1、錄入員崗位工作流程主要工作職責：1、錄入前準備工作 ； 2、單據審核；3、業務單據的錄入； 4、單據的打印、整理及傳遞 ；5、條碼打印； 6、電子稱信息發送。 一、錄入前的準備工作（一）錄入單據來源：錄入員錄入的所有單據均由柜組填制，通過理貨區或柜組傳遞到錄入科，錄入員不得私自改動單據。（二）單據錄入前，錄入員應將所有的單據根據部門、業務類型等進行分類，如××商場的門店自采驗收單、門店自采退廠單等。二、單據審核錄入員對分類后的單據認真審核，審核流程見“核算員崗位工作流程”，對不符合要求的應予退回。 三、單據的錄入錄入員憑自已的工號和密碼登錄富基系統，對不同的單據分別選擇不同

2、的界面進行錄入。（一）門店自采購訂單：登錄富基系統訂貨補貨訂貨3314門店自采購訂單點新增鍵，如圖3-1所示界面：單據功能說明：門店對供應商的訂貨計劃，超市商品和賣場經銷商品都必須填制門店自采購訂單。錄入流程：錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成訂貨件數點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）系統自動發送至銀座網站選擇合同號、結算依據收貨部門選擇經營方式錄入供應商表頭錄入表格錄入存盤審核核對無誤后點保存再點審核如圖3-2所示界面：1、簽批流程：制單人柜組長商場經理。2、注意事項：（1）在錄入過程中注意商品的進項稅率不得為零稅率或低稅率（計生用品、農產品除外）、倒扣毛利率不得為零或負數。（

3、2）供應商在網頁中打印訂單，在送貨前核對訂單與清單的商品進價。（3）贈品的錄入，贈品在錄入時必須有正價商品跟隨，錄入員在訂單的右邊框，點擊贈品鍵，在表體的下方自動生成錄入贈品的表格，點擊“增行”鍵，錄入商品編碼和數量并“存盤”。該贈品只顯示該商品的售價和進價為零。（4）核對門店自采購訂單的商品進價與供應商清單的進價進行核對，以保證價格一致。通用工具欄功能說明（其他單據相同）：【新增】點新增鍵張新的單據；【復制】點復制鍵對當前單據復制一張相同的單據；【修改】點修改鍵對已保存的單據進行修改；【刪除】點刪除鍵對當前單據進行刪除；【保存】點保存鍵對保存當前單據數據；【審核】點審核鍵對保存后的單據進行審

4、核，單據標志變為“已審核”，審核后的單據不能在進行修改；【批打】在單據列表中選中需打印單據，點批打鍵進行單據的批量打印；【取消】點取消鍵對已審核的單據進行取消，只對分期促銷單、滿減促銷單、供應商降抽單起作用；【查詢】點查詢鍵根據查詢條件，查找單據；【打印】點打印鍵對當前單據進行打印操作；（二）門店自采驗收單：登錄富基系統庫存管理入庫管理3414門店自采驗收單點新增鍵，如圖3-3所示界面：單據功能說明：門店采購商品驗收入庫的原始單據，審核門店自采購訂單后，系統將自動生成門店自采驗收單。門店自采驗收單審核后，系統自動將商品數量記入相應的子庫存系統。分為手工門店自采驗收單的錄入與門店自采購訂單引入兩

5、種方式。錄入流程：1、手工錄入方式點擊“增行”鍵錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成根據“交貨件數”錄入數量，核對商品進價點擊右側工具欄增行圖標增加錄入行（點刪除行）選擇合同號到貨地點（如不填系統默認為“柜組”）選擇經營方式（鼠標選擇和方向鍵兩種選擇方式）錄入供應商編碼保存后系統自動生成或手工錄入單據號、選擇子庫存在入庫單的右邊框，點擊“贈品”鍵，在表體下方自動生成贈品表格。表頭錄入表格錄入贈品的錄入錄入商品編碼和數量系統自動發送至銀座網站存盤審核核對無誤后點保存鍵、再點審核鍵2、自動引入方式：門店自采驗收單點查詢鍵，設置查詢條件（訂單號××）點確認鍵打開驗收單點修改

6、鍵選擇“子庫存”、錄入“交貨件數”點保存鍵點審核鍵，引入完成。（實收數量應不大于訂單的數量。如實收數量未變化，錄入員直接點擊“保存”、“審核”鍵，審核后庫存增加）。注：必須先保存后審核，否則修改無效。如圖3-4所示界面：1、簽批流程：收貨人送貨人柜組長商場經理（理貨區）。2、注意事項：（1）選定子庫存后，贈品同入庫商品一起記入子庫存，贈品數量不得修改；（2）入庫商品的進項稅率不得為零稅率或低稅率（計生用品、農產品除外）、倒扣毛利率不得為零或負數。（三）門店自采退廠單：登錄富基系統庫存管理入庫管理3424門店自采退廠單點新增鍵，如圖3-5所示界面：單據功能說明：用于商品的退廠。錄入流程：（1）指

7、定批次退廠錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成點擊右側工具欄增行圖標增加錄入行（點刪除行）選擇合同號收貨部門（如不填系統默認為“柜組”）選擇經營方式（鼠標選擇和方向鍵兩種選擇方式）錄入供應商編碼保存后系統自動生成或手工錄入單據號、選擇子庫存表頭錄入表格錄入系統自動發送至銀座網站存盤審核核對無誤后點保存鍵再點審核鍵根據手工單據價格選擇庫存批次號退貨單價：退貨時，系統自動取門店例外價。如退貨單價和例外價不一致時，應指定批次退廠。根據“退貨件數”錄入數量。如圖3-6所示界面：（2）不指定批次退廠：在批次進價完全一致的情況下，可不指定批次退廠，不用選擇批次號，但應注意核對進價。（3）指定入庫單據

8、退廠：新增一張退廠單，將指定退廠的入庫單據的電腦單號錄入到“原電腦單號”中，按“回車”鍵，調出原入庫單，然后將采購部門、收貨柜組錄入、存盤，無誤后審核，即將該入庫單退出。1、簽批流程：退貨人收貨人柜組長商場主管（理貨區）會計。2、注意事項：（1）盤點溢余商品、贈品、零進價商品不得進行退廠，只能進行前臺銷售。（2）在錄入商品條碼后，系統自動會把當前的例外進項稅率、例外含稅進價、例外不含稅進價顯示出來。（沒有例外價取基本價）在選擇批次以后，會把當前顯示的三個數據改成批次數據。（3）退廠商品應遵循高批次進價優先、先進先出的原則退廠。（4）如果退貨涉及多個批次，且批次進價不一致時，退貨件數不得超過每個

9、批次的數量，否則存盤時系統會提示“庫存不足”。（四）門店商品例外售價變動單（例外調價變動單）：登錄富基系統物價管理商品調價2813例外調價變動單點新增鍵，如圖3-7所示界面：單據功能說明：主要用于門店調整商品的例外價，根據實際需要也可用來調整商品的VIP扣率、會員最大折扣率等項目。錄入流程：輸入供應商和柜組代碼系統提示“選擇柜組后，是否自動生成商品明細”，一般情況下，選擇“否”生效日期（單據審核后，按該日期生效）錄入商品條碼，按“回車”鍵商品信息自動生成點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）主題（根據手工單據填寫，如未提供，可任選）手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）根據手工單據錄入調

10、整項目表頭錄入表格錄入存盤審核核對無誤后點存盤、點審核生效后，物價信息發生變化。如圖3-8所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）。2、注意事項：（1）注意區分錄入日期與生效日期。 （2）同一單品在生效期內存在多次變價，應以最后一張審核的單據為準。（五）門店商品未來例外進價調整：登錄富基系統物價管理數據調整3024門店商品未來例外進價點新增鍵，如圖3-9所示界面：單據功能說明：指定門店未來例外進項稅、未來例外進價的調整。錄入流程：表格錄入表頭錄入調整項目（根據手工單據在“新進項稅率”和“新含稅進價”欄次中錄入）手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）調價位置：根據手工單據錄入調價

11、部門生效日期（單據審核后，按該日期生效）點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成核對無誤后點存盤鍵、點審核鍵生效后，物價信息中門店例外進價發生變化。存盤審核如圖3-10所示界面：簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）。 （六）正規連鎖庫存調整單（庫存商品進價調整單）：登錄富基系統物價管理數據調整3016正規連鎖庫存調整單點新增鍵，如圖3-11所示界面：單據功能說明：用于商品庫存進價的調整，根據調整的方式分：僅調庫存和同時調銷售兩種。錄入流程：表頭錄入表格錄入存盤審核調整方式（A指僅調整庫存商品進價；B不僅調整庫存商品進價，還可以調整已售商品的進價錄入收

12、貨位置：即調價部門生效日期，如調整方式為B，此項為必填項點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成根據手工單據在“新含稅進價”欄中錄入信息根據手工單據價格選擇庫存批次號核對含稅進價等內容，無誤后存盤、審核。系統按當前賬面數量和批次進價計算調整金額選擇經營方式錄入供應商編號手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）如圖3-12所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）財務部。2、注意事項：（1）只針對經銷、成本代銷的商品進價進行調整。（2）涉及到的調整包括庫存調整、銷售調整。 （3）商品子庫存存在負批次時，該商品的調整不能使用庫存調整。 （4）贈

13、品不參與調整。（七）正規連鎖銷售調整單（已售商品進價調整單）：登錄富基系統物價管理數據調整3018正規連鎖銷售調整單點新增鍵，如圖3-13所示界面：單據功能說明：用于調整門店指定時段內已銷售商品的進價。錄入流程：表頭錄入表格錄入存盤審核手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）主題（根據手工單據填寫，如未提供，可任選）生效日期（單據審核后，按該日期生效）點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成調整項目（根據手工單據錄入調整進價）核對無誤后存盤并審核如圖3-14所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）財務部。2、注意事項：（1）針對已售商品的

14、成本進行調整。（2）只調整指定時間段內銷售的數量。 （3）時間段內銷售的商品存在負批次，那么該商品的銷售調整不能使用。（八）門店商品分期促銷單：登錄富基系統物價管理商品促銷2912商品分期促銷點新增鍵，如圖3-15所示界面：單據功能說明：用于定義本門店商品的各類分期促銷。根據手工單據選擇“促銷方式”手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）輸入商家折扣分擔（小于等于1），選擇是否積分，錄入供應商編碼。點擊“促銷主題”下拉框選相應主題，此項目為必填項表頭錄入存盤審核表格錄入點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）擇是否積分錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成選擇是否積分錄入“促銷售價”錄入

15、“生效和截止日期”核對無誤后存盤并審核錄入流程：申請部門（即錄入相應柜組編號）系統提示“選擇柜組后，系統是否自動產生明細”一般情況下選擇“否”如圖3-16所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）。2、分期促銷單商品促銷折扣方式分為以下四種：（1）在商品促銷打折時，應選擇“按物價”、“按點”組合方式，同時在“折扣”中錄入打折數，如商品打七折，錄入0.7即可。（2）如商品在原售價的基礎上降價一定金額的，應選擇“按物價”、“按價格”組合方式，同時在“折扣”中錄入降價金額數。（3）如商品降價無規律時，應根據手工單據列明的商品促銷價，錄入“促銷售價”。（4）如商品進價與商品售價相同，即毛利為

16、零時，應選擇按價格、按進價組合方式。3、錄入供應商編號，系統提示“供應商確定后，系統是否自動產生明細”應根據不同情況進行選擇：（1）如促銷方式為“商品促銷”，且該供應商下只有個別商品不打折，應選擇“是”，系統列出該供應商商品明細，錄入員應將不打折商品剔除。（2）如促銷方式為“商品促銷”，但該供應商下只有個別商品打折，應選擇“否”，將打折的商品按商品編碼直接錄入。（3）如促銷方式為“柜組品牌促銷”，則只需錄入柜組與品牌代碼即可。4、注意事項：（1）同一時間段內，相同商品的分期促銷單，以最后一張審核單據的促銷價為準。（2）商品促銷售價只能等于或低于商品例外售價，否則系統不予支持。（3）扣率代銷及管

17、價的聯營商品“商家折扣分擔”一項，應低于或等于商品物價信息中的商品毛利率。（4）供應商在變更合同信息、更名、移柜后,在有效期內的促銷信息同時失效。（5）關于促銷單取消和復制鍵的使用。取消：如促銷活動提前結束，可選擇取消鍵將“商品分期促銷單”取消。復制：如活動需延期，根據手工單據先將機制“商品分期促銷單”調出，然后點“復制”，系統生成“新單據1”，打開“新單據1”，該單據為“未審核”狀態，對該單據促銷時間進行修改，核對無誤后存盤、審核，促銷單繼續生效。（九）供應商降抽單（商品扣率調整單）：登錄富基系統物價管理商品促銷2921供應商降抽點新增鍵，如圖3-17所示界面：單據功能說明：指定時間段和商品

18、，進行扣率的調整。錄入流程：點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼，按“回車”鍵商品信息自動生成手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）點擊“主題”下拉框，任選主題調整方式（分“按柜組、按供應商”兩種）錄入調整柜組和供應商代碼輸入調價幅度【調價幅度（新扣率原扣率）/原扣率×100】選擇經營方式，系統提示“選擇供應商后，系統是否自動產生明細”.，應根據不同情況選擇。系統自動計算“新扣率”錄入“生效和截止日期”核對無誤后存盤、審核。存盤審核表格錄入表頭錄入如圖3-18所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）。2、注意事項：（1）同一時間段內，相同商品的降抽單，

19、以最后一張審核單據的扣率為準。（2）須先錄入"調價幅度"，后錄入"經營方式"。（3）調價幅度：利用公式“（新扣率-原扣率）/原扣率×100%”計算，調價幅度由系統自動計算生成。（4）對于供應商降抽單 “取消”和“復制”鍵的使用參照門店商品分期促銷單的注意事項。（十）門店促銷進價調整單：登錄富基系統物價管理商品促銷2943門店促銷進價調整單點新增鍵，如圖3-19所示界面：單據功能說明：根據錄入的促銷信息，審核生效后，促銷期間做訂單、入庫單時系統優先取促銷進價。錄入流程： 表頭錄入表格錄入存盤審核錄入柜組代碼錄入“開始和結束日期”點擊右邊框增行圖標

20、增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼在“含稅進價”一欄錄入促銷價核對無誤后存盤并審核手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）如圖3-20所示界面：1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）。2、注意事項：（1）商品的促銷進價不得高于基本信息進價。（2）錄入門店促銷進價調整單后，只是在該單據規定的時間段內進貨單價為該單據規定的促銷進價，而不是在該單據規定的時間段內銷售時取促銷進價。（3）促銷價格的執行日期應比錄入的“結束日期”提前一天結束。（十一）商品滿減促銷單：登錄富基系統物價管理商品促銷2916商品滿減促銷點新增鍵，如圖3-21所示界面：單據功能說明：根據錄入的促銷信息，審核生效后，前臺收款

21、時系統能夠自動計算滿減金額。系統將會自動將滿減金額分攤到參加活動的各個商品；同時根據分擔比例計算商家承擔部分。錄入流程：錄入商品條碼，按“回車”鍵商品信息自動生成錄入新扣率、生效日期、截止日期（時間）點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入活動細則及讓利額商家分擔比例錄入促銷主題錄入申請部門、供應商編號選擇促銷方式表頭錄入表格錄入存盤審核核對無誤后點保存再點審核如圖3-22所示界面：柜組品牌促銷還需選擇“是否允許組合促銷”，即當前柜組品牌是否允許與其它品牌組合參加滿減活動。1、簽批流程：制單人商場經理業務部（價核）財務部。2、注意事項：（1）同一時間段內不允許多個“活動細則”存在。（2）允

22、許組合柜組品牌促銷和不允許組合柜組品牌促銷在同一時段不能同時存在。（3）滿減促銷：只適用于扣率代銷或聯營商品。（4）有多張滿減單據的情況下，以最后一張審核的單據扣率為準。（5）同時存在滿減和降抽的情況下，商品扣率以滿減扣率為準。（6）商品銷售時達到滿金額，則不能再同時參與授權折扣和分期促銷，滿減優先。且促銷折扣分擔和是否參與積分也是滿減優先。（7）同時存在不組合柜組品牌促銷（組合柜組品牌促銷）和單品促銷情況下，以單品促銷為優先。 （十二）滿減特價碼定義：登錄富基系統物價管理商品促銷2917滿減特價碼定義點新增鍵，如圖3-23所示界面：單據功能說明：用來指定某一時間段內不參與滿減活動的商品。錄入

23、流程：錄入商品條碼，按“回車”鍵商品信息自動生成錄入生效日期、截止日期（時間）點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入申請部門、供應商編號表頭錄入表格錄入存盤審核核對無誤后點保存再點審核鍵如圖3-24所示界面：簽批流程：制單人商場經理業務部。 （十三）商品移柜管理：登錄富基系統庫存管理調撥管理3711移柜管理點新增鍵，如圖3-25所示界面：單據功能說明：用于商品所在門店內部柜組之間調拔時所使用的單據，可將指定商品的信息從調出柜組轉移到調入柜組。錄入流程：存盤審核表格錄入表頭錄入手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）錄入“是否管庫存商品”錄入“調出部門”柜組代碼錄入“調入部門”柜組代碼輸

24、入“調出、調入日期”點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品編碼核對無誤后存盤并審核如圖3-26所示界面：1、簽批流程：調出柜組簽字調出商場經理簽字調入柜組簽字調入商場經理簽字業務部。2、注意事項：（1）移柜之后調出柜組對應商品的每個子庫存商品數量會減為零，原有的數量會加到調入部門對應的子庫存中。（2）移柜單生效后不得再作反向移柜。（3）負庫存商品不允許移柜。（4）商品移柜必須在營業開始之前錄入。（十四）商品移庫單：登錄富基系統庫存管理調撥管理3725商品移庫單點新增鍵，如圖3-27所示界面：單據功能說明：用于在柜組內部的各子庫存之間調撥商品。錄入流程：存盤審核表格錄入表頭錄入手工錄入

25、單據號（電腦號存盤后系統自動生成）錄入“調出部門”柜組代碼錄入調出子庫存錄入調入子庫存點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品條碼、件數核對無誤后存盤并審核如圖3-28所示界面：簽批流程：柜組長提貨人調出倉庫調入倉庫商場經理。（十五）盤點單管理：登錄富基系統盤點損溢商品盤點4214盤點單管理點新增鍵，如圖3-29所示界面：單據功能說明：商品盤點數據的錄入用來錄入盤點結果，以為正確體現損溢提供相關數據。錄入流程：存盤審核表格錄入表頭錄入手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）錄入盤點日期、供應商、柜組和經營方式排序：對“盤點數據錄入表”中的商品編號進行排序，使該表與柜組傳來的商品盤點表

26、上的順序一致。點擊生成鍵，將“盤點數據錄入”生成“盤點單管理”。系統生成“漏、錯盤商品清單”，錄入員打印出漏、錯盤商品明細，由柜組進行復查點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）錄入商品條碼、在“件數”欄中錄入并保存實盤數根據柜組復查結果，對“漏、錯盤商品清單”的商品編碼在“盤點單管理”中點擊修改鍵，核對無誤后保存。在修改有關數據時，可用“快速定位”功能快速查找到相應的編碼。核對無誤后左雙擊（4215）“盤點審核”，選定盤點日與柜組，點擊審核鍵，系統提示“審核成功”。審核完畢，系統生成“商品報損（報溢）清單”，由財務人員對盤點結果進行處理。由門店信息科對盤點結果進行“結束”操作。如圖3-30所

27、示界面：簽批流程：柜組長商場經理業務部財務部總經理（十六）商品報損（溢）單：登錄富基系統盤點損溢商品損溢4311（4312）商品報損（溢）單點新增鍵，如圖3-31所示界面（商品報損單）：單據功能說明：商品報損（溢）單是用來做商品報損（溢）的單據。錄入并審核商品報損（溢）單后，系統將按照報損（溢）單上的記錄減去（或增加）相應的庫存。錄入流程：表頭錄入表格錄入存盤審核手工錄入單據號（電腦號存盤后系統自動生成）輸入供應商和柜組代碼選擇報損（溢）地點選擇“經營方式”點擊右邊框增行圖標增加錄入行（點刪除行）在“商品條碼”錄入報損（溢）商品編碼輸入“報損（溢）數量”（報損數量庫存數量）核對無誤后存盤并審核

28、如圖3-32所示界面：1、簽批流程：柜組長商場經理業務部財務部總經理2、注意事項：（1）報損單應分批次逐行填寫，報損數量不得大于實存數量。（2）報損單選擇批次后，系統會根據批次數據自動改寫商品的進項稅率、含稅進價、不含稅進價。（3）報損單不選擇批次，系統默認顯示為當前商品的例外價（沒有例外取基本價）。審核之后，系統會根據先進先出的原則，扣減對應的柜組子庫存下批次的數量。且報損商品的實際數據也會以實際扣減的批次數據為準。（4）報溢后會單獨形成一個批次記錄。且批次的進項稅率、含稅進價、不含稅進價以當前的例外進項稅率、例外含稅進價、例外不含稅進價為準。沒有例外則取基本價。（十七）商品削價單：登錄富基系統盤點損溢商品損溢4322商品削價單點新增鍵，如圖3-33所示界面：單據功能說明：是對商品做削價處理的單據，一般用于將門店的指定商品的售價低于進價，并生成新的商品編碼，削價部