1、 1SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文寫作與處理公文寫作與處理 2SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.目目 錄錄第一部分第一部分 公文概述公文概述第二部分第二部分 公文格式規范公文格式規范 3SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 公文是黨政機關在實施領導、履行職能、處理公務的過程中擬制的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。 公文的基本概念

2、公文的基本概念 4SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述1.完全保密：是對公文信息和實體的要求。信息是對公文信息和實體的要求。信息 安全要不就不能泄密，實體安全要安全要不就不能泄密，實體安全要 求不能丟失求不能丟失。 2.實事求是：是公文的生命力，是對公文內容的是公文的生命力，是對公文內容的 要求。要求。 3.準確規范：是對公文的體式和運轉的要求。是對公文的體式和運轉的要求。 4.精簡高效：是對公文的數量和流轉的要求。是對公文的數量和流轉的要求。 公文的處理原則公文的處理原則 5SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS

3、 CO.,LTD. 決議：決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。決定：適用于重要事項決策和部署、獎懲、變更 或撤銷下級機關不適當的決定。命令：適用于公布行政法規和規章、宣布施行重 大強制性措施、批準授予和晉升銜級、 嘉獎。公文概述公文概述 公文的種類公文的種類 6SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述公報：適用于公布重要決定或者重大事項。公告：適用于向國內外宣布重要事項或者 法定事項。 通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守 或者周知的事項。 7SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述

4、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （唯一一個可以上行、平行和下行的文種）通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關 單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神 和告知重要情況。 8SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況， 回復上級機關的詢問。請示：適用于向上級機關請求指示、批準。批復：適用于答復下級機關請示事項。 9SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述議案：適用于各級人民政府按照法律程序向

5、同級人民代表 大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。 函 ：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問 題、請求批準和答復審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。 （不同于記錄，是由記錄提煉形成的正式文本，具 有高度的概括性，和完整性，在有些情況下，與記 錄內容還會有差異 ） 10SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 公司常用的公文文種：公司常用的公文文種： 請示請示 報告報告 函函 通知通知 紀要紀要 11SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用幾種公文公司常用幾種公文

6、1.請示請示 用途：適用于向上級機關請求指示、批準。用途：適用于向上級機關請求指示、批準。 分類：請求指示類請示；請求批準類指示；分類：請求指示類請示；請求批準類指示； 請求批轉類指示。請求批轉類指示。 特點：行文的條件性；行文的超前性；特點：行文的條件性；行文的超前性； 內容的單純性；結果的期復性。內容的單純性；結果的期復性。 注意事項：請示通常以注意事項：請示通常以“以上妥否，請批示以上妥否，請批示”等慣用語結束；等慣用語結束； 請示類公文必須注明聯系人和聯系方式。請示類公文必須注明聯系人和聯系方式。 12SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常

7、用幾種公文公司常用幾種公文2.報告報告 用途：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回用途：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回 復上級機關的詢問。復上級機關的詢問。 分類：綜合報告；分類：綜合報告； 專題報告：工作報告、總結報告、研究報告、專題報告：工作報告、總結報告、研究報告、 情況報告、答復報告。情況報告、答復報告。 特點說明：報告采用的是記敘為主的方式；特點說明：報告采用的是記敘為主的方式； 起草報告要有實事求是的科學態度；起草報告要有實事求是的科學態度； 報告具有單向性。報告具有單向性。 注意事項：報告一般用注意事項：報告一般用“特此報告特此報告”、“專此報告專此報告”、“以上以上

8、報告如無不妥，請指正報告如無不妥，請指正”等慣用語結束。等慣用語結束。 13SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用幾種公文公司常用幾種公文3.函函用途：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批用途：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批 準和答復審批事項。準和答復審批事項。分類：商洽函；詢問函；答復函；請求函；批準函；告知函。分類：商洽函；詢問函；答復函；請求函；批準函；告知函。特點說明：適用范圍廣泛；內容單純具體；文字表達簡練；行文格式特點說明：適用范圍廣泛；內容單純具體；文字表達簡練；行文格式 規范；用語講究謙敬

9、。規范；用語講究謙敬。注意事項：發函結尾一般使用注意事項：發函結尾一般使用“特此函告，盼復特此函告，盼復”、“以上事宜，懇以上事宜，懇請請 函復為盼函復為盼”；如不需要對方答復，可用；如不需要對方答復，可用“特此函達特此函達”、“特此特此 函告函告”等。等。 發函必須注明聯系人和聯系方式發函必須注明聯系人和聯系方式。 復函（包括答復函和批準函）：首先要針對來函表示收悉，如復函（包括答復函和批準函）：首先要針對來函表示收悉，如“貴局貴局XX年年XX月月XX日關于商洽日關于商洽XXX問題的函收悉問題的函收悉”。結尾使用。結尾使用“特此特此函復函復”、“此復此復”等。等。 14SHAANXI PRO

10、VINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用幾種公文公司常用幾種公文4.通知通知 用途：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有用途：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有 關單位周知或者執行關單位周知或者執行 的事項，批轉、轉發公文。的事項，批轉、轉發公文。 分類：指示性通知；規定性通知；事務性通知；分類：指示性通知；規定性通知；事務性通知； 知照性通知；發布性通知；批轉性通知；知照性通知；發布性通知；批轉性通知； 轉發性通知；任免性通知。轉發性通知；任免性通知。 特點說明：適用的廣泛性；主題的單純性；特點說明：適用的廣泛性；主題的單純性； 內容的時效性；告知事項的可操作性；內

11、容的時效性；告知事項的可操作性； 表述形式的靈活性。表述形式的靈活性。 15SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公司常用幾種公文公司常用幾種公文5.紀要紀要用途：適用于記載會議主要情況和議定事項。用途：適用于記載會議主要情況和議定事項。公司會議紀要分類：常務會議紀要；經理辦公會議紀要；公司會議紀要分類：常務會議紀要；經理辦公會議紀要； 專題會議紀要；安委會會議紀要。專題會議紀要；安委會會議紀要。特點說明：內容具有紀實性；特點說明：內容具有紀實性； 文字具有概括性；文字具有概括性； 結構具有條理性。結構具有條理性。注意事項：要準確歸納與會者的意見，沒有取

12、得一致意見的，一般不寫注意事項：要準確歸納與會者的意見，沒有取得一致意見的，一般不寫 入紀要；入紀要； 重點講會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理重點講會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理 清晰，簡明扼要；清晰，簡明扼要； 會議紀要用會議紀要用“會議會議”作主語，即作主語，即“會議認為會議認為”、“會議決定會議決定”、 “會議確定會議確定”、“會議強調會議強調”、“會議聽取了會議聽取了”、“會議討論會議討論了了”等；等； 會議紀要有別于會議記錄。會議紀要有別于會議記錄。 16SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述 行文中常

13、見問題行文中常見問題1.1.濫發文件：濫發文件：屬可發可不發之列；照抄照轉上級文件；內容空洞，無具體措施，不解決問題；還需同時報上級部門的；所涉及的問題可用口頭請示、匯報等形式解決；部門之間意見分歧，未經協商就行文。2.2.行文關系混亂：行文關系混亂：黨政文件混淆；黨政文件混淆；以機關的名義向領導個人行文；以機關的名義向領導個人行文；抄送與主送混用；抄送與主送混用；越級行文。越級行文。照抄照轉上級文件；照抄照轉上級文件； 17SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文概述公文概述3.3.行文內容行文內容: :內容表述不清楚；內容表述不清楚；內容不簡潔；內

14、容不簡潔；內容表述不嚴謹，產生歧義；內容表述不嚴謹，產生歧義；存在與事實不符或前后矛盾。存在與事實不符或前后矛盾。4.4.文種混用：文種混用：公告與通知不分；公告與通知不分；決議與決定不分；決議與決定不分；請示與報告不分；請示與報告不分；請示與函不分；請示與函不分；5.5.自創文種：自創文種： 請示報告；請示報告； 申請；申請； 說明；說明； 情況；情況； 匯報；匯報； 鄭重申明。鄭重申明。 18SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.目目 錄錄第一部分第一部分 公文概述公文概述第二部分第二部分 公文格式規范公文格式規范 19SHAANXI PROVINC

15、IAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范完整的公文完整的公文版版頭頭主主體體版版記記 20SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范版頭版頭份號份號密級和保密期限密級和保密期限緊急程度緊急程度發文機關標志發文機關標志發文字號發文字號簽發人簽發人 21SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范 22SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范主體主體標題標題主送機關主送機關正文正文附件說明

16、附件說明發文機關署名發文機關署名成文日期成文日期印章印章附注附注附件附件 23SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范 24SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范1.標題標題 公文標題一般用公文標題一般用2號小標宋體字，總體要求是號小標宋體字，總體要求是“詞意完整，詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列使用梯形或菱排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列使用梯形或菱形形”。 常見問題：常見問題： 缺少發文機關、發文機關簡稱不規范；缺少發文機關、發文機關簡稱不規范

17、； 標題排列不規范；標題排列不規范； 事由不簡練；事由不簡練； 標點符號誤用（標點符號誤用（除書名號外，還可以用頓號、括號、引號、除書名號外，還可以用頓號、括號、引號、破折號，但不能出現空格破折號，但不能出現空格）；）； 缺少文種。缺少文種。 25SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范 26SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范2.主送機關主送機關 編排位于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機編排位于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機

18、關名稱后標全角冒號。關名稱后標全角冒號。 常見問題：常見問題：缺少主送機關：缺少主送機關：除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端；有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端；主送機關表述不清楚：未用全稱或規范化簡稱，未按規范的順序排列，主送機關表述不清楚：未用全稱或規范化簡稱，未按規范的順序排列，分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；向上機關多頭主送：只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當向上機關多頭主送：只寫一個主送機關

19、，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關；用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關；越級主送：一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄越級主送：一般不得越級請示，特別情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關；送被越過的機關；主送領導者個人；主送領導者個人；主送機關太多：如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，主送機關太多：如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。應當將主送機關名稱移至版記。 27SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范3.正文正文 公文首頁必須顯示

20、正文。一般用公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋字體，編排于主送機關名稱號仿宋字體，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次一般不超過四層，序數依次可以用：“一、” “（一）” “1.” “（1）”。一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。層次序數可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可以用“（一）”，也可以選用“1.”。常見問題：首頁無正文；首頁無正文；錯字別字；錯字別字；標點符號誤用或混用；標點符號誤用或混用；阿拉伯數字、漢字數字使用不規范；阿拉伯數字、漢字數字使用不

21、規范；計量單位和名稱使用不統一；字體字號使用不規范；結構層級及層次序數不規范： 28SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范4.附件說明附件說明 在正文下空一行左空二字編排在正文下空一行左空二字編排“附件附件”二字，后標全角冒二字，后標全角冒號和附件名稱；如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件號和附件名稱；如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如順序號（如“附件附件1.XXXXXXX”）；附件名稱后不加標）；附件名稱后不加標點符號；附件名稱較長需要回行時，應當與上一行附件名點符號；附件名稱較長需要回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。稱的首字對齊。 常見問題：常見問題： 有附件不標注；有附件不標注； 標注不規范；標注不規范； 濫用附件。濫用附件。 29SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范 30SHAANXI PROVINCIAL NATURAL GAS CO.,LTD.公文格式規范公文格式規范5.發文機關：發文機關：未標發文機關名稱，用印章代替；位置不當。未標發文機關名稱，用印章代替；位置不當。6.成文日期成文日期：將擬稿日期作為成文日期；將付印日期作為成：將擬稿日期作為成文日期；將付印日期作為成文日期；漢字和阿拉伯數字亂