1、企業信息管理系統 - 任務管理系統應用手冊任務管理系統應用手冊 企業文化部 2003年 2 月 目錄I. 系統概要 31 .1系統功能31 .2系統內容31 .3系統的進入3II 系統模塊使用 32. 1 錄入操作 321 1 任務添加 321 2 編輯任務 321 3 作廢任務 321 4 結束任務 321 5 劃分階段 321 6 任務轉發 321 7 考評填寫 32. 2 查詢操作 3221 查詢歷史時間的日歷 3222 查詢指定日期的任務 322 3 查詢已作廢任務 322 4 查詢下屬員工任務 322 5 查詢員工工作考評 3III 系統應用規則 3IV 系 統 使 用 技 巧 3I

2、. 系統概要1.1系統功能對個人工作進行合理的統籌、安排、總結，做到井然有序， 繼而提高工作效率、優化工作質量。使上級領導對下屬員工的工作監督有力、落實徹底、評定有 據。從中清晰地了解員工的思維習慣、工作方式、工作能力，由此對人、對事客觀評定、防微杜漸。彌補了傳統工作匯報方 式的效率低、不合理，沒有細節依據等不足之處。加強公司部門之間、人員之間的溝通、合作，充分發揮團隊 力量。儲存有效的工作記錄，逐漸積累成公司海量的經驗、知識倉庫，具備極大的參考和借鑒價值。培養員工良好的工作習慣，提高職業素養。 通過此系統可全權實現工作的在線傳達、在線回復、工作安 排、進展監督、任務備忘、業績評定等，工作實施

3、方向明確，業績 評定尺度清晰，有利于形成有效的激勵制度及企業的長遠發展。 1 .2系統內容TENGS任務管理系統主要包含以下幾個模塊：任務創建、任務編輯、任務作廢、任務到達提示任務結束、結論填寫、任務轉發 任務階段管理-階段劃分-困難求助任務進度顯示、任務延時識別指定日期任務查詢、下屬員工任務查詢具體描述請詳見第二章。1 .3系統的進入登陸到公司內部主頁 < “”）后，點擊“任務管理”即進入系統登陸界面，輸入用戶名、密碼，如圖1. 3 .1 :圖1 . 3 .1點擊“竺”后，進入系統主界面。點擊“返回”，則回到公司主頁。 點擊“區目”按鈕，即進入如下界面：圖1 . 3 . 2輸入用戶名、

4、舊密碼、新密碼并確認后，點擊“乩切”，系統即提示“口令已經成功修改！ ”然后點擊“返回任務管理”返回操作主 界面。點擊“丄三勺”，即全部清空，重新輸入。注：興初次登陸系統時，用戶名與密碼為信息技術部所設定，此后用戶可自行更改密碼，但不可改用戶名。興更改口令時，用戶名和密碼均區分大小寫，注意使用小寫II .系統模塊使用2. 1錄入操作以個人用戶名進入任務管理系統的主頁面，如圖2.1.1:也PH作廢任鈔|結束任箔|劃分階段|壁螢|12009-02- |二月2003 卜二 M 四 a 251293Q!31134567810 1112131415L7 1019202122?4 2526272Bjt&#

5、177;j a 儷百任勞名稱發起扎莠任£并皓時間踣朿吋伺薰際結東時間030107011耳池駛腳茶紀 應孫韻孫前S0Q3-K3003-2-150%1廠O3O1&8W1采購琶理的 «.孫韻2003-1-82C03-2-150%1r030113006采購裁邈收孫韻2003-1-142003-2-140%1廠O3K11K6趙屮軍2003-2-112CM-2-130%1r030211005工化總皓抽備2003-2-112003-2-130%1藍時蘆?？廠03K12K5任各管理至飯應 用TJ12003-2-132003-2-150%1廠030E1.1D08公司主帀*注內-孫韻2

6、003-2-1020Q3-2-11100%12003-2-11廠030211007采購部|、渤員工 培.JKS2003-2-t12003-2-11100%12003-2-11r任務列表圖 2. 1 .1左側上方的電子日歷可便捷地查詢任意指定日期，日歷中紅色的日 期表示當天有任務發生。左側下方為用戶提供重新登陸的界面，如圖:與最初從公司主頁登陸系統的作用一樣。若操作過程中超時，系統提示“請重新登陸”時，可通過此處重新進入任務管理系統的主頁面 任務列表中包含“編號、任務名稱、發起人、責任人、開始時間、 結束時間、進展、階段、實際結束時間”等字段，其內容所列的是 當月的所有任務，其上方即為對任務進行

7、的各種操作。注：興任務列表中顯示的是：1) 責任人或發起人是登陸用戶的任務2) 至今仍沒完成的任務3) 結束時間或完成時間是本月的任務。興任務列表中的編號規則為：02 0 9 0 6 003日期流水號2.1.1任務添加主要功能：創建新的任務。具體描述：如圖2. 1 .2所示任務濟加開始日期梓)2002-12-13結束H期|2002-12-20霍起人的優先級別負責人部門|信息技術部創魚責人(*)|孫韻任務標題|任務管理系統應用推廣詳細內容1. 編寫農系統使用手冊3_J2. 制定螢系統應用覿范3*組織相關人員培訓冬應用監醬及輔導|吋我的文檔1應用文檔油測覽二|如有陽件諳上悅文件知用彌過血固郵件迪知

8、廠通過電子郵件通知責任人添加返回i 一帶有俚的項為必埴頂，否則無法提交甲2一憂先級別應対1、2、33-若結束日期不錄入系統默認為與開軸日期相同圖 2. 1 .2進入任務列表的頁面后，點擊頁面上方“=-11十 按鈕，即打開如上界面。<1)“開始日期”：在空白處單擊一下鼠標左鍵，即彈出一個日歷，直接在日歷上選擇相應日期 <同樣單擊一下 鼠標左鍵)即可。<2) “結束日期”：輸入方法與“開始日期”相同，如空著不填則系統默認為與開始日期相同。<3)“發起人”：意為下達任務的人，系統自動默認為登陸用戶。<4)“優先級別”：分為 1、2、3'三個等級。優先級別為 1&

9、#39; 的任務表示最重要或最緊急，在任務列表中排 在首位； 2'級任務重要性其次；3'級任 務最次，在任務列表中的排列順序則依次順 延。<5)“負責人部門”：必須選擇任務負責人所在的部門，否則提交時，會提示<6) “責任人”：意為完成任務的人，在選擇完“負責人部門”之后，此欄即自動顯示出此部門中的所有人員，從 中選擇即可。<7)“任務標題”：是對此項任務總的概括描述。<8)“詳細內容”：是對此項任務具體內容的詳細描述。<9)“郵件通知”：選擇此項，即下達任務的同時系統會對任務責任人發郵件進行通知。 < 詳見附：“任務到達 提示”詳細說明)&

10、lt;10)“附件”：隨同任務，可附加本機上的文檔或圖片，用于給任 務責任人察看，其作用類似于郵件中的附件。以上內容均填寫完畢后，點擊“二”按鈕，即創建任務成功，并 自動返回到任務列表頁面。注：興添加任務時，發起人就是用戶自己。興添加任務時，責任人和責任人所在部門必須一致。對于任務的負責人，系統無任何限制，即用戶可以下達任務給自己或下屬員工、平級、直接上級或其他部門領導等。興除結束日期可以不填外，其他“”項都必須要填，否則無法提交。興使用“郵件通知”的前提是，責任人必須有公司設定的郵件 帳號。決“附件”所帶的文檔可以是任何格式包括文字、圖片等等），但文件名必須使用英文名稱。附：“任務到達提示”

11、詳細說明主要功能：可以及時地知道新任務的到達，當他人下達一項新 任務時，任務責任人的郵箱中就會有新郵件進行通 知。具體操作：在任務管理系統中“郵件通知”后的小方框內口” 點擊一下鼠標，即 廖電孑郵件通知責任人”。提交后，任務責任人的郵 箱中立即就會有一封提示有新任務到達的新郵件， 如圖:按收時間lillook Express3本地立件夾喚收件肩強已發送邯件&已隍臓拌媲茸稿強已發送邯件¥,：看附件01-12-17 23:49.jMail Bell vary Subsy.料 jaBQE chen如忑ten歹.謔有一項話任瘠：編寫任務到達猩示使用說明Returned bail: C

12、aimot send mwithin.01-12-19 13:1101-12-20 123401-12-21 16:47郵件的主題為：“您有一項新任務：任務標題 ”。點擊此郵件，即可看到其內容如上所示，點擊“詳情請看”，可直接打開“任務詳情”的頁面，點擊“”，則直接打開公司的主頁面。注：興每日開機后，需打開 Outlook Express，并將其最小化，只 有這樣才能隨時接收新郵件。有新郵件到達時，屏幕右下角 會有小信封的標志。2. 1. 2編輯任務主要功能：對已添加的任務進行修改、補充。具體描述：如圖所示L.帶有00的頂為必埴項-否則無法提交T2憂先繳別應如2. 33.若皓束日期不錄入系統默

13、認為與開始日期相同圖 首先在任務列表中選擇一條任務，即在任務列表最后的Id內打鉤叵,然后點擊頁面上方的空蘭”按鈕，即打開如上界面。然后可對所有內容 包括結束日期、責任人、任務內容等）進行修改、補充，最后點擊“編輯”即可若選擇發起人非自己的任務，然后“編輯任務”，系統則會提注：興用戶在任務列表中只能選擇一項 且發起人必須是用戶自己 的 任務進行編輯。主要功能：從任務列表中刪除無用的任務具體描述：如圖所示首先在任務列表中選擇一條任務，即在任務列表最后的_ ”內打任務竊加開蛤日期屈2002-9-18結束日期2002-9-20食起人(*)憂先皺劉P3負責人部門|信負拽術部二負費人0)|進行中二J任務階

14、忌載(的|S4t理系統應甲推廣詳細內容0L編寫!系統使用手冊2、制定C系統應用規范3. 組織相關人員培訓 釈應用監醫及輔導JjJ件廢作廢原因保)因受訓部門人員變動，近期暫不實施°_jd1.作廢時必須認夏埴寫作廢原因？圖 鉤"，然后點擊頁面上方的“ 上2_”按鈕，即打開如上界面。 認真填寫“作廢原因”后，點擊“作廢”即可。注：興任務作廢和編輯任務的權限一樣，只能對發起人是自己的任務進行作廢。興任務作廢時必須填寫“作廢原因”才能提交。興作廢的任務并非真正刪除，而是存放于已作廢任務列表中2. 1. 4結束任務主要功能：結束已完成的任務。具體描述：如圖所示面。在“填寫結論”一欄中填

15、寫此項任務的工作結果，然后點擊“完 成”按鈕即可，系統自動回到任務列表主頁面。未結束的任務顯示為藍色，排在任務列表的前面。已結束且正常 結束的任務<即在要求的完成時間內結束的任務），在任務列表中顯 示為灰色，并自動排在任務列表的后面，如圖：208120041 部門T月檢老核孫韻 | 2002-B-12 | 2002-8-15 100% | 12002-B-15若實際結束時間超出了完成時間，則系統認為延時，結束時必須 輸入“延時原因”，提交后，在任務列表中此項任務的實際結束時 間顯示為紅色，如圖：LOODT | 制定Karr 琢.羅時| LOO* | 12002-9-1&若已到完成

16、時間，任務仍未完成 < 即仍未點擊“結束任務”），則此項任務在任務列表中顯示為:020702003逹乂公司計算機! I!孫韻 林明桂 2002-7-52002-7-20延時?注：決任務結束只能“發起人”才有權限完成任務的責任人在完成任務后，需以電話或面談形式告知發起 人，然后由發起人審核其任務完成情況并決定是否結束此項 任務。興 結束任務時必須填寫“結論”，如果任務已經延時，必須填 寫“延時原因”，否則無法提交。興 如這項任務在階段劃分中創建的新任務還沒完成，則這項任 務將不能結束。2. 1. 5劃分階段主要功能：對于規模較大或耗時較長的工作通過若干個小階段來逐步實現。有助于責任人自己工

17、作開展的思路清 晰，也有利于上級主管審查工作具體描述：如圖所示您要把任務劃分為町階段堰回|圖 首先在任務列表中選擇一條任務，即在任務列表最后的“內打鉤"， 然后點擊頁面上方的“劃苕斬段I ”按鈕，即打開如圖。選擇幾個階段，點擊“圉”，即打開如圖2.1.8 :點擊“返回”，即回到上級頁面宙難給來任務1|制作文檔|進行中創建新任務完成2進行中創建新衽務完成31應用醫導進行中創建新任務完成圖 輸入每個階段的小標題后，點擊“曲”，即打開如下界面:任務階屋列表階段標題狀態求助結束任務操作1制作文檔進行中創建新任務完成2培訓進行中創建新在務刪除3應用督導進行中創建新任務刪除返回I圖 “編輯任務階

18、段”：對已錄入的各個階段標題進行修改、補充。圖“添加任務階段”：在任務階段列表中創建新的任務，添加更多的階段圖“刪除”：從任務階段列表中，把此階段徹底刪除。“完成”：結束已完成的某個階段工作。還可以也可以直接完成。 自動顯示當天日期，即完成工作的日期。恆務階屋列表階段標題狀態求助結束任務噪作1制作文檔完咸已完磁2002-9-192培訓進訐中刨建新枉務完成刪除3應用習導進行中刨運新枉務刪除圖 回到主任務列表中可看到“階段”中變為“ 3”，“進展”變為33%，點擊階段數，將進入圖界面。注：決任務階段只能由“責任人”來劃分。興編輯任務階段和添加任務階段時任務標題都不能為空，否則無法提交興劃分階段之后

19、進入填寫任務標題頁面，標題必須填寫然后才能提交。2. 1. 6任務轉發主要功能：下達給與此項工作相關 本部門或其他部門）的負責人。具體描述：如圖所示圖 首先在任務列表中選擇一條任務，即在任務列表最后的內打鉤然后點擊頁面上方的違3”按鈕，即打開如上界面。輸入“責任人”，并選擇責任人所在部門，然后填寫發備注”，及“結論”，最后點擊“立即轉發”即可提交后，主任務列表中的原有任務的實際結束時間變為“轉 發”，同時另外生成已經更改了責任人的轉發任務，開始時 間取轉發任務的提交時間，任務詳情中必須包含“任務轉發 備注”，并且增加“轉發人”一項，其他數據繼承原有任務；任務瀏覽權限不變，即仍然為列出“責任人”

20、或“發起人”之一 是登錄用戶的任務。2. 1. 7考評填寫主要功能：填寫本月下屬員工的工作考評情況，記錄清晰，輔 助管理。具體描述：如圖所示圖 2. 2 查詢操作2. 2. 1查詢歷史時間的日歷主要功能：便捷查詢任意指定時間的日歷，查找工作記錄，輔 助工作安排。具體描述：如圖所示彳 十月2001 卜日一三三四五蘭31 12 3 4 5 67 89 10 11 12 1314 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 2728 29 30 31123|iol jJ |2ooi (go)圖 在任務管理系統的主頁面左側的日歷上，通過下拉箭頭選擇要查詢 的時間，然后點擊“乜

21、0”，日歷即變為指定年月的日歷，凡是紅 色的日期表示當天有任務記錄。2. 2. 2查詢指定日期的任務主要功能：根據需要，查詢歷史時間中的某個月或具體某一天的任務。具體描述：1、查詢所有時間的任務當前月_3然后點擊“查詢”按鈕，任務列表即列出自應用系統以來所有時間 的任務還可通過關鍵字進行快速篩選查詢，如圖：關鍵字I查詢I。2、查詢本年度某月的任務在任務列表的頁面右上角，如圖:2002-022002-032002-042002-C62002-062002-072002-032002-092002-102002-112002-09如呢七也通過下拉箭頭選擇要查詢的月份，單擊一下鼠標，任務列表的內容自

22、動變為指定月份 的任務顯示3、查詢具體某一天的任務在任務列表頁面的左側日歷上，點擊日期顯示為紅色的某一 天，任務列表即顯示當天所有完成及未完成的任務及進展情況。如 圖 2.2.2 :2001年】D月陽日生產系第基礎藪塞唯番工作!« 忙腔黑 扁輯開始日期：£001-9-26錯束日期：2001-10-23主產系斷的基礎數據準備工作：錄入設計二室我設計樣板檔案”資料（產品歌式廉相對應的樣板編號）黑裝產品規齬分類數襦整理開始日期：2001-10-12 結束日期；- 2001-10-20把男裝產品規格分類數據按方案整理，告訴男裝設計部方袪.由他們執行-細蘋I可小軍°圖222

23、在此頁面上仍可對過去的任務記錄進行編輯及作廢，見右上角提 示。2. 2. 3查詢已作廢任務主要功能：查詢從任務列表中刪除的任務。具體描述：如圖所示。已作蠱任務列表漏號任務名稱開始時間結束時間責任人010806001系貌測試2001-8-12001-9-31孫韻010808313丟魏測試2001-8-12001-8-23孫韻第一更J前一更J 丁二匹J量肓二頁|當前頁決:1/13圖 在任務列表的頁面下方，點擊“查看已作廢任務”按鈕，即彈出如上界 面。點擊“任務名稱”可查看任務詳情，點擊“前一頁”后一頁”等可翻頁查看 2. 2. 4查詢下屬員工任務主要功能：查詢直屬下級及下屬部門的所有員工的任務具體

24、描述：1、查詢直屬下級的任務請選擇員工-在任務列表的頁面下方，如圖:闊一樊濤宋宏森劉國鋒選擇某位直屬下級員工，然后點擊“查詢”，任務列表的內容即顯示指定下屬員工的 任務若需查詢過去某個月的任務，則先選擇右上角的月份，再選擇左下角的員工，點擊“查詢”即可。2、查詢下屬部門的任務|取導查看下屬任務可領導登看下屠任務在任務列表的頁面右上方，如圖： 點擊某下屬部門，任務列表的內容自動變為指定下屬部門所有員工的任務顯 示。若需查詢下屬部門具體某個員工的任務，則執行上述“1、”的操作步驟即可。2. 2. 5查詢員工工作考評主要功能：查詢任意時間下屬所有員工的考評記錄。具體描述：如圖所示。年g月考評年: |

25、2002 jd月份：FzO 刷新I姓名部門獎金罰款罟増部門主管評價圖224在任務列表的頁面上方，點擊“員工工作考評”，即彈出如上界 面。進入時系統默認的時間為當前月份，如需查詢歷史時間的考評記 錄，則通過下拉箭頭選擇相應時間，然后點擊“刷新”按鈕，即 列出指定日期的員工考評情況。III .系統應用規則1、任務管理系統適用于中高層辦公人員、管理人員。2、對于系統中填寫的任務內容、結論及延時原因等應認真、嚴肅 地對待。八 應把握好添加任務的度。事無巨細一般計劃性、規劃性的工作， 可作為日常工作的記錄積累，備忘。概括起來如下4方面：(1)計劃性工作。(2)協作性工作，即不同部門、不同人員之間的任務協作。(3)突發性工作，即當時來不及在系統中記錄的工作。(4)額外性工作，即不屬于本人責任范圍之內的，但對公司有益的工作。注：某些崗位的例行性 工作在崗位責任制中反映，不記錄在系統 中。除非其結果異常，導致產生上述四種任務，則需將其衍生任務錄入系統。4、任務內容的填寫力求簡潔、清晰，但不省略敷衍，以避免誤 解的產生。禁止把任務標題拷貝到詳細內容中，后者必須為前者