1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 廣州健聯(lián)科技有限公司文件編號(hào)采購部工作管理規(guī)范和工作流程編制頁碼共10頁1.0、目的：加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。2.0、范圍：本制度適用于公司所有外購產(chǎn)品（辦公用品和設(shè)備除外）的采購。3.0、相關(guān)定義：3.0.1、供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人、其他合法組織或個(gè)人。3.0.2、合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評(píng)審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。3.0.3、采購申請(qǐng)單：是需求部門根據(jù)需要采購的物品所填寫并提交給采購部門的單據(jù)，此單據(jù)須有有審核權(quán)限的人員簽字。4.0、采購

2、部職能和職責(zé)： 4.0.1 采購部工作職能：1.采購職能1.制訂采購政策及制度。2.制訂采購計(jì)劃與預(yù)算。3.明確采購人員的任務(wù)和完成目標(biāo)。4.完成公司采購指標(biāo)，適時(shí)適量供應(yīng)物料。2.執(zhí)行職能1.執(zhí)行公司的采購理念和相關(guān)政策。2.執(zhí)行公司下達(dá)的采購任務(wù)。3.選擇與評(píng)估供應(yīng)商。4.確定合理的庫存量，并對(duì)庫存量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。5.采購談判管理。6.簽訂采購合同。7.執(zhí)行對(duì)需求部門所提采購需求的審核、對(duì)合同執(zhí)行的管控、對(duì)發(fā)起人付款計(jì)劃的審核。3.采購管理職能1采購部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與調(diào)整。2.采購人員的招聘與培訓(xùn)管理。3.采購績(jī)效考核管理。4.采購成本、庫存成本管理。5.審核需求部門的需求，明確采購合同的條

3、款。6.審核發(fā)起部門的付款計(jì)劃。7.審核合同的簽訂。8.審核采購價(jià)格的確認(rèn)。9.審核供應(yīng)商的管理。4.采購支持職能1.為業(yè)務(wù)部、銷售部或相關(guān)需求部門提供最新的產(chǎn)品規(guī)格、性能、交期等資料。2.協(xié)助倉庫進(jìn)行產(chǎn)品驗(yàn)收。3.為業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門協(xié)助制定產(chǎn)品價(jià)格。4.為財(cái)務(wù)部門提供采購成本信息，尋找降低采購成本的方法。5.為財(cái)務(wù)部提供付款計(jì)劃，合理控制資金流轉(zhuǎn)。 4.0.2 采購部工作職責(zé)：1.制訂采購計(jì)劃1.編制采購計(jì)劃。2.編制采購預(yù)算。3.分析采購需求。 2.市場(chǎng)調(diào)查1.調(diào)查采購市場(chǎng)，包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價(jià)格情況、運(yùn)輸情況等。2.尋求新材料，為改良產(chǎn)品尋找替代品。3.收集相關(guān)政策

4、、法規(guī)。4.調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道。3.供應(yīng)商管理1.正確開發(fā)與選擇供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的評(píng)估，對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等做出評(píng)估。3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，以作為管理供應(yīng)商的依據(jù)。4.與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商檔案。5開發(fā)新供應(yīng)商，進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)功能。不斷尋求替代品與降低采購價(jià)格。6.建立并維護(hù)供應(yīng)商合作關(guān)系。保證貨品的及時(shí)供應(yīng)。4.庫存管理1.進(jìn)行貨品驗(yàn)收入庫、保管和發(fā)貨。2.確定合理的庫存量，降低庫存成本。3.不良品和滯銷品的預(yù)防與處理。4.與財(cái)務(wù)交接單據(jù)。5.組織采購1.根據(jù)采購需求，組織并實(shí)施采購計(jì)劃。2.采購談判管理包括確定價(jià)格，交貨期及付款方式等相關(guān)條件。3.詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購及

5、交貨的催促與協(xié)調(diào)。4.起草完整的采購合同并進(jìn)行合同評(píng)審。5采購訂單的制訂、發(fā)放、跟進(jìn)及保存。6.采購付款的申請(qǐng)及付款。7.貨品品質(zhì)管理。6部門協(xié)作管理1.向業(yè)務(wù)部提供新產(chǎn)品的詢價(jià)、比價(jià)并開發(fā)新供應(yīng)商。2.向業(yè)務(wù)部提供所需求貨品的供應(yīng)，保證銷售進(jìn)度。3.向財(cái)務(wù)部提供所詢產(chǎn)品的最新、最低采購成本，以滿足成本核算要求。4.向財(cái)務(wù)部提供完整的票據(jù)、單據(jù)等資料信息，完善財(cái)務(wù)制度要求。5.完成公司其它需要采購部協(xié)作事宜。5.0、采購原則：5.0.1、嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)議價(jià)程序“同等質(zhì)量選價(jià)格低的，同等價(jià)格選質(zhì)量好的”貨品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)（特殊情況除外），在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資

6、信等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格后，由采購部直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。5.0.2、一致性原則采購人員采購的物品必須與請(qǐng)購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。在市場(chǎng)條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單作參考。5.0.3、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、不以任何形式、任何理由向供應(yīng)商收受或索取個(gè)人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2、不以虛假票據(jù)、虛假合同套取個(gè)人費(fèi)用或從事與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級(jí)人員同意驗(yàn)收或接收質(zhì)量不合格、不符合合同約定的貨品等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產(chǎn)品的定價(jià)、標(biāo)

7、準(zhǔn)及指定的材料。5、不泄露應(yīng)當(dāng)保密的與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的情況和資料；不將制作的標(biāo)書及相關(guān)資料，提供給投標(biāo)方，獲取好處。6、不利用公司的商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、業(yè)務(wù)渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動(dòng)。7、不從事、參與、支持、縱容對(duì)公司有現(xiàn)實(shí)或潛在危害的行為。5.0.4、道德準(zhǔn)則1、“愛崗敬業(yè)”。“愛崗敬業(yè)”是采購員做好任何一項(xiàng)工作的出發(fā)點(diǎn)，也是采購員首先應(yīng)當(dāng)具備的最基本的“職業(yè)道德”。采購員只有熱愛本職崗位工作，并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責(zé)，才能全身投入采購工作。同時(shí)，采購從業(yè)人員要認(rèn)真鉆研采購業(yè)務(wù)，才能干好本職工作。    2、“誠(chéng)實(shí)守信”。“誠(chéng)實(shí)守信”是采購員

8、做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準(zhǔn)則。采購員只有具備了言行一致、做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴(yán)格遵守和兌現(xiàn)自己作出的承諾。才能在具體的采購工作中，嚴(yán)格地履行好自己的權(quán)利和義務(wù)。 3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規(guī)范、自我控制、自覺樹立高尚的覺悟、良知和道德水準(zhǔn)，自覺增強(qiáng)抵制不正之風(fēng)的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實(shí)現(xiàn)。 4 i8 y, z 4、“客觀公正”。“客觀公正”是采購員的職業(yè)靈魂。它要求采購從業(yè)人員在實(shí)際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙雜個(gè)人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴(yán)格按照統(tǒng)一的評(píng)標(biāo)規(guī)則和標(biāo)

9、準(zhǔn)確定中標(biāo)或成交的供應(yīng)商，不得有任何主觀傾向，以切實(shí)維護(hù)各供應(yīng)商的切身利益。5、“堅(jiān)持原則”。“堅(jiān)持原則”就是要求采購員在其采購活動(dòng)中，要嚴(yán)格依照規(guī)定的操作程序進(jìn)行操作，不以自己主觀或他人強(qiáng)加的意志所轉(zhuǎn)移。  6、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。采購員一定要時(shí)刻樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的工作態(tài)度，對(duì)來任何供應(yīng)商都要做到態(tài)度溫和、語言文明、尊重事實(shí)、謙虛謹(jǐn)慎。6.0、采購部工作流程：6.0.1、請(qǐng)購倉庫提交的貨品請(qǐng)購申請(qǐng)需有書面文件，經(jīng)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交采購部門進(jìn)行采購。6.0.2、供應(yīng)商的選擇及評(píng)價(jià)1、供應(yīng)商信息資料的收集，供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)。2、采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)

10、量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄。為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。3、對(duì)于合格供應(yīng)商要定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，相關(guān)部門應(yīng)書面通知，要求期限整改，再根據(jù)相關(guān)部門的評(píng)價(jià)結(jié)果決定是否繼續(xù)訂貨。對(duì)于不及時(shí)配合我公司處理問題的供應(yīng)商，采購部將取消合格名單，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。專業(yè)媒體市場(chǎng)走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊(cè)客戶介紹展覽會(huì)和行業(yè)活動(dòng)名片篩選待選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查考 察上門了解經(jīng)濟(jì)實(shí)力信譽(yù)財(cái)務(wù)狀況優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品資源管理水平營(yíng)業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證考察結(jié)果報(bào)告采購經(jīng)理審批供應(yīng)鏈總監(jiān)審批正式洽談合作選擇供應(yīng)商的

11、程序流程圖6.0.3、詢價(jià)、比價(jià)根據(jù)尋找到的合適供應(yīng)商，進(jìn)行相關(guān)信息的收集，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)本著“同等質(zhì)量比價(jià)格；同等價(jià)格比質(zhì)量”的原則進(jìn)行比價(jià)、核價(jià)、上報(bào)、批示。6.0.4、采購合同簽定1、公司的采購業(yè)務(wù)（辦公用品和設(shè)備除外）統(tǒng)一由采購部負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。 2、采購部經(jīng)價(jià)格審查后才可簽定采購合同或采購訂單。3、采購合同和采購訂單內(nèi)容應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款。4、采購合同經(jīng)公司內(nèi)“合同章使用審批表”審批流程后，加蓋公司合同章，經(jīng)對(duì)方簽章后生效。采購合同一式兩份，雙方各執(zhí)原件一份。采購部負(fù)責(zé)采購合同的傳閱會(huì)簽和相關(guān)部門的

12、存檔。6.0.5、采購訂單的審核與下達(dá)1、采購員根據(jù)詢價(jià)結(jié)果和供應(yīng)商擬訂采購訂單后，交由采購部經(jīng)理和供應(yīng)鏈總監(jiān)審核簽字，采購訂單即可生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段。2、采購訂單轉(zhuǎn)為執(zhí)行階段后，按照以下流程進(jìn)行付款審核：采購人員根據(jù)采購訂單填寫付款申請(qǐng)單 采購部經(jīng)理審核 供應(yīng)鏈總監(jiān)審核 財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核財(cái)務(wù)部執(zhí)行付款操作。6.0.6、訂單的跟蹤對(duì)于轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段的采購訂單 ，采購員應(yīng)及時(shí)跟蹤并了解采購訂單的執(zhí)行及到貨情況，以減少意外狀況和不確定因素的發(fā)生，進(jìn)而保證物資的及時(shí)到位。6.0.7、驗(yàn)收、入庫1、采購物品到貨后，應(yīng)在第一時(shí)間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息通知到倉庫等相關(guān)人員對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)，在產(chǎn)品驗(yàn)收準(zhǔn)確無誤后

13、，庫管收貨并辦理產(chǎn)品的入庫手續(xù)。在驗(yàn)收入庫的過程中出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或數(shù)量異常，倉庫應(yīng)及時(shí)通知采購部，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。6.0.8、結(jié)算1、采購部根據(jù)合同約定的付款方式及付款時(shí)間向財(cái)務(wù)部門提出付款申請(qǐng)，各主管簽字，交給財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。2、發(fā)票：公賬付款時(shí)必須索要發(fā)票，核對(duì)發(fā)票形式（普票或增值稅發(fā)票）內(nèi)容需和合同約定一致，確認(rèn)后交給財(cái)務(wù)部核銷。6.0.9、已入庫產(chǎn)品的退貨對(duì)于已入庫的產(chǎn)品，相關(guān)部門在使用或銷售過程中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品不合格的，應(yīng)及時(shí)再次對(duì)這批產(chǎn)品進(jìn)行檢測(cè)。再次檢測(cè)結(jié)果確不合格的，應(yīng)及時(shí)通知采購部。采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)產(chǎn)品采購合同之規(guī)定及公司關(guān)于相關(guān)物品退貨之規(guī)定提出處

14、理意見，經(jīng)采購部領(lǐng)導(dǎo)同意后及時(shí)辦理退貨或換貨等手續(xù)。6.0.10、總工作流程示意圖 接收貨品采購清單分類、匯總制定采購計(jì)劃 尋找供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、談判辦理合同評(píng)審流程采購合同、訂單簽定 通知到貨日期訂單跟蹤核對(duì)入庫到貨核對(duì)入賬到貨完成7.0、供應(yīng)商管理規(guī)定7.0.1、新供應(yīng)商開發(fā)需求7.0.1.1、當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，供應(yīng)商管理人員進(jìn)行新供應(yīng)商開發(fā)：1.新產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品更改需要增加新的供應(yīng)商時(shí)；2.量產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策略需要開發(fā)新的供應(yīng)商時(shí)；3.現(xiàn)有供應(yīng)商因出現(xiàn)以下情況，產(chǎn)品供應(yīng)發(fā)生困難或存在潛在危機(jī)時(shí):3.1.發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故3.2.3次及以上不能及時(shí)交付產(chǎn)品3.3.現(xiàn)有的工藝手段

15、已不能滿足公司技術(shù)文件所規(guī)定的規(guī)范3.4.其供貨價(jià)格已明顯失去競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)3.5.售后服務(wù)態(tài)度惡劣等3.6.因內(nèi)部自制加工能力受限，需委外協(xié)作或采購時(shí)。7.0.2、供應(yīng)商資料收集7.0.2.1、供應(yīng)商信息來源主要有以下幾個(gè)途徑：1.現(xiàn)有合格供應(yīng)商；2.相關(guān)部門、及有關(guān)人員推薦；3.通過各種媒體收集的相關(guān)企業(yè)信息；4.企業(yè)自薦；5.通過公開招錄而獲取的相關(guān)企業(yè)信息；6.顧客指定的供應(yīng)商；7.其他途徑。7.0.2.2、供應(yīng)商管理人員根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行收集，資料一般包含以下內(nèi)容：1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本； 2.企業(yè)簡(jiǎn)介（企業(yè)宣傳材料）；3.與其公司部門對(duì)接領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系方式；4.質(zhì)量

16、體系證書；5.生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)； 6.第三方出具的產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告；7.有關(guān)質(zhì)量保證、質(zhì)量改進(jìn)方面的證明文件。7.0.3、確定潛在供應(yīng)商7.0.3.1、潛在供方選擇原則1.始終貫徹公開評(píng)審、多部門參與的原則；2.堅(jiān)持同質(zhì)選低價(jià)，同價(jià)選高質(zhì)，同質(zhì)同價(jià)短貨期的原則；3.根據(jù)實(shí)際需要，遵循地域就近，服務(wù)上乘，信譽(yù)可靠等原則。7.0.3.2、準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)1.有較強(qiáng)的生產(chǎn)能力；2.已建立有效的質(zhì)量管理體系；3.有較強(qiáng)的產(chǎn)品開發(fā)和可靠性試驗(yàn)?zāi)芰Γ?.有完善的技術(shù)服務(wù)體系，能及時(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；5.具有一定行業(yè)知名度和良好信譽(yù)。7.0.4、供應(yīng)商評(píng)價(jià)7.0.4.1、供應(yīng)商評(píng)價(jià)項(xiàng)目包括：1.供應(yīng)商的生產(chǎn)能力

17、；2.供應(yīng)商的價(jià)格；供應(yīng)商可接受的付款周期；3.供應(yīng)商的技術(shù)水平；4.供應(yīng)商質(zhì)量管理體系水平；5.質(zhì)量保證能力；6.供貨能力和交期。7.0.5、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)7.0.5.1、供應(yīng)商評(píng)審可以通過以下過程績(jī)效指標(biāo)對(duì)主要供應(yīng)商的供貨績(jī)效進(jìn)行日常監(jiān)控與管理：1）價(jià)格、2）品質(zhì)、3）交期、4）綜合配合度。7.0.5.2、采購部收集各部門關(guān)于供應(yīng)商供貨貨品的質(zhì)量表現(xiàn)，以促進(jìn)供應(yīng)商改進(jìn)其制造過程的業(yè)績(jī)。1.庫管匯總到貨檢驗(yàn)情況、簽收檢驗(yàn)合格率。2.采購部統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商的交付及時(shí)性、價(jià)格調(diào)整等。7.0.6、評(píng)審結(jié)果7.0.6.1、從質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)等幾個(gè)方面，做到公平、公正、公開，對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)；采用

18、定量打分的方式，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商按優(yōu)秀（A級(jí)）、良好（B級(jí)）、合格（C級(jí)）、不合格（D級(jí)）進(jìn)行分級(jí)排序，實(shí)行等級(jí)管理。依據(jù)評(píng)價(jià)得分對(duì)供應(yīng)商等級(jí)劃分AD級(jí)等級(jí)ABCD分值A(chǔ)8584B7069C60<607.0.6.2、評(píng)價(jià)后處理方案1.針對(duì)A級(jí)供應(yīng)商，調(diào)整其供貨份額且新產(chǎn)品配套、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面予以優(yōu)先；2.針對(duì)B級(jí)供應(yīng)商，減少訂單份額，要求其進(jìn)行整改，并提交整改報(bào)告，采購部負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證；3.針對(duì)C級(jí)供應(yīng)商，暫停訂單份額，要求其進(jìn)行整改，并提交整改報(bào)告，采購部負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證；4.針對(duì)D級(jí)供應(yīng)商，直接取消其合格供應(yīng)商資格，保留資料。7.0.7、資料歸檔采購人員對(duì)各階段工作資料進(jìn)行收集和歸檔，確保過程資料的完整。8.0、采購報(bào)銷流程8.0.1、費(fèi)用報(bào)銷流程財(cái)務(wù)付款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽批供應(yīng)鏈總監(jiān)簽批部門主管簽批費(fèi)用報(bào)銷人 具體操作說明：1）費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目一般包括：差旅費(fèi)、車費(fèi)、汽油費(fèi)、過路過橋費(fèi)、外出辦公餐費(fèi)、供應(yīng)商招待費(fèi)等。2）報(bào)銷人把發(fā)票及原始票據(jù)依次整齊的粘貼在粘貼單上，并在費(fèi)用報(bào)銷單上詳細(xì)注明費(fèi)用詳細(xì)事由。3）報(bào)銷人在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字并讓各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后即可報(bào)銷。8.0.2、報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.采購人員出差需部門經(jīng)理和供應(yīng)鏈總監(jiān)審批后生效，緊急情況可電話報(bào)備。2.乘用交通工具標(biāo)準(zhǔn)：市內(nèi)優(yōu)先乘坐公交和地鐵，周邊城市優(yōu)先乘