1、1歡迎各位領導參加項目管理軟件（PROJECT）使用交流2005年8月23 項目管理與Project Project 2003 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表4 項目（Project）就是為了完成一個具體的目的而設計的一系列行動步驟。 項目管理（Project Management）是指為了完成一個特定的目標，應用一定的規范或規章制度對項目的資源進行全面的規劃、組織，協調，控制并使之系統化的過程。項目和項目管理的定義5 項目的短暫性 項目的目標性 項目的可預測性 項目的可限制性 項目的動態性 項目應具有的特性6無論是什么樣的項目，都包括如下三個基本要素（時間、費用、范

2、圍），它們組成 項目三角形：時間費用范圍項目的三大要素7項目生命周期的幾個階段 確定項目目標階段 制定項目計劃階段 調整項目計劃階段 跟蹤項目階段 項目總結階段 8項目管理軟件Project Project 1.0 Project 2003 經歷了6個版本； Project為世界上最受歡迎的項目管理軟件，用戶群全球已超過500萬； Project 2003系列產品包括Project Standard 2003、 Project Professional 2003、 Project Server 2003、 Project Web Access 2003； 除標準版外，其它三種產品被設計為一起工

3、作，共同組成Microsoft針對企業項目管理（EPM）的解決方案。9Project 與項目管理 項目范圍管理 利用Project 的項目分解功能，用戶可方便的對項目進行分解，并可以在任何層次上進行信息的匯總。 項目進度管理 Project 2003提供了多種進度計劃管理的方法，如甘特圖、日歷圖、網絡圖等，利用這些方法，可以方便地在分解的工作任務之間建立相關性，使用關鍵路徑法計算任務和項目的開始、完成時間，自動生成關鍵路徑，從而對項目進行更有效的管理。 10 項目資源管理 在資源費用管理中，Project 采用了自下而上的估算技術。在人力資源管理中，Project 2003提供了“資源平衡”、

4、“責任矩陣”、“資源需求直方圖”等技術，力求對資源進行更合理的分配。 信息溝通管理 Project 使用豐富的視圖、報表，為項目中不同類別的人員提供了所需的信息。項目管理者還可以利用電子郵件和Project Central直接分配任務，更新任務信息，跟蹤控制任務完成情況。Project 與項目管理（續） 11 項目管理與Project Project 2003 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表12 使用Project 2003菜單 跟其他所有軟件一樣，Project的菜單欄位于操作界面的上方。其中大部分菜單與Office系列軟件沒什么兩樣，例如【文件】、【編輯】、【視圖

5、】、【插入】、【格式】、【工具】、【窗口】和【幫助】等，而另外一些菜單命令是Project所特有的，如【項目】、【協作】等。 Project 2003菜單 13 使用Project 2003工具欄 啟動Project后，在操作界面中菜單欄的下方會出現兩個默認的工具欄：一個是“常用”工具欄，另一個是“格式”工具欄。除了“常用”工具欄和“格式”工具欄外，Project還提供了其他幾個工具欄，它們是Visual Basic、Web、跟蹤、繪圖、任務窗格、協作、資源管理、自定義窗體、PERT分析、比較項目版本、分析、歐元貨幣轉換器、網絡圖和項目向導工具欄。 Project 2003工具欄 14 使用P

6、roject 2003數據編輯欄 數據編輯欄位于屏幕的上部，“常用”工具欄的下方。單擊選擇單元格，插入點會自動顯示在數據編輯欄中。這時可以鍵入新的文字或編輯已有的文字，只要在數據編輯欄文本任意位置單擊即可。Project 2003數據編輯欄 15 使用Project 2003 項目向導 項目向導是Project應用程序中提供項目設置向導的窗口。項目向導作為一個特殊的工具欄，默認顯示在工作窗口的左側，其上部的菜單中包括【任務】、【資源】、【跟蹤】、【報表】等，選擇不同的命令，任務窗格中將顯示不同的向導。 Project 2003項目向導 16 使用Project 2003視圖欄 因為單個視圖難以

7、顯示出項目的全部信息，即很難把任務工期、任務之間的鏈接關系、資源配置情況、項目進度情況等方面的信息全部在一個視圖中顯示出來，所以Project提供了多種視圖來顯示項目信息。 視圖欄共有9個視圖圖標，單擊視圖欄底部的向下箭頭可以看到其他更多的視圖。 如果視圖欄沒有出現，選擇【視圖】【視圖欄】菜單命令或者從工作區的右鍵快捷菜單中選擇【視圖欄】命令，即可顯示視圖欄；再次執行該命令可隱藏視圖欄。Project 2003視圖欄 17 “甘特圖”視圖 “甘特圖”視圖以工作表和條形圖表的形式顯示基本的任務信息。使用“甘特圖”可以很方便地查看任務的工期、開始和結束時間，以及資源的信息；使用“甘特圖”可以創建初

8、始計劃，查看日程和調整計劃。 “跟蹤甘特圖”視圖 “跟蹤甘特圖”顯示出了項目偏移原始估計的程度，這樣有助于確定如何來調整計劃來適應任何延遲。Project 2003視圖簡介 18 “任務分配狀況”視圖 “任務分配狀況”視圖給每項任務列出了分配給該項任務的資源，以及每項資源在各個時間段內（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的時間間隔）完成的工時。 “日歷”視圖 “日歷”視圖使用了以月為時間單位的日歷格式，用天或周來計算任務時間，如圖2-31所示。其中，非工作日呈灰色顯示，盡管工期條線會穿越非工作日（周六和周日），但是工期時間并不包含非工作日。 Project 2003視圖簡介（續） 1

9、9 “網絡圖”視圖 “網絡圖”視圖以流程圖方式來顯示任務及其相關性。一個框（有時稱為節點）代表一個任務，框與框之間的連線代表任務間的相關性。 “資源工作表”視圖 資源可以是人員、設備、裝置、部門、公司、房間等?！百Y源工作表”視圖采用電子表格的格式顯示有關每種資源的信息，如資源名稱、工作組、標準費率、加班費率、使用成本、基準日歷等。Project 2003視圖簡介（續） 20 “資源使用狀況”視圖 使用“資源使用狀況”視圖可以一次查看所有資源分配信息。在視圖左邊的資源名稱一欄里，顯示了資源名稱及其指向的所有任務；工時一欄里顯示的是完成每項任務的估計工時。右邊窗口顯示的為小時數。 “資源圖表”視圖

10、 “資源圖表”視圖顯示的是單個資源的分配信息，它是基于逐個方式顯示的?！百Y源圖表”視圖主要用來突出顯示資源沖突，指出在人員、設備及其他資源中，有哪些是過度配置的，有哪些是沒有充分利用的。Project 2003視圖簡介（續） 21 組合視圖 除了上面提到的這些視圖之外，還有各種資源視圖、任務視圖等，它們大都是單獨顯示在整個窗口中。不過，也可以根據需要在一個屏幕上分上下窗口同時顯示兩種視圖，Project將它稱為“組合視圖”。 如果要得到組合視圖，選擇【窗口】【拆分】命令，窗口將被拆分為上下兩部分。 Project 2003視圖簡介（續） 22 項目管理與Project Project 2003

11、 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表23 收集項目的規劃信息 明確總體目標：在開始制定項目計劃之前，要明確定義項目的一些基本屬性信息，或者對項目有一個基本的定義，例如項目的名稱、內容、開始時間、結束時間等。 確定任務細節 在擬定出一份主要任務列表后，下一步就是對其進行分解，或者說對這些任務進行細分。 創建項目文件前的準備24 規定時間限制 項目的另一要素是時間要素，需要安排項目任務的時間 配置資源 在開始構造項目計劃前，就需要知道有哪些資源可用，以及資源成本如何。在制定項目初期，需要明確這些資源，并分配到任務。 任務間的關系 要弄清楚各任務之間的關系。哪些任務需要在其他任

12、務完成后才能開始，哪些任務可以同步進行。創建項目文件前的準備（續）25創建項目文件 創建項目 定義項目（3步） 輸入項目信息項目工作組保存完成； 定義常規工作時間（5步） 選擇日歷模板定義工作周設置假日和倒休（更改工作時間）定義時間單位保存完成。 （創建項目的基本信息輸入完畢）26 任務是構成項目的基本單元，任何項目的實施都是通過完成一系列的任務來實現的。 建立任務 開始制定項目時，一般先輸入主要的、概略性的步驟來實現項目的目標（任務名稱、工期、開始時間、結束時間、前置任務、資源名稱） 雙擊任務名稱常規工期（m/h/d/ed/mo）、優先級、任務限制、限制類型、限制日期、任務類型（調入示例文件

13、）創建項目任務 27 期限 表明您希望完成的目標日期，如果期限目標已過而任務仍未完成，Project將會顯示一個標記 任務限制類型 任務工期的限制類型會影響任務的時間安排，這個時間安排是相對于項目開始或結束時間來說的。在Project 2003中提供了8種任務限制類型，部分限制類型必須加入限制日期。 任務類型固定單位、固定工期、固定工時（系統默認固定單位） 固定工時指任務總工時固定，資源數量多，則任務加速完成； 固定工期意味任務的完成工期與所分配的資源數目多少無關、與每一資源分配的工時也無關 ；例如工程例會； 固定單位表示任務完成的工期將與所分配的資源數量和工時有關，即每一任務的工期與初次分配

14、資源的單位數量有關28創建項目任務（續） 前置任務、鏈接 任務的鏈接是把任務和其他任務的時間安排聯系在一起； 前置任務類型（4種，完成開始、開始開始、完成完成、開始完成）； 延隔時間指前置任務相應動作結束后多長時間開始指定的任務，延隔時間可以為負值。 資源（單獨介紹） 里程碑 工期為0默認為里程碑 優先級 在Project中可以設置任務的優先級，主要是為了能夠使用系統提供的資源均衡功能解決資源沖突問題； 11000，1000級別最高。 備注29 建立項目的大綱結構組織任務列表的一個最好的方法就是通過創建摘要任務和子任務來組織項目結構，在項目中創建這種結構稱為建立大綱。 優點： 使得較長的任務列

15、表容易閱讀 將項目分成明確的階段 創建結構圖片，可以更加清晰的理解項目的結構選中任務名稱【項目】【大綱】【升/降級】項目的大綱結構 30 移動、復制和顯示任務 設置好項目任務的大綱結構以后，可以很容易地看清楚任務間的順序，可以操縱這種分級結構來決定顯示和隱藏有關的細節。當對任務和資源進行復制或移動時，Project將重新建立任務鏈接關系，通常還包括與任務相關的子任務、備注信息和鏈接或嵌入對象。 注意：盡管可以移動摘要任務或子任務，但當移動摘要任務時，其子任務也會隨之移動；為了避免移動其子任務，可先升級子任務，當移動了選定摘要任務后再把子任務降級。任務的移動、復制及顯示 31 WBS 工作分解結

16、構（WBS）就是一種用于組織任務分解以便報告日程和跟蹤成本的分層結構。Project 2003在項目中使用一系列的數字、字母或二者的結合所組成的任務標識號來標識任務大綱結構。 定義任務WBS代碼 如前所述，Project自動生成默認格式的WBS代碼，如果需要特殊的WBS代碼格式，可以自定義WBS代碼。Project會根據任務在項目大綱層次結構中的位置使用自定義的代碼重新標識任務WBS。選中任務名稱【插入】【列】域名稱WBS 任務WBS代碼生成 32設置時間刻度 設置時間刻度 在實際項目中，往往任務的數量、工期的長短不同，所需要根據甘特條形圖的長短（工期的長短）來定義時間的刻度，以清晰顯示項目切

17、換至甘特圖顯示【格式】【時間刻度】時間刻度屬性框或者直接雙擊甘特圖時間刻度進入。33 至此一個不包含資源信息的簡單項目建立完畢！34 項目管理與Project Project 2003 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表35 資源資源是項目所需要的人力、物力、設備和資金等。 任何項目都會使用資源 資源的分配給項目帶來的影響 影響到任務工期的長短 影響項目的成本 利用Project 2003定義資源及分配資源，可以實現下面幾個目標。 跟蹤資源的去向，即查看資源究竟分派給了哪些任務。 識別出潛在的資源短缺，防止因為資源短缺延長項目周期。 找出未充分利用的資源，避免資源浪費。

18、明確責任劃分，減少因為失誤造成的風險。資源概述36建立資源庫【視圖】【資源工作表】資源列表資源名稱：項目中所用資源的名稱縮寫：默認資源名稱的第一個漢字或英文字母類型：標識資源的類型，有工時和材料兩種類型材料標簽：材料類資源的度量單位組：根據相關原則，可以把資源分為若干群體，利于篩選和排序資源最大單位：制定某工時類資源的最大可用量標準費率：指資源在正常工作時間的費率加班費率：指資源在加班時間的費率每次使用成本：指每次使用資源時發生的一次性成本成本累算：用來確定資源費率計入或累算到任務成本的方法，分為開始、結束和按比例基準日歷：為資源制定工作時間和非工作時間的日歷代碼：用戶定義，方便顯示37為任務

19、分配資源為任務合理分配資源是項目成功的一個重要部分，資源和任務的關系是復雜的，一個資源可以在多個任務中工作，一個任務可以由多個資源共同完成，一個資源可以在一個任務中投入全部的時間，也可投入部分的時間。為任務分配資源 使用“資源分配”對話框：【視圖】【甘特圖】選擇要分配資源的任務名稱【工具】【資源分配】分配資源對話框 使用“項目任務”對話框：【視圖】【甘特圖】選擇要分配資源的任務名稱【項目】 【任務信息】資源選項卡38資源管理 資源排序 【視圖】【資源工作表】【項目】【排序】 資源篩選 【視圖】【資源工作表】【項目】【篩選】 資源替換和刪除 【視圖】【干特圖】【工具】【資源分配】 查看資源使用狀

20、況 【視圖】【資源使用狀況】 或【視圖】【資源圖表】 共享資源 資源共享是指在多個項目文件中使用相同的資源，共享資源可以通過“資源共享”對話框完成。 39解決項目中的資源沖突 資源沖突 資源沖突：通常是由資源過度分配造成的。由于資源的數量是有限的，沒有考慮到該資源是否被分配給了其他的任務，因此就可能導致資源的過度分配。 造成資源過度分配原因 （1）同一資源同時被全職分配給多個任務。 （2）增加了任務的工期。 （3）減少了資源的單位可用性。 （4）輸入資源的日期后限制了可用性。 （5）將資源分配給摘要任務的同時，還將其分配給摘要任務下的一個或多個子任務。 （6）項目中沒有說明資源花在某任務中的多

21、余時間。40資源沖突的定位資源沖突必然會造成項目任務的資源不到位，影響任務的正常進行，因此必須解決資源的沖突。要解決資源沖突，首先要能識別資源沖突。使用視圖或篩選器可以幫助定位資源沖突。 定位資源沖突 1、使用“資源工作表”視圖查看資源沖突 2、利用“資源圖表”視圖定位沖突 3、使用“資源使用狀況”視圖定位資源沖突 41解決項目中的資源沖突解決資源沖突 定位到資源的沖突情況，下一步就是解決資源沖突。Project 提供多種解決資源沖突的方案：設定資源推遲開始工作時間 【視圖】【任務分配狀況】雙擊沖突資源調整資源開始時間【確定】 增加資源總量 【甘特圖】雙擊沖突任務加入新資源刪除沖突資源設置資源

22、加班時間 【甘特圖】【窗口】【拆分】【格式】【詳細信息】【資源工時】設置加班時間調整資源日歷 【工具】【更改工作時間】 只使用資源的部分工作時間 【視圖】【資源使用狀況】雙擊資源沖突的任務 使用“資源調配”功能來解決資源沖突 【工具】【資源調配】42 項目管理與Project Project 2003 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表43項目跟蹤原則及比較基準 跟蹤指的是在項目運行過程中把實際發生的情況與原來估計的情況進行比較。 所謂基準，指的是在計劃結束時或在某些其他關鍵階段結束時保存的一組原始數據或項目圖。比較基準計劃是指用于在項目進行過程中跟蹤進度的初始項目計劃，

23、它是優化后的、由主管部門批準的計劃，并作為項目實施考核的依據而存在。比較基準計劃是在保存比較基準時得到的日程簡況，它包括關于任務、資源和工作分配的信息。比較基準一般應在項目計劃實施之前保存，以便在整個項目的實施過程中對照。 保存比較基準 甘特圖【工具】【跟蹤】【保存比較基準】44跟蹤項目進度 創建日程并建立比較基準計劃后，應該定期更新項目日程以達到監督項目進度的目的。為了更新日程，應估計每個任務的狀態并更新日程中適當的信息。可以對比較基準計劃中的任意信息進行粗略或詳細的跟蹤。 跟蹤項目進度重要的是及時更新項目信息，這樣及時反映項目的比較基準計劃與實際運行狀況的差異，以便于及時調整項目，達到項目

24、跟蹤的目的。 更新項目信息既可以更新完整項目，又可以更新項目的部分任務。 45更新完整項目更新完整項目【工具】【跟蹤】【更新項目】菜單命令，彈出 “更新項目”對話框，利用該對話框可更新項目中所選任務或所有任務的完成百分比，或者重新排定未完成工時的日程。在該對話框中可進行如下操作： 更新項目中某些任務或所有任務的進度信息（完成百分比）。 重新排定未完成工時的日程，使其在指定的日期后開始。46重新安排未完成任務 未完成的任務有兩種情況，一種是在更新任務的時刻任務應該開始而沒有開始；另一種是在更新任務的時刻任務完成的百分比未達到計劃進度要求。 對第一種未完成的任務進行重排的方法是將其移到更新時間開始

25、，即以更新時間作為任務新的開始時間，且該任務的自動設定為“不得早于開始”的限制方式。 對于第二種未完成的任務，重排的方法是將應完成而未完成的部分移到更新日期后繼續進行，完成任務的剩余工作。 47更新項目的部分任務 如果實際發生的情況只與某一任務或者部分任務相關，則可以使用“選定任務”的更新方法，對單一任務或者部分任務進行更新。為此選中要更新的任務，可以是一個任務，也可以是多個任務，然后使用“更新任務”對話框可以更新選定任務的進度。在該對話框中可進行如下這些操作： 設置選定任務的完成百分比。 輸入選定任務的實際工期和剩余工期。 輸入選定任務的實際開始日期和完成日期。48顯示項目的進度線 進度線能

26、夠反映項目進度狀況，它是根據日期構造的垂直方向上的折線。所謂進度線，是顯示在“甘特圖”視圖中以直觀方式表示項目進度的折線。進度線鏈接正在進行的任務，可在“甘特圖”上創建圖表以表示落后于日程的工作，尖峰表示超前于日程的工作。 如果任務完成的進展線的重點在進度線的左邊，說明進度落后；如果任務完成的進展線的重點在進度線的右邊，說明進度超前。49 項目管理與Project Project 2003 概覽創建和管理項目及任務分配項目資源項目跟蹤項目進度報表50 項目進度報表 所謂報表，指的是項目計劃中與特定部分相關的一組預先定義好的細節信息和匯總數據。 在Project 2003中提供了20多種預先定義

27、的報表，并且還可以根據需要自定義報表。 報表的功能是將項目信息以一種更精密組織的方式輸出。報表與一般視圖的差別就在于報表可產生具有匯總性、更加詳細、組織合理的信息。 報表的組成主要也是基于所使用的表和篩選器。 構成報表的基本要素是：使用何種報表，按什么條件篩選信息，以多長的周期間隔匯總信息。51Project 2003中提供了20多種報表，但都可以歸于3大類型：任務報表、資源報表和交叉分析表。 所謂任務報表，指的是關于項目任務或活動的書面信息，通常包括開始日期、已完成工作和期望工期等相關信息。 所謂資源報表，指的是關于項目資源的打印信息，通常包括成本和資源配置等相關信息。 所謂交叉分析報表，指

28、的是關于任務和資源在一段指定時間內的書面信息。Project 2003中有5個預先定義的交叉分析報表，分別是“現金流量”、“交叉分析”、“資源使用狀況”、“任務分配狀況”和“誰在何時做什么”。報表的三大類型 52Project2003的總覽類報表是一些高層的、概要性的報表，包含項目的總體信息。 “項目摘要項目摘要”報表報表“項目摘要”報表反映了項目當前狀態的匯總性信息，包括項目的開始時間和結束時間、運行周期、工作量、作業狀態及資源狀態等信息。 “最高級任務最高級任務”報表報表 “最高級任務”報表顯示的是當天任務中最高一層摘要任務的信息，包括計劃開始時間、結束時間、完成的百分比、成本以及未完成的

29、任務量等信息。 總覽報表 53總覽報表 “關鍵任務關鍵任務”報表報表 “關鍵任務”報表顯示的是關鍵路徑上的任務信息。關鍵路徑上的任務會影響到項目能否按計劃完成。這種報表顯示出每項任務的計劃工期、開始時間、結束時間、任務的資源配置情況，以及其鏈接任務信息。 “里程碑里程碑”報表報表 “里程碑”報表中可以看到項目計劃中的里程碑信息。包括其計劃工期、開始與結束時間、緊前任務及其資源的配置情況等。 “工作日工作日”報表報表 “工作日”報表給出了項目計劃使用的基準日歷信息。包括基準日歷名稱、工作日的工作時間及例外情況等。 54當前操作報表 當前操作包括未開始任務、即將開始任務、進行中的任務、已完成的任務

30、、應該已完成的任務及進度落后的任務6種報表。 “未開始任務未開始任務”報表報表“未開始任務”報表顯示出當前時間還未開始的任務，并按日期順序排列。對每項任務包括任務名稱、計劃工期、開始及結束時間、前置任務和資源配置等信息。 “即將開始的任務即將開始的任務”報表報表 “即將開始的任務”報表顯示在某個設置的時間后即將開始的任務。 55當前操作報表 “進行中的任務進行中的任務”報表報表 “進行中的任務”報表顯示已經開始但還沒有完成的任務。包括計劃工期、計劃開始時間、計劃結束日期、資源配置情況等信息。 “已完成的任務已完成的任務”報表報表 “已完成的任務”報表顯示的是當前時間已經完成的任務。其中包括任務名稱、工期