1、畢業實踐報告題目商務英語信函的寫作技巧及其注意事項實習單位實習時間學號姓名院（系）名稱年級專業班級指導教師 2010年06月10日商務英語信函的寫作技巧及注意事項摘要 隨著中國加入WTO，越來越多的企業由原來的國內市場轉向國際市場。而這之間需要一個橋梁作為他們溝通的工具-商務英語信函。一筆數字匪淺的生意就是依靠商務信函的往來。怎樣用信函和客人溝通解決問題，這些都是必不可少的。語言是表達觀點的工具，了解商務英語信函的基本概況， 在商務英語信函寫作中,要深入分析影響寫作的關鍵因素,靈活運用恰當的寫作技巧,依據這些改進自己的不足，不斷提升英語專業知識，力求綜合全面提高，在工作中作出相應對策從而增加企

2、業的經濟效益，增加我國的外匯收入。Abstract： With chinas joining in the WTO, more and more enterprises change the international market to the original domestic market, which needs a tool for their communication-business English correspondence. Significant businesses depend upon it. So it is essential to know How to s

3、olve the problem in communication with customers. The language is a tool to expresses the viewpoint, and understood the basic survey. During the -business English correspondence writing, people also need to analyze the influence writing thoroughly the key aspect, the nimble utilization appropriate w

4、riting technique, based on these improve own insufficiency, promotes the English specialized knowledge unceasingly, makes every effort to synthesize the comprehensive enhancement, makes the corresponding countermeasure in the work to increase enterprise's economic efficiency and our country'

5、s foreign exchange. 關鍵詞 基本概況、寫作技巧、 存在問題、提高Key words ：general situation, writing skill, existing questions, improve目 錄一、商務英語信函基本概況 11、商務英語信函的種類及格式12、商務英語信函在外貿中的作用2二、商務英語信函的寫作技巧 31、商務英語信函的特點42、商務英語信函的寫作技巧5三、本人實習的心得及存在問題 71、在企業實踐時與之相關專業的體會與心得及存在問題7四、如何提高 81、本人對此專業知識的掌握程度82、在工作中學習以及不斷積累經驗8結束語 9致謝 1

6、0參考文獻 11畢業實踐報告成績表 12武夷學院畢業實踐報告 - 1 - - I -一、商務英語信函的基本概況1、商務英語信函種類及構成在信息化高度發達的今天，該信件并不局限于紙質信件，也可以是電子郵件、傳真或MSN。其構成包含以下：（1）信頭 letterhead信頭就是指發信人的地址和發信的日期等。一般公司都會印制帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。（2）編號和日期 reference and date   這部分內容是為了方便今后查詢信件用的。 （3）封內名稱及地址 inside name and address收信人的姓名和地址，一般在信的左上方

7、。 必須把收信人的姓名一并寫出及收信人的所在部門。（4） 注意事項 attention line    通常寫在封內地址的后面，方便收信人區分信息的分類（5） 稱呼 salutation指對收信人的一種稱呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, （6）事由subject line事由就是通常說的主題，讓人不必讀完全信就了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。 （7）信文 body of the letter 一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。（8）結尾敬語 complimentary close 用來總結全文，提示對收信人的要求，如“希望

8、來信來函定貨”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。結束信函時應該與前面的稱呼相呼應。例如“Gentlemen: ”對應的則是：“Truly yours,” 等。（9）簽署signatrue 簽上寫信人的名字，如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字 ，簽名的下面最好寫上發信人的職位。 (10)附件enclosure如果信中有附件，左下角注明Encl. 或Enc. 例如：  Encls:4 samples(11)抄送 carbon copy notation有抄送“C.C.”和秘密抄送 “B.C.C.”(12)附言postscript

9、即寫信時遺漏什么信息，就可在結尾時補充 。P.S. The samples will be mailed to you tomorrow  2、商務英語信函在外貿中的作用 隨著經濟和信息技術的快速發展，商務英語信函已成為對外貿易中不可缺少的一部分，也是現代外貿中最常用也最有效的通訊手段之一；它是一種行業英語，主要用于對外經濟貿易活動和社會活動中，如果沒有往來的貿易電函，大部分的國際貿易活動都不可能順利進行。因此，商務英語信函在對外貿易中的作用就是為雙方的溝通交流的橋梁，準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息，節約雙方的時間，為貿易的往來更加便捷與快速。二、商務英語信函的寫作技巧1、商務英

10、語信函的特點在往來的商務信函中，我們還應注意商務信函的特點，只有牢牢的掌握這些，才有助于我們寫好一篇優秀、易懂、簡介明了的信函。它包括以下幾方面：（1）、商務英語信函的書寫原則商務信函并不要求我們使用華麗優美的詞句，用一些簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以清楚的了解自己想說什么。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則： 禮貌原則(courtesy)：禮貌不僅僅是指有禮而已,或者簡單的用一些禮貌用語就可以，它是從一個 “You attitude” 的角度考慮問題。為了使商務英語文書更具禮節，盡量不用大寫英文字母，那樣會使得自己是用命令的語氣或是在叫囂；另外，過激、冒犯和輕視的用詞

11、也不應使用。如何讓對方覺得是禮貌呢？第一盡量用被動態,只要意思清楚,沒有歧義,用了被動語態的句子比主動語態的句子更加禮貌。第二用疑問句，當我們要求對方做與生意有關的事情時, 我們用疑問句更好。最后是用虛擬句 ，有時用虛擬句是個好選擇,既表示了尊重也達到了禮貌。體諒原則(consideration) ：是強調對方的情況而不是自己的情況，要體現一種站在他人角度去考慮、多體諒對方心情和處境。在書寫商務英語信函時,將對方的要求、意見、渴望和感情記在心中,然后尋找一種最好的方式將信息傳遞給對方。 完整原則(completeness) ：在信函中信息完整很關鍵,商務信函中應包括所有必需的信息，在書寫時，可

12、先列提綱或是在心中有一個明朗的思路即要清楚這個信函的內容應包含什么，避免一件事分多次書信傳達給對方。清楚原則(clarity)：是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。注意修飾詞的位置，修飾詞要緊緊跟再被修飾詞后,從而避免歧義。清楚表達即應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。分清內容主次之間的關系，而不是毫無重點的寫，書寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。 簡潔原則(conciseness)：要求我們用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中, 我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語, 要避免重復、羅嗦, 能用單詞表

13、達短語的就用單詞，能用短語表達句子的就用短語，能用短句表達長句的則用短句。 具體原則(concreteness)：使表達的內容準確而又生動。當涉及到數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等等，盡可能做到具體、詳細。這樣會使交流的內容更加清楚，對方一看就明了，這樣將更有助于加快事務的進程。正確原則(correctness)：不僅是指語法、單詞拼寫正確，也指語言標準、內容敘述恰當、數字精確、以及對商業慣用語的正確理解。（2）作用地位的中心化隨著世界經濟一體化步伐的加快，國際間商務合作日益加強。在我國加入世界貿易組織后，與其他成員國的經濟交往日趨頻繁，對外經濟貿易也得到了快速發展。但在信息化

14、高度發達的今天，該信件并不局限于紙質信件，也可以是電子郵件、傳真或MSN。對外貿易不斷發展，而商務英語信函則是國際商業交往中必不可少的手段，對外貿易的各個環節大多通過此進行的。從建立業務關系到達成交易，執行合同，以及執行合同過程中的糾紛等，大都需通過函電解決。因而，對外貿易又被稱為“單據貿易”。在對外貿易的操作實務中，貿易各環節所有的交往函電都構成重要的依據。對外貿易越來越依賴于單據交換的過程，商務英語函電的中心化作用也日漸明顯。（3）傳輸方式信息化隨著信息技術、多媒體技術和收集技術的發展，人類社會形態進入了信息社會形態。紙質信函在業務活動中再也不占主導地位，而是在很大程度上代之以傳真、互聯網

15、、電子郵件等更為快速、利便、經濟的通信方式，但在信息內部實質意義和形式來看，其基本格局、表達體式格局和內部實質意義都沒有大的變化。據從事外貿行業的人員介紹，現今的商業上的事務交流98%使用的是E- mail，其余的是電傳，有時也會打打手機。（4）書寫格式自由化商務英語信函的公函，其寫作格式有多種風格，有專業式、簡潔式和莊重式。一般來說，國際商務英語書信通常是三段式結構，即開頭、中間部分和結尾。而函電格式自由化主要體現在信頭、呼語和信內地址等方面。隨著貿易雙方業務聯系的增多與貿易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，有個人內容滲入公函的趨勢，這也助長了其格式的自由化。（5）語言風格簡潔化在商務

16、英語信函的寫作過程中，除因格式自由化而變簡潔外,其語言運用方面也簡潔化了。一方面，信函中應省去那些客套、多余的話語而直接指向主題，主要是為了簡潔明了、便于閱讀;另一方面，電子數據交換、電報、要求等用語及短句的使用，都使其語言風格簡潔化了。（6） 寫作樣式多樣化由于商務英語信函涉及到外貿工作的各個環節，因此可以依據其作用、內容等分為若干種類。函電的傳送方式，除了傳統的郵政郵寄外，還有現代化的快遞、電報、電傳、電子郵件以及國際互聯網在線及時溝通等。因此，針對不同的傳送方式要求不同的文件類型，寫作樣式也就愈加靈活多樣。2、商務英語信函的寫作技巧商務信函結構和語言習慣用法的影響。寫商務英語信函比寫其他

17、的文章要容易得多，原因是它有固定的寫作規則和框架。 這一點在 商務英語信函的格式、 結構中有充分的體現。(1) 信函格式對 商務英語信函寫作的影響了解英文商務信函的基本格式, 是正確規范書寫 商務英語信函的前提。目前常用的商務信函有兩種格式:一是混合式;二是齊頭式。混合式是傳統信函的常用方式。信內收信人姓名和地址用齊頭式,但構成信函的正文的各段的首行縮進23個字母。日期寫在信內收信人姓名和地址的上面, 但大多數這種格式的信函把日期寫在右邊，表示敬意的結尾和寫信人的簽名應居中或偏右書寫。齊頭式在英國和美國正在日益被采用,這種書信格式是很新穎的。它的主要特點在于信函的各個部分均從左邊框開始打起。

18、這也是齊頭式和混合式的主要區別所在。另還有改良式和簡化式， 在實際商務英語寫作中, 我們可以根據不同的客戶的特點選擇我們不同的格式。（2) 信函結構對商務英語信函寫作的影響。寫商務英語信函的時候,我們最好采用信函寫作的通常結構,它通常包括四個部分-引言、 細節、 回應和結尾。引言"Thank you for your letter of April 18,2011. . ""W e refer to your Order N o. 13 and regret to say that . . . "這些句子常常用到。 用到這些現成的、固定的和有效的句子符合

19、商務信函的閱讀習慣,熟悉的語言能使交流更簡單。細節-注重細節的目的是要詳細地敘述要求的內容。 這是 商務英語信函的核心部分。如果信中涉及了幾件事情,明智的做法是將它們一件一件地擺出來。每一件事情占一個段落,這樣信函就會很清楚,也讓人容易理解。而且,這樣的安排是符合邏輯的。回應-回應是雙方更深入的交流,與前一部分是緊密相連。你可以要求對方確認,并作出回應。 也可以告知對方隨有附件,或者表示你們樂意接受關于價錢和其他相關事情的詢問等等。結尾-在按要求完成了前三個部分后,信的結尾要有處于禮貌，而說的相關的客套的短語或句子。通常有如下的句子:"If you need any further

20、information,please let us know. ""As the market is of keen copetition,we recommend your immediate acceptance. "正確的信函結構能使信函閱讀起來更流利,對業務往來更有好處。商務英語信函在格式和結構上有其自己的特點。熟悉了它的格式和結構特點,將對商務英語信函的寫作大有益處。在此基礎之上,進一步熟悉商務英語特定語境下的適用原則, 掌握商務信函寫作的特點的幾大要素，這樣才能成功而有效的實現商務英語信函的交流意義。總之,商務活動只有在良好的交流上才能成功。三、本人的

21、實習心得及存在問題1、在企業實踐時與之相關專業的體會與心得及存在問題在實習跟單員期間，由于自己是第一次接觸制衣行業，剛開始心里很害怕，擔心自己是否能勝任。由于對于最基本與最底層的事物不了解，領導說：現在的我應該先到車間去學習，去接觸這些對我來說很陌生的事物。于是從2月17號到3月6號，都在我們廠的三樓即整理車間實習。別看小小的一層里面卻涵蓋了很多過程，包括：熨衣服、檢驗、打包衣服、裝箱以及后期出貨。在這期間，這些都接觸過，大致都了解過，在腦海也留下深刻的印象。有件事還是無法克服的，便是接打電話，不知為何心里會產生恐懼心里。害怕電話里那端的陌生人，不知道該怎樣把事情表達清楚與完整。不過這些都不是

22、大問題，相信在時間的不斷推移自己一定能戰勝的。在業務方面，前輩讓我學習了好多，那是以前在書本上雖然看到過，可實踐畢竟是實踐，那種體會是在學校永遠也體會不到的，在做業務這方面，假如在貨物、價錢、合同等等都出問題了，就要學會和客人怎么溝通。這看起來好像很簡單，可是對于兩個不同文化，不同語言的的人，我們說的話要讓他明白卻是很困難的，而且外國人不喜歡繁瑣冗雜的。這就要在寫作水平上要求精煉簡潔。覺得問題最難的還是在于提高自己的英語水平，就比如說，寫郵件。我們的思維還定式在學校的應用文中很正式，這是其一，其二就是我的郵件太復雜，按前輩的說話是，如果一句話能表達的就不要用兩句話，不然客人會覺得很繁瑣。 四、

23、如何提高1、本人對此專業知識的掌握程度首先我們要了解各國的文化背景，這樣在業務操作方面便有利于我們和客戶達到完美的溝通。在信函往來時，才不會出現有歧義或是辭不達意等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異,比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結尾客套語等均有所不同。一般來說,英國書信較為保守,許多英國人喜歡用老式書信體,用詞較為正式刻板,而美國書信語言非常有生氣、有活力,格式也較為簡便。因此當我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時,要使用標準式英語Queens Eng-lish;如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區時,就要用美式英語。2、在工作中學習以及不斷積累經驗（1）學習一門語言是需要耐

24、心和細心，學好英文也必須靜下心來，日積月累，不可急功近利。從一詞一句開始積累，多聽、多說、多讀，長年堅持，必有收獲。因為學習外語的時間和對其掌握的熟練程度成正比，也可以說任何一門外語聽說讀寫譯的熟練運用都是工夫堆積起來的。英語中有個諺語：Rome was not built in a day.說的就是這個道理。這些在學校時，老師就已經告知我們了。由于在實踐中沒接觸到與之相關的工作信息，所以腦子的印象并不深刻。直到現在才明白積累的重要性。（2）培養興趣，樹立信心， “興趣是最好的老師”這種興趣如何培養？首先承認英語是世界上最優美的語言之一，平時在學習英語的時候要多注意她的優美之處、合理之處、生動之處，不能總盯著她讓你覺得別扭的地方，你覺得不好理解的地方，應該換一種角度看問題，往往可以徹底改變你對一件事物的看法。除此之外，還可以平時多讀一些英語的笑話或幽默小品，在捧腹大笑中領略英語的生動、幽默和妙趣橫生，無形中便會逐漸喜歡這種語言，久而久之，越喜歡越愛學，越愛學越喜歡，很快就可以形成良性循環。（3）制定詳細的學習計劃，幫助自己克服懶