1、外貿部門的計劃書外貿業務部門工作定性流程人員安排工作要求客戶分析1 外貿業務部的定性及定位1） 工作前沿性2） 橋梁作用3） 形象作用4） 工作要求2 外貿業務部門的工作流程1） 外部2） 內部3） 所需資料表格4） 工作的特點及要求3 外貿部的內部工作人員配備，權限及責任1） 人員要求2） 主管3） 會計4） 助理員5） 采購4 貿易條件要求：1） 樣辦2） 合同3） 付款方式的選擇5 工作的開展及要求1） 展會2） 雜志及其它煤介3） 網上平臺4） 其它6 客戶分布群的簡要概述及特點。1） 歐洲區2） 美洲區3） 中東區4） 亞洲區5） 非洲區6） 大洋洲區7） 其它地區外貿業務部的定性及

2、定位1) 工作前沿性2) 橋梁作用3) 形象作用4) 工作要求一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司

3、內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見（有好有壞），對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。外貿部門有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生產部及其它部門為基礎的。在工作中要能

4、同本公司其它部門進行有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。外貿業務部門的工作流程1） 外部2） 內部3） 所需資料表格4） 工作要求大概講，工作主要包括同外部的聯系及內部的系統工作。同外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心， 同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，同內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式

5、來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。1） 樣辦單：（SAMPLE FORM）業務中有些客人要求看樣辦，及打樣辦。樣辦確認后做貨。另訂單確認后，外貿業務部也應要求各配件 供應商打樣確認，以確保質量交貨期。樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣辦時，要 填樣

6、辦單， ，樣辦單經外貿主管或經理確認后，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后照辦做貨。另外：訂單落實后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認。確認樣辦無誤后在通知供應商生產。2 報價單：（QUOTATION FORM），同客人面談時，價格可以馬上確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單由主管或業務員留存。3 形式發票：（P/I） ，這是在客人確認訂單后開給客人的訂

7、單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部存一份，送會計一份，以便查賬。4 成本分析單， （COST ANALYSE FORM）。在報價時，業務員要做本詢價的成本分析。（大概），在訂單確認后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。現公司規定：部門操作時。利潤如低于5% 剛要求

8、征求經理的同意。因客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。5生產加工單：（ASSEMBLLING FORM）。在訂單確認后，要根據同客所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責些訂單的業務員再次向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以指正。 開會時要求主管參加，做到再次對

9、訂單的核對。如跟單（采購對訂單理解有所偏差時可及時指出）。6 采購單：（PURCHASE ORDER 或P/O）。 這里主要指根據訂單要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨期。特別注明質量要求及交貨期。采購單要經主管審核發再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求供應商簽回作實。7 驗貨報表（INSPECTION FORM） 。公司要求每個跟單或主管要對每次訂單進行抽檢。包括：對配件的檢查。中期驗貨及最終驗貨。驗貨時要求照單驗貨。如有任何凝問請及時通知主管或經理。以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況。主管也有責任詢問每張訂單

10、的情況。8 財務跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM） 。公司要求會計處要有明確的訂單財務記錄。包括：1）訂單訂金/尾數款詳細的記錄。2）各訂單配件的款項明細資料。9 裝箱單：（PACKING LIST ） 。每張訂單要根據客戶的包裝要求做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。10 其它資料： 外貿部可能要接解到的資料還有，C/O 單。報關單，訂艙單，商檢單，提單，等等。11公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料FILE 。包括此張單涉及到的所有資料。工作要求:外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的

11、部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。同采購部，外銷部門經常會碰到客戶問價格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格， 這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明后同采購部聯系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。1） 周期長，工作隱性。2） 工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的

12、自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）3） 部門上班時間為：8：00-12：00 1：306：00部門不加班（特殊情況例外）4） 公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。5） 外貿主管可以有相應的活動經費。指外出請客吃飯等（但只適合在一定的范圍之內）。6） 公司給外貿部門車輛方面的主便。可以及時調用公司交通工具。7） 外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。8） 每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上使用。9） 公司網

13、站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產品。網上產品要及時更新。10） 外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被動。11） 公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。12） 部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以便到時查驗。13） 信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回給客人。14） 確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就其它部門的意見。15） 在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面16） 主管的指令要明確。17） 辦公室區不準打私人電話。18） 辦公室區不

14、準吸煙。（如有客例外）19） 辦公時間不準上網聊天。新外貿部門的計劃書：第2部分外貿部站的內部工作人員配備，權限及責任1） 人員要求2） 主管3） 會計4） 助理員5） 采購外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠。寧愿多花時間找合造人員，也不勿忙找人頂替所缺職位。由于工作的關系。部門要求人員：要誠實，勤奮，有合作精神及團隊精神。經理：1） 主要負責本部門的長期規劃，帶領本部門人員開辟市場，2） 負責對主管的直接領導。3） 負責抽查部門訂單情況4） 負責公司部門的抽象業務規劃。5） 參加展覽及同客戶接觸。6） 對一些較復雜的情況作出斷定，指示主管如何操作。7） 經常檢查部門訂單進展情況。8

15、） 定期或不定期抽查部門賬務情況。9） 負責主要的問題處理，不直接于涉部門主管下達的有關訂單任務。10） 主要負責對部門主管及部門會計的領導。有權過問部門的各項事 務。但如有異議可直接同部門主管商談。部門主管1） 負責協助經理開拓市場。2） 負責部門與客戶的交流。3） 負責客戶開發及管理4） 負責本部門的具體工作的安排5） 負責協調本部門的良好運作。6） 對于較難處理的事，要同總經理商議后做出快定及執行。7） 對于比較重要的事情要取的與總經理一致的意見。8） 要及時處理安排本部門的工作。做到有序。9） 要協助部門同本公司其它部門的溝通。10） 要協助部門同供應商的溝通。11） 負責訂單的安排。

16、12） 負責訂金的的安排。13） 負責尾數款的回收。14） 要通知會計每張訂單的出貨情況。每次出貨時，在出 貨前一定要通知會計。15） 外出應酬費用要及時通知會計。16） 外出應酬費用不超過300元，可以直接行使，如超出300元的要 向經理報告。17） 每個星期要作出一份總結報告。總結上一星期的工作情況。呈送總經理。18） 每個月底要做一份本月份報告，總結本月的工作情況。呈送一份 給總經理，自留一份存檔。19） 每個星期要組織本部門至少開3次早會。同大家討論關于部門的工作情況。及實際操作情況。20） 要通知會計每張訂單的的款項情況，及其它款項情況（關于訂金，尾數款，樣辦費，開模費等其它費用。）

17、21） 如部門需要采購一些物品，要向總經理請示批準后通知會計采購。22） 如事先已因工作需要有所消費。要向會計講明費用目的（嚴禁虛報）23） 工作中如出現失誤，應反思吸取教訓，不能隨便向部門其它同事發脾氣。24） 要能承認由于自已的工作失誤造成的錯誤。不允許推卸責任。25） 對于訂單的下達及信息傳達時，要求用詞清晰明確。不能含糊不清。對于下屬或其它同事的詢問，要耐心講解。不能含糊不清，賻衍了事。會計：會計主要是負責公司外貿部門的財務事項，要求做到帳務記錄清晰。1） 會計受部門主管協助領導。但只對部門經理負責。2） 負責部門每筆賬務的出入記錄。3） 負責訂單賬務的記錄，要及時詢問每張訂單的訂金情

18、況，如訂金未入賬而部門已開始操作訂單，有權向部門主管詢問具體情況。直到有一個合理的解釋。4） 負責訂單的尾數款的回收，要及時詢問部門主管，如尾款未到，而準備出貨的，要及時詢問部門主管，直到有一個合理的解釋。但要通知經理知悉5） 負責配件貨款的支付。在付款以前要核對每張訂單的具體情況。包括數量，交貨情況等，如供應商經常拖貨期或經常有尾數，有權對所付貨款作適當的調整，以加強供應商對本部門的配合程度。6） 負責核對配件價格。如同種產品前后價格不一時，有權詢問采購人員。7） 每月要做月結報表，一份呈送總經理，一份呈送部門主管。助理員或采購：助理員/采購主要負責幫助主管處理訂單，把書面的訂單轉化成實際的

19、工作。本部門暫時只定助理員和采購由一人擔當，如需增加人員視情況而定。本公司要求工作人員：工作細心，勤奮，能承受工作壓力。善于溝通。有團體合作精神。1） 負責樣辦配件的采購。樣辦的跟蹤。2） 負責訂單配件的采購和跟蹤。3） 負責尋找一些好的供貨商。及對供應商進行有效的管理4） 負責對配件價格的控制。目標要做到用最低的價格采購到最好的配件。做到采購成本要處于本行業的最低水平。（要做到貨比三家，每次有新配件要詢價時，一定要至少詢問三家工廠）5） 負責對配件質量的控制。配件質量一定要與訂單要求相符，確保成品質量6） 負責配件的確認。根據訂單要求。公司部門要求每一訂單配件都要經過確認后再安排生產。配件要

20、交與主管確認。（特殊情況例外）7） 負責配件入倉前的檢驗。要根據訂單抽檢8） 負責大貨前樣辦的安排及確認。大貨樣辦要交由主管確認。確認大貨樣辦與訂單相符后再根據訂單要求時間通知生產部安排生產。9） 負責配件貨期管理，要根據訂單時間要求及時調整配件的跟蹤。一定要根據訂單時間要求安排，具體工作可自已安排。但以不影響到訂單出貨時間為原則。10） 如在樣辦及配件跟蹤過程中有任何凝問，要及時與主管溝通詢問，不能自作主張或賻衍了事11） 每張訂單配件價格確認后要及時通知會計。12） 負責后期驗貨。大貨生產完后，根據訂單進行驗貨。要填寫驗貨報告。送呈主管。13） 每星期不少于3次以早會形式同主管溝通，同主管

21、核對訂單進展情況。以讓主管對訂單進程有熟悉了解。14） 每月寫工作報告。總結本月工作情況。及出現的問題報告送呈主管。15） 只對部門主管負責。如有越部門的事情處理。可通知主管。16） 負責出貨安排，包括協助主管訂艙，報關等事項（具體要聽部門主管通知）。17） 訂單完成后，負責整理訂單歸檔。18） 不允許以任何形式收取供應商的款項。一經發現立即開除。19） 配件價格不許虛報，如有發現，經指正不改立即開除20）如因出差產生費用，請及時向會計報賬，要詳細列明出差地及目的，出差費用不許虛報。 21） 對于上述18，19，20項。部門主管有權處理。 貿易條件要求：1） 樣辦2） 合同3） 付款

22、方式的選擇樣辦：樣辦在訂單處理中占到十分重要的位置，故要求對樣辦的要求要小心認真。如客有要求寄辦。在可能的情況下，要盡量寄辦給客人；但要參考下列要求。公司根據客人要求提供樣辦。但要收取相應的樣辦費用。具體情況以實際操作為準。（具體情況視客而定）在收到樣辦費用后給客提供樣辦。如國外客戶，樣辦費用要計算運費在內。（特殊情況視具體情況而訂，由部門主管快定）打樣寄辦后要留存資料，以備查。所填樣辦單送交會計一份。合同：大部分的商業行為都以合同為規范標準。以確定雙方的權利和義務。故如有同客人簽訂合同，則一定要根據合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實際處理情況。如在沒有保證的前提下，不要隨

23、便簽訂。如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時與經理取的溝通。確認可以達到客要求后再簽訂。合同中的四要素一定要仔細核對清楚：（價格，數量，質量要求，交貨日期）在有凝問時要同客人溝通。 新外貿部門的計劃書：第3部分付款方式的選擇：公司外貿部門的收款方式暫時為：現金付款T/T L/C 大筆的貨款：公司暫不接受：D/P AT SIGHT /MONEY GRAMPAYPAL CREDIT CARD CHECK 等付款方式。只有公司在收到尾數款后才安排出貨。如在未收到尾數款的情況下出貨時，會計有權利過問，除非主管能給出一個合理的解釋。（視具體情況而訂），但會計一定要通知經理。工作的開展及要求1）

24、展會2） 雜志及其它煤介3） 網上平臺公司會安排參加各種專業的展覽會，以達到推廣公司的目的。具體參展情況待經理快定。參加展會除選取國內一些知名展會外，也會考慮到香港及國外的考業展會參展。以每年參加三到四次為限，包括國內，香港及國外展會。（國內展會一次，香港展會一次，國際展會一到兩次）在行業內比較出名的雜志上發布廣告。公司會安排選取一兩個較好的網上貿易平臺作為選取客戶的一個方式，具體細節待經理快定選取的網上平臺要知名度較高的一些網上貿易平臺。選取不會過多。以一到兩家為主。通過其它方式接觸客戶。客戶分布群的簡要概述及特點。1） 歐洲區2） 美洲區3） 中東區4） 亞洲區5） 非洲區6） 大洋洲區7

25、） 其它地區客戶分布其基帶上可以分為7個大區域。在對外業務的接觸過程中，要對每個區的客人有所了解，以助于業務的開展。（下列情況只是作為外貿部門的參考，主要以實際情況而訂）1） 歐洲區客戶群：主要包括歐洲經濟共同體在內及其它的一些國家和地區。其中有，英國，法國，意大利，德國，瑞士，西班牙等國。這些國家及地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同此區客人做生意一定要注意產品質量及交貨時間。一定要以確認的樣辦或所簽合同為準。（作為公司重點開發市場）2） 美洲區客戶：分為南北兩大客戶群：主要指包括美國，加拿大，阿根延，巴西，哥倫比亞在內的國家

26、。北美地區經濟較發達，人們生活生平較高，對物品質量要求也高。客人較守信譽。付款及時，但對貿易條件要求較嚴。同歐洲區客戶類似。注意事項同歐洲區客戶。南美洲經濟一般，對物品要求一般。對貿易條件限制不是很嚴。一般根據合同要求做貨即可，但有些地區政治不穩。一定要注意貨款問題。及在出口前了解一些當地政府對貿易的一些要求及限制。（作為公司重點開發市場）3） 中東區客戶：中東迪拜作為中東地區最大的貿易市場，覆蓋了非洲以及海灣國家，貿易覆蓋人口達到13億，類似一個中國的總人口，在這里云集了全世界120國家的客商，迪拜市場的特點為批發為主要的經營方式，產品以中低價為為主，質量為中等要求，求購數量巨大，主要為轉口

27、貿易貿易，現貨交易和訂貨貿易形式同時進行。這些地區主要是一個貨物中轉地。貨物到此后輻射到的地區有非洲及歐洲的一部分地區。有好多客人從非洲及歐洲到此采購貨物。需求大，要求出貨快。此地客戶的訂單較大，要求不高，做貨以所提供樣辦為準。但一定要注意出貨時間。一定要在客人規定的時間出貨。或如可能盡量提前出貨。也要注意貨款回收。要求在貨款到后再發貨。阿拉伯人從商精明，他們對于任何客戶都表現出他們的友好熱情，待人熱忱，不會流露出蔑視，但是通常他們言語夸夸其談，涉及到價格等關鍵因數，如果你拿不出來信服的理由說服他，價格上一點一滴都不會退讓阿拉伯人與朋友的交往看的比較重，良好的關系可以對生意的成功有至關重要的影響，所有日常友好的禮尚往來必不可少。公司主要的開發市場。4） 亞洲區5） 主要包括日本，韓國，新加坡，馬來西亞，泰國