1、249 第5章 電子表格與數據處理 第五章 電子表格與數據處理Excel 2010軟件操作工作情景小張所在的公司要召開例會，領導需要小張準備一些材料，給他安排了如下三項工作任務：制作當月的銷售數據統計表。制作公司財務數據的管理和分析表。制作熱銷平板電腦價格表。解決措施 有一個軟件可以很好地幫助小張完成這些任務，它就是Excel 2010。它是微軟公司的辦公軟件Microsoft Office的組件之一，是一款出色的電子表格軟件。具有強大的計算、分析、傳遞和共享功能，界面直觀、操作簡單，在財務、稅務、統計、經濟分析、人力資源、市場與銷售等領域都得到了廣泛的應用。知識與能力目標（1）理解Excel

2、 2010的基本概念；（2）掌握工作薄、工作表、單元格的相關操作；（3）掌握數據的輸入與編輯；（4）能正確地使用公式與函數；（5）掌握創建、編輯Excel圖表；（6）掌握用Excel進行數據管理與分析的基本方法。5.1 任務：制作銷售數據統計表小張所在公司制定了一套完善的考核及獎勵機制，每個月都將通過制作“銷售數據統計表”的方法來統計業務員的銷售情況，并評定業務員的業績等級，再根據等級來決定業務員的提成比率，以此調動業務員的工作積極性，促進業務員之間展開公平銷售競爭，從而提升公司的銷售業績。小張接到任務要制作一份“銷售數據統計表”，任務具體要求如下： （1）打開名為“銷售數據統計表”的工作簿，

3、選擇名為“素材”的工作表。（2）錄入基本信息，參照圖5.1.1所示：圖5.1.1銷售數據統計表在“銷售員”字段下錄入文本型數據；在單元格區域D15:G15輸入數值型數據； 在“上交客戶材料時間”字段下錄入日期型數據；在制表時間后的K2單元格內錄入日期和時間混合的數據；利用“自動填充”功能填充相同的數據：錄入“是否完成任務”字段下的數據；利用“自動填充”功能填充數據序列的數據：錄入“工號”字段下的數據；為銷售員“師勝河”的名字所在的單元格B6插入批注“組長”。（3）利用公式或函數計算：用公式計算每個業務員的“本月銷售總額”、“周平均銷售額”；用函數計算各數據列項的“合計”。（4）利用If函數進行

4、邏輯判斷：依據公司規定的標準(如表5.1.1所示)，給業務員評定銷售業績等級，并確定“銷售員提成比率”；表5.1.1 銷售業績等級和提成比率評定標準條件項目本月銷售總額=15,000本月銷售總額15,000等級優秀合格提成比率3%2% 提成金額 = 本月銷售總額 提成比率核算“業務員提成金額”。利用函數計算“有銷售業績的人數”、“最高提成金額”和“最低提成金額”。（5）對銷售數據統計表進行格式設置：將“14周銷售金額、本月銷售總額、周平均銷售額、銷售員提成金額、總計”設置保留兩位小數；把“銷售員提成比率”設為百分比格式；設置標題所在行的單元格“A1:M1”合并居中、垂直方向也居中，單元格區域“

5、A2:M18”設置為水平和垂直都居中；設置標題所在單元格A1字體格式為黑體、16號字；單元格區域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”字體格式為黑體、12號、白色字；單元格區域A2:M2字體加粗；其余部分保留原有字體格式。對單元格區域A3:M18進行邊框樣式設置，內外邊框均為黑色單實線。對單元格區域進行底紋設置，單元格區域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”填充色為“水綠色，強調文字顏色5，深色25%”；單元格區域“A4:M16，D18，G18，J18”填充色為“水綠色，強調文字顏色5，淡色80%”。 利用條件格式把銷售員第14周的銷售額設置為大于等于7000的數值用紅色字體

6、表示。設置第一行行高為30。任務分析完成這份銷售數據統計表，應當掌握以下知識點：（1）掌握Excel 2010的工作薄、工作表、單元格的基本操作；（2）輸入、編輯各類型的數據；（3）利用數據的“自動填充”功能快速輸入數據；（4）插入批注；（5）插入公式及函數；（6）工作表的格式設置；（7）頁面設置和打印。實施過程在開始完成任務之前先來認識一下Excel 2010。5.1.1 Excel 2010的啟動和退出1.Excel 2010的啟動在安裝了Excel 2010軟件后，一般情況下桌面會自動生成Excel 2010的快捷方式圖標。單擊“開始所有程序Microsoft OfficeMicroso

7、ft Excel 2010”或雙擊桌面的“Microsoft Excel 2010”快捷方式圖標均可啟動Excel 2010。2.Excel 2010的退出Excel 2010“文件”菜單中的“退出”命令，或單擊Excel 2010窗口右上角的“關閉”按鈕，或使用快捷鍵Alt+F4組合鍵即可退出Excel 2010。5.1.2 Excel 2010的工作窗口Excel 2010啟動成功后，出現如圖5.1.2所示工作窗口。圖中標明了一些主要的和Excel 2010有關的窗口元素。1.名稱框名稱框用于顯示當前單元格的地址。在圖5.1.2中顯示的當前單元格是A1。在名稱框中輸入單元格地址后按Ente

8、r鍵，光標就可以快速定位到對應的單元格。當前單元格進入公式編輯狀態時，名稱框就被函數列表取代。2.編輯欄可以讓用戶通過它向當前單元格輸入內容，如文字、數據和公式等。3.編輯欄按鈕在名稱框和編輯欄中間，光標定位到編輯后，會出現三個按鈕“”、“”、“fx”，點擊“”按鈕放棄修改，點擊“”按鈕確認修改，點擊“fx”銨鈕可以打開“插入函數”對話框。4.工作表標簽顯示每個工作表的名稱如Sheet1、Sheet2等，單擊某個表的名稱時該表成為活動工作表。當工作表比較多時可以通過標簽滾動按鈕來選擇需要的工作表。功能區名稱框行號活動單元格快速訪問工具欄標題欄窗口操作按鈕“工作表”標簽列標編輯欄“文件”按鈕圖5

9、.1.2 Excel 2010的窗口組成5.1.3 Excel 2010的基本概念1.工作簿(Book)工作簿是用來存儲表格、圖表等數據的文件，電子表格軟件所處理的文件就是工作簿。每一個工作簿可以包含若干個工作表，新建的工作簿在默認情況下包含3張工作表，用Sheet1、Seheet2、Sheet3來表示。2.工作表(Sheet)工作表又稱為電子表格，用于計算和存儲數據，位于工作簿的中央區域，由行號、列標和網格線組成。3.單元格(Cell)單元格是由行和列的交叉部分組成的區域，是組成工作表的最小單位，輸入的數據保存在單元格中。每一個單元格都處于工作表的某一行和某一列的交叉位置，這也就是它的“地址

10、”。通常把列標寫在前面，行號寫在后面來標識單元格。如地址為B3的單元格表示第2列第3行的單元格。提示：一個工作簿和工作表之間的關系如同一個賬簿和賬頁之間的關系。用戶可以將若干相關工作表組成一個工作簿，在同一工作簿中不同工作表間可以方便地切換。在Excel 2010中，列標采用英文字母標記，從左至右依次將列標記為“A，B，C，Z，AA，AB，AZ，BA，BZ，IA，XFD”，共16384列。行號采用阿拉伯數字標記，依次為“1，2，3，1048576”，共1048576行。5.1.4 工作簿新建、保存和打開1.新建工作簿單擊“文件”按鈕，單擊“新建”，在新建面板中的“可用模板”區域下雙擊要使用的工

11、作簿模板，如雙擊其中的“空白工作簿”。鍵盤快捷方式要新建空白工作簿也可以按Ctrl+N。提示：啟動Excel時系統會自動建立一個名為“工作簿l”的新工作簿，此后新建的工作簿依次用工作簿2、工作簿3、工作簿4的序列為新工作簿臨時命名。2.保存工作簿第一次保存工作簿時，應為工作簿分配文件名或取默認名，并在本機硬盤或其他地址指定保存位置。以后每次保存工作簿時，Excel 2010將用最新的更改內容來更新工作簿文件，保存方法與Word相似。Excel 2010文件擴展名為“.xlsx”。3.打開工作簿在“計算機”中，找到擬打開的工作簿并雙擊，出現Excel工作窗口，就已經打開了工作簿，然后單擊要編輯的

12、工作表標簽，即可對工作表中的數據進行輸入和編輯數據。【任務操作1】打開名為“銷售數據統計表”的工作簿，選擇名為“素材”的工作表，具體操作為：雙擊工作簿“銷售數據統計表”，然后單擊該工作簿中名為“素材”的工作表標簽。5.1.5 輸入數據 在單元格中可以輸入和保存的數據主要包括文本數據、數值數據、日期/時間數據等。1.文本數據在Excel 2010中，文本可以是數字、空格和非數字字符的組合。Excel 2010將忽略數字前面的正號“+”，并將單個句點視作小數點，所有其他數字與非數字的組合均作文本處理。例如，Excel 2010將下列數據項視作文本： 10AA109、127AXY、12976 和20

13、8 4675。在默認時，所有文本數據在單元格中均左對齊。如果要在同一單元格中顯示多行文本，可使用“自動換行”命令。如果要在單元格中強制換行，則可按Alt+Enter組合鍵。【任務操作2-1】在“銷售員”字段下錄入文本型數據，操作方法為：選中B15單元格，錄入“徐蛟”，按Enter鍵確認。提示：如果要將全部由數字字符構成的數據作為文本輸入，則需要在數字字符前加上英文標點單引號。注意：當輸入的文字過多，超出了單元格寬度，會出現兩種情況：如果右邊相鄰的單元格中沒有數據，超出的文字在右邊相鄰的單元格中顯示。如圖5.1.3所示。 圖5.1.3 右邊相鄰列沒有數據的顯示結果 圖5.1.4 右邊相鄰列有數據

14、的顯示結果如果右邊相鄰的單元格中有數據，超出的文字將不再顯示，如圖5.1.4所示。這部分文字仍然存在，只需加大列寬或以“自動換行”等方式格式化該單元格后，就可以顯示全部內容。2.數值數據Excel 2010中使用的數學符號只可以是下列字符：數字09、正號“+”、負號“-”、貨幣符號“$”或“￥”、分數號“/”、指數符號“E”或“e”、百分號“%”、千位分隔號“，”等。在默認時，所有數值數據在單元格中均右對齊。【任務操作2-2】在單元格區域D15:G15輸入數值型數據，操作步驟為：在單元格區域D15:G15依次輸入“2500”、“4061”、“2840”、“1435”。提示：Excel數字輸入與

15、顯示未必相同，如果數字的長度較長，單元格的列寬不足以顯示完數據，將會出現一串“#”號，或以科學計數法表示數據；如果列寬足夠，但數據的位數超過11位，在默認時Excel自動以科學計數法表示。小技巧：在Excel中輸入分數時，為了避免把分數視作日期，應在分數鍵入前輸入0和一個空格。例：輸入分數1/5，應先輸入“0”和一個空格，再輸入“1/5”。如果不輸入“0”，Excel則會把該數據作為日期格式處理，存儲為“1月5日”。當輸入的數值外面包含一對小括號時，如(123456)，系統會自動以負數形式來保存和顯示括號中的數值，而括號不再顯示。3.日期/時間數據對于日期/時間數據的輸入需要作以下說明：（1）

16、Excel 2010是從上世紀的日期開始進行計算的，即日期系列數中的1對應于日期 1900年1月1日，以后每過一天，數字值加1。Excel 2010將日期和時間視為數值處理。工作表中的時間或日期的顯示方式取決于所在單元格中的數字格式。在鍵入了Excel可以識別的日期或時間數據后，單元格格式會從“常規”數字格式改為某種內置的日期或時間格式。默認狀態下，日期和時間項在單元格中右對齊。如果 Excel 不能識別輸入的日期或時間格式，輸入的內容將被視作文本，并在單元格中左對齊。（2）在中文Windows系統的默認日期設置下，Excel可以自動識別為日期數據的輸入形式，包括短橫線分隔符“-”、斜線分隔符

17、“/”、和中文“年月日”等輸入形式。如鍵入“2012/11/30”、“2012-11-30”、“2012年11月30日”都是可以識別出的日期數據。而其它不被識別的日期輸入方式則被識別為文本形式的數據，如鍵入“2012/15/12”。【任務操作2-3】在“上交客戶材料時間”字段下錄入日期型數據，操作方法為：選擇目標單元格C15，直接輸入“2013-7-29”或“2013/7/29”。（3）輸入時間要用 英文標點冒號“:”作為時間分隔符。如果要基于12小時制鍵入時間，則在時間后鍵入一個空格，然后鍵入AM或PM(也可A或 P)，用來表示上午或下午。如輸入“9:18 A”，表示上午9時18分。否則，E

18、xcel 將基于24小時制計算時間。例：如果鍵入5:00而不是5:00 PM，將被視為5:00 AM保存。（4）日期和時間可以在同一個單元格內輸入，但它們之間要用空格分開。【任務操作2-4】在制表時間后的K2單元格內錄入日期和時間混合的數據，操作為：選擇K2單元格，直接輸入“2013年8月3日 15:52”，如圖5.1.5所示。空格圖5.1.5 日期和時間在同一個單元格內輸入時間和日期可以相加、減，并可以包含到其他運算中。如果要在公式中使用日期或時間，請用帶引號的文本形式輸入日期或時間值。例如：公式“=2013/5/12-2013/3/9” 得出的差值為64。小技巧：如果要輸入當天的日期，按

19、Ctrl+ ; (英文分號)。如果要輸入當前的時間，按 Ctrl+Shift+ : (英文冒號)。 5.1.6 數據的自動填充Excel 2010中有多種數據自動填充方式，可以幫助我們提高輸入數據的效率，以下逐一介紹。1.填充相同的數據【任務操作2-5】利用“自動填充”功能填充相同的數據：錄入“是否完成任務”字段下的數據。操作步驟如下：在M4單元格中錄入數據“是”，如圖5.1.6所示。將鼠標指向M4單元格右下角的小方塊(填充柄)，形狀由空心“十”字形變為黑色“十”字形，按住鼠標左鍵拖動到M15單元格即可。 圖5.1.6 利用“填充柄”填充相同的數據2.填充數據序列數據序列是一種按某種規律變化的

20、數據，可以是數字序列、日期序列，也可以是其他序列。在起始單元格中包含可以擴展序列中的數字、日期或時間，那么進行自動填充操作時，相鄰單元格的數據將按序列遞增或遞減的方式填充。【任務操作2-6】用“自動填充”功能填充數據序列的數據：錄入“工號”字段下的數據。操作步驟如下：在A4單元格中輸入“001”（要在全都是數字組成的數據前添加英文半角的單引號），選中A4單元格。將鼠標指向A4單元格右下角的填充柄，按住鼠標左鍵拖動到A15單元格即可。Excel可擴展序列是Microsoft Excel提供的默認自動填充序列，包含數字、日期、時間及其文本數字混合序列等。注意：一、 如果自動填充的數據是星期、月份、

21、序列數時，要使所有單元格填充相同的數據，拖動鼠標時應按住Ctrl鍵，否則將以序列進行填充。5.1.7插入批注如果需要在不改變單元格結構的情況下對單元格的內容進行說明，可以通過添加批注來實現。添加批注后在目標單元格的右上角會出現紅色三角符號，此符號為批注標識符，標識當前單元格包含批注。右側的矩形文本框通過引導箭頭與紅色標識符相連，此矩形文本框即為批注內容的顯示區域，用戶在此輸入文本內容。批注內容會默認以加粗字體的用戶名開頭，標識了添加此批注的作者。【任務操作2-7】為銷售員“師勝河”的名字所在的單元格B6插入批注“組長”，操作步驟如下： 圖5.1.7 插入批注單擊需要添加批注的B6單元格。在“審

22、閱”選項卡中單擊“批注”組的“新建批注”按鈕。在彈出的批注框中鍵入批注文本：“組長”。如圖5.1.7所示。完成文本鍵入后，單擊批注框外部的工作表區域。如果要編輯單元格的批注，可以選中該單元格，在“審閱”選項卡中單擊“批注”組的“編輯批注”按鈕，或右擊此單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“編輯批注”命令，即可對單元格批注進行編輯。如果要刪除單元格的批注，可以選中該單元格，在“審閱”選項卡中單擊“批注”組的“刪除”按鈕，或右擊此單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令，即可刪除單元格的批注。5.1.8 公式公式是利用單元格引用地址對存放在其中的數值數據進行計算的等式。例如圖5.1.1中H4單元格

23、求的是“孫麗勤”的“本月銷售總額”，當中的公式可以是：=D4+E4+F4+G4 = D4 + + G4 | | | | | 等號 單元格 運算符 運算符 單元格 從公式結構來看，Excel中的公式標志是以“=”開頭，構成公式的元素通常包括等號、常量、單元格引用和運算符等元素。但在實際應用中，公式還可以使用數組、Excel函數或名稱（命名公式）來進行運算。1.公式的輸入、編輯與復制（1）公式的輸入選定要輸入公式的單元格，首先輸入“=”，Excel就會識別其為公式輸入的開始，輸入公式后，按鍵結束公式編輯。（2）公式的編輯對已經輸入的公式進行編輯，可以雙擊公式所在單元格，或在選中公式所在單元格之后單

24、擊編輯欄，就可以對原有公式進行編輯。（3）公式的復制如果在某個區域使用相同的計算方法，用戶不必逐個編輯公式，這是因為公式具有可復制性。在連續的區域中使用相同算法的公式，可以通過“雙擊”或“拖動”單元格右下角的填充柄進行公式的復制。提示：如果公式所在單元格區域并不連續，還可以借助“復制”和“粘貼”功能來實現公式的復制。注意：輸入公式時應使用半角英文符號。2.運算符Excel包含4種類型的運算符算術運算符、文本運算符、比較運算符、引用運算符。通常情況下，Excel按照從左向右的順序進行公式運算，當公式中使用多個運算符時，Excel將根據各運算符的優先級進行運算，對于同一級次的運算符，則按自左向右的

25、順序運算。具體的優先順序如表5.1.2所示。表5.1.2 Excel的運算符優先級及其功能說明優先級次運算符說明1:(空格) ,區域運算符：(冒號)交叉運算符：(空格)聯合運算符：(逗號)都屬于引用運算符2算術運算符：負號(如，1)3%算術運算符：百分比4算術運算符：乘冪5* 和 /算術運算符：乘和除6+ 和 算術運算符：加和減7&文本運算符：連接兩串文本(連接符)8= ， =， 比較運算符：比較兩個值=(等于)，小于()，小于等于(=)，不等于()公式中常見的運算符有：（1）算術運算符運用算術運算符可對數值型數據進行算術運算。【任務操作3-1】用公式計算每個業務員的“本月銷售總額”、“周平均

26、銷售額”，具體步驟為：單擊選中單元格H4。 圖5.1.8公式求和輸入公式“D4+E4+F4+G4”，如圖5.1.9所示，按回車鍵確認。選中單元格I4。輸入公式“H4/4”或“(D4+E4+F4+G4)/4”，按回車鍵確認就可以得出計算結果。選中H4單元格，將填充柄拖至H15單元格，即可將公式應用到H4:H15，同樣地，選中I4單元格，將填充柄拖至I15單元格，即可將公式應用到I4:I15。（2）文本運算符文本連接運算符“&”，用于將前、后兩個字符或字符串進行連接、合并。例如，A1單元格中是“中國”，B1單元格中是“廣西”，則在A2單元格中輸入“=A1&B1”，確定后，在A2單元格中顯示的是“中

27、國廣西”；或者在A2單元格中直接輸入“=中國&廣西”，也將得到同樣的結果，如圖5.1.9所示。圖5.1.9字符串運算 （3）比較運算符比較運算的各符號。用于計算數據之間的某種順序關系是否成立，成立時結果為邏輯值True，否則為False。（4）引用運算符。引用運算符用冒號“:”、逗號“,”和空格“ ”表示。單個單元格地址引用不需要專門的運算符，引用若干個單元格可用“,”分隔；若干連續單元格的引用稱為“單元格區域引用”，寫出開頭的單元格地址和末尾的單元格地址，中間用“:”分隔。引用兩個單元格區域中共有的單元格，兩個單元格區域中間用空格“ ”分隔。常用單元格引用如表5.1.3所示。表5.1.3單元

28、格引用舉例引用舉例引用范圍A3,A5表示引用A列第3行和A列第5行的單元格區域，共2個單元格A3:E5表示引用A列第3行到E列第5行的單元格區域，共15個單元格3:3表示引用第3行中所有的單元格，共16384個單元格A:A表示引用第A列中所有的單元格，共1048576個單元格A1:B5 A4:D9相當于A4:B5，共4個單元格在Excel的公式中經常會引用單元格地址來表示該單元格的數據，稱之為“單元格引用”。常用的引用方式有3種：相對引用、絕對引用和混合引用。相對引用Excel中默認的單元格引用為相對引用，如A1、A2等。公式復制時，相對引用會根據單元格移動的位置自動調節公式中引用單元格的地址

29、。絕對引用在行號和列標前均加上“$”符號，則代表絕對引用。公式復制時，絕對引用單元格將不隨著公式位置變化而改變。混合引用混合引用是指單元格地址的行號或列標前加上“$”符號，如$A1或A$l。公式復制時，公式的相對地址部分會隨位置的變化而變化，而絕對地址部分仍保持不變。5.1.9 函數函數是Excel中一種預先定義的公式，函數根據參數值執行運算操作，然后返回結果值。使用函數不僅可以減少輸入的工作量，而且可以減少輸入時出錯的概率。所有的函數都由函數名和位于其后的用括號括起來的一系列參數組成，即函數名(參數1,參數2,參數n)。例如：圖5.1.1中D16單元格求的是月銷售總額的“合計”項，可使用的函

30、數表達式是：=SUM(D4:D15)= SUM (D4:D15) | | | 等號 函數名 參數函數名是函數的標識，代表函數的功能。函數的參數個數可以是多個，且有的函數的參數個數是確定的，有的函數的參數個數是不確定的，各參數之間用“,”隔開。1.函數的輸入單擊“fx”按鈕單擊“fx”按鈕1Excel提供了幾種輸入函數公式的方法：使用“函數向導”插入函數；利用名稱框中的函數列表插入函數；直接手工輸入函數；直接利用功能區的命令使用函數。 圖5.1.10 編輯欄左側的“插入函數”按鈕 圖5.1.11功能區的“插入函數”按鈕（1）使用“函數向導”插入函數選中目標單元格即單擊用來存放函數計算結果的單元格

31、。直接點擊在編輯欄左側的插入函數按鈕“fx”，或點擊“公式”選項卡的“函數庫”組的“插入函數”按鈕，都可打開“插入函數”對話框，分別如圖5.1.10和圖5.1.11所示。選擇函數。在對話框中選擇所需要的函數。其中日常使用的函數在“或選擇類別”列表框中的“常用函數”類中。還可以通過搜索函數的方法尋找合適的函數。設置函數參數。選中所需要的函數，打開該函數的“函數參數”對話框，用戶可以根據需要進行設置，設置完畢確定即可。【任務操作3-2】用函數計算各數據列項的“合計”，具體步驟如下：選中D16單元格。單擊“fx”按鈕。在打開的“插入函數”對話框中選擇“常用函數”類別下的“SUM”函數，如圖5.1.1

32、2所示，并點擊“確定”。圖5.1.12 選擇SUM函數圖5.1.13 設置參數：求和單元格區域選中所需要的函數，打開該函數的“函數參數”對話框，在number1框中輸入“D4:D15”(也可直接在表中選擇該單元格區域后確定)，如圖5.1.13所示。選中單元格D16，將填充柄拖至單元格H16，即可將函數應用到單元格區域D16:H16。（2）利用名稱框中的函數列表插入函數。在選中目標單元格后，可以直接在該單元格或編輯欄中輸入“=”，此時名稱框中會顯示最近使用的函數名稱，而單擊名稱框旁邊的三角形箭頭時，會在下拉列表中出現最近使用的10個函數，如圖5.1.14所示，用戶可以直接單擊需要的函數，即可打開

33、該函數的“函數參數”對話框。而點擊最下方的“其他函數”可以打開“插入函數”對話框。 直接輸入單元格中輸入=“=”單擊名稱框下拉菜單按鈕 圖5.1.14 函數列表 圖5.1.15 直接輸入函數 圖5.1.16“自動求和”下拉菜單（3）直接輸入函數用戶對于熟悉的函數，在使用函數時可以采取直接輸入的方法完成。當輸入等號、函數名和左括號后，系統會自動出現當前函數語法結構信息提示，如圖5.1.15所示。（4）利用“自動求和”按鈕插入函數單擊功能區的“自動求和”按鈕時，Excel會自動添加求和函數，而且在單擊按鈕右側的三角形箭頭時，將會出現一個下拉列表，其中包括“求和”、“平均值”、“計數”、“最大值”、

34、“最小值”和其它函數6個備選項，如圖5.1.16所示。2.部分常用函數（1）求和函數SUM功能：計算單元格區域中所有數值的和。格式：SUM(number1,number2, .,number30)（2）求平均值函數AVERAGE功能：返回參數的算術平均值，參數可以是數值或包含數值的名稱、數組或引用。格式：AVERAGE(number1,number2, .,number30)（3）求最大值函數MAX功能：返回一組數值中的最大值，忽略邏輯值及文本。格式：MAX(number1,number2, .) 參數說明：number1,number2, .為要從中找出最大值的1到30個數字參數。（4）求最

35、小值函數MIN功能：返回一組數值中的最小值，忽略邏輯值及文本。格式：MIN(number1,number2, .)參數：number1, number2, . 為要從中找出最小值的1到30個數字參數。（5）選擇條件函數IF功能：判斷是否滿足某個條件，如果滿足返回一個值，如果不滿足返回另一個值。當參數logical_test為真時返回value_if_true，否則返回值為value_if_false。格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)參數說明：logical_test 為IF函數的條件測試表達式，它的值為True 或 False。v

36、alue_if_true 是當logical_test為 True時IF函數返回的值。value_if_false 是logical_test 為 False 時IF函數返回的值。【任務操作4-1】依據公司的規定的標準(如表5.1.1所示)，給業務員評定銷售業績等級，并確定“銷售員提成比率”。分析：業績等級的評定標準依據是“本月銷售總額=15000為優秀，本月銷售總額=15000”，當條件為真時返回值是“優秀”，當條件為假時返回值是“合格”。計算銷售員提成比率與計算等級的操作方法一致，可在業績等級的基礎上進行再次的條件判斷。具體步驟如下：選中J4單元格。單擊在編輯欄中的“fx”按鈕，可以打開“

37、插入函數”對話框。選擇“常用函數”類下的“IF”函數，單擊“確定”按鈕。在IF的“函數參數”對話框中，第一個參數中輸入“H4=15000”，第二個參數中輸入“優秀”，第三個參數中輸入“合格”(都不需要寫引號，系統會自動添加)，確定即可完成，如圖5.1.17所示。 圖5.1.17 IF函數參數設置示意圖選中單元格J4，將填充柄拖至單元格J15，即可將函數應用到單元格區域J4: J15。在K4單元格中使用IF函數，IF函數的公式設置為“=IF(J4=優秀,3%,2%)”即可完提成比率的計算，J4即業績等級所在的單元格地址。選中單元格K4，將填充柄拖至單元格K15，即可將函數應用到單元格區域K4:

38、K15。（6）統計函數COUNT功能：計算區域中包含數字的單元格的個數。格式：COUNT(value1,value2, .)參數說明：value1, value2, . 為包含或引用的各種類型數據的參數(130個)。 【任務操作4-2】核算“業務員提成金額”。利用函數計算“有銷售業績的人數”、“最高提成金額”和“最低提成金額”。具體步驟如下：在L4單元格中直接輸入“=H4*K4”，按回車鍵確定。使用自動填充功能，得到L4:L15的計算結果。在D18單元格中直接輸入“=COUNT(H4:H15)”，按回車鍵確定即可得出結果。在G18單元格中直接輸入“=MAX(L4:L15)”，按回車鍵確定。在J

39、18單元格中直接輸入“=MIN(L4:L15)”，按回車鍵確定。提示：在使用條件選擇函數時，在較復雜的情況下可利用多層嵌套，如編輯欄中H4單元格的公式改為：“=IF(H4=15000,優秀,IF(H48000, 合格,不合格)”可以將本題的評定等級分成三個等級。注意：常見錯誤列表在使用Excel公式進行計算時，可能會因為某種原因無法得到正確結果，而返回一個錯誤值，常見的錯誤值及其含義如表5.1.4所示。表5.1.4 函數公式錯誤值列表錯誤值類型含義#當使用了負的日期或負的時間，或列寬不夠顯示日期或時間時，出現錯誤#VALUE!當使用的參數或操作數類型錯誤時，出現錯誤#DIV/0!當數字被零(0

40、)除時，出現錯誤#NAME?當Excel未識別公式中的文本時，出現錯誤#N/A當數值對函數或公式不可用時，出現錯誤AREF!當單元格引用無效時，出現錯誤#NUM!公式或函數中使用無效數字值時，出現錯誤#NULL!當指定并不相交的兩個區域的交點時，出現錯誤循環引用循環引用，也被稱為反復引用。通常情況下，循環引用的產生是由于公式中引用了自身單元格而導致。默認情況下，Excel禁止用戶使用循環引用。系統會幫助用戶定位循環引用單元格，以便糾正。5.1.10數據的編輯1.修改單元格數據修改單元格中的數據有兩種方法：一是直接在單元格中進行修改，只需雙擊單元格，在單元格重新輸入或修改數據即可；二是在編輯欄中

41、進行修改，先選中要修改的單元格，然后將光標移到編輯欄中進行相應的修改，按“”按鈕可確認修改。后一種方法適合數據較長或公式修改的情況。2.清除或刪除單元格、行或列如果要清除單元格或行、列中的數據而保留它們本身，可以先選定相應的單元格或區域，再點擊“開始”選項卡中“編輯”組的“清除”按鈕，在彈出的列表中可選項有：全部清除、清除格式、清除內容、清除批注、清除超鏈接、刪除超鏈接，可根據需要進行相應的選擇，選擇“全部清除”命令則將單元格的格式、內容、批注或超鏈接全部取消。選定單元格或行、列后，按鍵，相當于選擇清除“內容”命令。而刪除單元格、行或列不僅刪除它們當中的數據，而且連它們本身也刪除。可以選定需要

42、刪除的單元格或一個區域，再點擊“開始”選項卡中“單元格”組的“刪除”按鈕，在彈出的列表中可選項有：刪除單元格、刪除工作表行、刪除工作表列、刪除工作表，若選擇刪除單元格將出現如圖5.1.18所示的對話框，可選擇“右側單元格左移”或“下方單元格上移”來填充刪除單元格后留下的空缺。選擇“整行”或“整列”將刪除選取的行或列，其下方行或右側列自動填充空缺，圖5.1.18所示的對話框將不出現。 圖5.1.18 “刪除”對話框 圖5.1.19 “插入”對話框3.單元格、行或列的插入Excel中可以根據需要非常方便地插入單元格、行或列，并對其進行填充。對于移動或復制單元格，可以將它們插入已有單元格中，從而避免

43、覆蓋原有的內容。其方法如下：（1）插入空單元格請在需要插入空單元格處選定相應的單元格區域。單擊“開始”選項卡中“單元格”組的“插入”按鈕，在彈出的列表中選擇“插入單元格”按鈕。在隨后出現的對話框中，單擊“活動單元格右移”或“活動單元格下移”選項。如圖5.1.19所示。注意:在需要插入空單元格處選定相應的單元格區域時選定的單元格數量應與待插入的空單元格的數目相同。（2）插入行和列插入行的步驟如下：如果只需要插入一行，請單擊需要插入的新行之下相鄰行中的任意單元格。例如，如果要在第5行之上插入一行，請單擊第5行中任意單元格。如果需要插入多行，請選定需要插入的新行之下相鄰的若干行（行數與待插入的空行數

44、目相同）。點擊“開始”選項卡中“單元格”組的“插入”按鈕，在彈出的列表中選擇“插入工作表行”按鈕。 插入列的步驟與插入行的步驟類似。（3）在現有單元格間插入剪切或復制的單元格選定需要移動或復制的單元格。如果要移動選定區域，請單擊“剪切”按鈕；如果要復制選定區域，請單擊“復制”按鈕。 選定待插入剪切或復制單元格的區域的左上角單元格。點擊“開始”選項卡中“單元格”組的“插入”按鈕，若插入剪切單元格，在彈出的列表中選擇“插入剪切的單元格”按鈕，若插入復制單元格則在彈出的列表中選擇“插入復制的單元格”按鈕。在隨后出現的對話框中，選定周圍單元格的移動方向。完成剪切或復制操作后，在被剪切或復制的工作表區域

45、周圍，出現一種動態顯示的邊框，即為活動選定邊框。按Esc鍵可以取消活動選定框。4.單元格與單元格區域的粘貼通過粘貼，用戶可將原先復制或剪切的單元格或區域的內容存放到新目標區域中。可以通過點擊“開始”選項卡中“剪貼板”組的“粘貼”按鈕，或通過鍵盤上按組合鍵實現。在常規的粘貼操作下，默認粘貼到的目標區域的內容包括了數據源單元格中的數據(包括公式)、單元格中所有格式(包括條件格式)、數據有效性以及單元格的批注。5.1.11 工作表的編輯1.工作表的插入、刪除和重命名（1）插入新工作表如果要添加一張工作表，可單擊“開始”選項卡中“單元格”組的“插入”按鈕，在彈出的列表中選擇“插入工作表”按鈕，即可在當

46、前工作表的左邊插入一張工作表。插入工作表更為快捷的方法是單擊工作表標簽旁的“插入新工作表”按鈕。（2）刪除工作表選定待刪除的工作表，單擊“開始”選項卡中“單元格”組的“刪除”按鈕，在彈出的列表中選擇“刪除工作表”按鈕，即可刪除選中的工作表。注意：若工作表中有數據，則刪除工作表時將彈出警告對話框，要求確認，一旦工作表被刪除，將無法恢復。（3）重命名工作表新建一個Excel工作簿時，默認包含3張工作表，這3張表的名稱分別為Sheet1、Sheet2和Sheet3，為了方便識別，工作表的名稱最好能反映工作表的內容，這就需要給工作表重新命名。選定工作表，單擊“開始”選項卡中“單元格”組的“格式”按鈕，

47、在彈出的列表中選擇“重命名工作表”命令，選定的工作表名稱就處于可編輯狀態，用戶可以輸入新的工作表名稱，按回車鍵確定。也可直接在要重命名的工作表標簽上雙擊， 選定的工作表名稱就處于可編輯狀態即可輸入新的工作表名稱。2.復制或移動工作表（1）在同一工作簿中復制或移動工作表如果要在當前工作簿中移動工作表，可以沿工作表標簽行拖動選定的工作表標簽到預定位置即可；如果要在當前工作簿中復制工作表，需要在按住Ctrl鍵的同時，拖動工作表標簽，并在目的地釋放鼠標按鍵后，再放開Ctrl鍵。復制的新工作表名稱是在原工作表名稱后加了一個帶括號的序號。如圖5.1.20所示。圖5.1.20 復制工作表 （2）在不同工作簿

48、中復制或移動工作表選擇要復制或移動的工作表。單擊“開始”選項卡中“單元格”組的“格式”按鈕，在彈出的列表中選擇“移動或復制工作表(M)”命令，打開如圖5.1.21所示的“移動或復制工作表”對話框。在“工作簿”列表框中選擇目的地工作簿。在“下列選定工作表之前”列表框中進行選擇，以確定移動或復制到指定的工作表前。如果是復制工作表，則勾選“建立副本”，移動工作表則不用勾選。單擊“確定”按鈕即可完成復制或移動。提示：以上工作表的插入、移動、復制、刪除以及重命名操作，都可以通過快捷菜單實現。方法是：選定工作表標簽，然后單擊鼠標右鍵，執行如圖5.1.22所示的快捷菜單，從中選擇所需的選項即可。如果工作簿中

49、包含有多個工作表，則保存該工作簿時會同時保存所有工作表而不需要分別保存不同的工作表。 圖5.1.21 “移動或復制工作表”對話框 圖5.1.22 工作表管理快捷菜單小技巧：工作表窗口的拆分對于單個工作表來說，可以通過“拆分窗口”的方法在現有的工作表窗口中同時顯示多個位置。菜單命令：當鼠標定位于任一單元格時，單擊“視圖”選項卡中“窗口”組的“拆分”按鈕，就可將當前表格區域沿著當前激活單元格的左邊框和上邊框的方向拆分為4個窗格。也可通過鼠標操作：將鼠標指針移至拆分條（圖5.1.23），變成雙向箭頭時，按住左鍵向下(或左)拖動，拖到任意位置松開，窗口即分為兩個窗口(水平或垂直)。拆分條 圖5.1.2

50、3 工作窗口拆分條位置要取消對窗口的拆分，可以拆分線的任何部位雙擊，或點擊“視圖”選項卡中“窗口”組的“拆分”按鈕。工作表窗口的凍結對于比較復雜的大型表格，常常需要在滾動瀏覽表格時固定顯示表頭標題行(或標題列)，使用“凍結窗口”命令可以方便地實現這種效果。操作方法：選中定位的單元格，單擊“視圖”選項卡中“窗口”組的“凍結窗格”按鈕，在彈出的列表中選擇相應的凍結位置，就會在相應位置出現水平和垂直方向的黑色凍結線，在凍結線的左側和上方的表格區域將被“凍結”，始終保持可見狀態。要取消對窗口的凍結，單擊“視圖”選項卡中“窗口”組的“凍結窗格”按鈕，在彈出的列表中選擇“取消凍結窗格”即可。5.1.12

51、工作表的格式設置通過前面的操作，已初步完成了工作簿的創建、數據的輸入和基本編輯，要使工作表的外觀更漂亮、排列更整齊、重點更突出，可對工作表中各單元格的數據進行格式化設置。工作表的格式設置的具體方法是：（1）選定要進行格式設置的單元格或單元格區域。（2）單擊“開始”選項卡相應組右下角的“對話框啟動器”按鈕，在彈出的“設置單元格格式”對話框中，在相應的選項卡選擇命令進行設置即可。單元格格式設置主要包括5個方面的內容：數字格式、對齊方式、字體、邊框、填充等。1.設置數字格式【任務操作5-1】將14周銷售金額、本月銷售總額、周平均銷售額、銷售員提成金額、總計設置保留兩位小數。操作方法如下：選擇“D4:

52、I15，L4:L15，D16:H16”單元格區域。單擊“開始”選項卡“數字”組右下角的“對話框啟動器”按鈕。在打開的“設置單元格格式”對話框“數字”選項卡中，選擇“分類”列表框中所要設置的數據類型，這里選擇“數值”，默認顯示小數位數為兩位。單擊“確定”按鈕。【任務操作5-2】把“銷售員提成比率”設為百分比格式。可與【任務操作5-1】同樣打開“設置單元格格式”對話框來設置相應格式，也可按如下方法操作：選擇單元格區域K4:K15。單擊“開始”選項卡中“數字”組的“百分比樣式”按鈕。2.設置對齊格式【任務操作5-3】設置標題所在行的單元格“A1:M1”合并居中、垂直方向也居中，單元格區域“A2:M1

53、8”設置為水平和垂直都居中。操作方法如下：選中A1:M1單元格區域。單擊“開始”選項卡“對齊”組右下角的“對話框啟動器”按鈕。在打開的“設置單元格格式”對話框“對齊”選項卡中，先勾選“合并單元格”，然后在“水平對齊”列表框中選擇“居中”，“垂直對齊”一般默認為居中。如圖5.1.24所示。圖5.1.24 “單元格格式-對齊”對話框單擊“確定”按鈕。單元格區域“A2:M18”設置為水平和垂直都居中，可參照上述幾個步驟完成。提示：設置“合并后居中”更為快捷的方法是選中要合并居中的單元格區域，單擊“開始”選項卡中“對齊方式”組的“合并后居中”按鈕。注意：“合并居中”與“跨列居中”的區別：合并居中是將幾

54、個單元格合并成一個，然后內容居中；而跨列居中是在其中的一個單元格內輸入內容，但單元格實際上并沒有合并。3.設置字體【任務操作5-4】設置標題所在單元格A1字體格式為黑體、16號字；單元格區域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”字體格式為黑體、12號、白色字；單元格區域A2:M2字體加粗；其余部分保留原有字體格式。操作方法如下：選擇單元格區域A1。單擊“開始”選項卡“字體”組右下角的“對話框啟動器”按鈕。在打開的“設置單元格格式”對話框“字體”選項卡中，在“字體”列表框中選擇“黑體”，在“字號”列表框中選擇“16”。單擊“確定”按鈕。同樣的方法可設置表格中其余部分單元格的字體。4.設置邊框線【任務操作5-5】對單元格區域A3:M18進行邊框樣式設置，內外邊框均為黑色單實線。操作方法如下：選擇單元格區域A3:M18。單擊“開始”選項卡“字體”組右下角的“對話框啟動器”按鈕，在彈出 “設置單元格格式”對話框中單擊“邊框”標簽，打開如圖5.1.25所示“邊框”選項卡。在“線條樣式”框中選擇單實線，在顏色框中選擇邊框線的顏色為“自動”；單擊“預置”選項組中的“外邊框”和“內部”添加邊框線。單擊“確定”按鈕。圖5.1.25 “單元格格式-邊框”對話框5.設置底紋【任務操作5-6】對單元格區域進行底紋設置，單元格區域“A