1、監理文件資料立卷歸檔管理規定1總則為了規范監理文件資料的立卷歸檔管理工作，依據中華人民共和國檔案法、建設 工程監理規范、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范、建設工程文件歸檔 整理規范等有關規定以及檔案行政管理部門的相關要求，結合本公司監理工作的實際情 況，制定本辦法。2適用范圍和檔案管理原則2.1 適用范圍本規定適用于公司監理業務文件資料的立卷歸檔工作，其它技術咨詢服務業務參照本 規定執行。2.2 檔案管理原則堅持監理文件與工程形象進度同步的原則；堅持“誰形成的監理文件，由誰負責立卷 歸檔”的原則；堅持納入合同管理和監理人員的職責范圍或崗位責任制， 并建立相應的檢 查、控制及考核措施。

2、3職責公司的技術檔案工作由分管的副總經理統一領導，由業務部負責管理。3.1 業務部職責公司業務部是檔案工作的主管部門。a）負責公司技術檔案工作監督、檢查、指導；b）負責對交工驗收工程監理文件的審查；c）負責接收各部移交的合格案卷，并辦理交接手續；d）負責歸檔案卷的保管、借閱、銷毀等工作。3.2 業務區塊職責對管理區塊內的技術檔案工作進行監督、 檢查和指導，對提交給公司和業主的監理檔 案進行審核。3.3 各部門職責各部門負責監理項目資料的收集、統計、保管及項目監理檔案的立卷裝訂工作，并按要求向業主、公司業務部提交監理檔案資料。4監理文件資料的歸檔內容監理資料文件歸檔，根據提交對象不同可分為兩類：

3、向公司提交的檔案和向業主提交的檔案。向公司提交的監理文件資料應盡量詳細反映工程的建設情況，范圍廣泛；向業主提供的監理檔案可只包含監理業務內容，其余內容在施工文件資料中體現。4.1 向公司提交的監理檔案的內容包括：4.1.1 監理工作依據性文件a）監理委托合同；b）監理中標通知書；c）施工承包合同（含工程分包合同）；d）監理部成立文件及人員職責分工（注明分管區段劃分、人員進出場時間）。4.1.2 監理工作程序性文件a）監理規劃；b）監理細則（含安全監理細則）；c）監理交底、監理旁站方案；d）監理月、季、年度報告；e）工程質量評估報告；f）監理工作總結報告；g）監理竣工結算報告；h）保修期監理備忘

4、錄i）監理項目評定書（水工）/監理業務手冊（土建）；j）項目監理日記。4.1.3 監理日常的重要文件a）開工通知；b）工作聯系單；c）向業主提交的專題報告；d）監理通知；e）監理例會紀要；f）安全監理資料。4.1.4 工程技術性文件a）施工組織設計；b）設計交底、會審記錄；c）見證取樣臺賬；d）監理旁站記錄；e）工程事故處理記錄；f）現場簽證、工程預結算文件；g）單位工程驗收資料（原件），其中水工專業：交工驗收證書（工程竣工驗收證明書）；土建專業和市政專業：單位工程質量竣工驗收記錄；h）竣工圖、設計變更及地質報告。4.1.5 項目管理其它資料4.2 向業主提交的監理資料應根據業主的要求整理歸檔

5、，如果業主無具體要求，監理的竣工資料至少應包括如下 內容：a）監理委托合同；b）監理企業資質證書、營業執照；c）監理部成立文件及人員職責分工文件；d）監理工程師資格證書復印件；e）監理大綱（水工）、監理規劃、監理細則、監理交底文件；f）業主指令、通知等文件；g）就質量、安全、進度、費用控制與業主的往來文件；h）監理項目平行檢測及獨立抽檢文件材料（水工）；i）旁站監理記錄（水工）；j）監理日志（水工）；k）監理組織的工地例會、專題會議紀要；1）監理項目月報、監理工作總結報告；m）其它與監理項目有關的文件材料。5監理文件資料的收集各項目監理部的監理人員，對監理文件必須堅持平時收集和積累的原則， 以

6、達到與工 程形象進度同步的要求；采取自行隨時收集和及時催要的辦法，收集齊全、核對準確后， 交由專職或兼職人員統一集中保管、借閱。5.1 監理文件資料收發借閱管理監理文件保管人員要建立單位工程監理文件和監理資料收發、借閱登記簿，詳細記錄收發、借閱文件的單位、人員和時間。監理文件要按單位工程和形成的時間先后或相互聯 系存放在檔案盒里。在每個檔案盒內準備一份卷內文件目錄表， 隨時收到文件，隨時登記， 隨時歸卷，以免文件丟失、缺少或損壞。5.2 監理文件資料的收集時間要求監理文件收集和積累，總的時間要求是與工程形象進度同步。 工程施工進行到哪道工 序,監理文件就應形成到哪道工序,收集和積累監理文件也要

7、到哪道工序。 要達到工程完 工，監理文件的收集和積累就要齊全、 完整的要求，并要先于施工單位提供監理案卷。 決 不允許出現工程交工驗收前，集中突擊收集、甚至補編監理文件的情況。5.3 監理文件資料的質量要求監理文件的收集工作一定要把好質量關，為以后的整理、組卷打下扎實的基礎。a）收集的監理文字文件必須書寫或打印工整，字跡清楚、紙質優良、格式統一，留 足裝訂線；圖樣、圖標文件的字跡、線條、數字等必須規范、準確、清楚、整潔。收集到 的全部文件都必須簽批手續都必須完備。b）需要永久保存或長期保存的監理文件，嚴禁使用易褪色的圓珠筆、復寫紙、鉛筆、紅色墨水、純藍色墨水等材料書寫和繪制。對已接收不符合書寫

8、材料要求而又無法補救的 文件，字跡清楚的要增加復印件，不清楚的要用黑藍或碳素墨水筆描寫。 最好的辦法是在 接收時就堅決拒絕，更換符合質量要求的文件。熱敏紙傳真文件，不管清楚與否，都必須 另附復印件。c）復印文件、打印文件的字跡、線條的清晰與牢固程度是否達到質量要求，必須認真仔細檢查，可用手指擦抹幾次，若手指發黑具牢固程度就達不到質量要求，必須另換設備重新復印或打印。d）聲像、電子文件要隨時收集，隨時按六要素配有文字說明，其要求是：聲音清楚、 影像清晰、畫面完整、不歪不斜、未加修飾剪裁。各種載體不得有水漬、油漬、劃傷、灰 塵、霉菌及其他有害物質，保證載體的有效性。6監理文件的整理裝訂監理文件的整

9、理要遵循文件形成的自然規律， 保持文件的內在有機聯系，對全部文件 進行鑒別、編排、組卷、編目等組成案卷，便于保管和利用。6.1 監理文件按單位工程進行整理監理文件按單位工程進行整理。由專業監理工程師負責，將所形成的全部監理文件按 歸檔范圍收集齊全，按立卷順序進行系統編排、整理。根據文件數量多少，可組成一卷或 若干卷。項目監理部的信息員協助專業監理工程師進行案卷的加工整理。6.2 案卷文件排列總要求文字文件在前，圖紙文件在后；正文在前，附件在后；批文在前，報文在后；譯文在 前，原文在后。案卷在編寫頁碼前，必須對每份文件、每張圖紙進行鑒別，不能只審查文 件的標題，還應注意每頁文件的內容、時間和簽批

10、手續等是否齊全，不得有重份和重災。 單位工程形成的分項、分部文件都應按工序、按標段號、按時間仔細鑒別，特別是套用電 子模板形成的文件，更應仔細鑒別。6.3 案卷內文件的頁號案卷內文件的頁號要逐頁編寫,每卷一個流水號,不得重號和缺號。有文字的每頁文 件正面在右下角，背面的在左下角編寫頁號；竣工圖和圖表按張在右下角編寫頁號，不管 折疊成幾層都算一張。6.4 卷內目錄要求卷內目錄排列在案卷的首頁，不編寫頁號。序號用阿拉伯數字填寫；文件標題填寫文 件的全稱；文件編號填寫文號或圖紙號；責任者填寫編制單位簡稱或主要責任人， 但竣工 圖的責任者不是設計單位而應是竣工圖的編制單位；日期填寫文件的制發時間；頁次

11、填寫每份文件首頁號，最后一份文件必須填寫首、尾號。總目錄（列在首卷）和每卷檔案的分 目錄即XXX工程監理檔案總（卷內）目錄（見ZY-YW02-036.5 卷內備考表卷內備考表排列在案卷末頁，不編寫頁號。用中文數字標明卷內文件的總頁數和竣工 圖的總張數以及電子文件的盤數。電子文件必須注明文字、圖形、圖樣格式，以備利用設備查閱利用。立卷和案卷審查者，都應填寫姓名及時間。6.6 檔案資料的裝訂a）卷內文件在裝訂前應去掉原裝訂的金屬物，以免銹蝕文件。文件一般采用A4紙的標準尺寸，大于A4紙的要折疊，小于A4紙的要補鑲，要留出30-35mm的裝訂線。竣工圖 采用手風琴式折疊法，圖紙標題必須外露。卷內文件

12、有破損的，要托表修復，揉折的要熨 燙展平。b）案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式，但同一工程文件裝與不裝訂必須同一標準。裝訂的案卷采用卷夾三孔一線的方法，孔距 80mm裝訂竣工圖時，由于左右厚度不一致， 需加紙板墊至于卷舌相同厚度，再進行裝訂。7監理文件資料的歸檔程序項目監理部提交監理資料檔案應按如下程序：a）項目監理部在項目監理工作終結或監理人員撤場后一個月內完成對監理文件資料 的整理，使其完整性、準確性和規范性達到本規定的要求。b）項目監理部在資料自查合格、區塊完成審核后，填寫項目竣工文檔總監、區塊 審查記錄表（見ZY-YW02-05 ,連同檔案資料等一并交公司業務部審查。業務部接到檔案資料后

13、，應在一周內完成審查工作，填寫監理文件資料審閱單（見 ZY-YW02-01。總監應根據業務部所提的問題，在一周內提出整改意見，明確補充相關資料的具體時 間安排。對于今后也無法提交的資料，應在監理文件資料審閱單上提出問題關閉申請。 區塊負責人對總監提出的整改意見進行審核，并簽署意見。公司分管副總經理審批監理文件資料審閱單，業務部根據領導批示對后續工作進 行跟蹤落實。c）經公司業務部審查合格后，項目監理部將檔案資料裝訂成冊，同業務部辦理監理 文件資料的移交手續d）提交本公司的監理資料可直接歸檔；提交業主的監理資料檔案封皮上加蓋公司印章后由項目監理部提交業主，將同業主辦理的監理文件資料移交接收單（見ZY-YW02-02返回公司業務部。8 考核公司業務部負責對各部、各項目監理部