1、辦公室事務和管理辦公室事務和管理四川亨通建設有限責任公司巴中分公司四川亨通建設有限責任公司巴中分公司目錄目錄 崗位職責與行為準則崗位職責與行為準則第一部份第一部份第二部份第二部份 服務規范服務規范 資源管理資源管理第三部份第三部份 行政管理行政管理第四部份第四部份 合同管理合同管理第五部份第五部份崗位職責崗位職責v1 1、崗位設置崗位設置崗位職責崗位職責v2 2、辦公室各崗位職責、辦公室各崗位職責v 1)1)辦公室主任崗位職責辦公室主任崗位職責：v持并領導辦公室全部日常工作，根據總經理的決定持并領導辦公室全部日常工作，根據總經理的決定向各部門傳達各項工作指示，做好相關業務的落實工向各部門傳達各

2、項工作指示，做好相關業務的落實工作，組織并開展監督工作。作，組織并開展監督工作。 v結合各部門情況，及時轉達給有關領導，以便領導結合各部門情況，及時轉達給有關領導，以便領導決策與管理。決策與管理。v助公司總經理的工作，為公司的重大決策提供信息助公司總經理的工作，為公司的重大決策提供信息支持。支持。v公共關系的外部聯絡及公司內部關系的溝通與協調公共關系的外部聯絡及公司內部關系的溝通與協調。崗位職責崗位職責v 負責公司綜合性公文的起草及各類文件和證書的收發、負責公司綜合性公文的起草及各類文件和證書的收發、登記、查閱、借閱、歸檔等管理工作。登記、查閱、借閱、歸檔等管理工作。v 檢查、督促本科室各崗位

3、人員完成本職工作和辦公室總檢查、督促本科室各崗位人員完成本職工作和辦公室總體工作。體工作。v 公司人力資源需求，組織人才招聘、考核等各項工作。公司人力資源需求，組織人才招聘、考核等各項工作。v 做好員工的思想教育工作，關注員工的工作、學習和生做好員工的思想教育工作，關注員工的工作、學習和生活，幫助員工活，幫助員工 解決一些實際問題和困難。解決一些實際問題和困難。v 負責公司后勤管理工作（環境衛生、水電、物業費、住負責公司后勤管理工作（環境衛生、水電、物業費、住宿等）。宿等）。 v 負責公司的安全保密工作。負責公司的安全保密工作。 v 完成公司領導交辦的其他任務。完成公司領導交辦的其他任務。崗位

4、職責崗位職責v 2 2）辦公室副主任崗位職責辦公室副主任崗位職責：v負責分管檔案、文字、接待、車輛等工作。按負責分管檔案、文字、接待、車輛等工作。按照有關管理規范，嚴格執行有關規定，保證工作照有關管理規范，嚴格執行有關規定，保證工作質量。質量。 v負責起草各類日常性文字材料及資料的歸檔管負責起草各類日常性文字材料及資料的歸檔管理工作。理工作。 v協助主任組織、參加公司有關會議與活動。協助主任組織、參加公司有關會議與活動。 v協助主任做好督辦、信息工作。協助主任做好督辦、信息工作。 v負責公司領導服務的安排與協調。負責公司領導服務的安排與協調。崗位職責崗位職責v負責公司印信管理，保管使用公章，并

5、對其負負責公司印信管理，保管使用公章，并對其負責責。 v統計每月考勤并交財務做帳，留底，對外聯絡統計每月考勤并交財務做帳，留底，對外聯絡工作；工作；v負責公司辦公用車管理，合理安排調度。負責公司辦公用車管理，合理安排調度。v完成領導交辦的其它工作。完成領導交辦的其它工作。崗位職責崗位職責v3 3）辦公室文員崗位職責：辦公室文員崗位職責：v接聽電話；接待來訪人員。接聽電話；接待來訪人員。 v負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。做好辦公室檔案收集、整理工作。v 負責辦公室清潔的監督及維護。負責辦公室清潔的監督及維護。 v 負

6、責公司公文、信件、郵件、雜志的分送及傳負責公司公文、信件、郵件、雜志的分送及傳真收發，打印等工作。真收發，打印等工作。 v負責公司內電腦、網絡的管理維修和升級。負責公司內電腦、網絡的管理維修和升級。 崗位職責崗位職責v 做好公司的有關會議籌備及會議所需的材料、做好公司的有關會議籌備及會議所需的材料、用品等準備工作。用品等準備工作。v管理好員工人事檔案材料管理好員工人事檔案材料, , 建立、完善員工人建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。事檔案的管理，嚴格借檔手續。 v管理辦公各種財產管理辦公各種財產, ,合理使用并提高財產的使用合理使用并提高財產的使用效率效率, ,提倡節儉。提倡節儉。

7、v 接受其他臨時工作。接受其他臨時工作。崗位職責崗位職責v4 4）檔案員崗位職責：）檔案員崗位職責：v管理施工過程中的各種文件、資料、設計圖紙、管理施工過程中的各種文件、資料、設計圖紙、現場影像等，并辦理簽收手續。現場影像等，并辦理簽收手續。 v及時處理工程往來的報告、函件，并按工程項及時處理工程往來的報告、函件，并按工程項目與類別進行整理歸檔、列清目錄；對資料、文目與類別進行整理歸檔、列清目錄；對資料、文件往來做好編號登記，經分管領導閱批后歸檔。件往來做好編號登記，經分管領導閱批后歸檔。 v做好各類檔案的接收、分類、整理、編號、建做好各類檔案的接收、分類、整理、編號、建檔、保管、統計等工作，

8、做到帳物相符，排列整檔、保管、統計等工作，做到帳物相符，排列整齊，便于保管和利用。齊，便于保管和利用。崗位職責崗位職責v 負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。負責項目文件資料的登記、分類、登錄、歸檔。負責項目文件資料的登記、分辦、催辦、簽收、復印、傳遞、立卷、歸檔和銷辦、催辦、簽收、復印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作，注意保密的原則。毀等工作，注意保密的原則。 v對部門電子文檔進行重點備案，避免出現因計對部門電子文檔進行重點備案，避免出現因計算機問題造成重要文檔丟失。算機問題造成重要文檔丟失。 v負責辦公用品的保管工作，做好物品出入庫

9、的負責辦公用品的保管工作，做好物品出入庫的登記。登記。 v做好周例會會議紀要。做好周例會會議紀要。v按時完成領導交辦的其它工作。按時完成領導交辦的其它工作。行為準則行為準則v 1 1、愛崗敬業，恪盡職守，高質高效地完成工作任務。、愛崗敬業，恪盡職守，高質高效地完成工作任務。對各項工作任務不折不扣的按程序辦理，不省略、不對各項工作任務不折不扣的按程序辦理，不省略、不簡化、不拖拉。領導交辦的事務要迅速處理，并及時簡化、不拖拉。領導交辦的事務要迅速處理，并及時匯報辦理結果，做到件件有著落，事事有回音。匯報辦理結果，做到件件有著落，事事有回音。v 2 2、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，、

10、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，有病有事要請假。不在辦公時間內串崗閑聊、吃零食、有病有事要請假。不在辦公時間內串崗閑聊、吃零食、大聲喧嘩、不做與工作無關的事。大聲喧嘩、不做與工作無關的事。v 3 3、尊敬領導和同事，待人真誠。同事之間友好相處，、尊敬領導和同事，待人真誠。同事之間友好相處，平等對待，虛心學習他人的長處和優點，互相團結，平等對待，虛心學習他人的長處和優點，互相團結，互相幫助。互相幫助。小故事分享小故事分享恐怖的螞蟻軍團在非洲的草原上如果見到羚羊在奔逃，那一定是獅子來了；如果見到獅子在躲避，那就是象群發怒了；如果見到成百上千的獅子和大象集體逃命的壯觀景象，那是什么來了螞

11、蟻軍團！螞蟻是何等的渺小微弱，任何人都可以隨意處置它，但它的團隊，就連獸中之王也要退避三舍。從這個古老的寓言人們可以得到啟示：個體弱小，沒有關系，與伙伴精誠協作，就能變得強大。行為準則行為準則v 4 4、關愛集體，愛護公物。積極參加各項活動，維護企業榮譽和、關愛集體，愛護公物。積極參加各項活動，維護企業榮譽和形象。形象。v 5 5、不斷提高自身素質，刻苦學習，勤奮工作，主動承擔任務，、不斷提高自身素質，刻苦學習，勤奮工作，主動承擔任務，創新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。創新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。v 6 6、誠實守信，言行一致。做到、誠實守信，言行一致。做到“今日事、今日畢今日事、今日畢

12、”，“當日情、當日情、當日報當日報”。v 7 7、工作時間內不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確、工作時間內不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確保政令暢通。保政令暢通。v 8 8、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請人代假。話或請人代假。行為準則行為準則v 9 9、正常工作期間，辦公區人員因公外出要根據公司、正常工作期間，辦公區人員因公外出要根據公司規定口頭說明，并保證通信暢通，便于聯系。規定口頭說明，并保證通信暢通，便于聯系。v 1010、要、要“懂規矩懂規矩”。不該說的不說，不該做的不做，。不該說的不說

13、，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規距，不能破規矩。不該問的不問，做到辦事有規距，不能破規矩。v 1111、遵守公司規定的上下班時間，按時上班下班，不、遵守公司規定的上下班時間，按時上班下班，不遲到早退。遲到早退。v 1212、不在辦公室內大聲喧嘩、打鬧嬉戲、隨意走動，、不在辦公室內大聲喧嘩、打鬧嬉戲、隨意走動，以免影響他人工作。以免影響他人工作。v 1313、自覺保持辦公環境的整潔有序，離開座位時，將、自覺保持辦公環境的整潔有序，離開座位時，將椅子推進桌斗并保持桌面潔凈。椅子推進桌斗并保持桌面潔凈。服務規范服務規范 來賓接待來賓接待一、一、二、二、 電話禮儀電話禮儀 會議禮儀規范會議禮

14、儀規范三、三、服務規范服務規范來賓接待來賓接待v一、來賓接待一、來賓接待v 1 1、本著熱情、周到的原則，認真做好來賓接待工作，、本著熱情、周到的原則，認真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。給來賓留下良好印象。v 2 2、當客人來訪時，應主動從座位上站起來，禮貌詢、當客人來訪時，應主動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體事情應引領至相關部門，如探問來訪事由，如有具體事情應引領至相關部門，如探訪領導，應先請客人在辦公室接待區等候，告知被探訪領導，應先請客人在辦公室接待區等候，告知被探訪領導，經同意后引領至領導辦公室。如領導無意會訪領導，經同意后引領至領導辦公室。如領導無意會見，應委婉謝

15、客，請客人另約時間。注意應始終面帶見，應委婉謝客，請客人另約時間。注意應始終面帶微笑。切忌態度生硬。微笑。切忌態度生硬。v 3 3、客人落座后，應及時為其送上茶水。遞送水杯應、客人落座后，應及時為其送上茶水。遞送水杯應把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉身退出。把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉身退出。服務規范服務規范來賓接待來賓接待v5 5、與人握手時應注意：愉快的握手是堅定有力，、與人握手時應注意：愉快的握手是堅定有力，這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間這能體現你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼不宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有

16、水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方或者有水、汗，不宜與人握手，只要主動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對說明不握手的原因就可以了。女士應該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。方握手，同時不要戴手套握手。服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀v二、電話禮儀二、電話禮儀v 1 1、電話接聽服務的注意事項、電話接聽服務的注意事項 正確使用稱呼正確使用稱呼 正確使用敬語正確使用敬語 對于容易造成誤會的同音字和詞要特別注意咬字對于容易造成誤會的同音字和詞要特別注意咬字（詞）清楚。（詞）清楚。 通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不

17、舒服，而且也會影響到辦公室里其他則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。人的工作。服務規范服務規范來賓接待來賓接待v 4 4、遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓、遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片遍上面的內容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起收起來，應該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。來，這會使對方感覺你很重視他。服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀v

18、2 2、重要的第一聲、重要的第一聲 當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的該單位有了較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里你好，這里是是XXXX公司公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有

19、好印象。因此要記住，接電話印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有時，應有“我代表單位形象我代表單位形象”的意識。的意識。v 3 3、要有喜悅的心情、要有喜悅的心情 打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著著“對方看著我對方看著我”的心態去應對。的心態去應對。服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀v

20、4 4、打電話、打電話清晰明朗的聲音清晰明朗的聲音 打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠姿勢對方也能夠“聽聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。己的姿

21、勢。v 5 5、迅速準確的接聽與了解來電話的目的、迅速準確的接聽與了解來電話的目的 接起電話時首先應問好并自報公司名稱及所屬部門。接聽電接起電話時首先應問好并自報公司名稱及所屬部門。接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時要為指定話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時要為指定受話人提供便利。受話人提供便利。 當對方要找的人不在時，在不清楚對方的動當對方要找的人不在時，在不清楚對方的動機、目的時，不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受機、目的時，不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應話人的行蹤。當你正在通電話，又碰

22、上客人來訪時，原則上應服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀 先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。如電話內容很重要，不能馬上掛斷時，應告知來訪的斷電話。如電話內容很重要，不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續通話。在電話中傳達事情時，應重復要點，客人稍等，然后繼續通話。在電話中傳達事情時，應重復要點，對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。對于數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。 如果對方沒如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而

23、禮貌地詢問：貌地詢問：“對不起，請問，您是哪位對不起，請問，您是哪位?” ?” 要轉告正在接待客要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即和不悅。聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。如果電話突然發生故將狀況明確告知對方，請對方給予改善。如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方障

24、導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電解釋清楚。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。做好來電記錄。話，才能放下聽筒。做好來電記錄。服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀v 6 6、認真清楚的記錄、認真清楚的記錄 電話記錄要求簡潔、完備，概括重點。電話記錄要求簡潔、完備，概括重點。 時間。記錄電話的時間。時間。記錄電話的時間。 人物。電話是誰打來的，打給誰的。人物。電話是誰打來的，打給誰的。 事件。電話內容講的什么事情，要求簡潔明了，事件。電話內容講的什么事情，要求簡潔明了， 記錄重要事項。記錄重要事項。 其

25、他。后續工作，把你電話記錄的東西轉交到相關其他。后續工作，把你電話記錄的東西轉交到相關人員。人員。v 7 7、掛電話前的禮貌、掛電話前的禮貌 要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見再見”，再掛電，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。話，不可只管自己講完就掛斷電話。服務規范服務規范電話禮儀電話禮儀v 8 8、使工作順利的電話術、使工作順利的電話術 遲到、請假由自己打電話；遲到、請假由自己打電話； 外出辦事，隨時與單位聯系；外出辦事，隨時與單位聯系； 外出辦事應告知去處及電話；外出辦事

26、應告知去處及電話； 延誤拜訪時間應事先與對方聯絡；延誤拜訪時間應事先與對方聯絡； 用傳真機傳送文件后，以電話聯絡確認；用傳真機傳送文件后，以電話聯絡確認； 同事家中電話不要輕易告訴別人；同事家中電話不要輕易告訴別人；服務規范服務規范會議禮儀規范會議禮儀規范v 三、會議禮儀規范三、會議禮儀規范v 1 1、著裝整潔大方。、著裝整潔大方。v 2 2、 提前到場。自覺簽到，沒有特殊情況不得早退。提前到場。自覺簽到，沒有特殊情況不得早退。v 3 3、 保持安靜。進入會場后，將移動電話關機或置于靜音狀態，保持安靜。進入會場后，將移動電話關機或置于靜音狀態，不隨意接、打電話，如確實需要接、打電話，應輕步走出

27、會議不隨意接、打電話，如確實需要接、打電話，應輕步走出會議室。室。 v 4 4、專心聆聽。做好記錄，不與周圍的人私下小聲說話或交頭接、專心聆聽。做好記錄，不與周圍的人私下小聲說話或交頭接耳，不在會議上看報紙、玩手機、打瞌睡。耳，不在會議上看報紙、玩手機、打瞌睡。v 5 5、切題發言。發言要先做好準備，發言次序遵從議程表或主持、切題發言。發言要先做好準備，發言次序遵從議程表或主持人的安排。發言音量適中，以參會人員都能聽到為宜；發表見人的安排。發言音量適中，以參會人員都能聽到為宜；發表見解要言簡意賅，不脫離主題。解要言簡意賅，不脫離主題。 v 6 6、文明禮貌。會議結束，讓上級領導、客人先離開會場

28、。離開、文明禮貌。會議結束，讓上級領導、客人先離開會場。離開會場時，座椅歸位，清理好自己區域內衛生。會場時，座椅歸位，清理好自己區域內衛生。資源管理資源管理辦公環境中常見的安全隱患辦公環境中常見的安全隱患注意注意一、一、二、二、維護責任區的整潔、有序維護責任區的整潔、有序辦公設備的使用辦公設備的使用三、三、辦公物品管理辦公物品管理四、四、車輛管理車輛管理五、五、資源管理資源管理辦公環境中常見的安全隱患注意辦公環境中常見的安全隱患注意v一、辦公環境中常見的安全隱患注意一、辦公環境中常見的安全隱患注意v 1 1、辦公設備及操作中的隱患，如設備電器插頭打火或電、辦公設備及操作中的隱患，如設備電器插頭

29、打火或電線磨損裸露。線磨損裸露。v 2 2、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。子上舉放物品。v 3 3、工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復印時將保密原、工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復印時將保密原件忘在復印機玻璃板上。件忘在復印機玻璃板上。v 4 4、火災或消防中的隱患，如亂扔煙頭，下班未及時關閉、火災或消防中的隱患，如亂扔煙頭，下班未及時關閉電源。電源。v 5 5、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次會議結束保證于會議

30、前半小時做好準備和清潔工作，每次會議結束后要及時做好打掃清理。后要及時做好打掃清理。怎樣才能讓辦公區整潔、有序呢？資源管理資源管理維護責任區的整潔、有序維護責任區的整潔、有序v 二、維護責任區的整潔、有序二、維護責任區的整潔、有序v 1 1、衛生管理區域：經理辦公室、各部門辦公室、公、衛生管理區域：經理辦公室、各部門辦公室、公共區域。共區域。v 2 2、每周有專業保潔公司進行一次全面清掃，不留衛、每周有專業保潔公司進行一次全面清掃，不留衛生死角，衛生值周人員每天做常規保潔，早上提前生死角，衛生值周人員每天做常規保潔，早上提前1515分鐘或下午下班后做好辦公室衛生清掃工作。分鐘或下午下班后做好辦

31、公室衛生清掃工作。v 3 3、常規保潔范圍：拖地面、倒煙灰、倒垃圾桶、倒、常規保潔范圍：拖地面、倒煙灰、倒垃圾桶、倒水池過濾網垃圾、擦：桌面、茶幾、沙發、清洗：面水池過濾網垃圾、擦：桌面、茶幾、沙發、清洗：面盆、茶杯、毛巾、抹布。盆、茶杯、毛巾、抹布。v 4 4、 個人辦公區文件、辦公用品等物件有序擺放。個人辦公區文件、辦公用品等物件有序擺放。資源管理資源管理維護責任區的整潔、有序維護責任區的整潔、有序v 5 5、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次會議

32、結束后要及時做好打掃清理。會議結束后要及時做好打掃清理。 案案 例例 辦公人員小萌每天一上班和下班前都將自己的工作辦公人員小萌每天一上班和下班前都將自己的工作區域清潔整理的干干凈凈、有條不紊，同時她也主動區域清潔整理的干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜等。每當她看到復印紙抽拿零亂，垃圾桶滿了沒人柜等。每當她看到復印紙抽拿零亂，垃圾桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環境的整潔。潔。 資源管理資源管理維護責任區的整潔、有序維護責任區的整潔、有序v

33、辦公室小趙每天都認真清潔整理自己的辦公桌，辦公室小趙每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小趙整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小趙很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如訂很少參與清理和維護公用區域，也常將公用資源如訂書機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不書機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。到，影響了工作。 v 辦公室小李上班匆匆

34、忙忙，辦公桌上堆的滿滿當辦公室小李上班匆匆忙忙，辦公桌上堆的滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的每日常用的“工作記錄本工作記錄本”也總是找不到。自己的辦也總是找不到。自己的辦公桌都沒有理清楚，更無暇顧及他處。公桌都沒有理清楚，更無暇顧及他處。 資源管理資源管理維護責任區的整潔、有序維護責任區的整潔、有序 分析分析：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清：通過上述案例，可以看出辦公室工作環境的清潔、有序直接對公司的形象和績效產生一定的影響。潔、有序直接對公司的形象和績效產生一定的影響。一個良好的工作環境，有利于公司的對

35、外形象塑造，一個良好的工作環境，有利于公司的對外形象塑造，有利于提高辦公人員的工作效率。有利于提高辦公人員的工作效率。資源管理資源管理辦公設備的使用辦公設備的使用v 三、三、辦公設備的使用辦公設備的使用v 1 1、非本公司人員禁用辦公室電腦、電話、傳真機。本公、非本公司人員禁用辦公室電腦、電話、傳真機。本公司其他人員非工作需要不得使用電腦、電話、傳真機。司其他人員非工作需要不得使用電腦、電話、傳真機。v 2 2、不得擅自刪改計算機程序及文件。、不得擅自刪改計算機程序及文件。v 3 3、不得隨意安裝外來軟件。如工作需要，須請示領導同、不得隨意安裝外來軟件。如工作需要，須請示領導同意后，再進行安裝

36、操作。意后，再進行安裝操作。v 4 4、工作時間不準占用電腦做與工作無關的事情，如：玩、工作時間不準占用電腦做與工作無關的事情，如：玩游戲、看電影、看光碟、上網聊天等。一經發現，嚴肅處游戲、看電影、看光碟、上網聊天等。一經發現，嚴肅處理。理。v 5 5、不得使用辦公設備及耗材準備私人資料或與工作無關、不得使用辦公設備及耗材準備私人資料或與工作無關的資料。的資料。v 6 6、愛護辦公室的機械設備，做好辦公室機器設備的日常、愛護辦公室的機械設備，做好辦公室機器設備的日常維護和衛生保潔工作。維護和衛生保潔工作。資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理v四、辦公物品管理四、辦公物品管理v 1 1、辦公

37、用品由辦公室集中管理，實行統一采購，統一、辦公用品由辦公室集中管理，實行統一采購，統一發放，統一回收處理。發放，統一回收處理。v 2 2、采購單價、采購單價200200元以上辦公用品時，須報請分管領導元以上辦公用品時，須報請分管領導批準。批準。v 3 3、由專人購買，另設專人入庫保管。、由專人購買，另設專人入庫保管。v 4 4、辦公用品的購買：、辦公用品的購買： 各部門每月各部門每月2929日前報下月辦公用品需求計劃，每月日前報下月辦公用品需求計劃，每月 1-41-4號統一采購發放。號統一采購發放。v 5 5、各部門因臨時需要而申請采購時，應填寫、各部門因臨時需要而申請采購時，應填寫“采購申采

38、購申請單請單”，經本部門負責人簽準，報辦公室預審，然后，經本部門負責人簽準，報辦公室預審，然后報公司分管領導審批。報公司分管領導審批。 資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理v 6 6、領用時，由各部門派專人領用并辦理登記領用手續。、領用時，由各部門派專人領用并辦理登記領用手續。v 物資管理員對庫存物資要經常盤點（每月底盤點），做到物資管理員對庫存物資要經常盤點（每月底盤點），做到日清月結。發現盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責日清月結。發現盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報相關負責人。任，寫出書面報告，呈報相關負責人。v 7 7、清點核實發放辦公用品。、清點核實發

39、放辦公用品。v 8 8、提醒使用部門和人員節約辦公用品的使用，杜絕浪費，、提醒使用部門和人員節約辦公用品的使用，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。努力降低消耗和辦公費用。v 9 9、附辦公用品出入庫登記表。、附辦公用品出入庫登記表。資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理物品出入庫登記表物品出入庫登記表 序序號號入庫日期入庫日期入庫名稱入庫名稱數量數量簽收簽收主管主管出庫日期出庫日期出庫名稱出庫名稱領用領用數量數量結余結余數量數量領用人領用人1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 1010 1111 1212 1313 1414 1515 1616 1717 資

40、源管理資源管理車輛管理車輛管理v為進一步完善公司車輛內部管理制度，加強本公為進一步完善公司車輛內部管理制度，加強本公司車輛的保管，提高公司車輛有效運用，保障公司車輛的保管，提高公司車輛有效運用，保障公司工作的順利完成，特制定本制度。司工作的順利完成，特制定本制度。v一、本公司所有辦公用車由辦公室進行統一管理。一、本公司所有辦公用車由辦公室進行統一管理。公司車輛一般不得用于辦理私事或外借使用，否公司車輛一般不得用于辦理私事或外借使用，否則公司將酌情予以嚴厲處罰，遇有特殊情況私人則公司將酌情予以嚴厲處罰，遇有特殊情況私人用車必須經總經理批準同意后方可照顧派車。用車必須經總經理批準同意后方可照顧派車

41、。（燃油費、過路費、其他費用均由用車人承付）（燃油費、過路費、其他費用均由用車人承付）資源管理資源管理車輛管理車輛管理v二、各部門有用車需求應提前填寫二、各部門有用車需求應提前填寫用車申請用車申請單單，經部門經理（負責人）簽字同意后交車輛，經部門經理（負責人）簽字同意后交車輛管理人員審核由分管領導審批簽字后方可調派用管理人員審核由分管領導審批簽字后方可調派用車。辦公室應依據輕重緩急順序派車，不按規定車。辦公室應依據輕重緩急順序派車，不按規定辦理申請者，不得派車。如遇特殊情況，不能及辦理申請者，不得派車。如遇特殊情況，不能及時填寫時填寫“用車申請單用車申請單”，可在車輛使用完畢后的，可在車輛使用

42、完畢后的半個工作日內，補充完整半個工作日內，補充完整用車申請單用車申請單，按表，按表格填寫相關內容后交辦公室存檔。格填寫相關內容后交辦公室存檔。 v三、車輛行前須進行安全檢查并認真填寫三、車輛行前須進行安全檢查并認真填寫行車行車記錄表記錄表，車程行駛里程數必須前后連接，不得，車程行駛里程數必須前后連接，不得遺漏，車輛行車途中應安全行駛并嚴格遵守交通遺漏，車輛行車途中應安全行駛并嚴格遵守交通規則，若有違規罰款，由駕駛員負擔。規則，若有違規罰款，由駕駛員負擔。資源管理資源管理車輛管理車輛管理v四、嚴禁出私車（凡未經領導同意，司機擅自將四、嚴禁出私車（凡未經領導同意，司機擅自將車輛開出，均視為出私車

43、），凡發現出私車，公車輛開出，均視為出私車），凡發現出私車，公司予以批評教育，因擅自出車，造成一切后果，司予以批評教育，因擅自出車，造成一切后果，由駕駛員自負。由駕駛員自負。v五、公司辦公用車由駕駛員負責車輛檢查及保養，五、公司辦公用車由駕駛員負責車輛檢查及保養，確保行車安全，車輛發生故障，應立即停止使用，確保行車安全，車輛發生故障，應立即停止使用，并立即進行修理。并立即進行修理。v六、駕駛員抽適當時間清潔車內外衛生，確保整六、駕駛員抽適當時間清潔車內外衛生，確保整車干凈整潔；車干凈整潔；v七、用車結束后應停放在公司指定場所（即公司七、用車結束后應停放在公司指定場所（即公司小區內），并將車門鎖

44、妥，嚴禁私自用車。小區內），并將車門鎖妥，嚴禁私自用車。 資源管理資源管理車輛管理車輛管理v八、公司（行政）辦公車輛相關證件及保險資料八、公司（行政）辦公車輛相關證件及保險資料全部交由辦公室保管；辦公室根據現有車輛資料全部交由辦公室保管；辦公室根據現有車輛資料按車建立管理檔案。按車建立管理檔案。 v九、各種車輛如在公務途中遇不可抗拒的事故發九、各種車輛如在公務途中遇不可抗拒的事故發生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，生，應先急救傷患人員，向附近警察機關報案，并立即通知公司辦公室。如屬小事故，可進行處并立即通知公司辦公室。如屬小事故，可進行處理后向公司報告。理后向公司報告。v十、處罰規定十

45、、處罰規定 在下列情形之一的情況下，違反交通規則或發生在下列情形之一的情況下，違反交通規則或發生事故，由駕駛人負擔，并予以罰款或免職處分。事故，由駕駛人負擔，并予以罰款或免職處分。 （1 1）無照駕駛所引起的后果由個人承擔。）無照駕駛所引起的后果由個人承擔。 （2 2）未經許可將車借予他人使用。）未經許可將車借予他人使用。 （3 3）酒后駕車發生事故后果自付。）酒后駕車發生事故后果自付。資源管理資源管理車輛管理車輛管理資源管理資源管理車輛管理車輛管理行車記錄表行車記錄表車號：駕駛員日 期起止地點時 間里 程加油（L）加油金額過路費行車費用用車事由備注出車時間回車時間出車時間回車時間合 計確認：

46、審核：行政管理行政管理 印章管理印章管理一、一、二、二、 文件管理文件管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理三、三、行政管理行政管理印章管理印章管理v 一、印章管理一、印章管理v 1 1、公章、法人章、財務章統一由辦公室專人負責管理。、公章、法人章、財務章統一由辦公室專人負責管理。v 2 2、公章管理人員應嚴格履行審核登記手續，因使用公章不當而、公章管理人員應嚴格履行審核登記手續，因使用公章不當而造成損失的，應追究其相應責任。造成損失的，應追究其相應責任。v 3 3、印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶外出，、印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶外出，必須經公司總經理同意

47、并及時歸還。必須經公司總經理同意并及時歸還。 v 4 4、印章如不慎遺失，保管人員應及時向主管領導報告，并上報、印章如不慎遺失，保管人員應及時向主管領導報告，并上報有關部門備案，若印章損壞，保管人員應向相關主管領導申請有關部門備案，若印章損壞，保管人員應向相關主管領導申請更換。更換。 v 5 5、印章管理人員如工作變動，應及時上繳印章及登記表，由重、印章管理人員如工作變動，應及時上繳印章及登記表，由重新確定的印章管理人員另行辦理接收手續，注明移交人、接交新確定的印章管理人員另行辦理接收手續，注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息，不得私自轉交他人。人、監交人、移交時間等信息，不得私自轉交他

48、人。行政管理行政管理印章管理印章管理v 6 6、印章應妥善保存，及時清洗，確保印章清晰、端正。、印章應妥善保存，及時清洗，確保印章清晰、端正。 v 7 7、嚴禁在空白紙上加蓋印章。、嚴禁在空白紙上加蓋印章。行政管理行政管理印章管理印章管理公司公章使用情況登記表公司公章使用情況登記表序序號號用章名用章名稱稱使用部門使用部門使用目的使用目的使用日使用日期期使用使用份數份數使用人使用人備備注注12345678910行政管理行政管理文件管理文件管理v 二、文件管理二、文件管理v 1 1、郵件、文件收發與處理、郵件、文件收發與處理 簽收簽收。對所收的文件數要認真清點，清點后，要檢查文件信。對所收的文件數

49、要認真清點，清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文單位、部門、姓名、是否都應是本封上或封套上所注明的收文單位、部門、姓名、是否都應是本單位收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文單位收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經清點檢查無誤后，收件人要在送件人的件經清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執單投遞回執單”或或“送文薄送文薄”上簽字，并注明收到時間。上簽字，并注明收到時間。 拆封拆封。啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不。啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。如發現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文能損壞。如發現有不屬于本

50、單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，予以退回。件不符，應按規定處理，予以退回。 登記登記。登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文。登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文登記薄中所列內容逐項登記。登記薄中所列內容逐項登記。行政管理行政管理文件管理文件管理v 2 2、發文（郵件）工作的程序：、發文（郵件）工作的程序： 首先要對發件進行查對首先要對發件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址、，即檢查信封上的收信人姓名、地址、郵政編碼與信箋上的收信人是否一致。郵政編碼與信箋上的收信人是否一致。 檢查附件檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全。，即檢查信函

51、的附件是否放進郵件，附件是否齊全。 簽名簽名，即檢查必須由領導者簽名寄發的信函是否正確。，即檢查必須由領導者簽名寄發的信函是否正確。 登記登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）。，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）。行政管理行政管理文件管理文件管理v 3 3、文件的起草要全面、客觀、完整地體現領導意圖，合理使用文種，、文件的起草要全面、客觀、完整地體現領導意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹, ,條理清楚條理清楚, ,語言簡潔、語言簡潔、通俗易懂。通俗易懂。v 4 4、文件在送領導審批或簽發之前，必須反復

52、校對確保無誤。、文件在送領導審批或簽發之前，必須反復校對確保無誤。v 5 5、打印、發放文件必須經相關領導審核簽字后方可印發。、打印、發放文件必須經相關領導審核簽字后方可印發。v 6 6、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必須報經總經理批準同意，、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必須報經總經理批準同意，對需加蓋印章的文書內容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，對需加蓋印章的文書內容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪

53、和顛倒，肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。行政管理行政管理文件管理文件管理v 7 7、打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文、打印文件要注意保存原稿，應將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。一并存檔保留，以備查閱。v 8 8、印發文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規范，、印發文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規范，美觀大方。美觀大方。v 9 9、按照檔案管理工作要

54、求，及時做好各類文件歸檔、按照檔案管理工作要求，及時做好各類文件歸檔、留存、保密及銷毀工作。留存、保密及銷毀工作。 這么亂，怎么這么亂，怎么辦呢？辦呢？行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v課程導入：課程導入：時間是怎樣產生的時間是怎樣產生的v日常的時間概念日常的時間概念v年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒v地球自轉、公轉與月球公轉地球自轉、公轉與月球公轉太陽太陽地球地球地球公轉軌道地球公轉軌道月球月球行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v1 1、時間的基本特性、時間的基本特性時間時間恒久性恒久性時時 間間特特 性性不可不可逆轉性逆轉性客觀客觀公正性公

55、正性時間時間一維性一維性行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 2 2、什么是時間管理、什么是時間管理v 概念概念v 由于時間所具備的基本特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管v 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而v 進行的進行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減v 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。少時間浪費，以便有效地完成既定目標。v 結論結論v 通過計劃統籌而相對合理利用和節約時間。通過計劃統籌而相對合理利用和節約時間。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v3

56、3、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法v準備之一：長期準備（準備之一：長期準備（4 4）v購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力v訓練你的快速閱讀能力訓練你的快速閱讀能力v把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好v養成存放思想檔案和作記錄的習慣養成存放思想檔案和作記錄的習慣 凡事預則立，不預則廢。凡事預則立，不預則廢。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v準備之二：臨時準備（準備之二：臨時準備（5 5）v工作開展前進行優先級排序工作開展前進行優先級排序v將相關的工作列在一起將相關的工作列在一起v把工作計劃放到隨時可見的地方

57、把工作計劃放到隨時可見的地方v每天早晨比規定時間起早十分鐘每天早晨比規定時間起早十分鐘v做好正式工作前的準備工作做好正式工作前的準備工作行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 要培養的好習慣（要培養的好習慣（7 7）v 利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節省時間信件等節省時間v 把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候v 利用零碎時間處理例行性事務利用零碎時間處理例行性事務v 午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會v 休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料v 報刊放在晚上看

58、報刊放在晚上看v 每晚沉思片刻每晚沉思片刻/ /回顧與總結回顧與總結行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 與外部產生聯系時的應變能力（與外部產生聯系時的應變能力（4 4）v 站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者v 從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者v 管理電話：管理電話：v A A、主動撥號、主動撥號v B B、被動接聽、被動接聽v 如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理案案 例例 周一上班，辦公人員小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，辦公人員小周需要完成以下工

59、作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。 1 1、給某客戶打電話，與對方聯系你的上司下周四將與他約會的事宜；、給某客戶打電話，與對方聯系你的上司下周四將與他約會的事宜； 2 2、為下午部門經理會議所要討論的報告復印每人一份（、為下午部門經理會議所要討論的報告復印每人一份（8 8人，每份人，每份1010頁）頁）及會議日程表；及會議日程表； 3 3、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方；、復印一份將給某客戶的答復信以備存，原件郵寄給對方； 4 4、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡；、布置下午要使

60、用的會議室，準備茶水和咖啡； 5 5、為上司預訂周末去天津的火車票；、為上司預訂周末去天津的火車票； 6 6、在做這些事情的同時，她還接待了、在做這些事情的同時，她還接待了3 3位訪客、接應電話等事宜。位訪客、接應電話等事宜。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 4 4、用、用ABCDABCD法則排出工作的優先等級法則排出工作的優先等級 A A類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優先做；類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優先做； B B類：重而不急，重要而不急的，應接著類：重而不急，重要而不急的，應接著A A類處理；類處理； C C類：急而不重，有時間才做；類：急而