1、企業檔案管理體制變革的實況剖析縱觀寶鋼30年來檔案管理體制的變革，可以看出無外乎四個方面的變化。一是橫向的工程資料管理與檔案管理的分分合合；二是橫向的情報工作與檔案管理的合合分分；三是縱向的二級檔案管理向一級檔案管理的變革，接著又向檔案“一體化”管理的推進；四是承擔檔案管理職能角色的多變。筆者認為：首先，工程資料管理與檔案管理的合二為一，為工程資料與項目檔案的流程化管理創造了條件，由于對項目檔案形成的源頭工程資料實施了管控，有效地保證了項目檔案的完整性和準確性。這一管理模式在企業建設時期不失為一種有效的管理模式，只是由于工程資料注重的是過程管理（包括工程資料的分發、復制、還原、交工驗收等），具

2、有時效性，牽涉了檔案管理人員過多的精力，以至于檔案管理最注重的開發利用工作無力開展。其次，情報工作與檔案管理的合二為一，其目的是旨在通過對存量檔案進行深層次加工、提煉后，與收集的情報、圖書等信息資源進行有效整合，為企業提供系統的、綜合的、集成的信息服務。然而，只是組織機構的合并，管理毫無滲透、融合，則無法達到預期的目的和效果，這樣簡單的、形式上的合二為一并無意義。第三，二級檔案管理向一級檔案管理的變革以及向檔案“一體化”管理的推進，均是在公司整個管理體制變革的大背景、大環境下進行的，無可非議，其目的在于更好地統籌規劃、統一協調公司檔案工作，統一公司檔案管理制度、管理方式以及檔案信息管理平臺，更

3、優質、高效地為企業建設、生產、管理等各項活動提供服務。然而，當初二級檔案管理向一級檔案管理變革時，曾經出現管理脫節現象，即：二級廠部由于不設檔案管理部門，作為上一級的檔案管理部門對其設備變更信息不掌握、無法控制，致使庫存圖紙與實際不符現象頻繁出現，當公司意識到這個問題時，花費了大量人力和財力才得以彌補。如今，“一體化”管理體制的運作已經不是一個公司內部處室與二級廠部之間的關系，而是公司總部與下屬分公司乃至再下屬二級廠部之間的關系，其信息掌握程度、協調難度更是可想而知。目前的檔案管理“小機構”要承擔如此范圍廣、任務重（每年均有幾百個在建和技改項目要竣工驗收）的管理職能，是否能達到預期的效果只有等

4、待實踐來檢驗。此外，承擔檔案管理職能角色的多變主要是指檔案管理機構的設置。一是在企業集團設置檔案管理機構，承擔檔案管理職能，同時兼管屬下一個或多個子公司的檔案資料管理職能，這種自上而下的管理能發揮一定的效用，然而由于管理范圍過廣，配備的人員相應就較多，這種在企業集團職能管理部門不斷精簡機構和人員的呼聲中還存在著一支如此龐大的檔案隊伍現象，顯然不合時宜；二是企業集團不設檔案管理機構，其檔案工作委托屬下某子公司管理，這種自下而上的管理缺乏一定的權威性，效果將大打折扣；三是企業集團和各子公司分別設置檔案管理機構，分別行使檔案管理職能，這種管理體制能克服前兩種體制帶來的弊病，各司其職，對企業檔案工作整

5、體水平的提高有一定的促進作用。三、新時期企業檔案管理體制的定位與思考寶鋼是改革開放后誕生的企業，是改革開放的產物，但并不是市場經濟的產物，改革開放初期仍處于計劃經濟時期。而計劃經濟時期，企業檔案工作實行的是“條塊”結合、以條為主的宏觀管理體制，國家檔案行政部門和中央各級專業主管機關都有責任對企業檔案工作進行指導、監督和檢查，企業的檔案管理模式、機構設置和管理方式基本雷同；隨著市場經濟的確立和發展以及現代企業制度的建立，企業法人享有充分的生產經營管理的自主權，擁有自己決定內部機構的權力，企業可以根據自身情況和市場變化選擇適合自身發展的檔案管理組織形式和工作方式，企業檔案工作可以有更大的自主發展空

6、間，單一、雷同的企業檔案管理體制逐漸被打破，取而代之的是企業檔案管理的個性化。因此，從計劃經濟轉向市場經濟的寶鋼及寶鋼檔案工作，同樣經歷了以國家宏觀調控到企業自主管理的一個發展過程，從寶鋼30年來檔案管理機構的沿革、檔案管理職能的分配、檔案管理模式的變革等可以看出寶鋼的檔案管理體制隨著時代的變遷，發生了很大變化，有利也有弊。然而適合的才是最有效的。通過對上述檔案管理體制變革的剖析，結合新時期企業檔案工作實際，筆者認為企業檔案管理體制和管理模式可以有以下幾種方案：一是企業集團必須設置檔案管理機構，機構和人員可以歸屬辦公室，僅承擔企業集團檔案管理職能。根據企業檔案工作規范，企業檔案管理部門職能包括

7、：貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；統籌規劃和負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；監督、指導、檢查本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。在企業集團設置了檔案管理機構，上述職能就能名正言順的履行，就能起到承上啟下的作用。反之，企業集團委托下屬單位行使檔案管理職能，機構的不對等，效果則事倍功半。除在企業集團設置檔案管理機構外，屬下的各子公司（獨立法人單位）也應設立相應的檔案管理機構，掛靠部門可以根據企業性質決定。由此建

8、立起一個企業檔案工作網絡，方能有效開展檔案工作，提升企業檔案管理整體水平。二是當企業已從建設階段向生產與建設并列運行階段發展時期，企業集團屬下可以設置一個工程建設單位和若干個生產運營單位，而工程資料管理與檔案管理職能則可以分屬上述兩類單位。因為工程資料管理講究的是時效和過程管理，在實施過程管理中需要與工程建設條線的有關職能管理部門密切配合，為此，將工程資料管理納入工程建設單位，與規劃管理、設計管理、工程管理、工程設備管理等部門融合在一起，可以進一步提高協同管理效率；同時，由一套固定的、專職的工程資料管理隊伍開展工程資料接收、分發、翻譯、復制等管理，比在各單位均設置工程資料管理隊伍更趨合理，便于

9、管理方式和管理標準的統一。此外，這支動態的工程資料管理隊伍，根據建設單位的要求將全部項目文件收集整理后向相關生產運營單位檔案管理部門移交后可繼續下一個工程項目建設，而各生產運營單位則無須再配備一定數量的工程資料管理人員、不需考慮是否還有再建工程。將檔案管理工作從工程資料管理中分離出來，歸屬于企業各生產運營單位，則工作重心可以放在各類檔案的開發利用上，此時的檔案管理工作不妨與情報、圖書管理工作歸并，前提是真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，創建企業信息資源共享平臺，為企業提供更加快捷、便利的信息利用服務。三是企業可以成立檔案服務中心，掛靠企業屬下的某一服務機構，集中人手接受企業集團屬下各單位委托的各類文件材料整理業務，則可大大減少各單位檔案管理崗位的定編問題。當前，企業實行扁平化、一體化管理，旨在精簡管理機構，削減管理層次，提高運轉效率。為此，企業可以將檔案管理工作進行分解，企業職能管理部門中設立的檔案管理機構重在管理，如：規劃企業檔案工作，梳理各類文件歸檔流程，制訂企業檔案管理制度和檔案分類標準，開展檔案業務指導、監督檢查以及項目檔案驗收等工作，這樣各單位配備的檔案管理人員則重在素質而不是數量，可以少而精，符合企業精簡高效原則。而企業大量的文件材料整理、檔案信息錄入、圖紙掃描、復曬等操作性、事務性工作則可委托檔案服務中心開展，這