1、會議室設置及管理規定 會議室是學校召開會議、舉辦學術報告和接待訪客的專用場所，為加強對學校會議室的管理，充分利用現有條件，確保會議室的使用規范有序，為教務處各科室提供良好的服務，制定本規范。一、學校會議室概況會議室名稱容納人數主要用途投影儀備注教務處會議室35小型會議室有處辦管理會議中心101接待室 10人接待重要來賓無校行政辦管理提前預約會議中心102會議室 14人小型會議無校行政辦管理會議中心103會議室 40人小型會議有提前預約會議中心104、105會議室 70人視頻會議、中型會議有校行政辦管理會議中心201報告廳 245人中型會議、學術

2、報告有提前預約會議中心202會議室 14人小型會議有校行政辦管理會議中心301報告廳 462人大型會議、學術報告有提前預約第一行政樓一會議室 28人小型會議有校行政辦管理第一行政樓二會議室 40人小型會議有提前預約第一行政樓三會議室 28人小型會議有校行政辦管理西院大禮堂座位圖 1200人大型會議、學術報告、學生活動有提前預約二、會議室的用途(一) 教務處會議室用于各類評審會、日常教學院長會議、各科室教學工作會議等，外單位調研等。(二) 會議中心101接待室主要用于接待學校重要來賓。 (三) 會議中心102、103會議室主要

3、用于學校組織的小型會議、經批準由二級單位召集的有關會議。 (四) 會議中心104、105會議室主要用于上級部門召開的視頻會議、學校組織的中小型會議、經批準由二級單位召集的有關會議。 (五) 會議中心202會議室主要用于接待學校重要來賓、學校組織的小型會議、經批準由二級單位召集的有關會議。 (六) 會議中心201、301會議室主要用于學校組織的大型學術會議、全校中層干部會議、經批準由學校承辦的國際會議、經批準由二級單位召集的大型會議。 (七) 行政樓會議室主要用于學校組織的小型會議、經批準由二級單位召集的有關會議。(八) 西院大禮堂主要用于學校組織或經批準

4、由二級單位召集的大型會議、學術報告、學生活動。三、會議室使用原則(一) 會議中心會議室供學校或二級單位召開的國際學術會議、校級會議、高水平講座和報告等重要活動使用，不得用于上課、社團活動和商業宣傳等。  (二) 會議室只限學校內部使用，原則上不對外使用。(三) 學校二級單位的內部會議，原則上不安排在會議中心。(四) 會議室安排存在沖突的情況下，國際性學術會議優先安排；部門之間會議安排存在沖突，遵循“先到優先”的原則，即會議室實行先登記先使用。 (五) 各會議室的安排以學校每周一校園網上公布的會議安排表為準。(六) 會議安排表未登記會議，由會議承辦單位提前向校長辦公室申請使用

5、會議室（大型會議提前1周申請，一般會議提前3天申請），經批準后方可使用。 (七) 使用會議中心201、301報告廳和西院大禮堂，會議承辦單位需提前1至4周向校長辦公室提交書面申請和經保衛處審批同意的校園活動審批表。 (八) 會議室在非工作時間內原則上不安排會議。(九) 每月第一周的星期五原則上不安排會議，對會議室設備進行維護。(十) 僅涉及教學口的小型會議，優先使用教務處會議室；教務處會議室可在任何時間使用，需提前預約。四、會議室日常管理(一) 校長辦公室負責會議室內家具、設備的管理及維護。(二) 校長辦公室負責會議室的熱水供應。(三) 校長辦公室負責監督、協調會議中心公共

6、區域的衛生保潔、設備保養等日常工作。（4）教務處辦公室負責教務處會議室家具、設備的管理及維護，統一配備燒水設備，組織會議科室會議開始前半小時準備熱水；瓶裝水提前向處辦提出要求，統一配備。五、注意事項(一) 會議室使用單位須指定專人負責會議期間的會務工作，維持活動過程中的正常秩序。(二) 會議室使用單位需服從調配，遵守會議室使用管理規定。(三) 會議室使用單位申請會議室時應如實說明會議的主題及內容，如遇實際使用情況與申請內容不符，會議室管理人員有權終止該會議室的使用。(四) 會議室的使用若有變動，會議室使用單位須提前1天與校長辦公室聯系，以保證會議室資源能夠充分利用。 (五) 會議室內設施若發生損壞，按照“誰借用，誰負責”的原則，追究相關部門的責任。(六) 有學生參與的活動，會議承辦單位須至少安排一名教師或輔導員始終在場，組織、協調和負責活動中學生的安全工作。(七) 因未及時辦理登記手續、登記不明確而造成延誤會議等后果，由會議承辦單位負責。(八) 會議室使用單位需派人提前布置會場。(九) 使用投影儀的會議室使用單位需提前15分鐘至會議室調試設備。 (十) 根據國家有關規定，會議室內空調