1、僅供個人參考河北喜德來家具實業有限公司公文處理規范一、目的和適用范圍為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。本規范適用于公司對內對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責1 .公司辦公室為公司內外公文的歸口管理部門，負責內部行文的統一編號及內外公文的統一整理和歸檔；2 .公司辦公室主任負責外部來文擬辦意見的簽署；3 .相關部門負責公文的起草；4 .相關部門主管領導負責公司內部對內對外行文的審核；5 .總經理負責公司內部對內對外行文的簽批。三、公文分類1 .決定一一適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關

2、部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；2 .決議一一適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項；3 .通告（或公告）一一適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；4 .通知一一適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項；5 .通報一一適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；6報告適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議；7請示適用于下級向上級或政府部門請求批示、批準、批復的事項；8批復適用于答復申請、報告、請示的事項。批復可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復；9函適用于對外溝通，對內用于各部門之間商洽工作或協作處理有關事項（工作函、聯系函）

3、；10規定（或辦法）適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；11會議紀要適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。4 、公文級別和簽批1. 根據公司實際情況，公司內部公文分為以下三級：一級公文包括：決定、決議、規定；二級公文包括：通告、通報、批復、會議紀要；三級公文包括：通知、請示、函及其他。2. 一級公文必須經總經理（或董事會成員）簽批，二、三級公文根據情況可由部門主管簽批或不簽批。3. 需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標注簽批字樣。5 、公文格式1 公文適用范圍（1）公文分為紅頭文件和普通公文；（2）一級公文使用“大紅頭紙”，即75號宋體紅色“河北喜德

4、來家具實業有限公司文件”；（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實業有限公司”（*）；（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行發文；（6）紅頭文件對內行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2 發文字號（1）使用“大紅頭”時發文字號用4號仿宋體“喜字*號”，紅線上居中排布；（2）使用“小紅頭”時，發文字號用4號仿宋體“喜*字*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3 公文密級和保密期限（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標

5、識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用隔開。4 公文標題（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統一規定。（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。5主送機關標題下空一行，左側頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。6正文每段首空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行，用四號仿宋體。7附件在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數字標識序號，但不能標注虛號。8成文

6、日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“0”，與正文右對齊。9印章要求上不壓正文，下壓成文日期。單一公司制發的公文在落款處不署發文公司名稱，只標識成文日期。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切。當三個公司及以上聯合行文時，應標注每個公司的全稱或通用簡稱分別加蓋印章。成文日期標注在最后一行印章的右下角。10主題詞“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目按照國務院公文主題詞表的分類進行編制；詞目用三號仿宋；詞目之間空一字，主題詞一般不超過四個。11 抄報、抄送、抄發機關標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識

7、，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。12 印發機關和印發日期用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。13 公文用紙和結構層次14 1）公文用紙一般為A4型，左側裝訂。15 2）公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“”。六、公文辦理（ 內部發文辦理（ 1）發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發、打印

8、、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。（ 2）公司內部公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。（ 3）公文正式下發，需進行登記并填寫發文登記表。（4）各部門收到文件時應做好收文記錄。2外來公文處理（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收外來公文由公司辦公室根據來文性質統一簽收，各職能部門收到的

9、外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交公司辦公室登記處理。（4）外來文件登記公司辦公室指定專人負責外來公文的登記，并填寫收文處理便箋，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱外來公文一律由公司辦公室主任進行認真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應根據公文的性質、內容等，提出擬辦意見，送分管領導審定。需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，公司辦公室按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。（6）承辦和催辦承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部并

10、說明理由。送領導人批示或交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。（7）傳閱對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱。3公文處理原則（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。.（3）必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過公司辦公室送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳

11、送，違者將追究相關責任人的責任。（4）公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4公文立卷、歸檔和銷毀（ 1）公文辦理完畢后，應當按照公司檔案管理制度，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。（ 2）公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。（ 3）聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（ 4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。（ 5）公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產生效力。（ 6）案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應歸檔的公文。（ 7）不具備歸檔保存價值的公文，經過鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。銷毀帶有密級的公文，應向公司總經理申請并進行登記。不得用于商業用途僅供個人參考僅供個人用于學習、研究；不得用于商業用途Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse.Nurfurdenpers?nlichenfurStudien,Forschung,zukommerziellenZweckenverwendetwerden.Pourl&#