1、關于高校檔案信息化建設的幾點思考趙連豐(湖州師范學院檔案室,313000摘 要: 隨著信息技術的快速發展和辦公自動化的深化,加快了檔案工作走向信息化建設的步伐。檔案管理軟件的迅速發展為檔案信息化建設提供了技術保障,高校的快速發展狀況迫使檔案工作走信息化建設這條道路。結合實際分析高校檔案信息化建設的意義及其必要性,提出目前高校檔案信息化建設中的問題與策略。關鍵詞:高校檔案; 信息化建設; 檔案管理隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展,信息技術已滲透到人們的生活領域和工作領域。網上辦公也隨著校園信息化建設走進人們的視野,檔案工作作為高校快速發展的重要組成部分,也必將向數字化管理方向轉變。因此,加快高

2、校檔案信息化建設步伐,充分發揮高校檔案信息資源的重要價值和作用,是新形勢下高校檔案部門所面臨的重要課題。一、高校檔案信息化的含義及信息化建設的必要性1.高校檔案信息化的含義。高校檔案信息化,就是在高校檔案管理過程中全面應用現代信息技術,把從高校各部門運行過程中匯聚起來的信息資源充分開發出來,使之成為各部門便于接受和利用的信息產品,并以之為媒介,實現高校檔案信息資源共享。換句話說也就是以數據庫及網絡為主體,把檔案部門收集的文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中,通過計算機網絡和終端實現檔案信息資源的有效利用和共享,為各管理部門提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務。高校檔案信息

3、化概括起來主要有以下內容:一是要實現檔案信息的數字化和網絡化;二是實現檔案信息在接收、傳遞、存儲、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理;三是實現檔案信息數據庫資源共享。2.高校檔案信息化建設的必要性。首先,近幾年來高校發展速度快,規模越來越大,形成的檔案數量和門類相應增多,檔案載體類型由過去單一的紙質檔案發展為以磁盤、光盤等多種磁性材料為載體的檔案。越來越多的紙質檔案,不僅整理裝訂過程中需要大量人力、物力,而且存儲起來還要占用很大庫房空間。因此會受存儲空間、保管期限等因素的影響,很多檔案不可能做到永久保存,到了一定期限就必須銷毀,這在某種程度上勢必導致信息的流失,所以只有真正實現信息化,才能保證

4、檔案信息的完整與安全,提高檔案部門的對外服務效率。另外,高校檔案在校史研究、教學評估、科學研究、學歷認證等方面也發揮了重要的作用。其次,高校檔案信息數字化、網絡化,開展檔案信息網上利用,這將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境,逐步實現良性循環。到那時任何一位利用者將不受任何時間、空間的限制,在任何地點、任何時間,只需要有一臺聯網的電腦,即可進入高校檔案管理系統,查詢自己需要的檔案信息。這使得編研工作、檔案查閱工作變得更為簡易、方便、快捷。這樣檔案管理人員就有更充足的時間用于檔案數據整理、篩選和分析,既保證了檔案質量,提高了工作效率,又避免了檔案因借閱造成的磨損。第三,實現檔案信息化可以保證檔案

5、利用的時效性。傳統的檔案歸檔方法,一來時間拖的很長,往往是今年歸去年的檔案,所以歸檔部門要對這些資料保存一年的時間,而各下屬學院或部門在資料保管這方面又沒有足夠的條件,難免會造成資料的損壞或丟失,就無法保證將來檔案的完整性;二來利用不方便,當利用者要查詢某件檔案時,可能會遇到:一方面職能部門未到歸檔時間,沒有將資料移交到檔案室,利用者不能滿足所急需的檔案資料;另一方面,歸檔部門已經移交到檔案室,但檔案工作人員因一時案卷數量太多而未輸入管理系統,只能靠人工檢索查閱檔案,這樣勢必影響查詢效率,給工作帶來不便。第三,傳統的歸檔方法,有時會在短時間內給檔案工作人員帶來很大的工作壓力,往往會因為一時間案

6、卷數量積累較多,而影響案卷整理的質量或在輸入系統時失誤,導致以后在查詢某卷檔案時出現信息空白的現象。二、高校檔案信息化建設存在的問題和策略1.高校檔案信息化建設的宣傳力度不夠。在高校中,很多同學甚至一些老師對檔案這個概念還都只是一種模糊的認識,還簡單地認為只是學生或教師的個人檔案,在這樣一個認識程度上,檔案信息化建設又從何談起。所以,高校檔案館首先應做好檔案概念、檔案法律法規等的宣傳工作,讓廣大師生都能對檔案這個概念有一個正確的認識,了解檔案在實際工作中所起的作用。其次,檔案館還應主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作,將應歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網或者是檔案館(

7、室的部門網站上,擴大宣傳面,提高廣大師生對檔案信息化的認識。高校檔案館(室的工作人員要深入到各歸檔部門進行調研,廣泛聽取各部門對電子文件形成與歸檔情況的意見,制定出適合自己學校的電子文件歸檔范圍,以及切實有效的檔案信息化建設的法規、政策。第三,高校檔案館不應該局限于為學校建設、日常教學提供檔案材料這一狹隘的服務功能上,而應該更好的發揮它作為一個學校不斷發展的歷史見證人的功能,成為一個廣大師生了解學校過去歷史面貌和發展過程的平臺,成為一個展示學校優良文化傳統和良好學習風氣的教育基地,讓更多的人感覺到檔案信息化建設的重要性和必要性,也可使學校的檔案信息化建設能夠有更好的發展目標。2.高校檔案信息化

8、建設資金、設備投入不夠。盡管計算機技術普遍應用,但各地區各高校的發展水平并不一致,少數重點院校檔案信息網絡建設比較超前,已建立了校園局域網,實現了檔案數據庫資源共享,檔案信息管理均實現計算機輔助處理,替代過去手工作業的傳統模式。但是,大部分高校只是配備了計算機、打印機和掃描儀,只做一般的文字處理工作,盡管做到校園網絡和檔案館(室相連,卻沒有網絡版的檔案信息管理系統軟件的支持,輸入的數據不能及時的合并入數據庫,也就不能快速地實現網絡共享查詢,再加上沒有相關硬件設備的投入,校園網對于檔案信息化管理來說就形同虛設了。在這個問題上,一方面,高校可以結合自己的經濟能力,從實際出發,充分利用現有設備,按照

9、“合理搭配、逐步發展”的原則購置適當的技術設備,包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等;另一方面,高校檔案館(室也可以根據實際情況,依據相關規定和收費標準,收取一定的檔案查詢手續費和工本費,在一定程度上做到自主創收,解決部分經費不足問題。3.高校檔案管理人員業務素質不高、技術力量投入不夠。人才是社會進步的決定因素,是高校檔案信息化建設的關鍵,檔案人員的素質直接影響著高校檔案信息化建設的進程。這是因為,現代化技術設備需要具有一定科學技術水平的人員去操作和使用,這在業務知識、科學知識和管理能力等方面都對檔案工作人員提出了新的、更高的要求,它要求檔案室的工作人員既對檔案管理工作了

10、如指掌,干起來輕車熟路,又對現代化設備的應用十分了解。但目前許多高校檔案人員整體水平還不能適應信息時代檔案事業的發展需要,在知識結構、人才結構和能力結構方面仍存在著問題。一些高校檔案工作人員既懂檔案專業知識又能掌握現代化信息技術的人才非常缺乏。有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質,專業不對口,業務不精,綜合素質和計算機水平相對偏低,這都嚴重地阻礙了檔案信息化建設的進程。因此,我們急需培養一批既是檔案學、文書學、信息傳播學等方面的專才,還能精通計算機應用軟件開發、通信工程技術、信息網絡、信息管理、數據庫生產和服務、辦公室自動化及計算機輔助設計技術,又能熟練地掌握外語的復合型人才,這樣的人才可以

11、在檔案的軟件管理和應用上游刃有余,才正是檔案現代化管理所需要的,也只有在我們的檔案隊伍中不斷充實這種掌握檔案管理現代化技術的復合型人才,我們的檔案事業才能與時俱進。4.館藏檔案數字化進程緩慢。要進行信息化建設,就必須利用計算機、掃描儀等現有技術和設備,將館藏檔案信息數字化,建成各種專業性、綜臺性檔案信息庫。但現在很多高校的檔案管理部門因為資金短缺、設備和技術力量不夠,沒有必需的設備,不能做到將全部文書檔案、照片、聲像檔案向數字化轉變。因此,檔案館要根據館藏情況、服務對象和檔案館的功能類型,有重點、有選擇地對館藏檔案進行數字化。具體從以下兩個方面著手:一是要加快文書檔案、專題檔案目錄的微機錄入。

12、應將文書檔案的案卷級、文件級目錄全部輸入微機。因為最基本、最常用的檢索方法在絕大多數情況下是對案卷標題或文件標題做檢索的,這樣就必須保證案卷級和文件級標題輸入的完整和準確,否則會導致查找搜索的空白;同時要將一些原來還未錄入微機的早期檔案目錄也錄入微機,這樣在查找早期陳舊檔案時就無須靠手工翻閱查找,提高查詢的速度和準確率;還要根據利用情況做好專題檔案數據庫的建設,如:干部任免、機構建撤、獎勵表彰、職稱晉升等,可以方便快捷地提供利用。二是要做好聲像檔案的數字化處理。利用掃描儀將照片按照有關標準掃描保存到微機里。對一些館藏珍貴的紙質字、畫檔案可用掃描儀掃描保存,破損的、幅面寬的則應用數碼相機直接拍攝成像后輸入計算機,再經過軟件進行處理,修補有瑕疵的地方,以確保照片數字化的質量,既搶救了這些檔案,又使其可以作為電子檔案進行保管,方便利用。同時要做好錄音、錄像等多媒體檔案的數字化加工,利用采集設備,將錄音、錄像帶上的材料轉換成多種格式,分類別采錄電腦,刻錄成光盤保存。總之,高校檔案信息化建設是一項長期而艱巨的任務,我們一定要從本單位實際情況出發,認清形勢,轉變傳統的檔案管理思想,樹立新觀念,提高檔案工作者的自身素