1、n文書檔案的整理文書檔案的整理 單位檔案分類大綱（企業）文書檔案科技檔案實物檔案會計檔案人事檔案聲像檔案電子檔案DQDQ黨群工作類行政管理類經營管理類生產技術管理類XZXZJYJYSCSC產品生產類 科研開發類基本建設類設備儀器類CPCPKYKYJJJJSBSB永久30年10年1111121213131414會計憑證類會計賬簿類財務報告類其 它 類 續前頁 單位檔案分類大綱（企業）單位檔案分類大綱（企業）文書檔案科技檔案實物檔案會計檔案人事檔案聲像檔案電子檔案錄像帶照 片錄音帶在 職離退休死 亡獎 牌錦 旗獎 杯光 盤移動硬盤其 它證 書廢舊印章其 它U盤 單位檔案分類大綱（機關）黨群類行政類

2、業務類基本建設類設備儀器類永久30年10年會計憑證類會計賬簿類財務報告類其 它 類文書檔案電子檔案實物檔案聲像檔案人事檔案 會計檔案 科技檔案專業檔案按各專業規定辦錄像帶類照 片類錄音帶類獎 牌類錦 旗類獎 杯類證 書類廢舊印章類其它類光盤類移動硬盤類其 它類U盤類 文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關、文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織在團體、企業、事業單位及其他社會組織在領導和管理等活動中形成的具有保存價值領導和管理等活動中形成的具有保存價值的文件材料。的文件材料。 歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料

3、，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。收集剔除確定“件” 文件的修整裝訂編頁號蓋歸檔章分類確定期限集中問題及問題排序問題內“件”的排序編制歸檔章編目及封面填寫備考表裝盒、填寫檔案盒編盒號上柜架任免、獎懲非本單位人員或部門的文件；上級機關發來供工作參考的抄件；上級機關征求意見未定稿的文件；無查考利用價值的事務性、臨時性文件；重份文件；未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；無特殊保

4、存價值的信封，一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；單位內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料；為參考目的從各方面收集的文件材料；參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執行和無查考價值的文件材料；越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；下級機關抄報備案的一般性文件材料。第二步、剔除第二步、剔除 剔除就是把每年的收文中與自身沒有密切聯系剔除就是把每年的收文中與自身沒有密切聯系的文件材料去掉，不作為檔案整理。部分材料可以的文件材料去掉，不作為檔案整理。部分材料可以當做短期資料備用。這樣每年形成和收來的文件就當做

5、短期資料備用。這樣每年形成和收來的文件就分成兩個部分：分成兩個部分： 1、自產文件即發文、各種報表、記錄、圖冊；、自產文件即發文、各種報表、記錄、圖冊；收文中與自身相關聯的文件，收文中與自身相關聯的文件，歸檔。歸檔。 2、其余不要，可以暫保存、其余不要，可以暫保存1-2年后在保密局定年后在保密局定點的地方銷毀。點的地方銷毀。不歸不歸 3、留下的歸檔文件進行下一步：、留下的歸檔文件進行下一步：第三步、確定第三步、確定“件件” 1、文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨作為一件）； 2、正文與附件為一件（如附件數量較多也可各為一件）；3、原件與復制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管

6、的、以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔）； 4、轉發文與被轉發文為一件。 歸檔文件整理方法是以歸檔文件整理方法是以“件件”為單位，進行文件級整為單位，進行文件級整理。確定理。確定“件件”是歸檔文件整理工作的關鍵之一。是歸檔文件整理工作的關鍵之一。“件件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太松。的確定一定要把握尺度，不可過嚴也不可太松。 一般以每份文件為一件，但實踐中文件的情況很多，一般以每份文件為一件，但實踐中文件的情況很多，要用以下標準來確定件。要用以下標準來確定件。 5、一本會議記錄、介紹信存根應作、一本會議記錄、介紹信存根應作多件處理（整本會議記錄、介紹信存根不多件處理（整本會議記

7、錄、介紹信存根不必拆開，以每次會議記錄、每份介紹信各必拆開，以每次會議記錄、每份介紹信各作為一件）。作為一件）。 *最容易犯的錯最容易犯的錯誤是把一套會議材料誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。裝訂成一件處理。 7 7、重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件、重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的須保留歷次修改稿的, ,應作為一件，如修改稿數量較多也應作為一件，如修改稿數量較多也可各為一件）。可各為一件）。 6、成套的會議、成套的會議材料各為一件（一材料各為一件（一個會議的材料不能個會議的材料不能簡單作一件處理，簡單作一件處理，而要分別以件歸而要分別以件歸檔）。檔）。

8、8、發文稿紙：欄目填、發文稿紙：欄目填寫齊全、經領導親筆簽寫齊全、經領導親筆簽發的發文稿紙，與正本、發的發文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。定稿一并歸檔。 9、文件處理單：正文、文件處理單：正文與文件處理單為一件；與文件處理單為一件； 不論有無領導批示內容、不論有無領導批示內容、有無處理結果的文件處有無處理結果的文件處理單，均應與文件一起理單，均應與文件一起歸檔。歸檔。 10、來文與復文（指請、來文與復文（指請示與批復、報告與批示、示與批復、報告與批示、函與復函）應作為一件。函與復函）應作為一件。1111、報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂、報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；方

9、式，一冊（本）為一件； 充分充分尊重和利用原來的基礎。輸入每份報表、尊重和利用原來的基礎。輸入每份報表、名冊的題名名冊的題名+ +單位名（人名）。單位名（人名）。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要進行修整，保管年以上的文件要進行修整，保

10、管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動。狀就行了，減少不必要的勞動。 文件修整工作內容有修裱、復制、去除易銹金屬物，及大紙張文件修整工作內容有修裱、復制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。折疊。 修裱：對破損紙張進行修補或托裱。修裱：對破損紙張進行修補或托裱。 復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。 去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。大頭針等，防止時間長了生銹。 大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照大紙張折疊：歸檔文件盒尺

11、寸是按照A4 規格設計的，所以大紙張要進行折疊后才能裝規格設計的，所以大紙張要進行折疊后才能裝入，折疊時盡量減少折數，文件頁數多的要單入，折疊時盡量減少折數，文件頁數多的要單張折疊。張折疊。 1 1、歸檔文件經修整后，歸檔文件經修整后，以件為單位進行裝訂。以件為單位進行裝訂。 2 2、裝訂方式：線裝、膠粘、不銹鋼釘、燕尾夾、裝訂方式：線裝、膠粘、不銹鋼釘、燕尾夾等。等。 3 3、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。文予修整，字跡模

12、糊或易褪變的文件應予復制。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。 4 4、需保管、需保管3030年以上的文件要進行修整，保管年以上的文件要進行修整，保管1010年以下的文件保持原狀就可以了，以減少不必要年以下的文件保持原狀就可以了，以減少不必要的勞動。的勞動。 5 5、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生的訂書釘、回形針、大頭針等，防止時間長了生銹。銹。 、 對于短期檔案和已裝訂成冊的刊物、書籍等，可以對于短期檔案和已裝訂成冊的刊物、書籍等，可以保持原貌，不再拆釘重裝

13、。保持原貌，不再拆釘重裝。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式、裝訂位置、裝訂位置裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊（左邊齊、底邊齊），裝訂時，紙張要對齊裝訂的一邊（左邊齊、底邊齊），一個單位的裝訂方式應相對統一。保存十年的文件材料一個單位的裝訂方式應相對統一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。可保持原裝訂方式不變。采用三孔一線的裝訂方式。采用三孔一線的裝訂方式。 、 裝訂時注意件內文件的排列順序：裝訂時注意件內文件的排列順序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；有文件處

14、理單的，文件處理被轉發文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。單在前，正文在后。第六步、編頁號n以件為單位，每件都從1開始，凡有文字圖表的都編，正面編在右上角，背面編在左上角，有字跡耐久性筆或打號機都行。n閱辦單、文件處理單應視同該文件的首頁進行編制。 歸檔文件經逐件修復、裝訂、編制頁號等環節后，要逐件歸檔文件經逐件修復、裝訂、編制頁號等環節后，要逐件蓋歸檔章，歸檔章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固蓋歸檔章，歸檔章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的一組標識符號。定的一組標識符號。要求：要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白正上方、居中、空白處處加蓋加蓋紅色紅色歸檔章，如居中處

15、有批注等文字，可選擇上方歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內填寫對應的內容。如果沒有其他空白位置。然后在方格內填寫對應的內容。如果沒有蓋章位置，可在該件首頁粘切一張蓋章位置，可在該件首頁粘切一張A4白紙后蓋章。蓋章的白紙后蓋章。蓋章的同時也可以同時編制填寫歸檔章的部分內容。同時也可以同時編制填寫歸檔章的部分內容。 歸檔章一歸檔章一般用般用紅色印泥紅色印泥加蓋，檔號填加蓋，檔號填寫用黑色或藍寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。黑墨水筆填寫。n例： 咸陽市檔案局文件咸陽市檔案局文件n 咸檔發20142號n關于表彰關于表彰2013年度檔案目標管理認證工作年度檔案目標管理認證工作n

16、先進單位的決定先進單位的決定n各縣區（市）檔案局（館）、市縣區（市）有關單位：n按照陜西省檔案工作目標管理認證辦法及國家有關檔案工作管理規范，經省檔案局授權，咸陽市市縣兩級檔案局組織有關部門成立檔案工作目標管理認證組，對2013年度申報省級檔案工作目標管理認證的41個單位進行了全面細致的審查驗收，并經市檔案局研究決定：淳化縣養老保險經辦中心等4個單位為省AAA級檔案目標管理先進單位，秦都區古渡街道辦事處等25個單位為省AA級檔案目標管理先進單位，三原縣城關鎮南郊社區等12個單位為省A級檔案目標管理先進單位。最容易出現的問題：最容易出現的問題：（歪章）（歪章）（用藍色、黑色印泥）（用藍色、黑色印

17、泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對）（位置不對）（不按規定填寫）（不按規定填寫）1、采用兩種分類方法；、采用兩種分類方法；n、二級分類方法：保管期限、二級分類方法：保管期限年度，即將一個年度，即將一個年度的文件材料按不同保管期限分開；年度的文件材料按不同保管期限分開；n、 三級分類方法：保管期限三級分類方法：保管期限年度年度機構（問機構（問題），即將一個年度的文件材料按不同保管期限題），即將一個年度的文件材料按不同保管期限分開，再將同一保管期限的文件材料按機構或問分開，再將同一保管期限的文件材料按機構或問題分開。題分開。n、單位較小、形成文件材料較少的可采用二級、單位較小、形成文件

18、材料較少的可采用二級分類方法，保管期限分類方法，保管期限年度，即將一個年度的文年度，即將一個年度的文件材料按不同保管期限分開。單位較大的用三級件材料按不同保管期限分開。單位較大的用三級分類法。分類法。2、如何確定本單位的分類大綱n、行業有規定的，按行業規定辦、行業有規定的，按行業規定辦n、行業無規定的，應根據自己單位的性質及每、行業無規定的，應根據自己單位的性質及每年應歸檔文件的數量來確定年應歸檔文件的數量來確定n、制定的分類大綱必須科學實用、制定的分類大綱必須科學實用n、分類大綱一經確定，就要保持它的相對穩定、分類大綱一經確定，就要保持它的相對穩定性，萬不得已時，只能微調，不可大動性，萬不得

19、已時，只能微調，不可大動因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入關在同一年度、期限的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件。上述情況應系密不可分的相關文件中作為一件。上述情況應在盒內備考表中加以說明，而在實際整理工作中在盒內備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。應盡量避免。 總的原則是：價值決定期限、價值高的期限長；價值低的則期限短1、根據各單位編制的文件材料歸檔范圍和保管期限表，逐件確定期限。 機關事業單位期限按照國家檔案局第八號令分為： 永久和定期，定期又分為30年和10年2、企業可按照企

20、業檔案工作規范去判定期限；3、機關常見歸檔文件材料期限確定參考： 、會議材料：黨代會、人大政協會、工青婦代會及常委會、執委會、主席團會、委員會、政府常務會、專題會、辦公會、黨委會、黨組會、行政辦公會、工作會、主辦會議等n主要文件材料（除討論未通過和一般性文件材料都是主要文件） 永久n典型材料、代表發言、交流材料、簡報等 30年n未通過的文件材料 10年、會議記錄：n上述會議的記錄、紀要 永久n中心組學習、以學習和傳達會議精神為主的職工大會記錄、紀要 10年、黨政工婦團協會學會工作計劃、要點、總結、報告、報表、調研材料:n本機關年度及以上的；重要職能活動的；重要專題調研形成的材料 永久n下級機關

21、重大問題事項的專項報告 30年n本機關年度（不含）以下的；下級機關年度及以上的材料 10年、規定性文件：n本機關制定的法規政策性文件；上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件 永久 n上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件；同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料 10年、代上級機關起草并被采用的重要法規性、規范性、專項業務文件的最后草稿 30年、行政管理工作制度、規定、程序、執法檢查情況匯總、通報、整改通知、處理決定等 永久 、聯合行文：n本機關為主辦的重要業務問題 永久n本機關為主辦的一般業務問題 30年n本機關為協辦的，統一降一個檔次、請示與批復：n上級機關對本機關重

22、要業務問題請示的批復；本機關對同級、下級機關重要業務問題的批復、復函 永久n上述一般問題的批復、復函（如對人大建議、政協提案的） 30年n無批復、復函的重要業務問題的請示 10年、來信來訪文件：n有領導重要批示和處理結果的 永久n其他有處理結果的 30年n不需辦理的 不歸n這里要強調的是：通常我們在實際工作中發現，有好多上訪材料即便沒有處理結果，還經常會遇到再次上訪、多次上訪，領導和有關部門過問有關情況，我們建議把這些材料也要歸檔，期限可根據實際不要太高，便于我們平時工作。、組織人事工作文件：n本機關機構設撤更名并轉、編制確定增減 、印信啟用廢棄、人事任免考核、職稱評審晉升、轉錄聘用、離退辭、

23、調整工資、津貼、傷殘、死亡撫恤等材料 ； 永久n入黨入團入會的請示與上級部門的批復；黨政工團婦協會學會人員花名冊；黨組織、行政、調動、工資介紹信及存根 永久n單位組織機構沿革、全宗介紹、大事記等編研材料 永久n簡報、簡訊、信息等 10年、獎勵與處分（含取消處分）n縣級及以上獎勵；嚴重及以上警告處分 永久n縣級以下獎勵；警告及以下處分 30年 、資產權益與財務預算：n固定資產投資；房產、地產、不動產、自然資源的兩權確認；職工承租、購置本單 位住房的合同、協議等以及與有關單位、個人簽訂的重要合同、協議 永久n本單位財務預算材料 ，上級單位下達年度經費預算、重要項目預算 30年n上級部門、同級部門下

24、達的一般日常費用文件材料 10年4、企業可按照企業檔案工作規范及國家檔案局令第10號去判定期限一般情況按照國家檔案局第10號令分為： 永久和定期，定期又分為30年和10年，也可按照企業實際增加或變更期限。5、常見企業的管理類文件歸檔范圍和保管期限表參考國家檔案局第10號令、 企業檔案工作規范附錄1-4管理類期限表對號入座。第十步、集中問題及問題排序1、同年度、同類別、同期限內將同一類事由的文件材料，集中在一起，構成若干個問題的文件組合。如：2011年、行政類、永久文件組成A單份文件、B表彰、C工作總結計劃規劃考核、 D人事任免、職稱、E機構印章、F工資其它單份文件等事由。 2、再將A、B、C、

25、D、E、F按工作流程或重要程度排列。就形成下面的例子： 在同年度內，堅持同類別、同期限原則，按照事由將“件”劃分成若干個部分，每個事由再按照重要程度或時間排列 原則：同年度、同類別、同期限。以單位年度行政類永久文件為例： A E B C C D先分事由：D 對事由排序： F E B F A 1、前面對劃分的、前面對劃分的A、B、C、D、E、F六個事由排序是六個事由排序是E、 C、 B、 F 、D、 A，現在要對這六個事由每個事由內的文件進現在要對這六個事由每個事由內的文件進行排序，即形成件號。行排序，即形成件號。 2、一般按照重要程度、結合時間排列。、一般按照重要程度、結合時間排列。當若干份文

26、件價值相同時，按時間順序排列；當若干份文件價值不同時，重要的、規格、層次高的文件排前，相對低的緊隨其后。 舉例如下： E：三定方案設立科室 啟用印章廢棄印章，它的排，它的排序應是序應是 ，對應室編件號是-1-2-3-4 C：年度工作總結 五年規劃五年規劃 目標考核，它的排序應它的排序應是是 ，對應室編件號是 -5-6 -7 D： 縣級任免縣級任免1縣級任免縣級任免2科級任免科級任免1，它的排序應它的排序應是是 ，對應室編件號是 -8-9-10 F、工資批復8號工資批復5號工資批復27號，它的排，它的排序應是序應是 ,對應室編件號是-11-12 -13 以此類推以此類推.形成了形成了2011年行

27、政類永久的室編件號年行政類永久的室編件號1-18，填入相應的檔號章。填入相應的檔號章。在同一事由內，按照文件的形成時間或重要程度排列，形成一個自然號-室編件號，填入歸檔章。n緊接前面例子： E C事由順序 D F B A abcdabcabcabcabcabc E C D F B A 1a-12c-23b-34d-41b-52a-63c-71b-82a-93c-101a-112c-123b-131c-132a-143b-151b-162c-173a-18形成室編件號同一事由內件排序3、排序總的原則n 、重要性結合工作流程n 、高期限從嚴，低期限從寬n 、文少時從寬，文多時從嚴排序參考：n橫向：

28、機構、入黨團批復、任免、離退、工資、會議記錄、報表、規劃計劃安排要點、下達任務通知、方案預案措施、總結匯報（含總結性報告）、日常工作形成的文件材料、下達撥款通知、各類請示（含請示性報告）、獎勵處分、規定性文件。n縱向： （1）上級、本級、互不隸屬、下級；（2）黨群、行政、業務；（3）自己、外來的。 歸檔文件經分類、排列等系統整理后，要逐件編制檔歸檔文件經分類、排列等系統整理后，要逐件編制檔號章，檔號章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的號章，檔號章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的一組標識符號。一組標識符號。 編制要求：編制要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白處正上方、居中、空白處加

29、蓋加蓋紅色紅色歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內填寫對應的內容。置。然后在方格內填寫對應的內容。 歸檔章一歸檔章一般用般用紅色印泥紅色印泥加蓋，檔號填加蓋，檔號填寫用黑色或藍寫用黑色或藍黑墨水筆填寫。黑墨水筆填寫。全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。沒列入進館序列的企事業單位，就沒有全宗號，可不填寫。年度：填寫文件形成年度。以四位阿拉伯數字標注公元年，如“ 2010 ”。 如在2011 年整理的是2010 年應歸檔文件，應填寫“2010”。檔案室編件號：填寫歸檔文件在分類方案的最低一級內的排列順序號，從“1”

30、開始流水標注。（如2010年度的歸檔文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。機構（問題）此格由三級分類的單位填寫，如“辦公室”或”行政類”。、保管期限：填寫歸檔文件實際的保管期限。如 “ 永”、“30年”、“10年”。、檔案館編件號：移交進檔案館時經鑒定后重新編制的流水號，檔案室不用填寫。 歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內容與要求：歸檔章按標準制作，歸檔章的填寫內容與要求： 件號：件號：填寫歸檔章上的室填寫歸檔章上的室編件號。編件號。 責任者：責任者：填寫制發文件的填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關組織或個人，即文件的發文機關或署名者的名稱。填寫責任者使或署名者的名稱。填寫責

31、任者使用全稱或通用簡稱，用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，責任者多的可適當省略，但必須填寫主要責任者。但必須填寫主要責任者。 文號：文號：填寫文件的發文字填寫文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順號，一般由機關代字、年度、順序號組成，要求照實抄錄，填寫序號組成，要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。如完整，不得省略。如 題名：歸檔文件的標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的（正題名） ，填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規范的，可自擬標題，外加“ ”號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映

32、附件內容時附件標題可一并抄錄，外加“（）”標注。 日期：日期：文件的文件的形成時間，以形成時間，以8 位阿位阿拉伯數字標注年月日，拉伯數字標注年月日，如如20100909或或2010 0909。 頁數：頁數：填寫每一填寫每一件歸檔文件中有圖文頁件歸檔文件中有圖文頁面的總數（歸檔章上的面的總數（歸檔章上的總頁數）。總頁數）。 備注：備注：注釋文注釋文件需說明的情況包括密件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、級、破損、修改、補充、移出、銷毀等（一般情移出、銷毀等（一般情況下不填）。況下不填）。 特別提示：日期的書寫方式不特別提示：日期的書寫方式不得省略，不能只寫月日，要寫全年得省略，不能只寫月

33、日，要寫全年月日。月日。 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄每歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄每年區分保管期限裝訂成三本，這年區分保管期限裝訂成三本，這 要根據單位年度歸檔的要根據單位年度歸檔的數量來定。數量來定。 歸檔文件目錄封面尺寸采用國際標準歸檔文件目錄封面尺寸采用國際標準A4 型。型。 全宗名稱：全宗名稱：立檔單位的名立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。化簡稱。 年度：年度：文件形成年度。文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：保管期限：對應歸檔文件對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、的保管期限，填寫永久、30年、年、10 年。年。 機構（問題）：機構（問題）：根據分類根據分類方案，填寫對應歸檔文件的類方案，填寫對應歸檔文件的類目。目。 歸檔文件目錄裝訂成冊，歸檔文件目錄裝訂成冊，由檔案人員保管。由檔案人員保管