1、文件管理程序1. 目的 對(duì)公司與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門(mén)或崗位及時(shí)得到使用有 有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。2. 圍 適用于與質(zhì)量、環(huán)境管理體系有關(guān)的文件的控制（包括外來(lái)文件） 。3. 職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)文件發(fā)放圍及程序文件的批準(zhǔn)。3.3 文控中心負(fù)責(zé)文件的歸口管理及組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。3.4 各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、修改、使用和保管。4. 定義4.1 受控文件：在質(zhì)量、環(huán)境管理體系運(yùn)行過(guò)程中起溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)重要作用的信 息及 其承載媒體， 對(duì)其編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、編號(hào)、發(fā)放、使用、更改、更

2、改狀態(tài)標(biāo)識(shí)、 回 收、作廢、處置等應(yīng)進(jìn)行控制。4.2 非受控文件： 指只具有參考性功能的， 作為資料性質(zhì)的文件， 對(duì)其只進(jìn)行發(fā)放登記， 不作更改等其他跟蹤控制。5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 按文件的性質(zhì)分類a ） 手 冊(cè)（包括形成文件的方針和目標(biāo)的聲明） ；b） ISO/TS16949 技術(shù)規(guī)與 ISO14001 要求形成文件的程序及公司為了確保其質(zhì)量、環(huán)境管理體系過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制所形成的程序文件（包括質(zhì)量計(jì)劃）；c ） 公司為確保其過(guò)程有效策劃、運(yùn)行和控制所形成的文件，包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、圖樣、樣板、技術(shù)文件等, 亦即公司的三階文件；d ） 實(shí)施質(zhì)量、環(huán)境管理體

3、系所形成的文件要求的記錄的空白表單；即四階文件。e ） 外 來(lái)文件（包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及顧客提供的圖樣和技術(shù)文件、樣板等） 。按文件載體分類5.1.2a）紙性文件;b）非紙性文件。5.2文件的編號(hào)/記錄的空白表單表碼5.2.1手冊(cè)和程序文件的編號(hào)（環(huán)境文件編號(hào)時(shí)不用部門(mén)代碼）XX - XX XX1 k1?類別代碼流水號(hào)*制定部門(mén)代碼5.2.2三階文件的編號(hào)（環(huán)境三階文件編號(hào)時(shí)不用部門(mén)代碼）XX - XX - XX*流水號(hào)?制定部門(mén)代碼類別代碼5.2.3文件編號(hào)的說(shuō)明a）類別代號(hào)的意義質(zhì)量手冊(cè)類別代號(hào)為QM環(huán)境手冊(cè)類別代號(hào)為EM質(zhì)量程序文件類別代號(hào)為QP環(huán)境程序文件類別代號(hào)為 EP質(zhì)量三階文件類

4、別代號(hào)為 QI ;環(huán)境三階文件類別代號(hào)為 EI；質(zhì)量記錄的空白表單的類別代號(hào)為QE.；環(huán)境記錄的空白表單的類別代號(hào)為EEo注：ROH管理手冊(cè)是對(duì)ROHS勺一個(gè)總要求，是環(huán)境管理體系的一b） 流水號(hào)的意義-質(zhì)量手冊(cè)為01環(huán)境手冊(cè)為001程序文件的編號(hào)按程序文件所描述的要求在ISO/TS16949出現(xiàn)的先后順序流水，為0199;c） 部門(mén)代碼三階文件按著使用部門(mén)及文件類別予以分類部分，其編號(hào)為EI-技術(shù)規(guī)、環(huán)境管理規(guī)中1 )部門(mén)代碼規(guī)定如下：總經(jīng)理室 GM 業(yè)務(wù)部 SD PMC 部 PMC 生產(chǎn)部 PD 采購(gòu)部 BDQC 工程部一一RD 人事行政部一一HR文控中心一一DC 項(xiàng)目部一一PM 財(cái)務(wù)部一

5、一FD五金部一一WJIT 部 IT(2) 三階文件編號(hào)應(yīng)按制定部門(mén)及其在用文件發(fā)布的先后順序流水編號(hào)；(3) 記錄的空白表單表碼編排形單同三階文件編號(hào)類似。( d) 版本 /修改次數(shù)(1)文件版本變更依AO,BO,CO,，XO,YO,ZO執(zhí)行；但文件只是局部修改時(shí)，只對(duì)所 修改 頁(yè)改變修改次數(shù)，如：AO改變?yōu)锳1.A2，若對(duì)文件進(jìn)行大規(guī)模修改或修訂多次則應(yīng)換版，如有 A/5 變換 B/O 。(2)記錄的空白表單有變動(dòng)，則由A版直接變更為8版,依次類推C版.X,Y,Z. 5.2.4相關(guān)CAR 的編號(hào)原則(1) 客戶投訴/退貨處理CARS 號(hào)原則為 XXX-XXXX-XXI >當(dāng)月此客戶客訴

6、產(chǎn)生的流水號(hào) 言午客訴發(fā)生的年份及月份H客戶代碼(2) 供應(yīng)商 8D 報(bào)告 /糾正預(yù)防通知單編號(hào)原則XXX-XXXX-XX當(dāng)月此供應(yīng)商產(chǎn)生的投訴流水號(hào)W投訴發(fā)生的年份及月份 ? 供應(yīng)商代碼(3) 部質(zhì)量體系糾正預(yù)防報(bào)告編碼原則 CAR-XX-XX' 審核發(fā)生的不符合項(xiàng)流水號(hào)不符合項(xiàng)職責(zé)部門(mén)代碼(4) 工程變更處理單編號(hào)原則 ECN-XXX-XXI > 變更日期+ 當(dāng)日變更流水號(hào)? 客戶代碼（5）生產(chǎn)異常處理單/材料異常反應(yīng)處理/物料報(bào)廢單等異常處理類報(bào)告編碼原則XX-XXX-XXX1-生異常之流水號(hào)異常發(fā)生的年份及月份k發(fā)現(xiàn)/提出異常部門(mén)代碼5.2.5技術(shù)文件和圖樣的編號(hào)由顧客要

7、求轉(zhuǎn)化而來(lái)的圖樣及技術(shù)文件，編號(hào)按三階文件編號(hào)規(guī)定執(zhí)行526外來(lái)文件的編號(hào)規(guī)定外來(lái)文件若有編號(hào)，則采用其原編號(hào)，若無(wú)編號(hào)，則按三階文件的形式編號(hào)，但應(yīng)將QI改為QO5.3 文件的編寫(xiě)與審批5.3.1 管理手冊(cè)由文控中心組織編寫(xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。5.3.2 程序文件由相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)主管審核，管理者代表批準(zhǔn)5.3.3 其他文件分別由相關(guān)部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)主管審批，重大項(xiàng)目由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.3.4 應(yīng)確保文件的正確、清晰、協(xié)調(diào)、易于檢索和識(shí)別。注：具體的文件格單見(jiàn)三階文件文件編寫(xiě)規(guī)5.4 文件的發(fā)放與使用5.4.1 文件發(fā)放時(shí)應(yīng)辦理登記手續(xù)，在“文件發(fā)放/回收記錄表”上簽字領(lǐng)用，進(jìn)行管

8、 理。5.4.2 公司發(fā)放的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件為“受控文件”，在文件的封面或適當(dāng)?shù)奈恢蒙w“受控文件”印章（技術(shù)文件、圖紙蓋專用受控章，具體見(jiàn)5.5章節(jié)），注明分發(fā)號(hào)。a ）向顧客提供的文件為非受控文件，蓋“僅供參考”章；部門(mén)分發(fā)號(hào)備注部門(mén)分發(fā)號(hào)備注義控中心01原版文件及電腦文 件財(cái)務(wù)部13總經(jīng)理室02電腦文件分學(xué)計(jì)劃組09-1管理者代表03電腦文件分享外發(fā)組09-2人事行政部04材料倉(cāng)09-3采購(gòu)部05成品倉(cāng)09-4品管部06CNC車(chē)間10-1工程部07精細(xì)彈簧10-2 :國(guó)業(yè)務(wù)部08-1加工車(chē)間10-3海外業(yè)務(wù)部08-2重型彈簧10-4PMC部0926T車(chē)間10-51生產(chǎn)部10包裝組10

9、-6項(xiàng)目部11TS車(chē)間10-7IT部12PE組10-8五金部14571質(zhì)里環(huán)境手其后按分發(fā)的份數(shù)用1, 2, 3表明所領(lǐng)取的文件份數(shù)及受控序列號(hào)543當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況 (如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī) 構(gòu)等)而 需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí)，由申請(qǐng)者填寫(xiě)“文件和資料領(lǐng)用申請(qǐng)單”，經(jīng)其部門(mén)主管審 核及管理者代 表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件和資料；丟失補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明己丟失的文件和資料的分發(fā)號(hào)失效；文控中心作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。544提供給認(rèn)證機(jī)構(gòu)和供方的文件公司依部受控文件管理5.4.5 對(duì)于需要在相關(guān)部門(mén)傳閱的文件，文控

10、中心在分發(fā)時(shí)就要附“文件已閱簽”發(fā)至 部 門(mén)，要求部門(mén)將文件給相關(guān)人員進(jìn)行傳閱，并簽名，“文件已閱簽”需在一個(gè)星期給回文控中心。5.4.6 嚴(yán)禁私自復(fù)印受控文件，蓋有紅色“受控文件”章的文件為有效文件，影印本為 無(wú)效 文件，一旦在使用區(qū)域發(fā)現(xiàn)無(wú)效文件，由文件管理部門(mén)收回銷(xiāo)毀5.4.7 嚴(yán)禁私自將公司文件以任何形單帶出公司，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則做出相應(yīng)的責(zé)任追究。5.5 文件的級(jí)別區(qū)分5.5.1 文件等級(jí)區(qū)分詳細(xì)說(shuō)明(1)三級(jí)文件是指一般性的公司已公開(kāi)的技術(shù)性文件，例如：一般性彈簧尺寸圖紙、彈簧、五金生產(chǎn)制作標(biāo)準(zhǔn)等冊(cè)及程序文件的更改，由文控中心進(jìn)行，填寫(xiě)“文件發(fā)行/ 變更申請(qǐng)單”， 經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批

11、準(zhǔn)后實(shí)施。1.1.2 其他文件更改時(shí)，由相應(yīng)主管填寫(xiě)“文件發(fā)行/ 變更申請(qǐng)單”經(jīng)原審批人員審核 批準(zhǔn)；若由其他人員審批，需得到審批所需的有關(guān)背景資料。1.1.3 文件更改時(shí)，應(yīng)按規(guī)定做好記錄，更改后的原稿及相應(yīng)的“文件發(fā)行/ 變更申請(qǐng)單”應(yīng)交至文控中心保存，由文控中心按原發(fā)放清單進(jìn)行發(fā)放，適用時(shí)收回 相應(yīng)作廢文件，在“文件發(fā)放回收記錄表”上作相應(yīng)記錄。1.1.4 文件更改的方式，如換版、換頁(yè)、局部修改等，在“文件發(fā)行/ 變更申請(qǐng)單”上注明。1.8 文件的保存及銷(xiāo)毀1.8.1 與管理體系有關(guān)的文件應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。1.8.2 各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí)保存，以便存取和查閱。

12、1.8.3 文控中心負(fù)責(zé)編制并及時(shí)更新“文件最新?tīng)顩r一覽表” ，以反應(yīng)版本最新?tīng)顩r。1.8.4 作廢文件由文件管理部門(mén)收集后，按規(guī)定統(tǒng)一銷(xiāo)毀，其原稿加蓋“逾期文件”章并注明該文件的作廢時(shí)間，與有效受控文件隔離保存。1.8.5 若因特殊原因保存過(guò)時(shí)的文件，應(yīng)辦理保留手續(xù)，在文件上加蓋“逾期文件”章 并注明該文件的作廢時(shí)間，單獨(dú)存放；不需保留的作廢文件，由該文件管理部門(mén)收集后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。1.8.6 作廢文件的保存期限嚴(yán)格按照 ISO9001/TS16949/ISO14001 體系要求及相關(guān)法律法規(guī)要求對(duì)不同類型的文件進(jìn)行分類處置管理。1.9 外來(lái)文件的控制1.9.1 外來(lái)文件主要包括：與產(chǎn)品有關(guān)的法

13、律法規(guī)、與產(chǎn)品和過(guò)程有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)、來(lái)顧客或供方的標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、驗(yàn)收規(guī)則等。1.9.2 外來(lái)技術(shù)文件的控制a) 顧客提供的技術(shù)文件的控制 業(yè)務(wù)部收到顧客提供的關(guān)于樣板制作的技術(shù)文件后，應(yīng)盡快將其傳遞至工程 部評(píng)審技術(shù)及工藝要求的可行性， 若可行，在相應(yīng)的技術(shù)文件的適當(dāng)位置加蓋紅 色“審核合格章”。技術(shù)文件返回業(yè)務(wù)部供其向顧客報(bào)價(jià).(1) 若顧客接受報(bào)價(jià)，業(yè)務(wù)部將相應(yīng)的技術(shù)文件及“樣品制作申請(qǐng)表”傳遞至 PMC 安排樣板制作, 樣板制作結(jié)束后，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)將樣板及技術(shù)文件交品管部保存。工程部應(yīng)根據(jù)顧客承認(rèn)的技術(shù)文件編制相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書(shū) , 生產(chǎn)部依據(jù)作 業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行 生產(chǎn)管控 。(2) 相關(guān)部門(mén)應(yīng)策

14、劃并建立工作流程圖和工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)， 以確保接到顧客的工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)或其變更通知后，能按顧客要求，自進(jìn)行評(píng)審到發(fā)放和付諸實(shí)施位置的 時(shí)間不超過(guò)兩個(gè)工作周； 對(duì)于顧客要求的每一項(xiàng)更改的實(shí)施， 工程部應(yīng)對(duì)相關(guān) 的技術(shù)文件進(jìn)行更新，記錄并保持更改在生產(chǎn)中的實(shí)施日期。b) 對(duì)于供方提供的文件，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將其傳遞至相應(yīng)部門(mén)登記，作為參考資料， 不進(jìn) 行受控管理。1.9.3 對(duì)于其他外來(lái)文件的控制a) 文控中心應(yīng)負(fù)責(zé)自有關(guān)政府部門(mén)、網(wǎng)上收集法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)并將其及時(shí)傳遞至相 關(guān) 部門(mén)識(shí)別其適用性版本的有效性， 若適用且版本有效可作為工作指導(dǎo)文件， 經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，文控中心歸檔、在“文件最新?tīng)顩r一覽表”中登

15、記、編號(hào)、 復(fù)印并加“受控文件”印章后按發(fā)放圍發(fā)放至使用部門(mén)；b) 文控中心應(yīng)及時(shí)收集外來(lái)文件的最新版本或修改信息，并每年評(píng)審?fù)鈦?lái)文件，以 便及時(shí)對(duì)外來(lái)文件進(jìn)更新、補(bǔ)充，對(duì)于換版的外來(lái)文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行作廢處理， 并及時(shí)更新關(guān)于外來(lái)文件的“文件最新?tīng)顩r一覽表” 。c) 工程部負(fù)責(zé)收集國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，并適時(shí)宣貫。1.10 文件管理1.10.1 應(yīng)確保文件清潔和清晰， 任何人不得在受控文件上涂畫(huà)、 更改，嚴(yán)禁拆頁(yè)使用文件。 5.10.2 管理規(guī)定： 根據(jù)文件對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的影響程度， 按員工手冊(cè)中的相關(guān)規(guī)定 由人事行政部對(duì)文件設(shè)定級(jí)別實(shí)施加密管理。1.10.3 若因工作需要增加新的文件

16、，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)“文件發(fā)行/ 變更申請(qǐng)單”，在更 改欄 中注明需增加新文件的必要性，經(jīng)批準(zhǔn)后至文控中心獲得文件編號(hào)，方可按 本程序文件規(guī)定的要求實(shí)施。1.11 記錄控制按記錄管理程序執(zhí)行1.12 非紙類文件的控制1.12.1 公司非紙類文件為電子文件 ( 即文件貯存在磁盤(pán)、光盤(pán)或電腦硬盤(pán)上 ) 。 5.12.2 要 求a) 電子文件一般應(yīng)打印成紙性文件后簽署；b) 電腦中共享的電子文件應(yīng)以不能更改的 PDF 文件形單存在；c) 電子文件應(yīng)有備份，并應(yīng)將其保存在防潮、防塵、防陽(yáng)光直射、防壓、防消磁等 環(huán)境 中。d) 電子文件的更改由相應(yīng)文件管理部門(mén)執(zhí)行，更改審核無(wú)誤后存入軟盤(pán)歸檔。1.13 印章管理a) 與文件管理有關(guān)的印章， 由文控中心統(tǒng)一保管、 控制，印章如有遺失重新刻制時(shí)，