1、文化集團成本檔案管理辦法本辦法依據文化集團行政管理制度編制。1 范圍1.1 范圍：目標成本、供方、采購、合同、變更、結算等成本管理過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、聲像等文件。1.2 適用部門：涉及成本業務的所有部門。2 密級類別保管期限等級目標成本永久絕密采購、合同、補充協議固定資產、車輛、大型設備儀器、工程建設中大宗物資采購永久秘密工程承包、監理、設計、勘察、測繪、造價、咨詢、代理、檢測永久秘密經營、設計、策劃等技術密集型服務30年秘密其他10年秘密變更10年秘密結算10年秘密供方10年公開3 權責類別人員權責成本部經辦成本負責人對成本檔案審核并負全責目標成本由本人保管，不得泄露經辦人整

2、理資料、移交行政部前保管業務部門經辦業務負責人審核并負全責經辦人整理資料、移交至成本參與人成本參與人督辦、審核、接收、移交行政部前保管4 時限4.1 資料整理完成類別時限目標成本簽批完成當天供方資料審批完成一周內采購招標定標完成一周內直接委托審批完成一周內零星、緊急采購簽批完成一周內合同合同簽訂一周內變更簽批完成一周內結算簽批完成一周內4.2 移交至行政部：完成合同結算后當月。5 要求5.1 封面：包含公司名稱、項目名稱、檔案編號、歸檔日期、經辦部門等信息，并需經辦人、審核人簽字，見附件一：檔案封面。5.2 目錄：內容應涵蓋所有工作節點、所有流程附件，見附件二：檔案目錄，附件提供了供方、招標、

3、直委、合同、結算存檔目錄，其他未提及資料參考執行。5.3 內容：與目錄對應，審批OA存打印件，會簽、蓋章類資料存原件，采用招采平臺的供方、招標資料不需線下存檔。5.4 文件按形成時間順序疊放，成冊檔案需膠裝。6 編號成本檔案編號由財務成本部統一管理，移交至成本檔案員前與成本檔案管理員確認編號，基本格式如下：構成全宗號年度業務號分類號案卷號示例【YX】【2015】【CB】【ZB】【YX-001】釋義公司簡稱字母例如：院線資料歸檔年度成本招標部門簡稱字母-流水號例如：營銷-001固定不變按歸檔年度固定不變目標成本：MBCB供方：GF招標：ZB直接委托：ZJWT零星采購：LXCG緊急采購：JJCG變

4、更：BG合同：HT結算：JS流水號按時間順序7 保管7.1 成本檔案按所經辦部門分類存放。7.2 檔案借閱、銷毀執行文化集團人力行政相關制度規定。附件一：檔案封面檔案編號： 移交部門： 移交時間： #事項工作檔案 公司經辦人（手簽）： 審核人（手簽）： 10 / 10附件二：檔案目錄【 】類供方檔案目錄序號工作節點歸檔資料備注1供方評審小組審批OA2資格預審文件1、審批OA2、資格預審文件蓋章原件3資料評審1、資格預審文件評審表2、資格預審申請文件原件4考察階段1、考察計劃審批OA2、考察計劃手冊（如有）3、 現場考察評分表、供方評定意見表、評分匯總表4、考察照片 考察照片存電子版，其他為原件

5、備注:適用于線下采購附件二：檔案目錄【 】類供方基本信息序號供方名稱供方資質法定代表人注冊資金固定電話傳真公司地址業務聯系人業務聯系人電話備注備注:適用于線下采購附件二：檔案目錄【 】招標檔案目錄序號工作節點歸檔資料備注1招標計劃、招標小組審批OA2入圍單位、招標文件1、審批OA；2、合格供方審批OA3、投標邀請函、投標承諾函4、招標文件5、招標文件領取登記表6、圖紙及技術標準、要求移交OA（如有）除OA流程，其他為原件3招標答疑1、審批OA2、投標質疑文件3、答疑回復文件除OA流程，其他為原件4評、定標1、回標（回標記錄表）2、開標（技術標開標記錄表、商務標開標記錄表）3、初評（初步評審審批

6、表、符合性和完整性評審意見表）4、技術標評審（技術標評審表、答辯打分表、樣品評審及技術標匯總表）5、商務標評審（商務標評分表、標函分析）6、清標（審批OA、清標問卷回復）7、定標（綜合評分表、定標審批表、審批OA）8、中標通知書、感謝函除OA流程，其他為原件備注:適用于線下采購附件二：檔案目錄【 】直接委托檔案目錄序號工作節點歸檔資料備注1直委計劃、小組成員審批OA直委比價發出文件2直接委托申請及合同審批審批OA合格供方相關OA直委報價文件直委拆封記錄談判會議紀要直委價格依據除OA流程，其他為原件備注:適用于線上及線下采購附件二：檔案目錄【 】合同檔案目錄序號工作節點歸檔資料備注1合同/補充協議簽訂1、 審批OA2、 合同/補充協議文件3、 談判記錄（如有）原件附件二：檔案目錄【 】結算檔案目錄結算名稱：序號類別名 稱備注01封面結算資料封面02審批資料工程結算審批表原件03結算報告二審結算報告（工程結算造價確認書、結算編制說明、結算匯總表、結算明細表）原件一審結算報告（工程結算造價確認書、結算編制說明、結算匯總表、結算明細表）原件04結算依據工程結算資料交接單原件開工報告（如有）原件竣工驗收表/合同履約完成證明資料原件，依據合同約定驗收條件執行變更簽證（包括審批單、確認單及相關附件）（如有）原件設備材料進場驗收單/退貨單（如有）復印件甲方出具的無相關索賠