1、高教出版社高教出版社1第7章 報表 主講主講：XXXXXX教學教學資源郵箱資源郵箱：高教出版社高教出版社2重難點重難點 報表分組和排序報表分組和排序; 報表中一組記錄計算；報表中一組記錄計算； 常用內(nèi)置函數(shù)。常用內(nèi)置函數(shù)。高教出版社高教出版社3授課內(nèi)容授課內(nèi)容7.1 報表概述報表概述7.2創(chuàng)建創(chuàng)建報表報表7.3 報表高級設(shè)計報表高級設(shè)計7.4 報表打印報表打印7.5 本章小結(jié)本章小結(jié)高教出版社高教出版社47.1 報表概述報表概述報表類型報表類型報表視圖報表視圖高教出版社高教出版社5 一一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的最終結(jié)果通常情況是要個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的最終結(jié)果通常情況是要打印輸出的，報表是數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)

2、通過打印機打印輸出的，報表是數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)通過打印機輸出的特有形式，精美且設(shè)計合理的報表能使數(shù)輸出的特有形式，精美且設(shè)計合理的報表能使數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在紙質(zhì)介質(zhì)上，讓人看來一目了然。據(jù)清晰地呈現(xiàn)在紙質(zhì)介質(zhì)上，讓人看來一目了然。因此報表是因此報表是Access中又一重要對象，是專門為了中又一重要對象，是專門為了打印信息創(chuàng)建的，這也是報表區(qū)別于其他幾種數(shù)打印信息創(chuàng)建的，這也是報表區(qū)別于其他幾種數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式的一大特色。據(jù)表現(xiàn)形式的一大特色。Access能夠輸出標簽、能夠輸出標簽、清單、訂單、信封和發(fā)票等樣式的報表，使報表清單、訂單、信封和發(fā)票等樣式的報表，使報表滿足不同用戶的需求，更加有效的處理商務(wù)信

3、息。滿足不同用戶的需求，更加有效的處理商務(wù)信息。高教出版社高教出版社6報表類型報表類型 1縱欄縱欄式報表式報表 縱縱欄式報表又稱為窗體式報表，它通常用垂直的方式在欄式報表又稱為窗體式報表，它通常用垂直的方式在每頁上顯示一個或多個記錄每頁上顯示一個或多個記錄。高教出版社高教出版社72.表格式報表表格式報表 表格式表格式報表又稱為分組報表又稱為分組/匯總報表，它是以表格的形匯總報表，它是以表格的形式顯示數(shù)據(jù)記錄，能同時顯示多條記錄式顯示數(shù)據(jù)記錄，能同時顯示多條記錄。高教出版社高教出版社83標簽式報表標簽式報表 標簽標簽式報表比較特殊，它把每條記錄以標簽的形式式報表比較特殊，它把每條記錄以標簽的形式

4、顯示，記錄格式完全相同，多用于設(shè)計各種標簽、名顯示，記錄格式完全相同，多用于設(shè)計各種標簽、名片、信封及傳單片、信封及傳單等等。高教出版社高教出版社9報表視圖報表視圖1.報表報表視圖視圖： 報表報表設(shè)計完成后設(shè)計完成后，報表報表最終打印最終打印基本效果基本效果的的視圖。在報表視圖中可以對報表應(yīng)用高級篩選，篩選所需要視圖。在報表視圖中可以對報表應(yīng)用高級篩選，篩選所需要的信息的信息。2.設(shè)計設(shè)計視圖視圖： 是是工作視圖工作視圖，是是Access 2010為用戶為用戶提供提供的的豐富豐富的可視化設(shè)計手段，用戶不必編程就可以創(chuàng)建和編輯修的可視化設(shè)計手段，用戶不必編程就可以創(chuàng)建和編輯修改報表中需要顯示的對

5、象、數(shù)據(jù)，調(diào)整報表的結(jié)構(gòu)布局改報表中需要顯示的對象、數(shù)據(jù)，調(diào)整報表的結(jié)構(gòu)布局。3.打印預(yù)覽打印預(yù)覽視圖視圖：用以用以查看查看打印效果，還可以查看報表每一打印效果，還可以查看報表每一頁上顯示的數(shù)據(jù)頁上顯示的數(shù)據(jù)。4.布局布局視圖視圖：在在布局視圖中可以在顯示數(shù)據(jù)的情況下，調(diào)整布局視圖中可以在顯示數(shù)據(jù)的情況下，調(diào)整報表設(shè)計報表設(shè)計。 高教出版社高教出版社107.2創(chuàng)建報表創(chuàng)建報表 “創(chuàng)建創(chuàng)建” “報表報表”的的功能功能區(qū)選項區(qū)選項卡組卡組中，提供了多中，提供了多種創(chuàng)建窗體的功能按鈕其中包括種創(chuàng)建窗體的功能按鈕其中包括:“報表報表”、“報表設(shè)報表設(shè)計計”和和“空報表空報表”三個主要的按鈕，還有三個主

6、要的按鈕，還有“報表向報表向?qū)А薄ⅰ皹撕瀳蟊順撕瀳蟊怼倍€輔助二個輔助按鈕。按鈕。利用利用“報表報表”按按鈕是最為簡單的鈕是最為簡單的方法。方法。 高教出版社高教出版社11利用利用“報表報表”命令按鈕命令按鈕 使用使用“報表報表”按鈕所創(chuàng)建的報表，數(shù)據(jù)源來自某個表按鈕所創(chuàng)建的報表，數(shù)據(jù)源來自某個表或某個查詢，創(chuàng)建步驟簡單，布局結(jié)構(gòu)簡潔整齊。或某個查詢，創(chuàng)建步驟簡單，布局結(jié)構(gòu)簡潔整齊。案例：案例：利用利用“報表報表”按鈕創(chuàng)建按鈕創(chuàng)建“學生成績學生成績查詢查詢”報表報表具體具體操作操作如下：在如下：在數(shù)據(jù)庫窗口中【導航】窗數(shù)據(jù)庫窗口中【導航】窗格格，選擇【查選擇【查詢】組詢】組中中【學生成績學生

7、成績】查詢作為報表的數(shù)據(jù)源，在功能區(qū)查詢作為報表的數(shù)據(jù)源，在功能區(qū)【創(chuàng)建】選項卡的【報表】組【創(chuàng)建】選項卡的【報表】組(以下創(chuàng)建窗體都是按鈕，以下創(chuàng)建窗體都是按鈕，報表立即創(chuàng)建完成，并且以布局視圖報表立即創(chuàng)建完成，并且以布局視圖顯示顯示調(diào)整布局調(diào)整布局保存保存高教出版社高教出版社12使用使用“空白空白”按鈕創(chuàng)建窗體按鈕創(chuàng)建窗體 空白空白”按鈕創(chuàng)建報表是一種所見即所得的創(chuàng)建報表方式，按鈕創(chuàng)建報表是一種所見即所得的創(chuàng)建報表方式，當向空白報表添加了字段后，立即顯示出具體記錄當向空白報表添加了字段后，立即顯示出具體記錄信息信息案例：案例：使用使用“空白空白”按鈕按鈕創(chuàng)建創(chuàng)建 “學生學生”信息信息報表報

8、表。操作步。操作步驟如下驟如下:（1）單擊單擊【創(chuàng)建創(chuàng)建】【空報表】按鈕。【空報表】按鈕。（2）這時打開了布局視圖，同時打開了【字段列表】窗）這時打開了布局視圖，同時打開了【字段列表】窗格，顯示數(shù)據(jù)庫中所有的格，顯示數(shù)據(jù)庫中所有的表。表。（3）單擊）單擊【學生學生】表前的表前的【+】號，展開號，展開【學生學生】表所包表所包含的字段含的字段。（4）依次依次雙擊雙擊“學生學生”表表中中的所需字段的所需字段（5）保存）保存高教出版社高教出版社13圖7.6空白報表視圖還可以把相關(guān)表的字段添加進去，如“成績”表的“課程編號”和“成績”高教出版社高教出版社14使用報表向?qū)褂脠蟊硐驅(qū)?利用利用報表向?qū)?chuàng)建

9、報表的過程與利用窗體向?qū)?chuàng)建報表向?qū)?chuàng)建報表的過程與利用窗體向?qū)?chuàng)建窗體的過程基本一致，只不過創(chuàng)建的對象，并且表現(xiàn)出窗體的過程基本一致，只不過創(chuàng)建的對象，并且表現(xiàn)出的形態(tài)不同的形態(tài)不同而已而已。案例：案例：使用使用“報表向?qū)蟊硐驅(qū)А卑粹o創(chuàng)建按鈕創(chuàng)建 “學生成績學生成績”報表。報表。包括包括“學號學號”、“姓名姓名”、“課程名課程名”、“成績成績”，并，并統(tǒng)計各同學的平均分。操作統(tǒng)計各同學的平均分。操作步驟如下步驟如下:高教出版社高教出版社15高教出版社高教出版社16利用利用“標簽標簽”按鈕創(chuàng)建報表按鈕創(chuàng)建報表 標簽標簽是一種多列布局的報表，一種類似名片的短是一種多列布局的報表，一種類似名片的

10、短信息載體信息載體。使用使用Access提供的提供的“標簽標簽”可以在一頁中可以在一頁中建立多個大小、樣式、一致的卡片，也就是可以把一建立多個大小、樣式、一致的卡片，也就是可以把一張大的打印紙切割成很多小部分。每一部分都各自打張大的打印紙切割成很多小部分。每一部分都各自打印出你所規(guī)定的相同或者相似的內(nèi)容印出你所規(guī)定的相同或者相似的內(nèi)容。案例：學生卡制作（作業(yè)七第案例：學生卡制作（作業(yè)七第1題）題）高教出版社高教出版社17 首先，使用首先，使用“標簽標簽”按鈕生成標簽報表，標簽尺寸按鈕生成標簽報表，標簽尺寸自定義請參考教材自定義請參考教材P177注意： 的字段名是從右邊選擇，沒花括號的文字直接輸

11、入高教出版社高教出版社18 然后，用然后，用“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”打開打開“學生卡學生卡”報報表，調(diào)整表，調(diào)整各控件的各控件的大小，添加：標簽（標題：大小，添加：標簽（標題：“學生卡學生卡”）；把）；把“照片照片”字段拖進主體內(nèi)字段拖進主體內(nèi)高教出版社高教出版社197.3 報表高級設(shè)計報表高級設(shè)計 報表構(gòu)成報表構(gòu)成 利用利用設(shè)計視圖創(chuàng)建設(shè)計視圖創(chuàng)建報表報表 頁碼頁碼和和日期日期 報表報表的排序與的排序與分組分組 報表報表的的計算計算 創(chuàng)建創(chuàng)建和鏈接子和鏈接子報表報表 表格式報表表格式報表高教出版社高教出版社20報表構(gòu)成報表構(gòu)成 報表報表的結(jié)構(gòu)包括主的結(jié)構(gòu)包括主體、報表頁眉、報表頁體、報表頁眉、報

12、表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳腳5部分部分，除此之外除此之外，還還包括包括組頁眉和組頁腳組頁眉和組頁腳節(jié)節(jié),用以對數(shù)據(jù)進行分用以對數(shù)據(jù)進行分組和統(tǒng)計組和統(tǒng)計高教出版社高教出版社21利用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表利用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表 使用使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表，是由用戶自定義內(nèi)容和設(shè)計視圖創(chuàng)建報表，是由用戶自定義內(nèi)容和布局，能夠創(chuàng)建具有個性化的報表布局，能夠創(chuàng)建具有個性化的報表。案例：使用案例：使用“設(shè)計視圖設(shè)計視圖”創(chuàng)建創(chuàng)建“學生學生”表報表（兩種表報表（兩種模式：表格式和單個項目式模式：表格式和單個項目式高教出版社高教出版社22 選中選中所需所需字段，雙擊字段，雙擊所需字段，報表上出現(xiàn)所

13、需字段，報表上出現(xiàn)了與所選字段對應(yīng)的文了與所選字段對應(yīng)的文本框和附屬標簽，標簽本框和附屬標簽，標簽標題默認為字段名標題默認為字段名表格式報表需將附表格式報表需將附屬標簽放到頁面頁屬標簽放到頁面頁眉處眉處高教出版社高教出版社23 關(guān)于關(guān)于“表格式表格式”報表，附屬標簽移動頁面頁眉的方法：報表，附屬標簽移動頁面頁眉的方法：選中附屬標簽選中附屬標簽1.復制（剪切）復制（剪切）粘貼粘貼2.點擊點擊“報表設(shè)計工具報表設(shè)計工具”下的下的“排列排列”選項卡，點擊選項卡，點擊“表表”組下的組下的“表格表格”按鈕按鈕高教出版社高教出版社24頁碼和日期頁碼和日期 進行報表設(shè)計時，需添加頁碼和日期：則進行報表設(shè)計時

14、，需添加頁碼和日期：則單擊單擊【設(shè)【設(shè)計】選項卡中【頁眉計】選項卡中【頁眉/頁腳】組中頁腳】組中【頁碼】【頁碼】或或【日期和日期和時間時間】按鈕，按鈕，彈出彈出相應(yīng)的相應(yīng)的對話框，對話框，可設(shè)定頁碼和日期的可設(shè)定頁碼和日期的格式，然后將其拖到合適的位置。格式，然后將其拖到合適的位置。注意：注意：【頁碼頁碼】一般一般該放置在頁面頁眉該放置在頁面頁眉/頁腳頁腳高教出版社高教出版社25報表的排序與分組報表的排序與分組 在在報表中可以設(shè)置按照某個字段的升序或降序輸出記錄報表中可以設(shè)置按照某個字段的升序或降序輸出記錄數(shù)據(jù)，同時還可以將記錄進行分組數(shù)據(jù)，同時還可以將記錄進行分組，排序排序最多最多可以按可以

15、按4個個字段字段進行，進行，而而分組分組則則最多最多可以按可以按10個字段個字段進行。進行。 1.排序排序 案例：案例：把把“學生學生 ”表報表按學號表報表按學號“降序降序”，“出生年出生年月月”升序排序升序排序。 以以設(shè)計視圖打開設(shè)計視圖打開【學生學生】報表報表，單擊，單擊【分組和匯總】【分組和匯總】組中【分組和排序】按鈕，也可以右擊報表任何位置，在組中【分組和排序】按鈕，也可以右擊報表任何位置，在彈出的快捷菜單中單擊【排序與分組】彈出的快捷菜單中單擊【排序與分組】選項選項高教出版社高教出版社26高教出版社高教出版社272.分組分組 分組分組是根據(jù)某一個字段值將報表中的記錄分成若干個組是根據(jù)

16、某一個字段值將報表中的記錄分成若干個組，使使用戶查看記錄條理更加清晰，信息更加準確，而且也便用戶查看記錄條理更加清晰，信息更加準確，而且也便于進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，匯總和計算于進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，匯總和計算。案例：案例：用用“報表報表”按鈕，按鈕，創(chuàng)建創(chuàng)建“成績成績”報表，然后報表，然后用設(shè)計視圖打開用設(shè)計視圖打開“成績成績”報表，設(shè)計分組統(tǒng)計各門報表，設(shè)計分組統(tǒng)計各門課程的平均分課程的平均分高教出版社高教出版社28（1） 單擊單擊【報表設(shè)報表設(shè)計工具計工具】功能區(qū)中功能區(qū)中【設(shè)計設(shè)計】選項卡的選項卡的【分組和匯總分組和匯總】組中組中【分組和排序分組和排序】按鈕，按鈕，也可以右擊報表任何也可以右擊報表任何位

17、置，在彈出的快捷位置，在彈出的快捷菜單中單擊菜單中單擊【排序與排序與分組分組】選項。選項。（2）設(shè)計視圖下彈）設(shè)計視圖下彈出出【分組、排序和匯分組、排序和匯總總】框，框， 單擊單擊【添添加組加組】按鈕按鈕高教出版社高教出版社29報表的計算報表的計算 報表計算通常有兩種：報表計算通常有兩種：單個記錄中各字段之間的數(shù)據(jù)匯總單個記錄中各字段之間的數(shù)據(jù)匯總和和一組數(shù)據(jù)或整個報表一組數(shù)據(jù)或整個報表數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計。數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計。 報表計算通常采用的手段，就是報表計算通常采用的手段，就是添加文本框添加文本框，設(shè)置，設(shè)置文文本框的【控件來源】本框的【控件來源】屬性屬性，利用表達式生成器和內(nèi)置函數(shù)，利用表達式

18、生成器和內(nèi)置函數(shù)，進行相關(guān)計算。如：進行相關(guān)計算。如：【=Avg(成績成績)】。案例：案例：作業(yè)作業(yè)七選做作業(yè)七選做作業(yè)高教出版社高教出版社30成績表，增加一個計算績點的文本框高教出版社高教出版社31創(chuàng)建和鏈接子報表創(chuàng)建和鏈接子報表 子子報表的概念和前面提到的子窗體概念相似報表的概念和前面提到的子窗體概念相似，創(chuàng)建步驟與創(chuàng)建步驟與子窗體基本子窗體基本相似。相似。主主報表既可以包含子報表，也可以包含子報表既可以包含子報表，也可以包含子窗體，子報表又可以包含下一級子報表或子窗體。主報表可窗體，子報表又可以包含下一級子報表或子窗體。主報表可以是綁定的也可以是非綁定的，也就是說，它可以基于表、以是綁定

19、的也可以是非綁定的，也就是說，它可以基于表、查詢或查詢或SQL語句，也可以不基于任何數(shù)據(jù)源語句，也可以不基于任何數(shù)據(jù)源。 高教出版社高教出版社32表格式報表表格式報表 我國我國各類辦公工作習慣于使用表格報表，但是以各類辦公工作習慣于使用表格報表，但是以前前Access版本都不能直接制作表格，只能利用報表版本都不能直接制作表格，只能利用報表向?qū)Щ蛘呦驅(qū)Щ蛘摺皥蟊韴蟊怼卑粹o制作表格式報表。按鈕制作表格式報表。Access 2010提供提供了直接了直接創(chuàng)建表格式報表的功能，使用它可以創(chuàng)建表格式報表的功能，使用它可以快速地創(chuàng)建出表格快速地創(chuàng)建出表格報表報表。 見見PPT第第30張幻燈片張幻燈片高教出版社高教出版社337.4 報表打印報表打印 報表報表的的頁面設(shè)置頁面設(shè)置 報表報表的打印的打印高教出版社高教出版社34報表的頁面設(shè)置報表的頁面設(shè)置 報表報表打印之前，不僅要預(yù)覽，還應(yīng)該對將要打印的報表進打印之前，不僅要預(yù)覽，還應(yīng)該對將要打印的報表進行頁面設(shè)置行頁面設(shè)置。包