1、公文、文印、印章及檔案管理規(guī)程一、公文管理規(guī)程（一）公司公文規(guī)程公司公文分對(duì)內(nèi)公文和對(duì)外公文兩類。1、交擬：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)管理的需要，指令綜合部或有關(guān)部門草擬公司文件。2、擬稿：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和領(lǐng)導(dǎo)要求，擬稿人正確區(qū)分和使用公文種類、形式、格式和行文規(guī)則，認(rèn)真分析歸納，綜合提煉，細(xì)心修改，清晰填寫，保證擬稿速度和擬稿質(zhì)量。3、核稿：擬稿人將所擬公文簽字后，送交核稿人。核稿人對(duì)所擬公文進(jìn)行核對(duì)并簽字。如有問題，及時(shí)補(bǔ)充修改。公司公文統(tǒng)一由綜合部把關(guān)核稿，特殊情況下，擬稿人可直接報(bào)簽發(fā)人簽發(fā)。4、簽發(fā)：（1）公司重大決策、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和應(yīng)由公司法定代表人簽發(fā)的文件由董事長(zhǎng)簽發(fā)。（2）公司董事長(zhǎng)授權(quán)

2、總裁以及根據(jù)公司章程規(guī)定要求應(yīng)由總裁簽發(fā)的文件由總裁簽發(fā)。（3）公司高層管理人員應(yīng)按其職權(quán)范圍簽發(fā)公司文件。（4）公司重要文件需要經(jīng)過總裁辦公會(huì)討論的，討論通過后，由總裁簽發(fā)。（5）特殊事項(xiàng)文件集體會(huì)簽，最后由董事長(zhǎng)或總裁簽發(fā)。5、文印校核與用印存檔：草擬文件經(jīng)簽發(fā)人簽字后，應(yīng)先到綜合部進(jìn)行文件編號(hào)并辦理文件打印手續(xù)后，送打字人員打印。擬稿人對(duì)照簽發(fā)稿，校對(duì)打印清單后，即行印制。重要文件必須核對(duì)兩次無誤后，方可進(jìn)行印刷。文件印制完成后，需進(jìn)行校核，校核無誤后，連同簽發(fā)稿一并送綜合部蓋章。簽發(fā)稿及所印制的文件要先存檔，后發(fā)放文件。6、文件發(fā)放：公司對(duì)內(nèi)文件由綜合部編制發(fā)放序號(hào)并統(tǒng)一發(fā)放，實(shí)行收文

3、簽名制。公司對(duì)外文件由擬辦單位負(fù)責(zé)發(fā)送。7、有關(guān)規(guī)定：（1）未經(jīng)批準(zhǔn)，公司對(duì)內(nèi)對(duì)外無簽發(fā)稿，打字員不予打印，印章管理員不予蓋章。（2）草擬、審核和簽發(fā)公文，要用碳素類鋼筆或簽字筆，禁用鉛筆和圓珠筆。（3）公司對(duì)內(nèi)公文在發(fā)放之前，實(shí)行保密制度，出現(xiàn)泄密情況，應(yīng)追究經(jīng)辦人員責(zé)任。公司對(duì)內(nèi)公文（包括會(huì)議紀(jì)要）除注明上報(bào)由專人按要求上報(bào)外，僅限于公司內(nèi)部，未經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)對(duì)外以任何方式、手續(xù)（包括抄錄、復(fù)印等）出借、轉(zhuǎn)送。一經(jīng)查出，對(duì)直接責(zé)任人給予一定的處罰。公司對(duì)外公文需要保密的，在保密期內(nèi)，出現(xiàn)泄密，參照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理和處罰。（二）外部來文管理規(guī)程1、外部公文收進(jìn)：綜合部負(fù)責(zé)外部公文

4、的收進(jìn)。外部公文收進(jìn)后，要進(jìn)行相應(yīng)篩選登記。2、文件閱辦：填寫文件閱辦單后，綜合部長(zhǎng)簽署意見，辦理結(jié)果要及時(shí)反饋。如需要呈報(bào)董事長(zhǎng)或總裁閱批，按批示意見，綜合部迅速安排，呈報(bào)給批示人，必要時(shí)，根據(jù)董事長(zhǎng)或總裁意見，對(duì)重大緊急事項(xiàng)督辦督察范圍按程序辦理。二、文印管理規(guī)程復(fù)印作為綜合部的一項(xiàng)職能，具體負(fù)責(zé)全公司的復(fù)印工作，綜合部為全公司內(nèi)部各單位提供優(yōu)質(zhì)有償?shù)姆?wù)。1、復(fù)印只對(duì)內(nèi)部服務(wù)，不對(duì)外服務(wù)和營(yíng)業(yè)，外單位和私人需要復(fù)印材料的必須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)手續(xù)后方能進(jìn)行。2、各單位材料需要復(fù)印，由綜合部有關(guān)人員記帳，送件人簽字，辦理材料復(fù)印手續(xù)。3、各單位所發(fā)生的復(fù)印費(fèi)用，每月由綜合部有關(guān)人員

5、匯總，報(bào)綜合部長(zhǎng)簽字后，通過財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)至相應(yīng)單位，綜合部人員要認(rèn)真記帳，記全、記準(zhǔn)復(fù)印和耗材領(lǐng)用帳務(wù)，以備各單位查對(duì)。4、綜合部每月對(duì)所用耗材進(jìn)行清資建帳，按復(fù)印項(xiàng)目耗用材料數(shù)量進(jìn)行考核。三、印章管理規(guī)程1、公司領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)的文件及公司主要領(lǐng)導(dǎo)已簽字的有關(guān)文件材料由印章管理員按正常公務(wù)用印蓋章并做好記錄，要注意領(lǐng)導(dǎo)簽字，防止他人模仿冒簽，不能確定時(shí)，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。2、其他文件資料需動(dòng)用公司印章的，實(shí)行審批制，綜合部長(zhǎng)不能確定的，應(yīng)向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。重大事項(xiàng)要按權(quán)限必須經(jīng)公司董事長(zhǎng)或總裁同意并簽字，方能用印。3、開具公司介紹信及有關(guān)證明，必須經(jīng)綜合部長(zhǎng)同意并簽字后，方能用印。4、印章管理員要嚴(yán)

6、肅、認(rèn)真、細(xì)心，不為他人干擾和催促所影響，按制度辦事，作好用印登記和用印手續(xù)的管理。5、要按規(guī)定要求蓋章，所蓋章印必須清晰、均勻、豐滿，體現(xiàn)企業(yè)形象。6、特殊情況下來不及審批時(shí)，也要先請(qǐng)示，后用印。四、檔案管理規(guī)程1 總則 1.1 為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化，使檔案更好地發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)保密法等法律、法規(guī)，特制定本管理規(guī)程。1.2 公司檔案工作由分管行政的副總裁直接領(lǐng)導(dǎo)，日常工作由公司綜合部管理。1.3 公司應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人。 1.4 應(yīng)把檔案管理現(xiàn)代化納入公司的發(fā)展規(guī)劃。根據(jù)需要和可能，采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案

7、管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。2 適用范圍本管理規(guī)程適用于本公司所有檔案工作的管理。3 定義企業(yè)檔案是指本公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。4 職責(zé)4.1 由綜合部負(fù)責(zé)本管理規(guī)程的制定和修改。4.2 文件檔案由綜合部安排專人負(fù)責(zé)管理。4.3 財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部永久保存、管理。4.4 其他檔案由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管副件，正件一律交公司檔案室存檔。5 公司檔案分類A.人事檔案B.設(shè)備儀器檔案C.經(jīng)營(yíng)管理檔案D.會(huì)計(jì)檔案E.實(shí)物檔案F.計(jì)算機(jī)軟件檔案G.其他類型的檔案6 檔案室職責(zé) 6.1 積極宣傳和認(rèn)真執(zhí)行檔案法等有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)。6.2 負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督促公司各部門

8、，按規(guī)定做好文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作，指導(dǎo)公司檔案網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)。6.3 做好收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、積累、立卷、歸檔、保管和提供檔案利用工作。6.4 集中統(tǒng)一管理公司在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極開發(fā)利用檔案資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。7 檔案人員崗位責(zé)任 7.1 堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策，模范遵守各項(xiàng)制度。7.2 認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法和有關(guān)檔案工作的方針、政策、規(guī)定，熱愛檔案工作，學(xué)習(xí)、掌握檔案管理知識(shí)，不斷提高管理水平。7.3 主動(dòng)、及時(shí)地收集本部門、本單位在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料，認(rèn)真做好整理、鑒定和預(yù)立卷工作。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)

9、，做好上一年檔案材料的立卷、歸檔。7.4 熟悉室藏檔案，編制必要的檢索工具和專題資料，積極提供利用，并做好統(tǒng)計(jì)。7.5 嚴(yán)格遵守保衛(wèi)、保密制度，管理好各類檔案，確保檔案的完整、安全。8 檔案的保管 8.1 檔案室明確有專人管理，非檔案工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意入內(nèi)。檔案室應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行清掃，保持清潔干燥。8.2 做好檔案防火、防蟲、防潮、防塵、防盜等維護(hù)工作。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。要配備必要的消防器材。工作人員離開時(shí)，要關(guān)閉門窗，切斷電源。8.3 檔案室中的檔案柜、櫥、箱等裝具，應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)，做到整齊劃一。8.4 定期組織人員，對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，對(duì)破損、褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其

10、它技術(shù)處理。凡遇重大問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。9 檔案的保密 9.1 文件處理做到“四及時(shí)”即：及時(shí)登記、及時(shí)傳閱、及時(shí)催（承）辦、及時(shí)歸卷；“四不”即：文件材料不積壓、不錯(cuò)漏、不遺失、不泄密。9.2 檔案工作人員必須遵守保密紀(jì)律，做到：不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說；不該問的機(jī)密絕對(duì)不問；不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；不在非保密本上記錄機(jī)密；不在私人通信中涉及機(jī)密；不在公共場(chǎng)合和親屬子女親友面前談?wù)摍C(jī)密；不在不利于保密的地方存入機(jī)密文件和資料。9.3 長(zhǎng)期以上保存的文件和資料屬密級(jí)檔案，凡因工作需要查閱的單位和個(gè)人，須辦理審批、登記手續(xù)后，才可借閱。9.4 外出人員不準(zhǔn)攜帶檔案，如

11、因特殊情況需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記，回來即歸還注銷。9.5 不帶無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。 10 檔案的利用 10.1 檔案工作人員應(yīng)熟悉所藏檔案情況，積極、主動(dòng)地做好提供利用工作。 10.2 根據(jù)利用工作的需要，編制必要的案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄（卡片）和基礎(chǔ)數(shù)字匯編，發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。10.3 凡需利用檔案的部門或個(gè)人，都應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，在指定的地點(diǎn)閱檔。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、磨損、涂改、剪裁及拆散檔案。10.4 做好檔案利用反饋工作，在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要附一張檔案利用效果登記表，“利用工作”結(jié)束后，由利用者如實(shí)填寫，及時(shí)交檔案管理人員

12、。10.5 凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)批準(zhǔn)、審核，確認(rèn)無誤后加蓋證明印章方能生效。11 立卷歸檔 11.1 凡本公司辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種門類的載體、材料，均屬于歸檔范圍。11.2 文件資料歸檔的基本要求：A.歸檔的文件資料必須保持成套性和完整性。B.歸檔的文件資料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。C.歸檔的文件資料應(yīng)符合形成規(guī)律。D.歸檔的文件資料應(yīng)符合文件格式和書寫的有關(guān)規(guī)定。11.3 文件資料歸檔時(shí)間A.新購(gòu)儀器設(shè)備，包括引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，在開箱驗(yàn)收時(shí)接受歸檔。B.各項(xiàng)管理工作形成的文件資料，在次年初由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，歸檔。C.人事檔案文件資料，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活

13、動(dòng)后13個(gè)月歸檔。D.財(cái)會(huì)檔案文件資料，在年度終了由財(cái)務(wù)部整理歸檔，并由財(cái)務(wù)部永久保存。E.計(jì)算機(jī)軟件在安裝后1周內(nèi)交檔案室保管，再次安裝則到檔案室借用。11.4 公司檔案室一般應(yīng)在每年六月底以前將上年處理完畢的文件資料整理、立卷、歸檔結(jié)束。各部門應(yīng)在每年三月底以前將上年處理完畢的文件資料整理、預(yù)立卷后交公司檔案室歸檔；基建工程建設(shè)項(xiàng)目待工程竣工驗(yàn)收后整理歸檔。任何個(gè)人、部門未經(jīng)允許不得長(zhǎng)期存放檔案。11.5 文件材料立卷的程序一般分為：分類組合編目，即在文件材料收集齊全、完整的基礎(chǔ)上，將文件材料以問題為主，兼顧其它特征進(jìn)行組合，基本做到問題單一，類型鮮明、年代不混、保管期限準(zhǔn)確。最后將組合好

14、的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。要求做到排列整齊，字跡端正。11.6 各類檔案移交時(shí)，必須經(jīng)檔案人員清點(diǎn)檢查，辦好交接手續(xù)。12 檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交 12.1 檔案統(tǒng)計(jì)工作是準(zhǔn)確揭示公司檔案情況的一項(xiàng)具體工作，檔案人員要及時(shí)對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用效果、存毀和檔案工作人員工作等進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作，做到帳物相符。12.2 檔案的鑒定工作主要應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本公司檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。公司應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案實(shí)施鑒定。12.3 檔案的移交，應(yīng)按有關(guān)接收檔案的范圍和年限規(guī)定，將永

15、久、長(zhǎng)期保存的檔案有計(jì)劃、有步驟地連同案卷目錄和有關(guān)資料一并向公司檔案室移交。凡經(jīng)鑒定，屬進(jìn)公司檔案室的檔案均應(yīng)按照要求，進(jìn)行收集、整理、移交原件，辦理交接手續(xù)。移交清冊(cè)歸入公司全宗卷保存。13 檔案的查閱、借閱和復(fù)制13.1 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立檔案借閱登記簿，嚴(yán)格使用手續(xù)，13.2 公司內(nèi)部人員查閱檔案須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，公司外部人員須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可查閱，特殊或機(jī)密檔案須經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)。13.3 凡借閱一般檔案或復(fù)印一般檔案內(nèi)容的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，特殊或機(jī)密檔案須經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁批準(zhǔn)。13.4 借閱檔案必須按期歸還，丟失借閱檔案按重大失誤論處。13.5 檔案原件一般不外借，確因工作需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，嚴(yán)格辦理借閱和歸還手續(xù)，借閱者及檔案管理