1、文檔管理系統介紹文檔系統是辦公自動化系統中的一項內容，現在很多單位都對文檔工作中的自動化問題重視了起來，紛紛開發了自己的文檔系統，下面我們將對文檔系統作一介紹。文檔一體化系統介紹 .一文書檔案工作概述文書檔案工作在我們今天的各行各業中都起著重要的作用 , 特別是在國家機關和大型企業中，這項工作受到特別的重視，一般都有專門的機構負責公文的運轉和檔案的管理，而且國家和各地方都有專門的檔案管理機構, 如國家檔案局和地方檔案館 , 定期檢查指導有關各單位的檔案工作 , 收集保管各單位移交的檔案。同時，檔案的來源是文書工作所管理的公文，公文在履行完它的任務后，要由專人負責，定期把它們收集立卷，編寫檔案目

2、錄。因此，文書工作和檔案工作是密切聯系在一起的，是同一事物的兩個階段.二文書檔案工作的內容和流程1 文書工作文書檔案工作的主要對象是公文，公文是聯系上下級機關和機關內各部門以至每個人的紐帶，各級機關之間的各種聯系 , 大多都是以公文的形式進行的。比如利率調整 , 與其它銀行建立代理行關系 , 增設分支機構 , 調整會計科目，召集會議，組織培訓 , 工資調級等各種內容, 都可以用公文的形式傳達到有關機構和個人。因此要求公文工作具有準確性，及時性和安全性。由于各單位的實際情況不同，公文運轉的具體過程會存在較大差異，但基本步驟大同小異。文書工作的流程主要可以分為兩類：收文和發文。收文是接收外單位的來

3、文，并轉發給內部有關的部門。發文是把由本單位內的部門起草的文件，發往外單位或本單位的其它部門 .收文流程 :外界總收發拆封 - 登記 - 批分文件交換部門簽收部門登記送有關人員發文流程 :有關人員起草部門登記 -送領導審批- 文件交換 - 總收發登記編文號 -打字印刷封裝 - 外界2 檔案工作檔案的管理由國家和地方檔案局指定統一標準，所以業務作法比較規范。檔案工作的最終目的是提供利用，利用的最主要方式就是查詢。根據利用者提供的線索，迅速準確地找出所需的檔案。3 立卷工作立卷工作是文書與檔案的中間環節，文書必須經過立卷才能形成檔案，而立卷的質量直接決定著檔案的質量。立卷的宗旨就是按問題立卷，把有

4、關同一問題的文件歸入一卷，不同的問題歸入不同的卷。因此, 越來越多的人認為應該把立卷工作歸入文書工作，因為負責文書工作的人更熟悉每一份文件的形成過程和前因后果，更清楚每一份文件所屬的問題。但鑒于文書工作遠不及檔案的要求那么具體嚴格，所以目前很多單位仍由檔案人員負責立卷工作。立卷工作一般是每年做一次，為了避免在立卷時無從下手，就在年初根據以往的立卷情況, 預先編寫歸卷類目，即假設了下一次立卷的問題分類，讓文書人員平時就把辦完的文件按照歸卷類目進行分類，到立卷的時候略加調整，就可以很快地形成案卷。立卷流程：平時歸卷類目調整 - 編寫卷內目錄和案卷目錄 - 案卷裝訂檔案管理定期移交當地檔案館4 文檔

5、系統的提出長期以來，文書檔案工作都是用手工來完成的，一個部門登記的內容不能被其他部門利用 , 造成大量重復勞動，易出差錯，查找困難，立卷時要把一年的文件都整理出來，抄寫卷內目錄和案卷目錄，工作強度大，有的部門立卷要花兩三個月的時間才能完成。為了減少重復勞動，提高辦公效率，使公文運轉更加準確及時，盡可能地縮短立卷時間 , 提高立卷質量, 采用電子化的辦公手段是唯一出路。通過使用計算機技術, 做到一次錄入，多次利用，數據共享 , 即經過收發文登記一次后，在公文運轉過程中逐漸補齊, 各有關部門能供享數據，在整個文書運轉，年終立卷，檔案管理的全過程中，多次利用，利用數據庫技術，提供強有力的查詢手段,

6、利用計算機輔助立卷，自動生成各類報表和目錄 . 這樣 , 就可以極大地減少手工的重復勞動，降低工作強度，提高工作效率, 使文書檔案工作上一個新臺階。現在有的單位只使用檔案管理軟件，沒有解決重復登記和繁瑣的手工立卷問題，有的雖然使用的是文檔系統, 但文書和檔案兩部分沒有有機地結合起來, 仍然沒有解決好立卷問題，還存在一定量的手工重復勞動 . 只有在系統設計中，始終如一地貫徹好文檔一體化的思想, 在文書部分就考慮為立卷歸檔作準備，這樣才有可能解決好立卷問題，才能真正實現文檔一體化的設想。同時還要考慮到我國的文書檔案工作的實際情況. 國外許多大企業都采用了電子郵件這一方式來傳遞信息，不僅是日常的普通

7、的信息 , 還包括一些重要的通知 , 決定 , 說明這一方式已經被大家認可，郵件的內容具有相同的效力。但我國仍以紙張等實物作為信息的載體, 特別是作為公文的通知，決定等文件 , 必須有紅頭, 印章，也就是說，只有這種實體形式存在的 , 才能起到憑證的作用。所以我們在國內設計文檔系統，特別是在文件運轉這一部分，目前還要兩條腿走路, 文件實體和文件的數據還要同時存在，一起運轉, 還只能起到輔助監督文件實體傳遞的作用，還不能用純粹電子化的手段取代之, 雖然這方面的技術已經很成熟了。三文檔一體化系統的功能文檔一體化系統應該包括文書管理，立卷管理，檔案管理和系統維護四部分。1 收發文管理。這一部分功能主

8、要是對文件運轉的管理， 包括了收發文登記， 批分 , 簽收勘誤 , 催辦等環節 , 增強了辦公室的管理職能， 有助于加強文件管理， 分清責任 , 減少差錯 , 減少重復登記，提高工作效率，保證文件能準確，及時，可靠地傳送.( 1)。收發文登記。收發文登記是文書管理的第一步 , 也是整個文檔管理系統的第一步 , 是整個系統最重要的數據來源，通過文件登記， 把文件中比較重要的信息和特征， 如文件標題 , 文號， 文件日期 , 發文單位， 主辦單位 , 密級等有關內容， 以文件卡片的形式輸入到計算機中 , 自動產生流水號并記錄登記日期。 在數據錄入時，必須認真規范地輸入每一個數據項 , 特別是將來在

9、立卷和檔案管理中還要用到內容，一定要按照預先約定的規則輸入，前后一致，否則將來會影響其他功能的正常進行。文號是文件的一個重要特征，對于發文的文號, 各單位都有統一規定, 基本上都是由文號題字, 年度和序號三部分組成。在系統中應提供輔助編文號的功能 , 使文號保證不重不漏。這是因為 , 文號一般都由單位的總收發統一編寫，而一個單位的文號可能不只一種 , 有的多達近三十種，在這種情況下，要是依靠手工記錄每一個文號，極其繁瑣，且容易出差錯。同時還要考慮跨年度編文號的需要, 即在特殊情況下，在今年底編明年的文號，或在今年初編去年的文號。這樣就可以在文件登記這一環節完全擺脫手工記錄。(2 )文件運轉文件

10、運轉是文書工作的主要內容，各行各業，各個單位都根據自己的實際情況，制定出文件運轉的流程，不同作法之間可能看起來差別很大，不像檔案那樣各級檔案管理部門都統一明確的規定。但是經過仔細分析，這些做法都要包括批分，發送 , 簽收勘誤，催辦的環節，各環節的操作要求也基本相同 , 只是由誰來作，和具體操作步驟略有出入。目前文件交換存在著兩大類模式。一類是由總收發統一管理各部門的文件交換，所有文件的運轉都要通過總收發，各部門之間不直接交換文件，這類適合機構不大, 文件量不太多的單位，我們稱之為一級收發。另一類是以中央交換站為代表, 所有部門之間可以直接交換文件，總收發只負責對外的文件收發，而對內部，它只相當

11、于一個普通部門 , 與其他部門一起參加文件交換，文件的交換由交換中心負責管理和監督。但在特殊情況下，如傳遞特急件或帶密級的文件，還要允許部門之間不通過交換中心而直送到對方部門 , 這樣就兼有交換和直送兩種途徑。這種模式適合于機構多，文件量很大的單位，我們稱之為二級收發。文件批分.文件批分是文件交換的第一步內容. 通過批分，指明該文件應送到哪個部門要送幾分，有的還要指定應完成日期。在批分時, 首先通過查詢，找出要批分的文件卡片， 根據文件內容的需要， 指定承辦部門 , 包括主辦部門和會辦部門， 同時注明所給文件份數, 還可指定應完成日期 . 如果采用二級收發的模式 , 就還要所采用的途徑，是指定

12、交換還是直送。文件發送文件發送就是把已經批分過的文件，包括文件實體和數據，同時傳送到目的地 - 部門或交換中心, 同時記錄下發出人和發出時間。在這一過程中，必須注意文件實體和數據的同步，要保證實體和數據同時到達，否則會給下一步簽收勘誤帶來不必要的麻煩。如果采用一級收發的模式，而且是其他部門到總收發來取文件, 那么發送這一步就可以省略了 .。簽收勘誤。為了便于分清責任，加強管理，文件的每一次傳遞都要有簽收記錄 , 以確認文件的去向，如果發送來的文件有差錯，就要進行勘誤，簽收和勘誤是文書交換人員在接收文件時要作的兩種處理。 交換員首先輸入自己的密碼， 然后對照收到的文件實物和由計算機顯示出來的收文

13、清單, 如果相符就簽收， 對不符的作勘誤處理。 同時記錄下來簽收人, 簽收時間和簽收結果（簽收或勘誤）。在文件交換過程中 , 有很多具體的管理制度和操作步驟， 來保證文件交換的順利進行， 這里就不一一贅述了 . 催辦 .催辦是辦公室督促其它各部門辦文的主要手段。 催辦有兩種方式, 一種是在批分后可指是否催辦， 對要催辦的文件立即打印催辦單； 另一種是在到達批分時指定的應完成日期后， 自動顯示催辦信息. 這兩種方式的選擇取決于采用的是一級收發還是二級收發。文本文件電子形式的文件內容雖然不能起到憑證的作用，但在大多數情況下，它還是可以提供給用戶進行查詢的，把文件的條目和文本內容對應起來, 先檢索文

14、件條目，通過條目再調閱文本內容。文件文本的來源一般有兩個，一是在發文過程中錄入計算機準備印刷的文本，二是用OC啾件對收文進行自動識別后生成文本。這樣的文本不可能帶有手寫簽字和印章等符號，所以不能起到憑證的作用。2 立卷管理。這一部分是為立卷歸檔服務的， 主要分為案夾管理， 立卷管理和送檔處理。案夾管理有兩個作用，一是使各各部門能把辦完的文件及時入夾 , 有助于加強平常各部門對文件的管理, 二是把文件進行初步分類, 為立卷作了初步準備. 案夾管理包括這樣幾個功能: 案夾建立，案夾刪除，文件入夾，案夾瀏覽. 案夾瀏覽功能可以逐級地瀏覽案夾和夾內文件，這是模仿了原來手工使用的歸卷類目。立卷管理功能可

15、以按照用戶輸入的“事由”，把所有的文書文件分成許多類，每一類對應一個問題，也就是前面提到的按問題立卷, 然后可以根據需要，把幾個問題合并立為一卷， 如果有關同一問題的文件太多，可以通過其它的限制條件，把它們分別立為幾卷，在立卷過程中 , 立卷人員可以在計算機的幫助下 , 把文件按照文件日期 , 文號等特征進行排序， 可根據需要調整個別文件在卷內的位置，對于那些在文件登記時指定了相關文號的文件， 在立卷時會自動把它們放到一起，立卷后自動產生案卷目錄和卷內目錄。 這些功能雖然不能完全作到自動立卷, 但在很大程度上達到了輔助立卷的目的，利用已有的文件數據, 自動進行分類排序，直接打印出所需的目錄清單

16、，自動把總收發登記的文件數據轉換成為檔案數據，充分發揮了計算機和數據庫技術的高效管理大量數據的優勢, 大大提高了立卷的質量， 大幅度縮短了立卷時間， 這是文檔一體化的關鍵， 是在立卷這一環節上實現自動化所邁出的具有實際意義的一步 .送檔處理是把立好的卷送入檔案數據庫, 供檔案人員使用 .使用案加模仿歸卷類目，是在以前不能很好地解決立卷的情況下所采用的過渡性步驟，現在已經可以擺脫案夾的約束, 直接根據指定的事由，利用原始的文件數據進行輔助立卷。整個立卷過程的流程如下：選定組卷事由 - 計算機自動分類- 排序小案卷合并填寫案卷卡片打印案卷目錄和卷內目錄送檔處理3 檔案管理。檔案管理有兩個任務，一是

17、對立卷后形成的檔案實物和數據進行檢查和必要的加工，二是提供利用。檔案管理人員首先要對檔案的數據進行著錄標引的工作, 還可根據需要作進一步的調整， 待最終確定后 , 形成正式的檔案. 在保存文件實體的同時, 還可以把文件掃描成圖像, 存儲在光盤上， 供以后利用 . 在采用二級收發模式的情況下 ,立卷工作由各業務部門完成，不能完全保證立卷的質量，因此著錄標引的工作是不能省略的一個步驟。提供利用主要是通過對文件級卡片和案卷級卡片的查詢實現的， 查到卡片后 , 可進一步查看圖像 , 省去了調閱實物的麻煩， 而且數字化的圖像可以通過網絡傳送到遠地的計算機上，提高了辦公效率 .光盤管理系統是目前檔案電子化

18、管理中采用比較多的方式。 首先利用圖像掃描技術 , 把文件原件掃描成圖像文件, 對于印刷質量較好的文件, 可以掃描成二值圖像， 對于有不同深度批注的原件， 可以掃描成灰度圖像. 再利用圖像壓縮技術，盡可能減少圖像文件需要的存儲空間 . 然后把文件存放到光盤上。 在查閱檔案時 , 查到文件卡片后可進一步查閱圖像文件， 查閱可通過網絡上其它工作站進行。 這樣， 不僅方便了查詢利用 , 還有利于檔案原件的保護 .4 系統管理。這一類功能主要包括數據庫維護 , 操作員管理，系統參數管理等輔助功能。四設計文檔系統時要考慮的因素1。硬件及系統環境文檔系統一般采用集中式處理，既可以采用主機終端的方式，也可以

19、采用客戶服務器的方式，這就要求主機或服務器有較強的處理能力 , 操作系統能支持多進程，數據庫要能夠管理海量數據，運行效率高，有并發控制和較強的安全控制能力。如果采用的是客戶服務器方式, 還應具備網絡設施，包括硬件連線和網絡軟件。如果需要，還可配置光盤, 掃描儀。值得提醒的是, 選擇哪種模式，應考慮系統的最終用戶的實際需要。在總行和較大的分行，機構多 , 數據量大，可投入的資金也相對較多，采用客戶服務器方式就比較合適，在較小的分行和支行一級, 由于機構小，數據量小，可投入的資金也很有限，采用主機終端方式就比較合適，要是為了兩三個人員，每年不到兩百份的文件，配置一臺服務器和至少一臺客戶機并連網，那

20、就太浪費了。還有，個別的單位由于客觀原因造成辦公地點分散，一時還不能全部連網，這時就只好采用分散式處理，當然，這種情況是很個別的。5 . 應用軟件應用軟件就是具體實現業務流程的。從前面的介紹可以知道, 文檔系統處理的數據主要包括這樣幾部分：收發文登記的文件內容，文件運轉的記錄，案夾記錄，檔案的文件數據和案卷數據，文件的文本內容和檔案圖像，操作員、文號等系統參數。為了提高立卷的效率，還可以增加檔案預處理數據庫，也就是立卷后的案卷數據不直接送入正式的檔案數據庫，而是先存入預處理庫，在預處理庫中進行著錄標引等加工工作，待最終確定后，再放入正式的檔案數據庫. 整個軟件的界面應盡量地簡潔，各種信息應盡量規范, 各功能的畫面和操作步驟應盡量保持風格一致,以便于用戶掌握和使用。正如前面提到的，檔案部分的業務比較規范，相對而言文書部分的業務流程隨意性大，在設計文書部分的時侯，必須與業務部門密切合作，深入調查，切實研究用戶的需求，絕不能想當然。6 . 數據文書和檔案都對存儲的數據信息有自己的要求, 在設計數據庫時，應該從現實世界的眾多的信息中抽取必要的信息，所謂必要的信息，就是指既不漏掉有用的信息，也不能存儲一大堆幾乎沒用的信息 , 因為以前手工記錄的一些內容，