1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確采購內容及崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 一、目的 保證公司所需的產品，提高采購工作的品質管理，特制定本管理規程。 二、范圍 北京時代感恩勵志教育文化傳播中心（簡稱“時代感恩”）網絡商城配套的影音教材及益智玩具等和各部門工作所需的其他產品。 三、職責 1. 熱愛本職工作，勤于創新，學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。 2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。 3. 負責時代感恩商城所需的產品材料的采購工作。 4. 負責供應商的開發、

2、管理及維護工作。 5. 堅決執行各項采購工作制度及公司各項規章制度。 6. 大額項目必須做招標工作，其他產品（非唯一性）詢價必須三家以上的供應商或合作伙伴參與。 7. 積極了解產品的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。 8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商或合作伙伴進行付款。 9. 做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。 10. 完成領導交辦的其他工作。 四、人員配置及崗位分工 1.人員配置 ：采購經理或采購總監1名，采購主管1名，采購若干 2.分工 采購經理或采購總監：1.主持采購部的全面工作2.主要負責本部門的規章制度及操作制度的文件制定，確保采購部所有人員能

3、夠嚴格順利進行工作，并遵守各項制度3.同時負責整個公司戰略物資的計劃、安排、統籌，并做好與其他各部門的協調工作4.負責對采購部所有人員進行管理培訓及工作安排，按部門的工作職能做好工作5.提升采購部門的整體凝聚力與業務能力，并對員工的采購過程進行監管，對下屬存在的問題進行及時糾正和引導6.監控項目物流的狀況，控制不合理的物資采購和消費7.進行采購收據的規范指導和審批工作，協助財會進行工程的審核及成本的控制采購主管：1.執行采購部經理安排的各項任務，做好上報下達2.配合采購部經理對部門文件進行編制，并報由采購經理審批3.做好采購人員的管理，確保采購人員的凝聚力與業務能力4.在對于重要的產品采購事，

4、采購主管實時跟進，并隨時上報下達5.新產品，新材料供應商的尋找，資料收集及開發工作，對新供應商品質體系狀況的評估及認證，以保證供應商的優良性采購：1. 主要產品的估價和詢價及細節落實2供應商產品的品質初步確認3材料樣板的初期制作與更改4替代產品和供方的搜尋及落實5采購部門有關技術、品質文件的擬制6與技術、需求部門有關技術、品質問題的溝通與協調7與供應商有關技術、品質問題的溝通與協調 五、程序 采購部在公司經營中擔負著不可推卸的重要責任， 采購工作的好壞，直接影響公司產品的品質、交期、成本、風險等 。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本和風險最有效的方法。在整個采購過程中，

5、 采購部需要運營、營銷、技術、控制、財務、驗收（通常稱為驗收）等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯系需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發展做出各自的貢獻。（一）請購及其規定 1請購單要填寫完整，具體應包括以下要素： （1） 請購的部門；（2） 請購產品所屬項目；（3） 請購的用途；（4） 請購的產品名；（5） 請購的產品數量；（6） 請購的產品細節參數或規格；（7） 請購產品的樣品、圖片或詳細參數資料（技術標準及使用要求）等； （8） 請購的產品的需求時間（使用時間）； 請購如有特殊需要請備注說明2.提報規定 （1）采購單應按照要素填寫完整、

6、清晰 ，由公司領導審核批準后報采購部；（2）固定資產申購按照（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；（3）請購部門在提報采購單時，應要求采購部簽字接收人，請購部門備份；（4）涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（5）遇公司急需的產品時，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，并在采購單上寫上說明。 （6）如果是單一來源采購或指定采購公司及品牌的產品，請購部門必須作出說明。（7）采購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。 （8）其中涉及到明確的文化屬性產品，如音像、讀物資料必須填寫清楚音像的基礎要求，

7、出版方、出品方、文化屬性、時間長度、內容清晰度或分辨率以及各式要求確保產品的唯一性。（二）請購單的接收及分發規定 1、請購的接收要點（1）采購部在接收采購單時應檢查采購單的填寫是否按照規定填寫完整、 清晰，檢查采購單是否經過公司領導審批；（2）接收采購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購， 圖片或詳細參數資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（3）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。 2、采購單的分發規定 （1）對于采購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優先處理； （3）無法在請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

8、（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。 3、采購周期的規定 （1）常規商品采購周期在 7 天時間； （2）遇到緊急采購，應匯報公司領導采取快速優先采購的策略，緊急采購商品周期在 3 天時間內； （三）詢價及其規定 1詢價應認真審閱采購單的品名、產品屬性、規格、參數，了解產品及其技術要求的各項信息，遇到問題應及時的與請購部門領導（需求部門）溝通； 2屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包采購 3對于緊急請購項目應優先處理； 4所有采購項目必須向供方源或服務商直接詢價，原則不能通過中間商詢價； 5對于請購部門需求的產品如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的產品或預

9、估單次采購金額大于 5萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報，并說明基本情況； 7詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價； 8. 單次采購總金額在5000元以下且單項不高于500元的項目可以由采購部自行采購；單次采購總金額預算在 5000元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價（單項單價低于500元除外）；單次采購總金額預算價格在 20 萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次采購總金額預算價格在 100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構代理招標；9比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需產品和項目的

10、能力；10.在詢價時遇到特殊情況應及時報請公司領導批示。 （4） 比價、議價 1對供應商的供應能力和產品質量，交貨時間及服務品質進行確認； 2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他公司的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力， 資質進行驗證和審查， 如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等； 4參考目標或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判；5.在比價或跟供方談判之前，了解采購的產品市場行情和預采購方的優點和缺點，以便在談判議價的過程中掌握主動權（五）合同的簽訂及其規定 1合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議

11、。依法成立的合同，受法律保護。 （1） 合同正文應包含的要素：合同品名、編號、簽訂時間、簽訂地點； 采購產品、參數規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；音像資料必須填寫清楚音像的基礎要求，文化屬性，時間長度，內容清晰度或分辨率包裝要求； 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 付款方式； 交貨日期； 品質保證期； 品質要求及規范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。（2） 合同簽訂及其規定 1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同數量追加或追加無依

12、據，采購時要求供貨方提供報價清單； 4）質保期或合作期限及使用時間一定要明確從什么時候開始到什么時間結束，產品類并應盡量要求廠商延長產品質保期； 5）詳細約定發票的提供時間及要求； 6）針對不同的合同約定不同的付款方式，如產品類的合同一般應分按照預付款、驗收款、品質保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 ；7）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款； 8）違約責任一定要詳細、具體； 9）合同簽定應按照統一的格式進行合同審批單流程； 11）合同審批單流程通過后應由公司負責人簽字，加蓋公司合同章方可生效；12）如本合同的商品系乙方根據甲方的設計等智力成果加工制作而成，則乙方保證不

13、向任何第三人透露，否則造成甲方損失的由乙方賠償。 13）合同雙方未經對方同意，均不得將合同內容及相關各自商業秘密向任何第三人透露，否則賠償給對方造成的一切損失。14）簽訂的所有合同應及時報送財務部門并歸檔；（六）付款及合同執行 1付款規定 （1）所有已簽訂合同付款時應按照合同規定的付款； （2）按照進度付款的采購產品必須確保驗收合格方可付款； （3）按照公司規定和合同約定達到付款條件時，該付款審批單巡簽完畢后提交財務部付款； （4）財務部門在接到付款審批單后根據簽署的合同和付款審批單付款，以免影響合同的執行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部。 2合同執行 (1) 已簽訂合同由

14、采購部負責采購人員負責跟進，由采購部負責人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門領導及公司領導； （2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握產品情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約； （3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商并簽訂補充合同； （七）驗收與入庫 1. 報驗（1） 供應商已經履行完畢的合同，產品進公司時采購部應及時的通知接收人員（商品類一般為保管員或庫管，信息資料類則有所需部門或技術部門）進行確認驗收；（2） 對材料驗收標準參照合同或公司技術部門的相關要求執行；（3） 達到驗收和報驗條件的產品應在第一時間報請驗收部門進行驗收；（4） 驗收部門（需求部門）在接到報驗通知后應及時報驗，對于驗收不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況驗收部門應負主要責任； 2入庫 （1） 公司所有的采購產品在入庫前均應通過驗收部門的驗收；（2） 產品在運達公司后采購部應及時通知驗收部門（需求部門），由保管員及時安排卸貨與搬運；（3） 驗收部門（需求部門）未及時驗收的產品，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；（4） 驗收部門（需求部門）已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單； （9） 爭議或退貨在商品或信息資