直接

5、交部門負責人審核或由相關職能部門匯簽。b) 需要由公司領導審批的， 在各部門匯簽完畢后， 由經辦人交總經理秘書登記，統一呈送相關領導審批。匯簽及審批權限參見附表一：附表發文審批權限表發文對象發文類別經辦部門審核部門和領導批準人對內發文各類公文各部門總經理辦公室總經理或授權領 導面向客戶銷售價格表市場部市場部財務部財務、銷售分管領導公司總經理模型、平面圖、戶型、 環境、裝修標準等設 計相關資料總工室市場部 工程部 項目經理部公司總經理重大投訴及意見的 處理結果或回復綜合業務部綜合業務部、市場部 涉及到的相關部門 和分管領導公司總經理售樓書、廣告、圍板、 展示會內容、促銷活 動等營銷廣告和品 牌宣

6、傳資料市場部市場部營銷分管領導公司總經理向向客戶銷售手冊、認購書市場部市場部營銷分管領導公司總經理公告、宣傳資料等市場部市場部營銷分管領導公司總經理面向媒體新聞稿件市場部市場部市場部分管領導發文對象發文類別經辦部門審核部門和領導批準人向向媒體P 新聞稿件市場部市場部市場部分管領導1面向政府常規性報政府部 門批準的圖紙、 數據、文件等申 請資料各部門各部門負責人分管領導非常規性對政府 承諾、保證等公文各部門各部門負責人 分管領導公司總經理面向公司上報公司的財 務、成本數據各部門財務部公司總經理上報公司的銷售 數據市場部財務部公司總經理上報公司的請 示、報告類文件按照部門、集團 有關規范要求逐 級

7、審批上報部門負責人公司總經理上報公司的非請 示類、非財務- 成本-銷售類的 信息各部門部門負責人 行政總監公司總經理用于公司內各部 門間交流的公司 正式文件各部門總經辦分管公司領導面向合作方常規性的合同、 招標書、交更、 簽證等按照公司相應規范流程審批后發出非常規性的對施 工單位的承諾、 保證等需公司加 蓋公章的正式公 文各部門分管領導公司總經理5.2.3 文件發布a）如經審核不同意發文，由總經理秘書回復相關職能部門，程序終止。b）文件經審批定稿后，由起草部門根據批示的行文。c）公司級文件由總經理秘書統一編號，各相關部門發文由各部門自行編制，編 號規則參見附表二。附表二：發文編號規則發文類型編

8、號方法示例備注公司級紅頭文件050101/NFDC ZC001按年度分別編制，由總經理秘書統 一編號，主要用于公司各類制度及 文件下發部門正規行文如：總經辦發文050101/NFDC ZB001由各部門自行編制，行政部負責不 定期檢查，主要用于以部門名義下 發的通知類。對政府部門上報文件050101/NFDC SB001按年度分別編制，由總經理秘書統 編R與業務單位往來的正式往來文件050101/NFDC YW001按年度編流水號，由總經理秘書統編R各類工程文件按工程文件編號執行? 確定文件密級要根據文件分類、保管期限來確定文件密級，并在正式文件上標注。d) 文件發布形式：? 屬于對內發布的文件，由總經理辦公室統一發布。發布形式為：郵件知會、網上公布、公司公告欄發布。如只發至指定人員，由總經理秘書以郵件知會形式發布，需要發放紙質文件時，要填寫文件發放登記表 ，由收件人簽收。e) 屬于各職能部門對外發布的文件，由經辦部門填寫文件發放登記表表，并請收件單位簽收。f) 文件簽收完畢， 文件發放登記表一律由各經辦部門專職文員負責保管，每年初移交上一年度登記表給檔案管理員歸檔